Calculateur des frais déductibles

Le calculateur des frais déductibles en ligne

Toutes les charges professionnelles ne sont pas déductibles, et certaines ne le sont que partiellement. Le calculateur de frais déductibles en ligne vous aide à faire le point et estime le montant de vos frais professionnels déductibles, mensuellement ou annuellement.

Quels sont les frais professionnels déductibles des impôts ?

Parmi les nombreux frais professionnels déductibles, on trouve notamment : 

• Les frais de repas
• Les frais de déplacement et véhicules de fonction
• Les frais de formation professionnelle
• Les dépenses reliées aux frais généraux (postaux, fournitures de bureau, factures d’électricité et gaz, entretien des locaux, etc.).
• Les frais de publicité
• Le loyer du domicile en lien avec l’activité professionnelle
• Les frais d’actes et les frais de contentieux
• Les cotisations obligatoires
• Les cadeaux faits aux clients et les réceptions et repas d’affaires
• Les dépenses vestimentaires liées à la profession
• Les cotisations syndicales
• Les cotisations versées aux syndicats 
• Les cotisations ou les primes d’assurances de responsabilité professionnelle
• Les frais de déménagement si ceux-ci sont liés au local professionnel
• Les rémunérations du dirigeant et des salariés

Pour être déductibles, ces charges ne doivent pas dépasser un certain seuil du montant réel, et doivent remplir des conditions bien précises.

Les frais réels, c’est quoi ?

Les frais réels sont les frais professionnels. Ils correspondent aux charges qui incombent au salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais réels sont, sous certaines conditions, déductibles de l’impôt sur le revenu.

Ces déductions de l'impôt sur le revenu ne sont pas uniquement réservées aux salariés. Les demandeurs d’emploi et les stagiaires peuvent aussi en bénéficier en déclarant par exemple les frais de formation, les frais liés au stage, les déplacements, les frais liés aux entretiens d’embauche.

Dans quelles conditions les frais sont-ils déductibles ?

Pour être déductibles, les charges doivent respecter certaines conditions : 

• Leur paiement doit être justifié par des factures ou des notes de frais.
• Elles doivent être en rapport direct avec les activités de l’entreprise, dans l'intérêt de celle-ci.
• Elles doivent être comptabilisées sur l’exercice au cours duquel elles ont été émises.

La déclaration des frais réels

Pour effectuer le calcul de l’impôt sur le revenu, l’Etat applique par défaut, un abattement forfaitaire de 10 % qui correspond aux frais réels avant imposition. Cet abattement forfaitaire par défaut ne reflète toutefois pas toujours les charges professionnelles réelles. Dans les cas où le montant des frais dépasse ces 10 %, il est possible de déclarer les frais réels à la place. 

Une réduction fiscale est attribuée au contribuable lorsque celui-ci déclare ses frais professionnels. Cependant, ces derniers doivent être justifiés par des factures ou des notes de frais. Ces documents justificatifs devront obligatoirement être conservés pendant une période d’au moins trois ans.

Comment déclarer les frais réels ?

Les frais réels doivent être mentionnés sur la déclaration d’impôts dans le formulaire 2042 ou 2042 K, dans la rubrique “Traitements et salaires, pensions et rentes”. Le montant total des frais réels doit être déclaré dans la case 1AK (déclarant 1) ou 1BK (déclarant 2).

Une note explicative doit également être fournie à part, et mentionner la liste détaillée de tous les frais professionnels produits dans l’année précédant la déclaration.

Il n’est pas nécessaire de joindre les justificatifs à la déclaration, mais ceux-ci devront être conservés pendant trois ans minimum pour pouvoir répondre aux éventuelles sollicitations de l'administration fiscale.

La déclaration des frais de repas

Considérés comme frais personnels, les frais de repas ne sont en principe pas déductibles. Cependant, si le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour manger (à cause d’un logement trop éloigné de son lieu de travail par exemple), alors les frais de repas sont considérés comme des frais professionnels.

Dans ce cas, la différence entre correspondant aux frais supplémentaires dépensés par rapport à un repas à domicile peut être déduite.

Le montant de ce repas au foyer est fixé forfaitairement à 4,95 euros pour l’année 2022. Ce montant est évalué chaque année par l'administration fiscale.

En cas d’utilisation de tickets-restaurant, le montant des frais déduits doit être adapté à la basse pour tenir compte de la participation de l'employeur.

Où déclarer les frais de repas aux impôts et quelle case cocher ?

Les frais de repas réels doivent être déclarés en page 3 du formulaire, dans les cases “montant de vos autres frais” de la ligne 1AK à 1DK.

Comment calculer les frais de repas 2022 ?

Il est possible de déduire les dépenses réelles lorsqu’il n’y a pas de cantine sur le lieu de travail et que le déjeuner est pris à l’extérieur. Le cas échéant, le prix forfaitaire du repas à domicile est déduit. 

Attention : Si le repas est pris en extérieur alors que des restaurants d’entreprise sont disponibles sur le lieu de travail, alors les frais réels ne sont pas déductibles.

Le calcul des frais déductibles de repas est le suivant :

Total des montants des repas pris en extérieur – total du même nombre de repas à la valeur forfaitaire du foyer, soit 4,95 euros en 2022 = frais réels déductibles.

La déduction des frais kilométriques

Les travailleurs salariés qui utilisent leur voiture pour se rendre sur leur lieu de travail peuvent déclarer leurs frais kilométriques, dans la catégorie des frais professionnels, au même titre que les frais de repas.

Ces frais de transports ne sont considérés comme frais professionnels que s’ils concernent uniquement les trajets du domicile au travail, et ceci pour un kilométrage limité.

Comment justifier des frais kilométriques aux impôts ? 

Deux méthodes de calcul sont possibles pour calculer le montant des frais de déplacement : 

• La déclaration forfaitaire
• La déclaration des frais réels.

Pour effectuer une évaluation forfaitaire des frais kilométriques, il faut se référer aux barèmes kilométriques qui sont fournis tous les ans par l'administration fiscale. Ce barème kilométrique prend en compte la puissance du véhicule, le nombre de kilomètres parcourus, et les différents frais engagés tels que le carburant, les frais d’assurance, la dépréciation annuelle, les frais d’entretien… Il existe un barème kilométrique pour les automobiles, pour les deux-roues et pour les cyclomoteurs. Un "forfait mobilités durables” remplace les indemnités kilométriques vélo et covoiturage. Ce forfait concerne : 

• Le vélo personnel (vélo électrique compris)
• Les transports publics (abonnements exclus)
• Covoiturage en passager et en conducteur
• Services de mobilité partagée (partage de véhicules électriques ou hybrides, location de vélos)

Ces frais de transport sont pris en charge sous forme d’allocation forfaitaire appelée “forfait mobilités durables” dans la limite de 500 € par an.

Impôts : Comment calculer les frais réels de son transport ?

La déclaration en frais réels liés au transport est plus complexe, car elle nécessite de prendre en compte la dépréciation annuelle et les éventuels frais d'emprunt, mais aussi de déclarer toutes les dépenses :

• De frais d’usage (garage, stationnement, consommation de carburant, péage...)
• De frais d’entretien (dépense de pneumatiques, essuie-glaces, huile de moteur...)
• De frais de réparation
• D’assurance automobile