Frais professionnels : les différents types de frais et leur déduction

Mis à jour le 14/09/10

Les frais professionnels sont l’ensemble des coûts liés à la fonction d’un salarié. Ces frais, avancés par le travailleur, sont donc le plus souvent déductibles. Découvrez quels types de frais sont remboursables, sous quelles conditions, et comment faire pour les déduire.

Les différents types de frais professionnels :

Les frais professionnels liés aux repas

Il est tout à fait possible de se faire rembourser une partie ou bien la totalité des frais liés aux repas durant sa semaine de travail.

Le barème des frais de repas :

Pour 2020, le montant forfaitaire fixé par l'administration des impôts était de 4,90€ par repas, soit un barème journalier de 9,80€ pour les frais de repas. Ce barème est calculé par rapport à la valeur d’un repas pris à la maison.

Comment déduire ses frais de repas ?

Les dépenses de nourriture supérieures à 4,90€ réalisées dans le cadre de sa fonction professionnelle peuvent être déduites pour leurs montants réels. Elles doivent être raisonnables et justifiées. Les titres-restaurants fournis par l’employeur doivent aussi être déduits du barème journalier.

  • Déduire ses frais de repas lorsqu’il existe un mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité :

Le montant des frais déductibles équivaut à la différence entre le coût d’un repas pris sur-place (à la cafétéria de l’entreprise) et le montant d’un repas à la maison.

  • Déduire ses frais de repas lorsqu’il n’y a aucun mode de restauration collective sur le lieu de travail ou à proximité :

Dans ce cas de figure, lorsque l’employé mange chez lui ou à l'extérieur de l’entreprise, les frais déductibles sont à la hauteur de la différence entre le prix de repas fait à la maison et le prix du repas payé. Vous devrez de préférence présenter un justificatif, dans le cas contraire, les frais déductibles seront fixés à la hauteur du barème des repas à domicile.

Se faire rembourser ses frais de déplacement

Les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule personnel (automobile, motocycles, vélomoteurs et scooters) ont la possibilité de déduire les dépenses réalisées à cet effet dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres. En cas de trajets plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi à son lieu de domicile...).

Les frais déductibles doivent non seulement être justifiés (factures, quittances ou allocations), mais aussi avoir un caractère professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10%.

Les salariés pourront aussi déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle, les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule, le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit bail, les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, dans certains cas les frais kilométriques. et enfin les primes d'assurance.

Attention, l'utilisation de leur véhicule est mixte (professionnelle et personnelle), ils ne pourront déduire que les frais correspondant à l'utilisation professionnelle. En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacements personnels (frais de réparation en cas d'accident, prime d'assurance du week-end, carburant lors de voyages personnels...).

Un employé peut souvent être amené à utiliser les transports en commun. L’entreprise peut alors prendre en charge ses trajets sous présentation de justificatifs (tickets, facture de pass navigo…).

Calculer les frais liés à la voiture : le barème kilométrique

Chaque année, un barème pour les revenus est fixé. Il vous permet de calculer vos frais kilométriques en ligne. Ce barème varie en fonction du véhicule. Vous pouvez donc calculer vos frais selon le type de véhicule utilisé (voiture, deux-roues de plus de 50 cm3 ou deux-roues plus légers), et recevoir les indemnités kilométriques correspondantes.

Les autres types de frais professionnels :

  • Les cotisations syndicales : vous renoncez par contre à la réduction d'impôt prévue pour ces versements.
  • Les frais de voyages ou de déplacements professionnels (frais de péages, de transport ou autre).
  • Les frais de vêtements : le remboursement de ces frais est uniquement valable pour des vêtements qui sont spécifiques à votre profession.
  • Les frais de déménagement liés à un changement d'emploi ou à une mutation.
  • Les frais de documentation professionnelle lorsque celle-ci n'est pas fournie par l'employeur.
  • Les frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.
  • Les dépenses supportées pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.
  • Les frais de double résidence (cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré les démarches, ces derniers n'ayant pas solutionné la situation. Attention l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles).
  • Les dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).

