Comment gérer les notes de frais dans le BTP ?

La gestion des notes de frais dans le BTP : les méthodes de remboursement des frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur. Ainsi, le contrat de travail ne peut prévoir que les frais engagés pour les besoins de son activité seront supportés par le salarié. 

Ce remboursement peut être effectué, soit au réel, soit de manière forfaitaire.

 Les frais réels

Dans cette hypothèse, l’employeur devra rembourser les frais réellement engagés par son salarié dans le cadre de son activité professionnelle (frais de repas, de déplacement, d’hébergement, tenues de chantier…). La note de frais est alors obligatoire et le salarié doit alors remettre ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d’hébergement, tickets d’essence… ) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d’en percevoir le remboursement.
 

Le forfait

Il est également possible d’opter pour le versement d’une allocation forfaitaire, relative à certains frais engagés. Dans ce cas, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ces frais. 

Le législateur prévoit notamment la possibilité de recourir à des allocations professionnelles pour les dépenses suivantes :

• nourriture,

• logement,

• déplacement,

• les grands déplacements en métropole.

Pourquoi faire des notes de frais dans le batiment ?

L’établissement de notes de frais permet à l’entrepreneur de connaître précisément les dépenses engagées par ses salariés et d’en garder une trace certifiée. Une bonne gestion des notes de frais suppose un transfert des documents à une date fixe, permettant à l’entreprise de mieux gérer ses flux de trésorerie. 

Comment gérer ses notes de frais ?

On doit trouver sur les notes de frais un maximum d’informations (date, nature des dépenses engagées, nombre de kilomètres parcourus, montant des dépenses, personnes invitées lors d’un repas et motif de l’invitation…).

Le respect d’un formalisme précis permet d’éviter les contentieux avec l’Urssaf, les exonérations de charges sociales relatives aux remboursements de frais professionnels étant soumises à des règles précises. 

Les exonérations de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans le BTP

Les remboursements de frais, si ces derniers sont correctement justifiés et engagés dans l’exercice de la profession, ne font pas partie des rémunérations imposables à l’impôt sur le revenu.

En outre, ces remboursements constituent une charge déductible pour l’employeur. 

Enfin, ils sont également exonérés de charges sociales. L’exonération est totale en cas de remboursement des frais réellement engagés et soumise à certains plafonds lorsqu’une allocation forfaitaire est versée. 

Les plafonds suivants s’appliquent en 2015 :

• 6,2 € pour les salariés contraints de prendre une restauration sur son lieu de travail,

• 18,1 € pour les salariés contraints de prendre leurs repas au restaurant lors d’un déplacement professionnel,

• 64,7 € pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner engagées à Paris et dans la petite couronne,

• 48€ pour les mêmes dépenses engagées dans un autre département. 

Les frais réels doivent être rigoureusement justifiés, afin de s’assurer que leur remboursement ne constitue pas des compléments de salaires déguisés. Pour cette raison, un soin tout particulier doit être accordé aux notes de frais.