Quels frais professionnels peut-on déduire des impôts ?

Les dirigeants et les salariés peuvent déduire lors de leur déclaration de revenus leurs  frais professionnels selon deux modalités : la déduction forfaitaire (fixée à 10 % du montant des salaires) ou la déduction des frais réels qui sont exonérés de l'impôt sur le revenu alors que les allocations forfaitaires sont imposables.

Ces deux types de déductions ne sont néanmoins pas cumulables. Il existe différentes catégories de frais professionnels : frais de repas, de déplacement, de vêtements, etc.

Qu'est-ce que la déduction forfaitaire des frais professionnels ?

La déduction forfaitaire des frais professionnels concerne les salariés et dirigeants, mais aussi les gérants et associés de certains types de sociétés.

La déduction forfaitaire de 10 % tient compte des dépenses professionnelles effectuées dans le cadre de son emploi pour un salarié, ou de sa fonction pour un dirigeant. Il s'agit principalement des frais de déplacement , de nourriture ou d'achat de livres et de documents n'étant pas mis à la disposition par l'employeur.

Les frais remboursés par votre employeur, s'ils remplissent certaines conditions (dépenses justifiées, spécifiques, réellement effectuées et à caractère professionnel), ne seront pas imposables.

La déduction forfaitaire s'élève au minimum à 495 € et au maximum à 14 171 € pour ce qui concerne les revenus de 2023.

Les demandeurs d'emploi de plus d'un an, puisqu'ils sont amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur recherche d'emploi, pourront également bénéficier d'une déduction forfaitaire de leurs frais. Le montant minimum a été relevé à 910 € .

Exemple concret : Un salarié gagnant 30 000 € brut par an bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 %, soit 3 000 €, ce qui réduit son revenu imposable à 27 000 €.

Les avantages et inconvénients de la déduction forfaitaire des frais

Les avantages

L'abattement de 10 % simplifie la prise en compte des frais professionnels , cela permet de couvrir les dépenses les plus courantes liées à l'activité professionnelle (frais de déplacement; frais de repas, etc.).

Il présente un intérêt certain en termes de gestion et d'organisation. En effet, le caractère forfaitaire de l'abattement exonère le contribuable de compilateur et de conserver la facture ou le justificatif propre à chaque dépense engagée. Ce dernier gagne alors un temps précieux qu'il peut consacrer pleinement au cœur de son activité.

En tout état de cause, le bénéficiaire jouit d'une garantie notable quant au remboursement de ses frais professionnels. De fait, le taux de 10 % applicable au titre de la déduction forfaitaire est fixé par la loi , conformément à l' article 83 du Code général des impôts . Il ne peut donc faire l'objet d'aucune contestation de la part de l'administration fiscale, sous condition que les revenus n'excèdent pas un certain seuil.

La déduction forfaitaire des frais permet de réduire la base servant de calcul aux cotisations. Le revenu net est donc plus élevé et il y a moins de charges sociales.

Les inconvénients

Les inconvénients liés à la déduction forfaitaire ne sont pas nécessairement immédiats, mais cela peut effectivement avoir un impact non négligeable. Les salaires bruts servent de base de calcul à certains versements tels que l'allocation chômage, les indemnités journalières de sécurité sociale ou encore la pension retraite.

La réduction de l'assiette de cotisations entraîne donc une diminution des droits dans la mesure où le salaire brut tient compte de la déduction forfaitaire.

L'abattement forfaitaire présente également d'autres inconvénients, tel que son manque de précision dans la couverture des frais engagés pour son activité. Le montant du remboursement est fixe et l'application d'un pourcentage sur le revenu annuel ne tient pas compte de la réalité des coûts consentis sur la période.

Certaines activités obligatoires plus d'investissement que d'autres, notamment lorsqu'elles impliquent d'effectuer de nombreux déplacements professionnels (commerciaux, consultants, etc.). Dès lors que ces derniers représentent plus de 10 % des revenus générés, la déduction forfaitaire ne constitue pas nécessairement l'option à privilégier.

