Comment gérer les notes de frais dans le BTP ?

L'article en brefLa gestion des notes de frais dans le BTP est cruciale pour assurer le remboursement des dépenses engagées par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle. Deux méthodes de remboursement existent : le remboursement au réel, où les salariés doivent fournir des justificatifs pour chaque dépense (repas, déplacement, hébergement, tenues de chantier), et le remboursement forfaitaire, où les salariés reçoivent une allocation sans avoir à justifier les dépenses. Cette gestion permet de suivre précisément les dépenses des salariés et de mieux contrôler les flux de trésorerie de l'entreprise.

Une gestion rigoureuse des notes de frais est indispensable pour éviter les contentieux avec l’Urssaf et garantir l’exonération de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Les remboursements correctement justifiés ne sont pas considérés comme des rémunérations imposables et sont déductibles pour l’employeur. Les plafonds de remboursement forfaitaire, par exemple, 6,2 € pour un repas sur le lieu de travail et 48 € pour logement et petit-déjeuner hors de Paris, doivent être respectés. Une bonne gestion des notes de frais, incluant toutes les informations nécessaires, assure la conformité et évite des complications fiscales.
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Article rédigé et certifié par Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
Temps de lecture : 2minDernière mise à jour : 11/06/2024
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Comment gérer les notes de frais dans le BTP

La gestion des notes de frais dans le BTP : les méthodes de remboursement des frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur. Ainsi, le contrat de travail ne peut prévoir que les frais engagés pour les besoins de son activité seront supportés par le salarié. 

Ce remboursement peut être effectué, soit au réel, soit de manière forfaitaire.

 Les frais réels

Dans cette hypothèse, l’employeur devra rembourser les frais réellement engagés par son salarié dans le cadre de son activité professionnelle (frais de repas, de déplacement, d’hébergement, tenues de chantier…). La note de frais est alors obligatoire et le salarié doit alors remettre ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d’hébergement, tickets d’essence… ) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d’en percevoir le remboursement.
 

Le forfait

Il est également possible d’opter pour le versement d’une allocation forfaitaire, relative à certains frais engagés. Dans ce cas, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ces frais. 

Le législateur prévoit notamment la possibilité de recourir à des allocations professionnelles pour les dépenses suivantes :

  • nourriture,

  • logement,

  • déplacement,

  • les grands déplacements en métropole.

Pourquoi faire des notes de frais dans le batiment ?

L’établissement de notes de frais permet à l’entrepreneur de connaître précisément les dépenses engagées par ses salariés et d’en garder une trace certifiée. Une bonne gestion des notes de frais suppose un transfert des documents à une date fixe, permettant à l’entreprise de mieux gérer ses flux de trésorerie. 

Comment gérer ses notes de frais ?

On doit trouver sur les notes de frais un maximum d’informations (date, nature des dépenses engagées, nombre de kilomètres parcourus, montant des dépenses, personnes invitées lors d’un repas et motif de l’invitation…).

Le respect d’un formalisme précis permet d’éviter les contentieux avec l’Urssaf, les exonérations de charges sociales relatives aux remboursements de frais professionnels étant soumises à des règles précises. 

Les exonérations de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans le BTP

Les remboursements de frais, si ces derniers sont correctement justifiés et engagés dans l’exercice de la profession, ne font pas partie des rémunérations imposables à l’impôt sur le revenu.

En outre, ces remboursements constituent une charge déductible pour l’employeur. 

Enfin, ils sont également exonérés de charges sociales. L’exonération est totale en cas de remboursement des frais réellement engagés et soumise à certains plafonds lorsqu’une allocation forfaitaire est versée. 

Les plafonds suivants s’appliquent en 2015 :

  • 6,2 € pour les salariés contraints de prendre une restauration sur son lieu de travail,

  • 18,1 € pour les salariés contraints de prendre leurs repas au restaurant lors d’un déplacement professionnel,

  • 64,7 € pour les dépenses supplémentaires de logement et de petit déjeuner engagées à Paris et dans la petite couronne,

  • 48€ pour les mêmes dépenses engagées dans un autre département. 

Les frais réels doivent être rigoureusement justifiés, afin de s’assurer que leur remboursement ne constitue pas des compléments de salaires déguisés. Pour cette raison, un soin tout particulier doit être accordé aux notes de frais. 

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