Frais professionnels

Fin d’année signifie clôture des comptes annuels pour beaucoup d’entreprises. Et la tentation est grande de transférer un maximum de charges sur sa société afin de diminuer la base imposable. Encore faut-il que ces charges soient déductibles fiscalement. Petit rappel des règles en vigueur avec une attention particulière sur les rubriques sujettes à controverse.

Les frais professionnels désignent les sommes engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Ces dépenses sont avancées par le salarié puis remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense. Les frais professionnels peuvent être des frais de déplacement, frais de repas en cas de déjeuner d’affaires, frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, les dépenses de déménagement en cas de mutation... Tout dépend du secteur d’activité, de ses usages et des dépenses désignées comme frais professionnels remboursables selon la convention collective ou l’accord d’entreprise. Attention, les frais professionnels peuvent être remboursés aux frais réels ou au forfait et ils bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite seulement...   

Comme c'est le cas de toutes les dépenses engagées par une entreprise, les frais de réception ne sont déductibles du résultat imposable que s'ils ont été engagés dans l'intérêt de la société, si celle-ci a conservé les pièces qui justifient ces frais et s'ils n'ont pas un caractère somptuaire.

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Les entreprises du bâtiment et des travaux publics sont souvent confrontées aux dépenses engagées par leurs salariés dans le cadre de l’exercice de leur profession (frais de déplacement, frais de repas pris sur le chantier…). Ainsi, ceux-ci seront amenés à rédiger des notes de frais à destination de leur employeur. Une bonne politique de gestion de celles-ci permet d’assurer une certaine maîtrise des coûts, de procéder à un contrôle permettant d’éviter les abus et de ne pas recevoir les foudres de l’Urssaf

Il est fréquent que les salariés ou les dirigeants engagent des frais dans le cadre de leur activité professionnelle. Souvent, ceux-ci peuvent être directement pris en charge par l’entreprise, soit être remboursés par celle-ci. Se pose alors la question de la TVA relative à ces frais, à sa déductibilité. Voici quelques éléments de réponse.

Les frais d’établissement sont des charges incontournables lors de la création, de la modification, ou d’une quelconque phase de développement d’une entreprise. Disposant d’une imputation comptable clairement désignée par le poste « frais d’établissement » (compte 201), ils peuvent être déduits en tant que charges de façon immédiate ou échelonnée.

Le salarié qui engage des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle se voit rembourser par l’entreprise via l’établissement d’une note de frais. Si la note de frais ne subit pas de formalisme imposé, un justificatif (facture) doit obligatoirement compléter cette demande de remboursement. Certaines dépenses, notamment lorsqu’elles sont récurrentes, peuvent toutefois être remboursées chaque mois de manière forfaitaire, selon un montant fixe évalué par l’employeur. Attention, pour certaines dépenses, l’administration fixe un seuil de remboursement au-delà duquel le versement n’est pas fiscalement traité comme une note de frais, mais comme un avantage en nature. Les notes de frais ne sont soumises ni à l’impôt sur le revenu ni à cotisations sociales (contrairement aux avantages en nature).

Le chef d’entreprise ou les associés qui prélèvent à des fins non professionnel, des marchandises, des matières premières ou des produits finis, opèrent des consommations personnelles. Les consommations personnelles sont à retraiter au niveau du résultat et de la TVA.

La définition des frais professionnels de l'URSSAF est la suivante: "Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail." Le point sur ces frais professionnels, ceux à déduire, et comment les déduire.

Les vêtements de travail peuvent sous certaines conditions, ouvrirent droit à déduction. La déduction des vêtements de travail peut s’opérer au niveau de l’impôt sur les revenus des personnes physiques, mais également au niveau des personnes morales.

Certains frais ne sont pas engagés uniquement pour les besoins de l’entreprise, on parle de frais mixte. Les frais mixtes doivent faire l’objet d’une régularisation comptable.

Le système des notes de frais est couramment utilisé par les salariés qui veulent se faire rembourser leurs frais professionnels. Ce remboursement étant exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu, les notes de frais sont fréquemment l’objet d’un contrôle fiscal et social. Nous allons voir comment éviter tout redressement.

Un salarié est considéré en situation de mobilité professionnelle lorsque la distance séparant l’ancien logement du nouveau est supérieure à 50km et qui génère un transport au moins équivalent à 1h30. De plus la règlementation admet la prise en charge des frais de mobilité.

Souvent, la question est de savoir si les déplacements qu’effectue le salarié pour le compte de son employeur lui seront remboursés ou non? La question se pose quelque soit la durée ou encore la fréquence des déplacements. Cette question essentielle tant pour les salariés que pour les employeurs mérite quelques approfondissements.

Il faut savoir que toutes les charges ne sont pas déductibles, 3 conditions essentielles sont à retenir. Le point dans cet article.

Les frais de nourriture sont par définition des frais strictement liés au repas pris par le salarié. C’est frais sont encadrés par le législateur et il n’est pas possible de déclarer n’importe comment et n’importe quel montant pour des repas pris dans le cadre professionnel. Quelles sont les conditions pour la prise en charge totale ou partielle des repas ? Quels sont les montants de remboursement des repas ? A lire dans les paragraphes suivants.

Les frais professionnels...Un sujet auquel réfléchissent salariés et employeurs. Dois-je demander à être remboursé ? Comment rembourser mon employé ? Le remboursement de mes frais, comment ça marche ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Frais de déplacement, frais de bouche, tout ce qu'il faut savoir pour ne pas se tromper dans les déductions et remboursement de frais professionnels.

Dans notre système actuel, de plus en plus d’entreprises doivent assurer la mobilité de leurs collaborateurs afin de conquérir de nouveaux marchés, ou encore de trouver les meilleurs fournisseurs. Ces déplacements plus ou moins longs entraînent forcément des charges supplémentaires qui vont être directement imputées à l’entreprise. Une bonne politique de gestion des notes de frais permet d’assurer une certaine maîtrise des coûts et de procéder à un contrôle qui permet d’éviter les abus.

Les entreprises et les salariés peuvent déduire les frais engagés dans le cadre de leur profession, selon des règles bien précises. Parmi ces dépenses, on peut citer les frais kilométriques ou les frais de repas. En 2013, certains changements seront opérés en la matière, que le présent article vous propose de découvrir.

Les frais professionnels sont par définition des frais engagés par le salarié dans le cadre d’une activité professionnelle. Il existe deux manières de rembourser ces frais : soit sur la base d’un forfait, soit sur la base du réel engagé. Pour être gagnant, faites vos calculs avant de choisir comment vous faire rembourser ! Explications dans les lignes suivantes.