Demande de remboursement de frais professionnels : Comment faire ?

Quels frais peuvent vous être remboursés par l'entreprise ?

Le salarié peut être amené à réaliser des dépenses personnelles. Souvent, lors de déplacements professionnels, il pourra demande le remboursement des frais suivants :

• Frais de transport
• Utilisation du véhicule personnel
• Frais de repas
• Frais d'hébergement

L'ensemble de ces dépenses constitue des frais professionnels et se doivent d'être remboursées par l'employeur. Cependant, il faut observer quelques règles. A noter qu'en tant qu'employeur, Vous ne pouvez pas déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié.

Qui peut bénéficier du remboursement des frais professionnels ?

Il faut savoir que tout salarié qui, dans le cadre de ses fonctions, engage personnellement des dépenses dans le cadre de ses missions, est en droit d'en demander le remboursement par son employeur.
Restez vigilants cependant à la définition de frais professionnels qui ne tient compte que des dépenses liées à l'emploi du salarié.

Par exemple :
Un salarié qui doit se rendre en avion chez un client dans le cadre de sa mission, et qui, ne pouvant regagner son domicile dans la journée, doit manger au restaurant et dormir à l'hôtel, a droit au remboursement de ses frais professionnels de déplacement, de restauration et d'hôtel.

Par exemple :
L'achat de cigarettes et de vêtements ne concerne pas directement sa mission et n'est pas remboursable.

Comment effectuer le remboursement des frais professionnels ?

Le remboursement des frais professionnels du salarié peut se faire de deux manières :

• Le versement d'une indemnité forfaitaire fixée par avance. Les montants forfaitaires sont fixés par l'URSSAF. De ce fait, le salarié prendra lui-même en charge ses frais professionnels. Cependant, certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées et doivent être étudiées au cas par cas, basées sur les justificatifs fournis par les salariés.
• Le paiement sur présentation de justificatifs : dans ce cas, le salarié doit présenter les factures comme justificatifs de ses frais à son employeur pour pouvoir être remboursé.

Comment rédiger une note de remboursement ?

Lorsqu’un employé a des frais réels à se faire rembourser par son employeur dans le cadre de la fonction qu’il exerce, s’il veut se faire rembourser, il faut qu’il établisse correctement une note de remboursement de frais. Ce n’est qu’à partir de cette note de frais correctement établie, que le service comptable de l’entreprise, pourra procéder à l’enregistrement de cette charge et rembourser les frais à l’employé sous conditions qu’elle soit correctement établie et que tous les justificatifs soient fournis. La note de frais peut être rédigée sur format papier ou numérique sous condition qu’elle soit complète et concerne :

• Des frais de déplacement dans le cadre du travail
• Des frais de repas et d’hôtel dans le cadre du travail
• Des frais de télétravail comme le matériel informatique dédié au travail, une participation à la facture d’électricité, etc.
• Les frais d’abonnement téléphonique et Internet

Comment faire une note de frais ?

Pour rédiger une note de frais correctement, il est conseillé d’utiliser un logiciel informatique adapté et de l’enregistrer sur son ordinateur. Cette note de frais sera remboursable par l’employeur sous condition qu’elle soit bien rédigée et comporte un certain n’ombre d’éléments essentiels comme :

• Le nom de l’employé
• La date de la dépense entrant dans le cadre du travail
• Le service
• Le motif
• Le lieu exact du déplacement
• La nature des frais engagés comme les repas, les frais d’hôtel, le taxi, le billet de train, les frais kilométriques, etc.
• La mention de la TVA

Cette note de frais doit impérativement être présentée à l’employeur avec tous les justificatifs y afférant. Certaines entreprises font confiance à leurs employés et ne demandent pas certains justificatifs, mais cette mesure est exceptionnelle et peut nuire à l’entreprise lors d’un contrôle fiscal.

Utiliser un logiciel pour note de frais

Si vous ne voulez pas répéter de nombreuses informations chaque semaine ou chaque mois dans vos notes de frais, vous pouvez utiliser les nouvelles technologies de l'information sous la forme d'un logiciel de note de frais dédié à cette activité. Certaines entreprises fournissent ce logiciel à leurs employés qui remplissent ainsi ces notes de frais, le renvoient à la comptabilité qui l’enregistre et déclenche ensuite le remboursement demandé par le salarié. Le logiciel de note de frais permet de faire gagner beaucoup de temps à tout le monde. Ce logiciel de note de frais est utilisé par de plus en plus d’entreprises, car il fait gagner du temps en facilitant la saisie des données, mais il permet aussi de suivre et de stocker les données comptables. Les employés s’en servant peuvent renseigner ce qui leur est demandé par un interface utilisateur, les employés du service comptable vérifient ces données et une fois qu’elles sont validées, le remboursement de frais est automatique.

