Tout savoir sur la TVA sur les frais d'entreprise

L'article en brefLa TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect crucial dans le système fiscal, représentant une source majeure de recettes pour l'État. Différente des taxes directes comme la taxe foncière ou l'impôt sur le revenu, la TVA est collectée par les entreprises sur presque tous les produits et services, puis reversée à l'État. Elle se décline en plusieurs taux, allant de 20 % pour la majorité des biens et services à 2,1 % pour certains produits spécifiques. En plus de son rôle dans le financement de l'État, la TVA a une autre dimension importante pour les entreprises : elle peut être déductible sous certaines conditions, notamment pour les frais généraux.

La loi française permet aux entreprises de récupérer la TVA sur certaines de leurs dépenses, sous réserve que ces dernières soient correctement enregistrées et suivies dans leur comptabilité. Cela inclut la TVA sur les achats et frais généraux, y compris les frais de restauration et de logement professionnels, avec des règles spécifiques et des exceptions à considérer. La récupération de la TVA s'étend également aux dépenses de carburant, avec des taux de déduction qui ont évolué au fil du temps. Toutefois, la déductibilité de la TVA n'est pas universelle et varie selon le type de dépense, nécessitant une gestion précise et conforme aux réglementations fiscales. Pour optimiser cette récupération et éviter les erreurs, les entreprises s'appuient souvent sur des logiciels de gestion automatisée et l'expertise de cabinets comptables spécialisés.
Temps de lecture : 5minDate de publication : 19/02/2021Dernière mise à jour : 12/03/2024
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Ecrit par Coralie MOINEConsultante & Accompagnement des freelances chez L-Expert-Comptable.com
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Article certifié par
Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
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La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect. Elle n’est pas directement collectée par l’État au même titre que les autres impôts comme la taxe foncière ou l’impôt sur le revenu. La TVA vient se rajouter à la quasi-totalité des produits vendus sauf quelques rares exceptions comme les timbres postaux ou fiscaux, par exemple. Ce sont les entreprises qui la collectent pour l’État et qui lui reversent. Cet impôt indirect est celui qui rapporte le plus à l’État parmi les recettes fiscales. Il existe plusieurs taux de TVA comme :

  • La TVA pour les biens et services à 20 %

  • La TVA intermédiaire à 10 %

  • La TVA réduite à 5,5 %

  • La TVA super réduite à 2,1 %

Lorsqu’elle est encaissée pour l’État, les entreprises doivent lui reverser. Par contre, lorsqu’elle est avancée lors d’un achat ou de certains frais. Concernant les frais d’entreprise, elle peut alors être déductible sous certaines conditions.

La TVA déductible des frais généraux d’une entreprise

La loi de notre pays permet aux entreprises de récupérer la TVA imputée sur certaines de leurs dépenses. Les dépenses professionnelles appelées notes de frais en font partie et peuvent bénéficier de ce dispositif sous condition qu’elles soient correctement enregistrées et suivies dans la comptabilité.

Cette TVA déductible est, dans un premier temps, payée par l’entreprise sur ses achats et ses frais généraux. Cette TVA déductible est payée par le chef d’entreprise ou son personnel pour l’achat de matières premières relatives à leur activité et à certains frais professionnels.

À noter : Le bulletin officiel des finances publiques définit le mécanisme comme « l’opération consistant à mentionner le montant de la taxe déductible sur la déclaration visée à l’article 287 du CGI (1) même si ce montant ne peut pas être imputé en raison de l’insuffisance du montant de la TVA dont l’entreprise est redevable ». Selon l’article 208 de l’annexe II du CGI, les entreprises doivent donc, effectuer la déduction de la taxe sur les déclarations qu’elles déposent pour le paiement de la TVA.

Les conditions de déductibilité de la TVA lors de frais professionnels

Il est fréquent que les salariés ou les dirigeants engagent des frais dans le cadre de leur activité professionnelle. Souvent, ceux-ci peuvent être directement pris en charge par l’entreprise, soit être remboursés par celle-ci. Se pose alors la question de la TVA relative à ces frais, à sa déductibilité. Voici quelques éléments de réponse.

Conditions de déductibilité de la TVA

Les conditions suivantes doivent être respectées, afin que la TVA afférente aux notes de frais puisse être déduite par l’entreprise :

  • Il est impératif de posséder toutes les factures relatives aux frais engagés par le salarié

  • Les factures doivent être libellées au nom de l’entreprise et non pas au nom du salarié et doivent comporter le détail des biens ou prestations vendus, la date, le total HT, le taux de TVA son montant et le total TTC

  • Les dépenses doivent avoir été engagées pour les besoins de l’entreprise à l’exclusion des dépenses personnelles

  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur

  • Elle doit être engagée en faveur d’opérations imposables, car certaines activités sont exonérées de TVA comme celles des cabinets médicaux par exemple

Les frais de restauration

Ces frais professionnels peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA concernant le personnel en déplacement ou sur les repas des clients invités. En cas de contrôle de l’administration, l’entreprise doit avoir les documents relatifs à ces frais. Il faut être en mesure de prouver que les repas pris étaient justifiés par un déplacement à caractère professionnel.

Les clients doivent pouvoir être identifiés ainsi que les salariés, dirigeants. Il est conseillé de marquer au dos de chaque note su le moment les noms et qualité des personnes présentes au repas. Attention, nombre de restaurants font encore des factures manuelles sans mentionner la TVA.

