- La gestion des notes de frais permet de rembourser les salariés pour leurs dépenses professionnelles tout en respectant les règles fiscales et sociales.
- Les remboursements doivent être exempts de charges sociales et d'impôt sur le revenu, mais uniquement pour des dépenses professionnelles justifiées.
- Il est essentiel de détailler et justifier chaque dépense, en conservant les pièces justificatives pour éviter les risques de redressement.
- Les dépenses personnelles sont exclues des remboursements et peuvent entraîner des redressements fiscaux.
- L'usage d'outils électroniques est recommandé pour simplifier et sécuriser la gestion des notes de frais.
- Les entreprises doivent rester vigilantes face aux risques de fraudes et de dépenses excessives pouvant nuire à leur situation financière.
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Le système des notes de frais est couramment utilisé par les salariés qui veulent se faire rembourser leurs frais professionnels. Ce remboursement étant exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu, les notes de frais sont fréquemment l’objet d’un contrôle fiscal et social. Nous allons voir comment éviter tout redressement. Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais permet au salarié de se faire rembourser les dépenses qu’il engage au nom de l’employeur (repas, frais de déplacement, etc).Il n’est pas toujours nécessaire de prévoir une note de frais. En effet, certaines dépenses peuvent être déterminées de manière forfaitaire (frais kilométriques ou de repas par exemple). Dans cette hypothèse, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.
Si on applique un remboursement au réel des frais, la production d’une note de frais est obligatoire. Celle-ci doit détailler chaque dépense et doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives possibles.
Dans quels cas passer ses frais personnels en note de frais ?
Il n’est pas possible de passer des frais personnels en note de frais. En effet, les frais doivent avoir été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Un remboursement de frais personnels sera considéré comme un avantage en nature, soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.
Les moyens permettant d’éviter un redressement
Comme nous l’avons vu, les dépenses figurant sur la note de frais doivent être justifiées et détaillées. Ainsi, afin d’éviter tout litige avec l’administration fiscale ou avec l’URSSAF, un maximum d’informations doivent figurer sur la note (date, montant, client invité en cas de repas, nom du restaurant ou de l’hôtel, nature la mission…).
En outre, toute pièce justificative (les factures) doit être conservée, venant appuyer les sommes déclarées. Bien évidemment, toute dépense personnelle sera honnie.
Par ailleurs, les dépenses trop importantes, même si elles sont justifiées, pourront faire l’objet d’un redressement. En effet, l’administration pourra considérer que de telles charges outrepassent l’intérêt de l’entreprise et constituent une libéralité accordée au salarié. Ce type de grief est assez rare mais doit être pris en considération.
Les entreprises devront vérifier très attentivement les notes de frais de leurs collaborateurs, qui pourront comporter des inexactitudes, voir des fraudes (frais personnels passés, note de restaurant ou d’hôtel « gonflée », dépenses fictives). On estime ainsi à plus d’1 milliards d’euros le coût des irrégularités relatives aux notes de frais.
Afin de gérer plus efficacement la gestion des notes de frais, l’entreprise pourra utiliser des outils électroniques. Certains logiciels permettent de gérer et de contrôler plus rapidement et plus efficacement les notes de frais de leurs collaborateurs.
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