Fonctionnement des avances sur frais professionnels

Bien souvent, les salariés d’une entreprise, sont appelés à réaliser des déplacements professionnels. Ils engagent alors des dépenses conséquentes et en font l’avance. Leur budget peut être déstabilisé quand les sommes sont importantes et leur employeur les rembourse plusieurs semaines après. Il faut savoir que l’avance de frais professionnels impacte surtout les salariés voyageurs d’affaires. Souvent, leur entreprise avance ces frais à leurs commerciaux avant leur départ pour qu’ils ne connaissent pas un problème de trésorerie. Cette avance est toujours une estimation sur les sommes à venir et si son montant est trop faible, alors l’entreprise verse le montant des frais supplémentaires à son employé quand il est de retour. Si c’est le cas inverse, alors le salarié rembourse le trop-perçu par prélèvement ou par diminution sur son prochain salaire. Bien entendu, le salarié doit justifier ces dépenses avec tous les justificatifs qu’il possède. Il doit ensuite établir une note de frais.

L’avance sur les frais professionnels peut être ponctuelle ou permanente. Pour les modalités de remboursement, quand elle est ponctuelle, l’entreprise fait un virement du montant estimé sur le compte bancaire de son employé qui doit justifier des dépenses à son retour. Cette avance ponctuelle de frais professionnel est souvent utilisée dans le cadre d’une mission temporaire. Quand l’avance sur frais professionnel est permanente, elle est versée chaque mois au salarié avec son salaire. Cette avance permanente est souvent négociée au contrat d’embauche surtout s’il s’agit d’un poste commercial nécessitant de nombreux déplacements à des fins professionnelles et fait l'objet d'un contenu relatif au remboursement. Son montant est déterminé entre les deux parties en fonction des frais pouvant être réellement engagés, mais le collaborateur doit présenter à son patron, une note de frais et les justificatifs à son retour.

Il existe encore des alternatives aux avances sur les frais professionnels pour les entreprises. Elles fournissent une carte bancaire à leur employé qui l’utilise pour ses frais professionnels et doit les justifier. Les employeurs ont le contrôle total de ces cartes en temps réel et à distance. Leur usage peut fonctionner avec un montant plafonné ou non et être unique ou multiple. Les sommes sont directement prélevées sur le compte de l’employeur et permettent ainsi d’éviter les avances sur frais de la part du salarié à titre personnel.

Un salarié peut-il refuser d'avancer des frais ?

Il faut savoir que le Code du travail ne définit pas l’obligation légale de faire l’avance des frais professionnels pour un salarié. Par contre, cette obligation peut exister si elle est définie par les accords passés entre le salarié et l’entreprise ou si elle est déterminée par la convention collective de l’entreprise.

À noter que le bulletin officiel de la Sécurité sociale stipule pour cette année que : « A compter du 1er janvier 2023, les tolérances relatives à l’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels précisées à la section 2 du chapitre 9 de la présente rubrique ne sont plus applicables.

Aussi, en cas de contrôle relatif à des périodes courant à partir du 1er janvier 2023, l’application de l’abattement à des salariés ne supportant en pratique aucun frais professionnel et l’absence de recueil du consentement du salarié le cas échéant sont des motifs de redressement.

De plus, à partir de cette même date, l’ensemble des remboursements et prises en charge directes de frais professionnels par l’employeur (à l’exception de ceux pour lesquels le cumul est autorisé et qui sont listés au C de la section 2 du chapitre 9 de la rubrique relative aux frais professionnels) doit être intégré à l’assiette des cotisations et contributions sociales avant application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ».

Avant de refuser l’avance de frais professionnels, un salarié a donc tout intérêt à connaître la situation dans laquelle il se trouve vis-à-vis de son employeur et vérifier tous ces paramètres.

Dans le principe, un salarié doit respecter les directives données par son employeur. Refuser une avance sur les frais professionnels peut aussi être considéré comme refuser un déplacement professionnel, mais ce commentaire laisse la place à de nombreuses interprétations pouvant être très personnelles et non conformes à la réalité. Par contre, la jurisprudence admet qu’une cause réelle et sérieuse peut conduire un salarié à refuser un voyage d’affaires s’il fait l’objet de problèmes médicaux, a des obligations familiales, ou que la non prise en charge des frais de déplacement par l’employeur soit reconnue (Cour de cassation du 21 mars 2012). Dans ce dernier cas, l’entreprise doit définir clairement les indemnisations concernant directement le déplacement professionnel lié à l'activité professionnelle.