Frais professionnels 2025 : définition et détermination

Les frais professionnels désignent les sommes qui sont engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Ces dépenses sont avancées par le salarié puis sont directement remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense.

Les frais professionnels peuvent correspondre à des frais de déplacement, des frais de repas en cas de déjeuner d’affaires, ou encore des frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, mais aussi les dépenses de déménagement en cas de mutation, etc.

Par ailleurs, il convient également de noter que tout dépend du secteur d’activité, de ses usages et des dépenses désignées comme frais professionnels remboursables selon la convention collective nationale à laquelle l’entreprise est rattachée, ses accords de branche ou encore de l’accord d’entreprise.

Attention toutefois, les frais professionnels peuvent être remboursés aux frais réels ou au forfait. Soulignons également le fait qu’ils bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite seulement...

Les frais professionnels selon le service des impôts : définition

Selon l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (l’URSSAF), les frais professionnels regroupent les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité. Ces frais peuvent inclure les frais de transports publics, les dépenses liées aux jours de télétravail, ainsi que l’acquisition du mobilier nécessaire à un poste de travail à domicile.

Ces sommes avancées par le salarié sont remboursées par l’entreprise, sous réserve d’un accord professionnel précisant les conditions de prise en charge. Certaines dépenses, comme les frais d’hébergement lors de déplacements ou les frais supplémentaires de nourriture pour les repas pris en mission, peuvent également être indemnisées via une allocation forfaitaire.

En outre, selon la nature de l’indemnité, ces remboursements peuvent être exonérés d’impôt sur le revenu, sous certaines conditions. Des spécificités existent aussi pour les salariés en outre-mer où des aides complémentaires peuvent s’appliquer.

Les différents types de frais professionnels

1. Les frais de nourriture

Les frais professionnels de nourriture, également appelés frais de repas, concernent principalement les dépenses engagées lors de déplacements professionnels. Ces frais incluent non seulement les repas pris au restaurant, mais aussi les frais supplémentaires de nourriture lorsque le salarié est contraint de manger à l’extérieur.

Lorsque ces dépenses dépassent 4,30 €, montant forfaitaire établi par l’administration fiscale, elles peuvent être déduites pour leur montant réel, à condition d’être justifiées et raisonnables. Dans certains cas, une allocation forfaitaire est prévue pour couvrir ces frais.

2. Les cotisations syndicales

Les cotisations syndicales correspondent aux sommes versées par un salarié ou un travailleur indépendant à un syndicat professionnel. Ces contributions permettent de financer les actions du syndicat en faveur des droits des travailleurs, des négociations collectives et de l’amélioration des conditions de travail.

Il est important de noter que le paiement de ces cotisations ouvre normalement droit à une réduction d'impôt spécifique. Toutefois, en optant pour la déduction de ces cotisations de votre revenu imposable, vous renoncez à cette réduction d’impôt. Cette alternative peut être intéressante en fonction de votre situation fiscale, notamment si votre taux d’imposition est élevé et que la déduction réduit significativement votre revenu imposable.

Avant de choisir l’option qui vous convient le mieux, il est recommandé de bien analyser son impact fiscal et, si nécessaire, de se renseigner auprès d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal.

3. Les frais de transport

Les frais de transports, également connus comme frais de voyages ou de déplacements professionnels correspondent aux frais de transport engagés lors des déplacements professionnels (ex : billets de train ou d’avion, course en taxi, nuitée dans un hôtel, etc.).

4. Les frais de voiture

Les frais de voiture correspondent aux frais engagés par un collaborateur lorsque ce dernier utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce cas, les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule (automobile, motocyclette, vélomoteurs ou scooters) ont la possibilité de déduire les frais professionnels réalisés à cet effet, et ce dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres.

En cas de trajets plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi près de son domicile etc.).

A noter : les frais professionnels doivent être justifiés (par des factures, des quittances ou des allocations) et avoir un caractère purement professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Par ailleurs, les salariés pourront également déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle et les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule.

