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Formalités liées à l'embauche d'un premier salarié

Mis à jour le 03/03/2014

Le recrutement d’un premier salarié entraîne pour l’employeur plusieurs formalités vis-à-vis de l’administration et du salarié. Il est essentiel que le chef d’entreprise les maîtrise. Une première embauche doit être suivie avec attention.


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Formalités liées à l'embauche d'un premier salarié : les premiers réflexes

  • établir une DUE (déclaration unique d’embauche) à transmettre à l’URSSAF ou MSA (secteur agricole), de préférence dans les 8 jours avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Cette DUE regroupe les informations liées à l’employeur et au futur salarié. Si le salarié n’est pas déclaré, le travail peut être considéré comme du travail dissimulé.
  • établir un contrat de travail dans les 48 heures suivant l’embauche
  • Demande d’adhésion aux caisses sociales
  • Par un simple courrier, il faut demander l’adhésion du salarié et de l’entreprise aux caisses sociales (Médecine du travail,  retraite et prévoyance). Attention : les caisses de retraite et de prévoyance sont imposées dans certaines conventions collectives.
  • Médecine du travail

L’employeur a l’obligation de faire passer une visite médicale au nouveau salarié, avant l’embauche ou au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Cette visite justifiera de son aptitude au poste pourvu.

Formalités liées à l'embauche d'un premier salarié : les documents impératifs 

Une fois l’embauche du premier salarié réalisée, l’entreprise doit pouvoir justifier en cas de contrôle de l’administration des documents suivants :

  • Tenir un registre unique du personnel (sous peine de sanction pénale) où sont mentionnées les identités des salariés ainsi que leur date d’entrée et de sortie dans l’entreprise. Il doit être mis à jour à chaque mouvement de personnel. Ce registre est systématiquement demandé en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’Inspection du travail.
  • Etablir un document  unique des risques en entreprise où sont répertoriés les risques encourus par les salariés lors de l’utilisation de matériels ou les locaux eux-mêmes, et la solution pour palier à ces risques. Ce document est systématiquement demandé en cas de contrôle de l’Inspection du travail.
  • Affichage obligatoire

L’employeur est tenu d’afficher diverses informations obligatoires sur un tableau afin que le salarié puisse en prendre connaissance :

  • désignation de l’entreprise
  • numéro de téléphone et adresse de la Direction du Travail, Médecine du travail, urgences…
  •  date des congés payés, convention collective applicable
  •  certains articles du code du travail, notamment sur l’égalité professionnelle des hommes et des femmes, lutte contre la discrimination, interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise…
  • horaires de travail pratiqués dans l’entreprise
  • règlement intérieur 
  • etc.

Outre ces premières formalités, l’employeur, en fonction en autre du statut du futur salarié, du type de contrat de travail, pourra bénéficier éventuellement d’aides sociales ou de réduction de charges. C’est pourquoi, il est fortement conseillé de se rapprocher de son expert-comptable avant chaque embauche.

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