Comment éviter le redressement dû aux notes de frais ?

L'article en brefLa gestion des notes de frais est un élément crucial dans la vie professionnelle, servant à rembourser les salariés de leurs dépenses pour le compte de l'entreprise. Que ce soit pour des repas, des déplacements ou d'autres frais professionnels, le remboursement de ces dépenses, exempt de charges sociales et d'impôt sur le revenu, doit se faire dans le strict respect des règles pour éviter tout contrôle fiscal et social. La précision et la justification de chaque dépense sont essentielles, les dépenses personnelles étant exclues et pouvant entraîner des redressements.

Face au risque de redressement, les entreprises et les salariés doivent faire preuve de rigueur dans la tenue de leurs notes de frais. L'article souligne l'importance de détailler et de justifier chaque dépense, en conservant soigneusement toutes les pièces justificatives. L'usage d'outils électroniques modernes est encouragé pour simplifier et sécuriser la gestion des remboursements. Malgré cela, la vigilance reste de mise, notamment pour éviter les dépenses excessives ou les fraudes, pouvant coûter très cher aux entreprises.
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Article rédigé et certifié par Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
Temps de lecture : 1minDernière mise à jour : 14/03/2024
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Comment éviter le redressement dû aux notes de frais ?

Le système des notes de frais est couramment utilisé par les salariés qui veulent se faire rembourser leurs frais professionnels. Ce remboursement étant exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu, les notes de frais sont fréquemment l’objet d’un contrôle fiscal et social. Nous allons voir comment éviter tout redressement. Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais permet au salarié de se faire rembourser les dépenses qu’il engage au nom de l’employeur (repas, frais de déplacement, etc).Il n’est pas toujours nécessaire de prévoir une note de frais. En effet, certaines dépenses peuvent être déterminées de manière forfaitaire (frais kilométriques ou de repas par exemple). Dans cette hypothèse, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais.

 

Si on applique un remboursement au réel des frais, la production d’une note de frais est obligatoire. Celle-ci doit détailler chaque dépense et doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives possibles.

Dans quels cas passer ses frais personnels en note de frais ?

Il n’est pas possible de passer des frais personnels en note de frais. En effet, les frais doivent avoir été exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Un remboursement de frais personnels sera considéré comme un avantage en nature, soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Les moyens permettant d’éviter un redressement

Comme nous l’avons vu, les dépenses figurant sur la note de frais doivent être justifiées et détaillées. Ainsi, afin d’éviter tout litige avec l’administration fiscale ou avec l’URSSAF, un maximum d’informations doivent figurer sur la note (date, montant, client invité en cas de repas, nom du restaurant ou de l’hôtel, nature la mission…).

 

En outre, toute pièce justificative (les factures) doit être conservée, venant appuyer les sommes déclarées. Bien évidemment, toute dépense personnelle sera honnie.

 

Par ailleurs, les dépenses trop importantes, même si  elles sont justifiées, pourront faire l’objet d’un redressement. En effet, l’administration pourra considérer que de telles charges outrepassent l’intérêt de l’entreprise et constituent une libéralité accordée au salarié. Ce type de grief est assez rare mais doit être pris en considération.

 

Les entreprises devront vérifier très attentivement les notes de frais de leurs collaborateurs, qui pourront comporter des inexactitudes, voir des fraudes (frais personnels passés, note de restaurant ou d’hôtel « gonflée », dépenses fictives). On estime ainsi à plus d’1 milliards d’euros le coût des irrégularités relatives aux notes de frais.

 

Afin de gérer plus efficacement la gestion des notes de frais, l’entreprise pourra utiliser des outils électroniques. Certains logiciels permettent de gérer et de contrôler plus rapidement et plus efficacement les notes de frais de leurs collaborateurs.

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