Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?

L'article en brefMettre en place un bon suivi de facturation est crucial pour assurer la santé financière d'une entreprise. Cela commence par une organisation interne solide, s'appuyant sur des conditions générales de vente claires et l'utilisation d'outils de suivi adaptés, comme un tableau Excel ou une 'balance âgée'. Ces outils permettent de visualiser rapidement l'état des factures en cours, facilitant ainsi le suivi des paiements, le calcul des indemnités de retard, et l'organisation des actions de recouvrement. Une bonne gestion de la facturation est essentielle non seulement pour maintenir une trésorerie saine mais aussi pour prévenir les risques de défaillance de l'entreprise.

Par ailleurs, l'article souligne l'importance des avantages d'un suivi de facturation efficace, qui va au-delà du simple recouvrement des créances. Il s'agit d'un levier stratégique pour optimiser le besoin en fonds de roulement, conserver une capacité d'investissement et envoyer des signaux positifs aux partenaires financiers. L'utilisation de logiciels spécialisés comme Tiime, qui propose des solutions pour la facturation et la comptabilité, illustre parfaitement comment la technologie peut faciliter la gestion quotidienne des entreprises. Cela permet non seulement un gain de temps précieux mais aussi une collaboration plus fluide avec les experts-comptables, renforçant ainsi l'efficacité du suivi de facturation.
Temps de lecture : 2minDernière mise à jour : 09/02/2024
Découvrez Tiime, l'outil de facturation nouvelle générationEn savoir plus
Ecrit par Pauline MARIÉAccompagnatrice de freelances en comptabilité et création d'entreprise chez L-Expert-Comptable.com
Image
guillaume-delemarle-expert-comptable
Article certifié par
Guillaume DELEMARLE
 
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
Image
mise-en-place-suivi-facturation

Comment mettre en place un bon suivi de facturation ? Vendre un maximum de produits ou de services est un puissant leitmotiv pour les commerciaux d'une entreprise. Mais être en mesure d'encaisser le montant de la prestation doit l'être tout autant. Pour cela, mettre en place un suivi de facturation efficace s'avère hautement stratégique. Comment faire ? Quid des avantages du suivi de facturation ? Nos réponses.

Une bonne organisation interne : la base

Suivre une méthode précise et utiliser des outils adaptés, voilà les principes fondateurs d'un suivi de facturation performant. 

Pour cela, mieux vaut prévoir le coup dès le départ. L'idée est de définir des conditions générales de ventes claires au sujet de la facturation :

  • Acompte à verser à la signature du devis
  • Paiement en plusieurs fois 
  • Délai consenti 
  • Date limite de paiement 
  • Indemnité de retard 

En d'autres termes, prévenir ses clients en amont de la vente via la rédaction de clauses précises est essentiel.

Mais suivre la facturation est désormais rendu rapide et performant par l'utilisation d'outils simples tels qu'un tableau de type Excel par exemple. L'avantage est de pouvoir visualiser l'état des factures en cours. Pour cela, quelques informations sont à renseigner :

  • Nom du client
  • Numéro de facture
  • Date de facturation
  • Date d'échéance :  date limite de paiement avant application de la majoration
  • Montant de la facture : coût total de la vente
  • Jours de dépassement : nombre de jours passés entre la date d'échéance et la date actuelle (notamment pour le calcul du montant de l'indemnité de retard)
  • Montant de la majoration
  • Solde restant dû
  • État du paiement : 'en attente', 'en cours', 'réglée'
  • 1ère, 2nde, 3ième relance : date à laquelle les relances ont été effectuées

Sachez qu'une 'balance âgée' est une technique très fréquemment employée : cela revient à créer un listing des factures en attente de paiement classée par ordre chronologique. Trois données doivent apparaître : nom du client, date d'échéance, montant de la créance.

Quid des avantages ?

Mettre en place un outil de suivi de la facturation permet de piloter efficacement la conduite d'une activité, d'avoir une vue d'ensemble sur les encours client, d'organiser au mieux le paiement. Cela permet le cas échéant de savoir quand, pour quel client et pour quel montant il devient nécessaire d'initier diverses actions de recouvrement : de l'amiable au judiciaire.

Mais cela représente d'autres avantages bien réels pour l'entreprise comme l'optimisation du Besoin en Fond de Roulement. En étant en mesure d'encaisser régulièrement ses factures, l'entreprise dispose alors de suffisamment de 'cash' pour ses affaires courantes.

Elle conserve également toute sa capacité d'investissement en limitant au maximum les dettes, envoyant par là un bon signal aux partenaires financiers. 

Plus encore, assurer un suivi de facturation efficace est le premier bouclier contre la défaillance d'entreprise, qui peut conduire à une cessation pure et simple de l'activité. Car les retards de paiement et autres impayés pèsent énormément dans les échecs de sociétés de secteur variés.  

Aussi, être en mesure de suivre la facturation au mieux pour être payé au plus vite devient un enjeu vital. 

Tiime, c'est un logiciel de facturation et de comptabilité en ligne qui facilite la collaboration entre vous et votre expert-comptable. Il propose deux applis, Invoice et Accounts, que vous pouvez utiliser sur votre smartphone ou en ligne.

Invoice s'occupe de votre facturation de manière fiable et suit tout en temps réel. Avec Accounts, vous envoyez vos documents comptables à votre expert en prenant simplement une photo.
Tiime rend la vie plus simple à votre comptable et vous évite.
Le petit plus : si votre expert-comptable utilise déjà Tiime (comme chez L-Expert-Comptable.com), l'accès aux applis est gratuit pour vous ! !