Ils pourront aussi déduire le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit bail, les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, des primes d'assurance et enfin dans certains cas les frais kilométriques (se référer à l’article sur les Indemnités kilométriques pour plus d’informations à ce sujet).

Attention cependant, si l'utilisation du véhicule est mixte, ce qui signifie qu’il est employé à la fois pour un usage professionnel et personnel, seuls les frais correspondant à l'utilisation professionnelle seront déductibles.

En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacements personnels tels que des frais de réparation en cas d'accident, une prime d'assurance pour le week-end, le carburant utilisé lors de voyages personnels, etc.

5. Les frais liés à la pratique du télétravail

Ces frais comprennent les dépenses engagées par tout collaborateur dans le cadre de l’exercice de son activité en télétravail (ex : frais d’hébergement lorsque le salarié évolue en espace de coworking, connexion Internet...)

6. Les frais de double résidence

Les frais de double résidence s’appliquent dans le cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré des démarches n'ayant pas solutionné la situation.

Attention l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles.

7. Les frais de déménagement et de mobilité

Ces frais interviennent en cas de mutation du salarié.

8. Les frais d’habillage

Les frais d’habillage, ou frais de vêtements, interviennent lorsque l’activité exige une tenue spécifique à la profession.

9. Les frais de documentation professionnelle

Ces frais comprennent l’achat de toute documentation professionnelle non fournie par l'employeur mais nécessaire à l’exercice de l’activité du collaborateur.

10. Les autres frais

• Les dépenses supportées pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.

• Les dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).

• Les frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.

Le remboursement des Frais professionnels

Ce que dit le Code du travail :

“Les frais professionnels désignés comme tels et engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses.”

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels

Le remboursement forfaitaire est généralement pratiqué lorsqu’un certain type de dépense est récurrent pour le salarié. Il consiste à verser tous les mois au salarié une prime afin de compenser les sommes qu’il engage régulièrement au nom et pour le compte de son employeur. Le remboursement des frais professionnels au forfait est utilisé dans de nombreux secteurs dits « de terrain ».

Un commercial, par exemple, qui est en déplacement chaque jour, recevra une prime mensuelle fixe pour compenser ses frais de restauration (les frais de repas), et ce quelles que soient les sommes qu’il engage réellement à ce titre. Cette méthode de remboursement au forfait lui évite de justifier de chacun de ses repas par une facture de restaurant.

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels - et particulièrement des frais de repas - est généralement mentionné dans le contrat de travail, mais il peut aussi provenir d’usages pratiqués par la profession concernée.

Le remboursement aux frais réels

Pour obtenir le remboursement exact des sommes avancées, le salarié doit justifier d’une facture auprès de son employeur (justifiant la date de la dépense, le lieu, sa nature et son montant).

Exemple de frais professionnels non remboursés

Notez que certaines dépenses engagées par le salarié ne sont pas remboursées par l’entreprise, comme les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre du domicile au lieu de travail ou les frais, lorsque le salarié prépare lui-même son repas pour le manger dans les locaux de l’entreprise (sauf repas pris sur un chantier ou dans certains cas spécifiques).

Idem, les dépenses d’habillement sont considérées comme frais professionnels lorsque la convention collective, accord d’entreprise ou usage le définit comme tel.

Les frais de déplacement estimés au forfait

Notez que le remboursement des frais kilométriques engagés par le salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle est évalué de manière forfaitaire en fonction du nombre de chevaux fiscaux et du nombre de kilomètres effectué durant l’année.

Cette méthode d’évaluation forfaitaire des frais de déplacement s’appelle « le barème kilométrique » et elle suit une méthodologie stricte.

