Comme c'est le cas de toutes les dépenses engagées par une entreprise, les frais de réception ne sont déductibles du résultat imposable que s'ils ont été engagés dans l'intérêt de la société, si celle-ci a conservé les pièces qui justifient ces frais et s'ils n'ont pas un caractère somptuaire.
Les frais de réception et de représentation sont déductibles s'ils ont un rapport direct et certain avec la profession exercée et où leur montant est effectivement justifié
L'intérêt de la société à engager ces frais
En cas de contrôle fiscal, la société doit prouver qu'elle avait réellement intérêt à faire les dépenses déduites de ses bénéfices. Si elle a offert des repas au restaurant à des clients, la rentabilité de ces frais pour l'entreprise doit être prouvée, ce qui suppose que la relation avec les clients concernés s'est poursuivie par la suite.
Il en est de même en ce qui concerne les repas offerts dans les salles à manger de réception situées dans les locaux de la société. Si ces frais sont élevés (notamment si un client est invité dans un restaurant luxueux), il faut pouvoir démontrer que l'importance de la relation avec le client justifiait la dépense. Enfin, les frais de cocktails organisés dans les locaux de la société sont déductibles s'ils n'ont pas un caractère excessif.
La conservation des pièces justificatives
La société doit conserver précieusement toutes les factures concernant ces frais qui doivent avoir fait l'objet d'écritures passées dans la comptabilité. Si l'entreprise fait l'objet d'un contrôle fiscal, l'inspecteur procédera au pointage de toutes les factures et il vérifiera si leur total correspond avec le montant figurant dans le compte de résultats. Si un défaut de concordance est constaté, la société s'expose à un redressement fiscal. Les pièces justificatives doivent indiquer non seulement le montant et la date de la réception, mais aussi les raisons pour lesquelles elle a eu lieu et les coordonnées des personnes invitées (à savoir, leur nom, la société dans laquelle ils travaillent ainsi que la fonction qu'ils exercent au sein de celle-ci). Il est donc indispensable de demander au restaurateur une facture contenant toutes ces mentions.
La non-déductibilité de certaines dépenses
L'administration fiscale n'autorise pas la déduction des dépenses ayant un caractère somptuaire ou celles qui sont manifestement engagées dans le cadre de la vie privée de l'exploitant. S'il reçoit des clients chez lui pendant le week-end aux frais de la société, cette dépense risque de ne pas être déductible à moins que son intérêt pour l'avenir de la société soit incontestable.
D'autre part, toute dépense ayant un caractère somptuaire sera exclue des frais déductibles. C'est notamment le cas si l'entreprise invite un client à une partie de chasse ou de pêche, si elle entretient un bateau de plaisance ou une propriété privée dans laquelle elle reçoit des personnes étrangères à l'entreprise.
En revanche, les frais de réception ayant un caractère social peuvent être déduits des bénéfices. L'entreprise peut tout à fait déduire les dépenses concernant un cocktail organisé au sein de l'un de ses services pour fêter une nomination. En outre, les frais ayant pour but le financement d'une halte-garderie ou d'une crèche destinée à recevoir les enfants de moins de trois ans des salariés de la société donnent droit à un crédit d'impôt.
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