Comment déduire ses frais professionnels :

Dans le cadre de leurs fonctions, les dirigeants et les cadres sont amenés à réaliser des dépenses. Les impôts tiennent compte de cette réalité et lors de votre déclaration de revenus vous avez la possibilité de déduire vos frais professionnels selon deux modalités :

  • Par la déduction forfaitaire (fixée à 10% du montant des salaires)
  • Par la déduction des frais réels

Il est bon de savoir que les frais réels sont exonérés de l'impôt sur le revenu, et que les allocations forfaitaires sont imposables. Ces deux types de déductions ne sont pas cumulables.

Déduction des frais professionnels en auto-entreprise

Les indépendants qui travaillent sous le statut de micro-entreprise ne peuvent pas faire rembourser leurs frais d'entreprise. Ils peuvent toutefois appliquer des frais supplémentaires à leurs clients dans leur facturation.

Frais professionnels : qu’est-ce que la déduction forfaitaire ?

Elle concerne les salariés et dirigeants mais aussi les gérants et associés de certains types de sociétés.

La déduction forfaitaire de 10% tient compte des dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de son emploi pour un salarié, ou de sa fonction pour un dirigeant. Il s'agit principalement des frais de déplacement, de nourriture ou d'achat de livres et de documents n'étant pas mis à la disposition par l'employeur.

Les frais remboursés par votre employeur s'ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel) ne seront pas imposables.

La déduction forfaitaire s'élève au minimum à 415 € et au maximum à 13 948 €.

Les demandeurs d'emploi de plus d'un an, puisqu'ils sont amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur recherche d'emploi, pourront aussi bénéficier d'une déduction forfaitaire de leurs frais. Le montant minimum a été relevé à 910 €.

N'oubliez pas de cocher la case prévue sur votre déclaration de revenus !

Frais professionnels : la déduction des frais réels

Si vous pensez avoir dépensé plus de 10% de l'ensemble de vos revenus au cours de l'année, il vous est possible d'opter individuellement pour la déduction de vos frais réels.

Vous devrez lister l'ensemble de vos dépenses, les justifier mais aussi déclarer l'ensemble des allocations, remboursements et avantages en nature perçus au cours de l'année (voir article avantages en nature). Pensez donc à garder vos factures !

Quels justificatifs pour déduire des frais professionnels ?

Les justificatifs sont nécessaires pour effectuer une déduction des frais réels dépensés. Ils se présentent sous la forme d’une facture, d’un titre de transport, d’un ticket de caisse de supermarché, de restaurant, de péage ou autre.

Comment justifier ses frais de déplacement ?

Lors d’un déplacement professionnel, l’employé doit garder les reçus des frais de transport (tickets, pass navigo) ou frais kilométriques (frais d’essence et de péage), ainsi que les reçus d’éventuels frais annexes liés à la voiture (facturation d’une place de parking, liquide lave-glace...). Outre ces justificatifs, il devra préciser à l’employeur la puissance fiscale de son véhicule, le motif du déplacement (trajet domicile-travail, mission pour l’entreprise…), sa destination, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Comment justifier ses frais de repas ?

Pour la déduction des frais engagés pour les repas à l’extérieur, il faut tout simplement présenter l’original de votre reçu papier (une note de restaurant, de supermarché...). Si toutefois vous invitez un client à déjeuner, il faudra préciser leurs noms sur la note de frais.

L’importance des notes de frais pour l’entreprise

La note de frais est un document comptable qui peut parfois se présenter sous forme dématérialisée. En tant que salarié, la note de frais vous permet de faire rembourser vos frais professionnels. Elle doit cependant être accompagnée d’un justificatif de dépense (ticket de caisse, reçu ou facture).

Ces notes de frais et leurs justificatifs sont essentiels pour l’entreprise, car en cas d’irrégularité, la société s’expose à un contrôle, et éventuellement à un redressement de la part de l’administration fiscale.

 

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Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

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