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Frais professionnels : les différents types et la déduction des frais

Mis à jour le 07/12/2017

La définition des frais professionnels de l'URSSAF est la suivante: "Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail." Le point sur ces frais professionnels, ceux à déduire, et comment les déduire.


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Que sont les frais professionnels?

Dans le cadre de leurs fonctions, les dirigeants et les cadres sont amenés à réaliser des dépenses. Les impôts tiennent compte de cette réalité et lors de votre déclaration de revenus vous avez le choix de déduire vos frais professionnels selon deux modalités:

  • Déduction forfaitaire (fixée à 10% du montant des salaires)
  • Déduction des frais réels


Il est bon à savoir que les frais réels sont exonérés de l'impôt sur le revenu et que les allocations forfaitaires sont imposables. Ces deux types de déductions ne sont pas cumulables.

La déduction forfaitaire

Elle concerne les salariés et dirigeants mais aussi les gérants et associés de certains types de sociétés.

La déduction forfaitaire de 10% tient compte des dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de son emploi pour un salarié, ou de sa fonction pour un dirigeant. Il s'agit principalement des frais de déplacement, de nourriture ou d'achat de livres et de documents n'étant pas mis à la disposition par l'employeur.

Les frais remboursés par votre employeur s'ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel) ne seront pas imposables.

La déduction forfaitaire s'élève au minimum à 415 € et au maximum à 13 948 €.

Les demandeurs d'emploi de plus d'un an, puisqu'ils sont amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur recherche d'emploi, pourront aussi bénéficier d'une déduction forfaitaire de leurs frais. Le montant minimum a été relevé à 910 €.

N'oubliez pas de cocher la case prévue sur votre déclaration de revenus !

La déduction des frais réels

Si vous pensez avoir dépensé plus de 10% de l'ensemble de vos revenus au cours de l'année, il vous est possible d'opter individuellement pour la déduction de vos frais réels.

Vous devrez lister l'ensemble de vos dépenses, les justifier mais aussi déclarer l'ensemble des allocations, remboursements et avantages en nature perçus au cours de l'année (Voir article avantages en nature).  Pensez donc à garder vos factures !

Les différents types de frais professionnels

Frais de voiture

Les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule (automobile, motocyclette, vélomoteurs ou scooters) ont la possibilité de déduire les dépenses réalisées à cet effet dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres. En cas de trajets plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi à son lieu de domicile...).

Les frais doivent être justifiés (factures, quittances ou allocations) et avoir un caractère professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10%.

Les salariés pourront aussi déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle, les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule, le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit bail, les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, dans certains cas les frais kilométriques (Voir Calculateur Indemnités kilométriques et son article prévus à cet effet sur l-expert-comptable.com) et enfin les primes d'assurance.

Attention l'utilisation de leur véhicule est mixte (professionnelle et personnelle), ils ne pourront déduire que les frais correspondant à l'utilisation professionnelle. En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacement personnels (frais de réparation en cas d'accident, prime d'assurance du week-end, carburant lors de voyages personnels...).

Frais de nourriture

Les dépenses de nourriture supérieures à 4,30€ (montant forfaitaire calculé par l'administration des impôts) prises dans le cadre de sa fonction professionnelle peuvent être déduites pour leurs montants réels. Elles doivent être raisonnables et justifiées.

Les autres frais professionnels

  • Cotisation syndicales: Vous renoncez par contre à la réduction d'impôt prévue pour ces versements.
  • Frais de voyages ou de déplacements professionnels
  • Frais de vêtements : Les vêtements doivent être spécifiques à la profession.
  • Frais de déménagement liés à un changement d'emploi ou à une mutation.
  • Frais de documentation professionnelle, lorsque celle-ci n'est pas fournie par l'employeur.
  • Frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.
  • Dépenses supportées pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.
  • Frais de double résidence (cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré les démarches, ces derniers n'ayant pas solutionné la situation. Attention l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles).
  • Dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).
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Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

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