Frais professionnels 2023 : définition et détermination

Les frais professionnels selon le service des impôts : définition

Selon l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (l’URSSAF), la notion de frais professionnels désigne des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Ces frais avancés par le salarié sont donc (évidemment) à charge de l’entreprise qui doit alors opérer un remboursement.

Les différents types de frais professionnels

1. Les frais de nourriture

Les frais professionnels de nourriture, également appelés frais de repas correspondent de manière générale à des cas de restauration lors des déplacements professionnels.

Lorsque ces derniers sont supérieurs à 4,30€ (montant forfaitaire calculé par l'administration des impôts) et qu’ils sont réalisés dans le cadre des fonctions d’un collaborateur, ils peuvent être déduits pour leurs montants réels. Ils doivent cependant être raisonnables et justifiés.

2. Les cotisations syndicales

Dans le cadre des cotisations syndicales, il convient de noter qu’en les payant, vous renoncez par contre à la réduction d'impôt prévue pour ces versements.

3. Les frais de transport

Les frais de transports, également connus comme frais de voyages ou de déplacements professionnels correspondent aux frais de transport engagés lors des déplacements professionnels (ex : billets de train ou d’avion, course en taxi, nuitée dans un hôtel, etc.).

4. Les frais de voiture

Les frais de voiture correspondent aux frais engagés par un collaborateur lorsque ce dernier utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce cas, les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule (automobile, motocyclette, vélomoteurs ou scooters) ont la possibilité de déduire les frais professionnels réalisés à cet effet, et ce dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres.

En cas de trajets plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi près de son domicile etc.).

A noter : les frais professionnels doivent être justifiés (par des factures, des quittances ou des allocations) et avoir un caractère purement professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Par ailleurs, les salariés pourront également déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle et les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule.

Ils pourront aussi déduire le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit bail, les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, des primes d'assurance et enfin dans certains cas les frais kilométriques (se référer à l’article sur les Indemnités kilométriques pour plus d’informations à ce sujet).

Attention cependant, si l'utilisation du véhicule est mixte, ce qui signifie qu’il est employé à la fois pour un usage professionnel et personnel, seuls les frais correspondant à l'utilisation professionnelle seront déductibles.

En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacements personnels tels que des frais de réparation en cas d'accident, une prime d'assurance pour le week-end, le carburant utilisé lors de voyages personnels, etc.

5. Les frais liés à la pratique du télétravail

Ces frais comprennent les dépenses engagées par tout collaborateur dans le cadre de l’exercice de son activité en télétravail (ex : frais d’hébergement lorsque le salarié évolue en espace de coworking, connexion Internet...)

6. Les frais de double résidence

Les frais de double résidence s’appliquent dans le cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré des démarches n'ayant pas solutionné la situation. Attention l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles.

7. Les frais de déménagement et de mobilité

Ces frais interviennent en cas de mutation du salarié,

8. Les frais d’habillage

Les frais d’habillage, ou frais de vêtements, interviennent lorsque l’activité exige une tenue spécifique à la profession.

9. Les frais de documentation professionnelle

Ces frais comprennent l’achat de toute documentation professionnelle non fournie par l'employeur mais nécessaire à l’exercice de l’activité du collaborateur.

10. Les autres frais

• Les dépenses supportées pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.

• Les dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).

• Les frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.

Le remboursement des Frais professionnels

Ce que dit le Code du travail :

“Les frais professionnels désignés comme tels et engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses.”

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels

Le remboursement forfaitaire est généralement pratiqué lorsqu’un certain type de dépense est récurrent pour le salarié. Il consiste à verser tous les mois au salarié une prime afin de compenser les sommes qu’il engage régulièrement au nom et pour le compte de son employeur. Le remboursement des frais professionnels au forfait est utilisé dans de nombreux secteurs dits « de terrain ».

Un commercial, par exemple, qui est en déplacement chaque jour, recevra une prime mensuelle fixe pour compenser ses frais de restauration (les frais de repas), et ce quelles que soient les sommes qu’il engage réellement à ce titre. Cette méthode de remboursement au forfait lui évite de justifier de chacun de ses repas par une facture de restaurant.

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels - et particulièrement des frais de repas - est généralement mentionné dans le contrat de travail, mais il peut aussi provenir d’usages pratiqués par la profession concernée.

Le remboursement aux frais réels

Pour obtenir le remboursement exact des sommes avancées, le salarié doit justifier d’une facture auprès de son employeur (justifiant la date de la dépense, le lieu, sa nature et son montant).

Exemple de frais professionnels non remboursés

Notez que certaines dépenses engagées par le salarié ne sont pas remboursées par l’entreprise, comme les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre du domicile au lieu de travail ou les frais « de gamelle », lorsque le salarié prépare lui-même son repas pour le manger dans les locaux de l’entreprise (sauf repas pris sur un chantier ou dans certains cas spécifiques).

Idem, les dépenses d’habillement sont considérées comme frais professionnels lorsque la convention collective, accord d’entreprise ou usage le définit comme tel.

Les frais de déplacement estimés au forfait

Notez que le remboursement des frais kilométriques engagés par le salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle est évalué de manière forfaitaire en fonction du nombre de chevaux fiscaux et du nombre de kilomètres effectué durant l’année.

Cette méthode d’évaluation forfaitaire des frais de déplacement s’appelle « le barème kilométrique » et elle suit une méthodologie stricte.

Les frais professionnels et les impôts

Les sommes perçues par le salarié au titre du remboursement de ses frais professionnels ne sont pas considérées comme des avantages en nature. Elles ne font légalement pas partie du salaire. De ce fait, les frais professionnels :

• Ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu
• Ne sont pas soumis à cotisations sociales, dans une certaine limite d’exonération

Les frais de repas en 2021 : limites de l’exonération à cotisations sociales

Chaque type de frais professionnel remboursé est exonéré de cotisations sociales jusqu’à un certain montant fixé par l’administration fiscale (susceptible de varier chaque année).

Comment déclarer ses frais réels ?

Ces frais doivent être déclarés sur une case spécifique de l’imprimé 2042 (cases 1 AK à 1 DK) et être détaillés.

En cas de télédéclaration, il existe un module permettant de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.