Parmi les inconvénients de l'abattement forfaitaire, il est à noter que celui-ci fait l'objet d'un plafonnement du montant à déduire. Son montant maximal s'élève à 14 171 € en ce qui concerne les revenus de 2023, et ne peut aller au-delà. De ce fait, les revenus perçus ne doivent pas excéder 141 710 € pour conserver l'avantage. Ainsi, le contribuable investi 150 000 € au titre de ses revenus 2023 ne pourra déduire que 14 171 €, (tout comme le professionnel ayant gagné 141 710 € sur l'année), soit un taux d'abattement inférieur à 10 % de ses revenus.

Comment utiliser la déduction forfaitaire ?

Il n'existe pas de procédure spécifique pour utiliser à cette déduction fiscale. Celle-ci s'applique de plein droit , sans aucune démarche à accomplir de votre part. L'administration fiscale calcule ainsi automatiquement l' abattement de 10 % sur les revenus déclarés pour compenser les dépenses courantes liées à l'activité professionnelle du contribuable.

En revanche, il appartient à ce dernier de faire l'arbitrage entre les gains et les pertes réalisés en optant pour l' abattement forfaitaire plutôt que le calcul des frais réels . Pour ce faire, il doit tenir compte du plafonnement de la déduction , de son niveau de rémunération, ainsi que de la réalité des frais qu'il s'engage pour mener à bien sa mission.

En effet, la déduction forfaitaire et la réduction globale qu'elle propose ne convient pas à toutes les situations. Il est donc essentiel de faire le point sur la teneur des dépenses à supporter dans le cadre de l'exercice de l'activité, d'autant plus si celles-ci dépassent 10 % des revenus perçus.

Qu'est-ce que la déduction des frais réels professionnels ?

Si vous pensez avoir dépensé plus de 10 % de l'ensemble de vos revenus au cours de l'année en frais professionnels, il vous est possible d'opter individuellement pour la déduction de vos frais réels professionnels .

Vous devrez lister l'ensemble de vos dépenses, les justifier, mais aussi déclarer l'ensemble des allocations , remboursements et avantages en nature perçus au cours de l'année.

Pensez donc à garder vos factures.

Pour savoir quels frais professionnels peuvent être déduits, il convient de recenser, parmi vos dépenses, lesquelles entrent dans le champ d'application de la déduction des frais réels. Il peut s'agir :

• des coûts de transport pour le trajet domicile-lieu de travail ;
• des frais de restauration ;
• des déplacements professionnels ;
• de dépenses liées à l'acquisition d'équipement ou de ressources non fournies par l'employeur ;
• etc.

Prenons l'exemple d'un salarié souhaitant calculer ses frais kilométriques portant sur son trajet domicile-travail : il gagne un salaire annuel de 25 000 €, dispose d'un véhicule d'une puissance fiscale de 4 chevaux et parcourt une distance annuelle de 13 800 km pour se rendre sur son lieu de travail. Pour procéder au calcul, il est tenu de se référer au barème kilométrique applicable aux voitures que l'administration fiscale met à disposition des contribuables chaque année. Le calcul des frais kilométriques réels s'effectue comme suit :

(13 800 x 0,340) + 1330 = 6 022 €

Dans cette situation, le calcul au frais réel montre tout son intérêt. En effet, ce régime permet au salarié de déduire 6 022 € de sa base fiscale, alors que si ce dernier avait opté pour l'abattement forfaitaire de 10 %, il n'aurait pu déduire que 2 500 € de son assiette de cotisation.

Les avantages et inconvénients de la déduction des frais réels professionnels

Comment déclarer les frais réels ?

Il est désormais obligatoire de réaliser la déclaration des revenus en ligne , dès que la résidence principale dispose d'une connexion internet et des équipements nécessaires. Dans le cas contraire, la déclaration de revenus au format papier est encore possible pour déclarer ses frais réels via la rubrique « frais réels » du formulaire n°2042 (ou du cerfa n°10330).

