Remboursement des Frais

Mis à jour le 03/03/2014

Les frais professionnels...Un sujet auquel réfléchissent salariés et employeurs. Dois-je demander à être remboursé ? Comment rembourser mon employé ? Le remboursement de mes frais, comment ça marche ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Les frais professionnels à rembourser

Le salarié peut être amené à réaliser des dépenses personnelles. Souvent, lors de déplacements professionnels, il pourra demande le remboursement des frais suivants :

  • Frais de transport
  • Utilisation du véhicule personnel
  • Frais de repas
  • Frais d'hébergement

L'ensemble de ces dépenses constitue les frais professionnels et se doivent d'être remboursées par l'employeur. Cependant, il faut observer quelques règles. A noter qu'en tant qu'employeur, Vous ne pouvez pas déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié.

Qui peut bénéficier du remboursement des frais professionnels ?

Il faut savoir que tout salarié qui, dans le cadre de ses fonctions, engage personnellement des dépenses dans le cadre de ses missions, est en le droit de demander le remboursement de ses frais professionnels par son employeur.
Restez vigilants cependant à la définition de frais professionnels qui ne tient compte que des dépenses liées à l'emploi du salarié.


Par exemple :
Un salarié qui doit se rendre en avion chez un client dans le cadre de sa mission, et qui, ne pouvant regagner son domicile dans la journée, doit manger au restaurant et dormir à l'hôtel, a droit au remboursement de ses frais professionnels de déplacement, de restauration et d'hôtel.
 

Par exemple :
L'achat de cigarettes et de vêtements ne concerne pas directement sa mission et n'est pas remboursable.

Comment effectuer le remboursement des frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels du salarié peut se faire de deux manières :

  • Le versement d'une indemnité forfaitaire fixée par avance. Les montants forfaitaires sont fixés par l'URSSAF. De ce fait, le salarié prendra lui-même en charge ses frais professionnels. Cependant, certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées et doivent être étudiées au cas par cas, basées sur les justificatifs fournis par les salariés.
  • Le paiement sur présentation de justificatifs : dans ce cas, le salarié doit présenter les factures de ses frais pour pouvoir être remboursé.
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