Les frais professionnels et les impôts

Les sommes perçues par le salarié au titre du remboursement de ses frais professionnels ne sont pas considérées comme des avantages en nature. Elles ne font légalement pas partie du salaire. De ce fait, les frais professionnels :

• Ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu

• Ne sont pas soumis à cotisations sociales, dans une certaine limite d’exonération

Les frais de repas en 2025 : limites de l’exonération à cotisations sociales

Chaque type de frais professionnel remboursé est exonéré de cotisations sociales jusqu’à un certain montant fixé par l’administration fiscale (susceptible de varier chaque année).

Comment déclarer ses frais réels ?

Ces frais doivent être déclarés sur une case spécifique de l’imprimé 2042 (cases 1 AK à 1 DK) et être détaillés.

En cas de télédéclaration, il existe un module permettant de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.

Qu'est-ce qui rentre dans les frais professionnels ?

Frais professionnels inclut frais de carburant, les transports publics, ainsi que les coûts liés au lieu de travail, comme un local privé ou du matériel informatique. Les repas en déplacement, notamment le petit déjeuner, restent déductibles sous conditions. Selon la nature de l’indemnité, certaines aides s’appliquent, notamment pour les missions en outre-mer. Avec l’évolution des règles fiscales, le montant des déductions dépend des plafonds fixés pour l’année.

Quel est le montant de l'indemnité repas 2025 ?

Les indemnités repas couvrent les frais de restauration engagés dans le cadre du travail. Lorsqu’un salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail pour une raison de conditions particulières, il peut percevoir une indemnité de 7,30 €.

Lors d’un déplacement professionnel, l’indemnité varie en fonction de la situation : 20,70 € si le repas est pris au restaurant, et 10,10 € s’il est pris ailleurs. En cas de grand déplacement, elle reste fixée à 20,70 € par repas, avec des indemnités supplémentaires pour l’hébergement, notamment 74,30 € par jour à Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne et Hauts-de-Seine, et 55,10 € dans les autres territoires français.

Certains travailleurs peuvent bénéficier d’une prise en charge partielle sous limite d’exonération et selon la nature de l’indemnité. Des frais supplémentaires comme les frais fixes liés à un local privé ou aux locaux de l’entreprise peuvent être pris en compte. Ces règles s’appliquent aussi à ceux ayant une mobilité professionnelle ou un nouveau logement pour raisons professionnelles.

Quel est le barème des frais kilométriques en 2025 Urssaf ?

l’Urssaf maintient son barème kilométrique pour rembourser l’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Le montant dépend de la puissance fiscale et du kilométrage annuel. Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 %.

Les indemnités couvrent carburant, entretien et assurance, et sont exonérées de charges sociales sous conditions. Les hybrides rechargeables et le forfait mobilité durable sont aussi pris en compte. En cas de grand déplacement, elles peuvent être complétées par des aides pour hébergement et restauration.

Un suivi précis des trajets est requis.

Quels sont les frais professionnels remboursables ?

Les frais professionnels remboursables sont les dépenses engagées par un salarié ou un indépendant pour les besoins de son activité. Ils incluent les frais de transport, qu’il s’agisse des transports publics, des barèmes kilométriques pour les véhicules personnels ou des aides comme la prime transport 2025 et le forfait mobilité durable.

Les frais de restauration sont également pris en charge, notamment via l’indemnité repas et l’indemnité petit déplacement 2025. Pour les missions longues, les dépenses liées au grand déplacement, incluant frais d’hébergement et remboursement des repas, sont aussi couvertes sous certaines conditions.

D’autres frais peuvent être remboursés comme l’indemnisation télétravail, l’abattement frais professionnels et les allocations forfaitaires liées à la mobilité. Certains travailleurs bénéficiant d’un local privé ou utilisant les locaux de l’entreprise peuvent aussi prétendre à des remboursements spécifiques.

Ces indemnités sont soumises à une limite d’exonération et doivent être justifiées par des factures ou relevés détaillés. Plus d’infos sur l’Urssaf.

Sources & Références : 

Urssaf : Les frais professionnels

Service Public : Remboursement des frais de télétravail : quel barème en 2025 ?