Les entreprises peuvent rembourser les frais de déplacements professionnels de leurs salariés utilisant leur véhicule personnel avec des indemnités kilométriques calculées sur le barème de l'administration fiscale. Ce barème n'a pas évolué entre 2017 et 2018. L'indemnité kilométrique couvre l'utilisation du véhicule (carburant, entretien, assurance), son montant dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale et de la distance parcourue. Les indemnités sont exonérées d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales pour le salarié et sont déductibles du résultat imposable pour l'entreprise qui les verse.
On parle de frais kilométriques pour définir les sommes engagées par le dirigeant ou le salarié dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, c’est-à-dire au nom et pour le compte de l’entreprise pour laquelle il travaille.
Les indemnités kilométriques ne visent que l’utilisation d’un véhicule personnel et l’utilisation d’un véhicule personnel dans l’exercice de l’activité professionnelle : cela concerne les dépenses engagées dans le cadre de déplacements professionnels pour les intérêts de l’entreprise tels que des rendez-vous en clientèle ou pour effectuer une mission relative au poste de travail mais pas les trajets effectués du domicile personnel au lieu de travail (ces frais kilométriques non remboursés par l'entreprise entrent dans le calcul des frais réel si cette option est choisie par le particulier pour l'impôt sur le revenu).
Notre simulateur d'indemnités kilométriques calcule rapidement les indemnités kilométriques auxquelles un salarié peut prétendre.
Le barème kilométrique 2018 publié par l'administration fiscale prend en compte les dépenses suivantes :
En revanche, les frais de péage et de stationnement et les intérêts d'emprunt ne rentrent pas dans le barème.
|
Puissance administrative |
Distance n’excédant pas 5000 km |
Distance comprise entre 5001 et 20 000 km |
Distance supérieure à 20 000 km |
|---|---|---|---|
|
3CV et moins |
D x 0,41 |
(D x 0,245) + 824 |
D x 0,286 |
|
4 CV |
D x 0,493 |
(D x 0,277) + 1082 |
D x 0,332 |
|
5 CV |
D x 0,543 |
(D x 0,305) + 1188 |
D x 0,364 |
|
6 CV |
D x 0,568 |
(D x 0,32) + 1244 |
D x 0,382 |
|
7 CV |
D x 0,595 |
(D x 0,337) + 1288 |
D x 0,401 |
D = distance parcourue
Le montant s'exprime en euros
|
Puissance |
Jusqu’à 3000 km |
De 3001 à 6000 km |
Plus de 6000 km |
|---|---|---|---|
|
1 ou 2 CV |
D x 0,338 |
(d x 0,084) + 760 |
D x 0,211 |
|
3,4,5 CV |
D x 0,40 |
(d x 0,070) + 989 |
D x 0,235 |
|
6 CV ou plus |
D x 0,518 |
(d x 0,067) + 1351 |
D x 0,292 |
|
Puissance |
Jusqu’à 2000 km |
De 2001 à 5000 Km |
Plus de 5000 km |
|---|---|---|---|
|
P < 50 cc |
D x 0,269 |
(d x 0,063) + 412 |
D x 0,146 |
Les indemnités kilométriques sont des allocations versées par l'entreprise afin de couvrir les frais avancés par le salarié (péage, essence...) utilisant son véhicule dans le cadre de son activité professionnelle. Afin que les indemnités kilométriques versées aux salariés et dirigeants ne soient pas considérées comme des avantages en nature imposables à l'impôt sur le revenu, les conditions suivantes doivent être réunies :
Les indemnités kilométriques calculées à partir du barème kilométrique sont réputées utilisées conformément à leur objet et exonérées. Les remboursements des frais afférents à l'utilisation du véhicule personnel pour accomplir les trajets entre le domicile et le lieu de travail sont en revanche imposables.
Les indemnités kilométriques peuvent être exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales) dans la limite des montants fixés par le barème kilométrique. Le salarié doit pouvoir justifier le nombre de kilomètres parcourus, la nature du véhicule (automobile, deux roues...) et sa puissance fiscale.
L’indemnité kilométrique allouée par l’entreprise afin de couvrir les frais de déplacement de son salarié est en principe déductible de son résultat imposable, si elle rentre dans l’intérêt de son activité (il ne doit pas s'agir de dépenses d'agrément, comme par exemple des déplacements privés).
Pour cela, l’entreprise peut utiliser le barème kilométrique fourni par l'administration chaque année. L’indemnité calculée par le biais du barème n’est pas forfaitaire : ainsi le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel doit être justifié par l’indication des dates, lieux et identité des clients rencontrés.
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Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.
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