Les dirigeants et les salariés peuvent déduire lors de leur déclaration de revenus leurs frais professionnels selon deux modalités: la déduction forfaitaire (fixée à 10% du montant des salaires) ou la déduction des frais réels qui sont exonérés de l'impôt sur le revenu alors que les allocations forfaitaires sont imposables. Ces deux types de déductions ne sont néanmoins pas cumulables. Il existe différentes catégories de frais professionnels: frais de repas, de déplacement, de vêtements, ...
La déduction forfaitaire de vos frais professionnels
La déduction forfaitaire des frais professionnels concerne les salariés et dirigeants mais aussi les gérants et associés de certains types de sociétés.
La déduction forfaitaire de 10% tient compte des dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de son emploi pour un salarié, ou de sa fonction pour un dirigeant. Il s'agit principalement des frais de déplacement, de nourriture ou d'achat de livres et de documents n'étant pas mis à la disposition par l'employeur.
Les frais remboursés par votre employeur, s'ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel), ne seront pas imposables.
La déduction forfaitaire s'élève au minimum à 415 € et au maximum à 13 948 €.
Les demandeurs d'emploi de plus d'un an, puisqu'ils sont amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur recherche d'emploi, pourront aussi bénéficier d'une déduction forfaitaire de leurs frais. Le montant minimum a été relevé à 910 €.
La déduction des frais réels professionnels
Si vous pensez avoir dépensé plus de 10% de l'ensemble de vos revenus au cours de l'année en frais professionnels, il vous est possible d'opter individuellement pour la déduction de vos frais réels professionnels.
Vous devrez lister l'ensemble de vos dépenses, les justifier mais aussi déclarer l'ensemble des allocations, remboursements et avantages en nature perçus au cours de l'année.
Pensez donc à garder vos factures.
Les différents types de frais professionnels
Frais de voiture
Les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule (automobile, motocyclette, vélomoteurs ou scooters) ont la possibilité de déduire les frais professionnels réalisés à cet effet dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres. En cas de trajets plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi près de son domicile...).
Les frais professionnels doivent être justifiés (factures, quittances ou allocations) et avoir un caractère purement professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10%.
Les salariés pourront aussi déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle, les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule, le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit bail, les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, dans certains cas les frais kilométriques (Voir article sur les Indemnités kilométriques) et enfin les primes d'assurance.
Attention si l'utilisation du véhicule est mixte (professionnelle et personnelle), seuls les frais correspondant à l'utilisation professionnelle sont déductibles. En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacements personnels (frais de réparation en cas d'accident, prime d'assurance du week-end, carburant lors de voyages personnels...).
Frais de nourriture
Les frais professionnels de nourriture supérieurs à 4,30€ (montant forfaitaire calculé par l'administration des impôts) faites dans le cadre de ses fonctions peuvent être déduits pour leurs montants réels. Ils doivent être raisonnables et justifiées.
Les autres frais professionnels
- Cotisations syndicales: vous renoncez par contre à la réduction d'impôt prévue pour ces versements.
- Frais de voyages ou de déplacements professionnels
- Frais de vêtements: les vêtements doivent être spécifiques à la profession.
- Frais de déménagement liés à un changement d'emploi ou à une mutation.
- Frais de documentation professionnelle, non fournie par l'employeur.
- Frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.
- Dépenses supportées pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.
- Frais de double résidence (cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré des démarches n'ayant pas solutionné la situation. Attention l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles).
- Dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).
L'expert-comptable en Stan Smith arpente Linkedin et Youtube afin d'apporter son éclairage et son expérience pour répondre aux questions des freelances avec clarté et bonne humeur.