Le remboursement des frais de déplacement

Mis à jour le 23/11/22
Sommaire

    Souvent, la question est de savoir si les déplacements qu’effectue le salarié pour le compte de son employeur lui seront remboursés ou non. La question se pose quelle que soit la durée ou encore la fréquence des déplacements. Cette question essentielle tant pour les salariés que pour les employeurs mérite quelques approfondissements.

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    Le remboursement des frais de déplacement

    À quoi correspondent les frais de déplacement ?

    Les frais de déplacement correspondent aux dépenses engagées lors de déplacements professionnels effectués par le salarié pour le compte de son entreprise.

    Un « déplacement » désigne le fait de s'absenter à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel pour y exercer temporairement une activité professionnelle.

    La durée des déplacements professionnels est considérée comme du temps de travail car souvent, ils ont lieu pendant les heures de travail normales.

    Afin d'être considéré comme « professionnel ou effectué pour le compte d'une entreprise », le déplacement en question doit avoir un objectif qui ne touche pas à la vie privée du salarié.

    Quels sont les frais de transport collectif ou de services publics de location de vélo / scooter remboursés ?

    Quels sont les types de transport concernés par la prise en charge des frais de déplacement ?

    De nombreux employés utilisent des moyens de transports variés. Ils utilisent notamment les transports en commun et parfois dans les zones urbaines, les employés utilisent des services publics de location de vélo ou de scooter.

    L’employé peut donc être remboursé par son employeur au motif de frais de déplacement.

    Les titres de transports concernés par le remboursement de l’employeur sont les suivants :

    • Les abonnements multimodaux qui permettent de voyager un nombre illimité de fois, les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaire ou à renouvellement tacite illimité par la SNCF ou les entreprises de transport public (RATP etc.)

    • Les cartes mensuelles, hebdomadaire ou à renouvellement tacite de voyages limités délivrés par la SNCF ou les entreprises de transport public

    • Les abonnements à un service public de location de vélos ou de scooter

    Quel est le montant pris en charge par l’employeur ?

    L’employeur est obligé de prendre en charge au moins 50% du coût des titres de transports sur la base des tarifs seconde classe, s’il en existe une. Cette base de remboursement s’applique à tous les employés de l’entreprise, même ceux qui ont souscrit à un abonnement 1ère classe.

    En revanche, l’employeur peut décider de prendre en charge plus de 50% du coût des titres de transport, par exemple pour encourager ses employés à prendre les transports en commun plutôt que la voiture.

    Il faut noter que cette prise en charge par l’employeur s’applique uniquement au moyen de transport permettant d’accomplir le trajet de ‘employé de sa résidence habituelle au lieu de travail dans le temps le plus court.

    Quels sont les modalités de la prise en charge des frais de titres de transport par l’employeur ?

    L’employeur doit légalement effectuer le remboursement des titres de transport achetés par l’employés dans les meilleurs délais, au plus tard, le remboursement doit être effectué à la fin du moins suivant celui pour lequel les titres de transport ont été validés.

    Les titres ayant une période de validité annuelle sont remboursés mensuellement pendant la durée d’utilisation.

    Le remboursement des frais de transport est conditionné à la présentation d’un justificatif de dépenses des titres par l’employé. Sans ce justificatif, l’employeur peut refuser de rembourser l’employé.

    Quelles sont les modalités de remboursement pour les frais de déplacement dans un moyen de transport individuel ?

    Les trajets Domicile – Lieu de travail

    Légalement, l’employeur n’est pas dans l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés. En revanche, ce dernier peut décider d’indemniser ses salariés de manière partielle ou totale.

    Si l’employeur décide de mettre en place ce dédommagement, alors ce dédommagement doit profiter à l’ensemble des salariés et selon les mêmes conditions. Le remboursement des frais doit aussi être fonction de la distance entre le domicile du salarié et de son lieu de travail.

    L’employeur peut décider :

    • D’une prime transport et d’indemnités kilométriques pour les salariés utilisant leur véhicule personnel

    • D’une indemnité « forfait mobilité » : pour encourager ses salariés à utiliser des moyens de transport plus écologique, l’employeur peut mettre en place cette indemnité. Sont concernés :

      • Le vélo avec ou sans assistance électrique

      • Le covoiturage à la fois en tant que conducteur et en tant que passager ;

      • Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement ) ;

      • Les autres services de mobilité partagée.