L'administration exige de connaître le montant des frais professionnels faisant l'objet de la demande de déduction. Pour en faciliter la lecture, le déclaré doit joindre à sa demande une annexe, précisant :

• la nature de chaque dépense effectuée ;
• la somme engagée ;
• le détail des calculs réalisés (frais kilométriques ou frais de repas par exemple).

Il s'agit également de ne pas omettre d'ajouter à sa base fiscale le montant des indemnités versées par l'employeur visant à compenser en partie l'investissement consenti.

Comment déclarer les frais réels ?

Il est désormais obligatoire de réaliser la déclaration des revenus en ligne , dès que la résidence principale dispose d'une connexion internet et des équipements nécessaires. Dans le cas contraire, la déclaration de revenus au format papier est encore possible pour déclarer ses frais réels via la rubrique « frais réels » du formulaire n°2042 (ou du cerfa n°10330).

L'administration exige de connaître le montant des frais professionnels faisant l'objet de la demande de déduction. Pour en faciliter la lecture, le déclaré doit joindre à sa demande une annexe, précisant :

• la nature de chaque dépense effectuée ;
• la somme engagée ;
• le détail des calculs réalisés (frais kilométriques ou frais de repas par exemple).

Il s'agit également de ne pas omettre d'ajouter à sa base fiscale le montant des indemnités versées par l'employeur visant à compenser en partie l'investissement consenti.

Les différents types de frais professionnels

Frais de voiture

Les salariés qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser leur véhicule (automobile, motocyclette, vélomoteurs ou scooters) ont la possibilité de déduire les frais professionnels réalisés à cet effet dans la limite d'un aller-retour quotidien de moins de 40 kilomètres . En cas de voyages plus longs, l'éloignement doit être justifié (conjoint exerçant son activité ou son emploi dans une autre ville, difficulté à trouver un emploi près de son domicile, etc.).

Les frais professionnels doivent être justifiés (factures, quittances ou allocations) et avoir un caractère purement professionnel. En cas de défaut de présentation de ces pièces, les salariés devront opter pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Les salariés pourront également déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle, les intérêts d'emprunt pour financer l'achat du véhicule en question en cas de propriété du véhicule, le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit-bail , les frais de carburant, de garage, de stationnement, d'entretien et de réparation, dans certains cas les frais kilométriques (voir article sur les Indemnités kilométriques ) et enfin les primes d'assurance.

Attention si l'utilisation du véhicule est mixte (professionnelle et personnelle), seuls les frais correspondant à l'utilisation professionnelle sont déductibles. En d'autres termes, les salariés ne pourront pas prétendre à la déduction des dépenses occasionnées lors de déplacements personnels (frais de réparation en cas d'accident, prime d'assurance du week-end, carburant lors de voyages personnels, etc.).

Frais de nourriture

Les frais professionnels de nourriture supérieure à 5,35 € (montant forfaitaire calculé par l'administration des impôts) faits dans le cadre de ses fonctions peuvent être déduits pour leurs montants réels. Ils doivent être raisonnables et justifiés.

Les autres frais professionnels

• Cotisations syndicales : vous renoncez par contre à la réduction d'impôt prévue pour ces versements.
• Frais de voyages ou de déplacements professionnels
• Frais de vêtements : les vêtements doivent être spécifiques à la profession.
• Frais de déménagement liés à un changement d'emploi ou à une mutation.
• Frais de documentation professionnelle , non fournie par l'employeur.
• Frais de stage ou de formation professionnelle non supportés par l'employeur.
• Dépenses prises en charge pour l'acquisition d'un diplôme ou d'une qualification permettant l'amélioration de la situation professionnelle ou l'accès à une autre profession.
• Frais de double résidence (cas d'époux ou de partenaires pacsés exerçant leur activité dans des zones éloignées géographiquement et malgré des démarches n'ayant pas solutionné la situation. Attention, l'éloignement ne doit pas résulter de convenances personnelles).
• Dépenses engagées pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité (dans l'éventualité où un employeur n'en aurait pas mis à disposition).

Que peut-on réellement déduire des impôts ?

