Notes de frais, comment les gérer ?

C’est quoi les notes de frais ?

Dans la plupart des entreprises, les salariés, quelle que soit leur profession, sont amenés à faire des dépenses pour le compte de l’entreprise dans laquelle ils travaillent. Ces dépenses peuvent être de différents types : fournitures, déplacements professionnels, déjeuner avec un client, facture d'hôtel etc. Effectuées dans le cadre professionnel, ces dépenses sont remboursées au collaborateur par l’entreprise à condition qu’il présente un justificatif. On appelle cela une note de frais.

Il s’agit d’un document officiel et essentiel pour assurer la gestion de la comptabilité dans l’entreprise. Il doit répondre à plusieurs critères pour être valable. Une note de frais doit toujours spécifier : la date, le lieu, le montant, le motif ainsi que le montant de la TVA.

En bref, la note de frais consiste pour le salarié à avancer la dépense professionnelle puis à faire une demande de remboursement auprès du comptable de l’entreprise, généralement en charge des notes de frais. Bien évidemment, l’entreprise encadre les notes de frais en définissant une politique de dépenses professionnelles afin que le salarié sache quelles dépenses sont éligibles ou pas au remboursement.

Trois systèmes de remboursements de frais professionnels

Le remboursement des frais professionnels peut se faire au travers de trois méthodes différentes.

Le remboursement des frais réels tout d’abord. Dans ce cas, le collaborateur remet ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d’hébergement, ticket d’essence,… ) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d’en percevoir le remboursement.

La deuxième méthode consiste à appliquer un montant forfaitaire aux frais. Il s’agit d’un barème forfaitaire établi par l’Urssaf et qui régit certains éléments de frais comme le montant d’un repas, la nuitée, et même les frais engagés dans le cadre d’un déménagement. Ce barème fixe également le plafond forfaitaire d’exonération des remboursements de frais sur l’assiette des cotisations sociales.

Enfin, l’on peut opter pour la déduction supplémentaire pour frais. Pour un remboursement plafonné à 7 600 € par an, les conditions de la mise en place de la DFS figurent elles aussi sur le site de l’Urssaf.

La récupération de la TVA

Qui dit notes de frais, dit récupération de TVA. La plupart des factures remboursables dans le cadre de la politique des dépenses professionnelles de l’entreprise, comprennent de la TVA. Petite précision, tous les frais ne comprennent pas de récupération de TVA : les indemnités kilométriques ou les frais de déplacement (train, avion…) n’y sont pas éligibles.

Le comptable est donc chargé d’effectuer la récupération de TVA sur chaque note de frais qu’il reçoit.

Pour le comptable comme pour le collaborateur, la gestion des notes de frais est généralement un exercice complexe et source de nombreuses interrogations. Le collaborateur doit souvent avancer ses frais personnels pour le compte de l’entreprise et doit précieusement conserver ses justificatifs pour se faire rembourser à la fin du mois.

Quant au comptable, il doit vérifier chacune des dépenses et les saisir une à une sous forme d’écritures comptables. Cet exercice est pourtant obligatoire dans chaque entreprise et le processus à respecter est exigeant. En effet, les notes de frais peuvent être contrôlées par l’URSAAF et si elles ne sont pas bien réalisées, peuvent faire encourir une lourde amende à l’entreprise.

Les avantages fiscaux

Les remboursements de frais ne rentrent pas dans le montant imposable déclaré par l’employé. Les frais forfaitaires et frais réels représentent une somme déductible du bénéfice imposable pour l’entreprise. Les frais réels sont également exonérés de cotisations sociales, mais les frais forfaitaires le sont seulement à hauteur du plafond fixé par l’Urssaf.

La politique de dépenses professionnelles

Les notes de frais génèrent des flux financiers parfois conséquents entre le salarié et l’entreprise. Il va donc de soit que ces dépenses doivent être encadrées de façon précise pour donner au salarié un aperçu des dépenses considérées comme professionnelles, limiter les risques de fraudes et se référer à un document officiel en cas de litige.

En quoi consiste la politique de dépenses professionnelles ? Il s’agit d’un document officiel au sein de l’entreprise mais chaque entreprise est en charge de le rédiger en fonction de ses besoins et de ses exigences. Dans la plupart des cas, la politique de dépenses professionnelles vise à :

• Encadrer les déplacements professionnels
• Définir un budget adapté en fonction des dépenses à effectuer
• Mettre en place des limites de temps de remboursement
• Clarifier le processus de remboursement

La mise en place de cette politique est vivement conseillée aux entreprises qu'elles soient de taille moyenne ou plus importante. Elle est d’autant plus utile en cette période de démocratisation du télétravail pour encadrer les dépenses liées au travail à distance.

Un outil pour optimiser la gestion des notes de frais

Chaque mois, le comptable de l’entreprise perd beaucoup de temps dans la gestion des notes de frais. Une fois qu’il a récupéré l’ensemble des justificatifs de ses collaborateurs, il saisit manuellement les notes de frais sous forme d'écritures comptable qu’il exporte ensuite sous forme de tableau Excel dans son logiciel comptable.

Plus le nombre de salariés de l’entreprise est important, plus la tâche est longue est fastidieuse, sans compter le risque d’erreurs de saisie et de perte des justificatifs pouvant allonger les délais de remboursement des salariés. Frustration, énervement, déception...autant de ressentiments qui pourraient être évités.

Pour remédier à la charge mentale que représentent les notes de frais pour le comptable comme pour le collaborateur, l’entreprise peut choisir d’adopter une solution digitale de gestion des notes de frais.

Cela peut s’avérer être une bonne pratique car l’ensemble du processus, du paiement au remboursement peut alors être automatisé faisant ainsi gagner du temps au comptable qui n’a plus à effectuer la saisie dans son logiciel, lui évitant également de faire des erreurs.

Certaines études montrent d’ailleurs que les entreprises ayant automatisé la gestion de leurs notes de frais gagnent un temps considérable par mois en fonction du nombre des notes de frais effectués par leurs salariés.

En quoi cela consiste ?

Il s’agit de digitaliser les notes de frais, c’est-à-dire que, du paiement jusqu’aux écritures comptables, le processus est automatisé. Par exemple, les entreprises étant équipées de la solution Mooncard, mettent à disposition de leurs salariés une carte de paiement sur laquelle est crédité l’argent de l’entreprise. Cette carte de paiement est paramétrable : le manager peut définir les heures d’utilisations, les plafonds à ne pas dépasser, les structures dans lesquelles la carte est utilisable ou non etc.

Cette carte est directement liée à une plateforme de gestion qui permet au collaborateur comme au manager d’avoir une vision en temps réel de l’ensemble des dépenses effectuées.

À chaque paiement, le salarié prend en photo son justificatif, et la note de frais est automatiquement pré-remplie sur la plateforme.

Toutes les informations sont directement déversées dans le logiciel comptable de l’entreprise sous forme d'écritures comptables que le comptable lui-même n’a pas besoin de ressaisir.

Cela assure une gestion des notes de frais fiable et fait gagner un temps considérable à tous les collaborateurs de l’entreprise quelles que soient leurs fonctions.

Quelque soit la taille, le secteur d’activité, le nombre de salariés et le logiciel comptable de l'entreprise, cette solution s’adapte à toutes les structures professionnelles, l’objectif étant d’optimiser la gestion des notes de frais de chacune.