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Le remboursement des frais de déplacement

Mis à jour le 07/04/2014

Souvent, la question est de savoir si les déplacements qu’effectue le salarié pour le compte de son employeur lui seront remboursés ou non? La question se pose quelque soit la durée ou encore la fréquence des déplacements. Cette question essentielle tant pour les salariés que pour les employeurs mérite quelques approfondissements.


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A quoi correspondent les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement correspondent aux dépenses engagées lors de déplacements professionnels effectués par le salarié pour le compte de son entreprise.

Un « déplacement » désigne le fait de s'absenter à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel pour y exercer temporairement une activité professionnelle.

La durée des déplacements professionnels est considérée comme du temps de travail car souvent, ils ont lieu pendant les heures de travail normales.

Afin d'être considéré comme « professionnel ou effectué pour le compte d'une entreprise », le déplacement en question doit avoir un objectif qui ne touche pas à la vie privée du salarié.

Qu'est ce qui est remboursé en frais de déplacement ?

Le remboursement des frais de déplacement est généralement réglementé dans une convention collective ou dans le cadre d'un accord d'entreprise.
Les frais de déplacement prennent en charge :

  • les titres de transport et d'hébergement,
  • les dépenses supplémentaires encourues pour les repas,
  • les visites chez les clients ou chez les fournisseurs,
  • la participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires,
  • et plus généralement tout ce qui présente un intérêt pour la société...

Le cas particulier du remboursement des frais des transports

En ce qui concerne les transports les règles sont différentes en fonction des situations.

Si le salarié utilise une voiture de location ou emprunte les transports en commun (avion, train, train de banlieue ou taxi), les coûts sont déductibles en fonction du montant justifié.

Si le salarié utilise un véhicule de l'entreprise, les dépenses font partie intégrante des dépenses totales des frais d'exploitation de la société.

Si le salarié utilise en revanche son véhicule personnel, il y a plusieurs cas:

  • Déduction des coûts effectifs correspondants dans une facture détaillée
  • Déduction d'une indemnité kilométrique ou forfaitaire déterminée sur la base des frais effectivement encourus spécifique à chaque véhicule.
  • Déduction d'un montant forfaitaire standard de 0,30 € par kilomètre parcouru.

A noter que les taxes de stationnement et les taxes routières sont également déductibles en tant que frais de déplacement accessoires.

Attention :
Dans le cas ou un employé effectue le matin le trajet de son domicile jusqu'à son lieu de travail et ensuite qu'il se rend chez un client par exemple puis qu'il rentre directement chez lui après ce déplacement, le trajet est divisée :

  • rien n'est pris en compte pour le trajet de son domicile à son travail
  • du lieu de travail jusque chez le client, les frais sont pris en compte ainsi que pour le trajet de retour à son domicile.
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