Outre les frais inhérents à l'activité professionnelle, il existe de multiples aides fiscales à déduire de sa base d'imposition. Leur champ d'application est très varié et couvre les domaines suivants :

• la vie de famille (pensions alimentaires, frais de garde, emploi d'un salarié à domicile, etc.) ;
• les dons, cotisations et souscriptions (dons aux partis politiques ou associations, cotisations syndicales, etc.) ;
• la prise en charge de personnes dépendantes (à domicile ou au sein d'un établissement) ;
• le logement (adaptation des équipements aux personnes âgées ou handicapées, installation d'un système de charge pour véhicule électrique, etc.).

Outre les dépenses réalisées dans le cadre professionnel, il convient pour chaque profil de bien étudier ses droits en matière de déduction fiscale.

Les erreurs courantes lors de la retenue de frais professionnels - Nos conseils pour les éviter

Ne gardez pas les reçus

Cette erreur est très répandue chez les professionnels, et pour cause, le compilateur des factures des dépenses professionnelles se révèle longtemps et fastidieux. Pour autant, il est indispensable de conserver un enregistrement détaillé de chaque transaction liée à l'exercice de l'activité, soit, les factures, les reçus , ainsi que les relevés bancaires . Ces pièces constituent la preuve d'achat et doivent être fournies lors de la demande de déduction des frais réels.

Notre conseil : prenez l'habitude de classer et de ranger vos justificatifs dans un dossier dédié de manière régulière. N'attendez pas la période de déclaration pour retracer une année entière d'activité. De plus, il existe des outils comme des applications mobiles ou des logiciels de facturation pour vous faciliter la tâche. Ces derniers permettent de numériser vos reçus au fur et à mesure que vous effectuez l'achat.

Confusion entre dépenses professionnelles et personnelles

Les dépenses liées à l'activité professionnelle sont à distinguer des achats personnels. En effet, de nombreux frais sont exclus de la déduction des frais réels. Pour savoir quels frais professionnels il peut déduire de sa base fiscale, le contribuable doit donc avoir une vision claire de ses dépenses et à quoi ils correspondent. Sans cela, il court le risque de réduire des dépenses non admissibles .

Notre conseil : souscrivez des comptes bancaires séparés , dont l'un serait dédié à votre activité professionnelle. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure lisibilité de vos achats pour votre activité, facilitant le suivi des dépenses professionnelles éligibles à la déduction.

Déduire des dépenses non déductibles

L'ignorance des règles fiscales en matière de déductibilité des frais professionnels peut conduire à commettre ce type d'erreur. En effet, la fiscalité française est complexe et certains frais, mêmes liés à l'activité professionnelle, ne sont pas admis en déduction de votre base d'imposition. C'est notamment le cas d'amendes ou de pénalités encourues dans le cadre de votre travail.

Notre conseil : veillez à vous tenir informé des spécificités quant aux frais professionnels que vous pouvez déduire de votre impôt. En cas de doute, n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert-comptable ou d'un conseiller en fiscalité.

Ne pas déduire les frais de bureau à domicile

Le télétravail s'est généralisé au sein de bon nombre d'entreprises. Bien qu'il s'effectue le plus souvent avec l'accord du salarié, ce dernier est en droit de déduire certains frais liés à l'exécution de sa mission à son domicile. C'est le cas des dépenses suivantes :

• l'achat de matériel informatique ;
• les frais de leur entretien et les consommables ;
• la souscription d'un abonnement internet ou téléphonique ;
• l'acquisition de mobilier ergonomique ;
• l'adaptation de l' espace de travail pour sa mise en conformité avec le droit du travail ;
• une quote-part des dépenses liées au loyer, au chauffage, à l'électricité, etc.

Notre conseil : prenez connaissance des règles édictées par l'administration fiscale relative au travail à domicile et à la déduction des frais de bureau. Par exemple, sachez que l'indemnité versée par l'employeur au titre du télétravail est exonérée d'impôts dans la limite de 2,60 € par jour (soit 57,20 € par mois). Enfin, assurez-vous que vos dépenses seront exclusivement consacrées à l'exécution de votre travail.