Si une facture est présentée comme telle, elle sera refusée, mais il existe une tolérance de l’administration fiscale si le nom des clients n’apparaît pas sur la facture est d’un montant inférieur à 150 €. Dans ce cas, le client mentionne son identité.

Les frais de logement

Les frais de logement des salariés et dirigeants et frais d’hôtel même justifié par un déplacement professionnel ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération de TVA. Cette exclusion est prévue à l’article 206 du CGI (2° du 2 du IV). Par contre, la TVA sur les petits-déjeuners et repas pris à l’hôtel peut être déduite sous condition que les frais apparaissent distinctement de la nuit passée dans ce même hôtel.

Une seule exception est faite par le CGI concernant la déduction de TVA dans le cadre de frais de logement pour les dépenses du :

  • Personnel de sécurité

  • De gardiennage

  • De surveillance d’un chantier ou des locaux de l’entreprise

Cette exclusion de récupération de la TVA ne vise que les salariés et les dirigeants d’une entreprise, mais est accordée pour les fournisseurs et les clients pris en charge par l’entreprise.

Récupération de la TVA sur le carburant

Depuis 2017, la TVA sur l’essence des véhicules d’une entreprise peut être récupérée en partie. Avec l’objectif d’alignement du gas-oil en 2022, depuis le 1er janvier 2021, le taux de récupération est passé à 80 % pour les véhicules de tourisme et les véhicules utilitaires. Cet alignement s’est fait sur cinq ans, car la réglementation communautaire interdit de réduire le taux de récupération de la TVA sur le gazole. À compter de 2021, la TVA sur l’essence et le gazole seront récupérables à 80 % pour les véhicules de tourisme et de 100 % en 2022.

La déduction de carburant de la TVA à 100 % est possible pour un véhicule loué à titre professionnel et pour une activité imposable à la TVA dans le cas de :

  • Acquisition de gazole pour un véhicule utilitaire

  • Acquisition de GPL ou gaz de pétrole liquéfié

  • Acquisition de GNV ou gaz naturel pour un véhicule qu’il soit de tourisme ou utilitaire

  • Achat d’électricité pour véhicule électrique de tourisme ou utilitaire

Dans ces cas-là, la règle est spécifique. La TVA est récupérée à 80 % et les 20 % autres ne peuvent être portés en déduction que sur la déclaration de TVA et sont aussi enregistrés dans la comptabilité dans la partie des charges.

Les frais de péage d’autoroute font l’objet d’une récupération de TVA que le véhicule soit de tourisme ou utilitaire. La TVA relative aux dépenses de stationnement n’est déductible que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.

Les frais de transport des personnes

L’article 206 du CGI (5 du 2 du IV) exclut totalement le droit de déduction de TVA pour les dépenses des personnes transportées. La TVA ne peut donc être récupérée sur les frais de métro, de train, d’avion, de taxi, de car, de bus et autres quel que soit le motif et les personnes concernées y compris les dirigeants, salariés ou clients de l’entreprise. Seuls les frais de transport subis par les prestataires ou fournisseurs et refacturés à l’entreprise pour une opération principale ouvrent droit à cette déduction de TVA pour le client. En outre, il n’y a pas de TVA sur les notes de frais présentant des indemnités kilométriques.

TVA sur les véhicules de transport

L’acquisition, la location et les frais d’entretien de véhicules de tourisme ou de voitures de particulier ne peut générer la récupération de TVA pour une entreprise ni sur l’achat ou location de véhicule avec places à l’arrière. Ces exclusions sont prévues à l’article 206 annexe II du CGI (6e du 2 du IV). Les frais d’entretien comme vidange, pneus, réparations par exemple, en sont exclus également.

Pour certaines activités, il existe cependant des exceptions. Dans ces cas, la TVA peut être réduite comme dans le cas de :

  • Enseignement à la conduite

  • Véhicules destinés à être revendus à l’État

  • Véhicules destinés à être loués à l’État

  • Véhicules destinés à la réalisation de transport public de voyageurs

En sont exclus les motos et les vélos, et ce, quelle que soit l’activité concernée.

En revanche, les véhicules utilitaires peuvent faire l’objet d’une déduction de TVA ainsi que les véhicules de tourisme transformés en véhicules utilitaires comme ceux ayant supprimé les banquettes et sièges arrière. Dans ce cas, une modification de la carte grise ou certificat d’immatriculation doit le prouver.

Comment récupérer la TVA réellement déductible ?

Afin de ne pas commettre d’erreurs sur la récupération de la TVA déductible, les dirigeants d’entreprises doivent se doter d’un logiciel de gestion automatisée qui les aidera à ne pas commettre d’erreur. Les résultats pourront ensuite être transférés à leur cabinet expert-comptable.

Pour quelques euros, d’investissement, ce logiciel est très efficace, car il prend en compte instantanément chaque donnée et relève le montant exact de la TVA sur chaque facture. Ainsi, le montant global de la TVA relative aux frais professionnels de l’entreprise est inscrit dans les dépenses comptables. Grâce à lui, plus aucune dépense de TVA déductible ne sera oubliée. Plusieurs logiciels existent actuellement sur le marché. Il est donc judicieux de demander au cabinet expert-comptable missionné par l’entreprise, quel est le plus adapté.

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