    • D’une prime de transport de 4€ par jour travaillé (sauf pour les salariés logés sur leur lieu de travail)

    Les trajets exceptionnels

    Les trajets exceptionnels sont les trajets différents des trajets domicile-lieu de travail (visites chez un client ou un fournisseur, participation à des réunions professionnelles etc.)

    Les frais de déplacement avec le véhicule personnel

    Si l’employé utilise son véhicule personnel, l’employeur peut décider d’opter pour différents types de remboursement.

    Le salarié peut :

    • Déduire les coûts effectifs correspondant à son trajet dans une facture détaillée

    • Déduire les coûts avec une indemnité kilométrique ou forfaitaire déterminée sur la base des frais effectivement encourus et donc spécifiques à chaque véhicule

    • Déduire les coûts avec un montant forfaitaire de 0,30 centimes par kilomètre parcouru.

    Remarque : les couts de stationnement et les taxes routières (péages) sont aussi déductibles en tant que frais de déplacement.

    Cas particulier : Si l’employé va dans un premier temps à son lieu de travail depuis son domicile et qu’il se rend chez un client et ensuite qu’il rentre directement chez lui, le trajet est divisé :

    • Légalement rien n’est pris en compte pour le trajet domicile – lieu de travail

    • Les frais sont pris en charge pour les trajets : lieu de travail au client et le trajet de retour à son domicile

    Les frais de déplacement avec le véhicule de l’entreprise

    Si le salarié utilise un véhicule de l'entreprise, les dépenses font partie intégrante des dépenses totales des frais d'exploitation de la société.

    Les autres frais de transport

    Si le salarié utilise une voiture de location ou un taxi, les frais sont déductibles en fonction du montant justifié par l’employé.

    Quels sont les frais de grands déplacements ? Quelles en sont les modalités de remboursement ?

    Un déplacement est caractérisé comme grand déplacement lorsqu’il est impossible pour le salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait d’une mission professionnelle qui l’éloigne de son lieu de domicile. L’employé est dans l’obligation d’engager des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement.

    Il s’agit d’un déplacement lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :

    • La distance pour un aller entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieur ou égale à 50km

    • Les transports en commun ne permettent pas d’effectuer ce trajet aller dans un temps inférieur à 1h30

    SI ces conditions sont remplies, l’employeur doit rembourser à l’employer ses frais professionnels en tant qu’indemnités de grand déplacement.

    Comme pour les frais de déplacement, l’employé doit présenter ses justificatifs de dépenses.

    Comment s’applique le remboursement des frais de déplacement pour les salariés à temps partiel ?

    Pour les salariés employés pour un nombre d’heures de travail égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (soit 35h) ou la durée conventionnelle :

    Ces employés profitent de la même prise en charge des frais de déplacement que celle des salariés à temps complet.

    Pour les salariés employés pour un nombre inférieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle :

    Les salariés bénéficient d’une prise en charge des frais de déplacement calculé en fonction de la proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

    Exemple : Pour être concret, prenons l’exemple de deux salariés l’un à mi-temps (17,5h par semaine) et l’autre à 14h par semaine qui travaillent dans une entreprise appliquant les 35heures et qui ont un titre de transport en commun d’un montant de 80€ par mois.

    Pour le salarié à mi-temps (17,5h)

    80€ x 50% = 40€

    Pour le salarié à 14h par semaine

    80€ x 50% x 14/17,5 = 32€

    Quel est le régime social et fiscal de la prise en charge des frais de déplacement ?

    Les dépenses engagées par l’employé pour ses frais de déplacement : les frais de carburant, les frais pour les véhicules électriques, hybrides, rechargeables ou les véhicules à hydrogène et les frais de mobilités durables sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite totale de 500€ par an dont 200€ maximum pour les frais de carburant.

    Ces dépenses sont aussi exonérées de toute cotisation d’origine légale ou d’origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi : les cotisations sociales et patronales, CSG et CRDS, cotisations au régime d’assurance chômage etc.

     

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    Julien PIGNON

    Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes chez l’Expert-Comptable.com

    Julien accompagne les équipes et les indépendants depuis de nombreuses années... Le Win Win Win : son obsession ! Son arme secrète : la bonne humeur !