Oublier de déduire les frais de voyage

Dans le cadre de votre fonction, vous pouvez être amené à effectuer des déplacements ou des voyages d'affaires. Il faut savoir que les coûts qu'ils entraînent pour l'employé peuvent être exclus de l'assiette de cotisation. Cela concerne les frais de transport, de restauration ou d'hébergement.

Notre conseil : au cours de vos déplacements professionnels, pensez à conserver la totalité des preuves de vos achats (factures, ajout de restaurant, reçus de taxi, billets de train, etc.). Si vous disposez d'une application mobile, veillez à numériser les pièces au fur et à mesurer vos paiements. Vous aurez tout le temps de les classer à votre retour.

Erreurs de calcul

Plus vos dépenses professionnelles sont nombreuses, plus il est facile de se tromper dans le calcul des déductions de frais réels. Ce type d'erreur peut être lourd de conséquences et entraîner un contrôle fiscal, voire le paiement de pénalités au profit de l'administration fiscale.

Notre conseil : faites preuve de vigilance lors de vos calculs et vérifiez systématiquement vos chiffres une seconde fois. Pour plus de sécurité, utilisez un logiciel de comptabilité et faites vous accompagner d'un expert-comptable pour les travaux préparatoires à la déclaration de vos impôts.

Comment déclarer les frais professionnels dans la déclaration de revenus ?

Pour compléter votre déclaration de revenus, prévoyez un moment de calme et éloignez-vous de toute source de distraction. Il convient de prendre le temps d'étudier quels sont les frais réels que l'on peut déduire de ses impôts. Ensuite, procédez par étapes :

1. Listez les dépenses que vous avez réalisées et qui sont admissibles à la déduction de l'impôt.
2. Assurez-vous que vous êtes bien en possession de l'ensemble de vos preuves d'achats liées à l'exercice de votre activité.
3. Additionnez toutes vos dépenses réelles pour obtenir le montant global de vos frais professionnels sur l'année.
4. Faites le calcul de l'abattement forfaitaire en appliquant 10 % à l'ensemble de vos revenus et comparez le montant obtenu à la somme des dépenses réellement soutenues.
5. Faites l' arbitrage : si la déduction obtenue par l'abattement forfaitaire couvre vos dépenses, restez-en là. L'administration fiscale appliquera celui-ci de manière automatique. Dans le cas contraire, procédez au calcul de vos frais réels.
6. Effectuez le calcul de chaque catégorie de frais professionnels en vous référant au barème qui s'y rapporte (barème des frais kilométriques, barème des frais de carburant, montant maximal admis en déduction pour un repas pris en extérieur, etc.).
7. Reportez le montant de vos frais réels dans les cas 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus, dans la rubrique « traitements et salaires ».
8. Faites attention à ne pas les soustraire des montants indiqués dans les cases 1AJ à 1DJ.
9. Ajoutez à vos salaires les allocations , indemnités ou remboursements versés par l'employeur pour couvrir vos dépenses d'activité et précisez la nature et le montant de vos frais dans la rubrique « traitements et salaires », puis dans l'onglet « option frais réels », ou dans une note annexe à votre déclaration.
10. Conservez vos factures, reçus, relevés bancaires au moins 3 ans . Vous n'avez pas à les joindre à votre feuille d'impôt. En revanche, vous devez être en mesure de les présenter en cas de contrôle fiscal.

Les questions courantes sur la retenue de frais professionnels

Quelle case cocher pour les frais de repas ?

À l'instar des catégories autres de frais réels, les frais de repas sont à reporter dans les cases 1AK à 1DK publiés « frais réels », sans être soustraits des montants pré-remplis en cases 1AJ à 1DJ correspondant aux « traitements et salaires connus ».

Comment déclarer les frais kilométriques ?

Il convient de se référer au barème kilométrique mis à disposition par le service des impôts et de procéder au calcul en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de ses fonctions.

Références et sources :

• Code général des impôts, article 83.
• Ministère de l'Économie, des Finances et de la Relance, "Déduction des frais professionnels."
• Site officiel des impôts