La TVA sur les frais d’entreprise

Mis à jour le 04/05/2018

Il est fréquent que les salariés ou les dirigeants engagent des frais dans le cadre de leur activité professionnelle. Souvent, ceux-ci peuvent être directement pris en charge par l’entreprise, soit être remboursés par celle-ci. Se pose alors la question de la TVA relative à ces frais, à sa déductibilité. Voici quelques éléments de réponse.


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La TVA sur les frais d’entreprise : conditions de déductibilité

Les conditions suivantes doivent être respectées, afin que la TVA afférente aux notes de frais puisse être déduite par l’entreprise :

  • il faut posséder toutes les factures relatives aux frais engagés par le salarié,
  • ces factures doivent être libellées au nom de l’entreprise et non pas au nom du salarié,
  • les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • la TVA doit être exigible chez le fournisseur.

Les frais de déplacement

Les déplacements en bateau, en train ou en train sont en principe exonérés de TVA et par conséquent, aucune déduction ne peut être effectuée.

En outre, il n’y a pas de TVA sur les notes de frais présentant des indemnités kilométriques.

La TVA relative aux dépenses de péage est en principe récupérable. Celle relative aux dépenses de stationnement n’est déductible que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel.

Notons que le taux intermédiaire (10%) s’applique aux prestations de transport de personnes.

La TVA sur les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement (hôtel, location meublée) sont soumis au taux intermédiaire.

La TVA relative à ceux-ci n’est pas déductible lorsqu’ils sont engagés, même dans l’intérêt de l’entreprise, pour loger les salariés et les dirigeants.

La TVA sur les frais de nourriture

Le taux intermédiaire s’applique à la plupart des dépenses de restaurant (mis à part celles relatives aux dépenses alcoolisées).

La taxe grevant ces dépenses n’est déductible que si ces frais sont nécessaires à l’exploitation. Concrètement, la déduction n’est possible que pour les seuls repas d’affaires organisés avec les partenaires de l’entreprise. En revanche, il n’y a pas de TVA déductible pour les dépenses ayant pour seul but d’octroyer un avantage aux salariés.

La TVA sur les frais de carburant

La TVA afférente à l’essence n’est jamais déductible.  Concernant le gazole, la déduction est de 80% pour les véhicules utilitaires et de 100% pour les véhicules de tourisme.  La déduction est totale pour le GPL.