Comment comptabiliser les refacturations entre sociétés ?

Dernière mise à jour :
Image
guillaume-delemarle-expert-comptable
Par Guillaume DELEMARLE
Guillaume DELEMARLE
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
L'article en bref
  • La refacturation permet de rationaliser les coûts et de centraliser la gestion des ressources.
  • Elle diffère des débours : la refacturation concerne un service ou produit facturé à sa valeur réelle, tandis que le débours est un simple remboursement de dépenses engagées au nom d’un client.
  • Elle peut inclure des domaines variés : ressources humaines, marketing, informatique, location de locaux, etc.
  • Les règles comptables et fiscales (TVA, justification des charges) varient selon la nature de la transaction et les entités concernées.
  • La traçabilité et une bonne documentation (contrats, justificatifs) sont indispensables pour sécuriser et justifier les refacturations.
  • L’utilisation d’un logiciel de comptabilité facilite grandement les process de suivi et de création de factures.
Sommaire

La refacturation entre sociétés est un processus essentiel dans le monde des affaires. Elle permet de rationaliser les coûts et d'optimiser la gestion des ressources. Dans cet article, nous allons examiner comment comptabiliser les refacturations entre sociétés, en mettant l'accent sur les bonnes pratiques à suivre.

Avant d'entrer dans les détails de la comptabilisation, il est important de faire la distinction entre refacturation et débours. Alors que la refacturation implique la facturation d'un service ou d'un produit à sa valeur réelle, les débours se réfèrent aux dépenses engagées au nom d'un client, et qui seront ensuite remboursées.

C'est quoi une refacturation ?

Une refacturation est le processus par lequel une société facture à une autre société des services ou des biens qu'elle a fournis. Cela peut concerner une multitude de services, tels que les ressources humaines, le recrutement, le marketing, les systèmes informatiques, ou même l'utilisation d'un siège social commun.

Pourquoi effectuer une refacturation entre sociétés ?

La refacturation permet de réaliser des économies d'échelle en regroupant les commandes de plusieurs sociétés. En effet, en passant de petites commandes à des commandes plus importantes, il est possible d'obtenir des conditions plus avantageuses auprès des fournisseurs, notamment en termes de prix, de délais de livraison et de services.

C'est également un moyen de centraliser les commandes, ce qui peut simplifier la gestion et réduire les coûts administratifs.

Un autre intérêt réside dans l'organisation des frais généraux en centralisant leur gestion. Cela aura deux impacts non négligeables :

  • réduire les coûts,
  • gagner en efficacité,

Notamment en évitant les doubles facturations ou les oublis.

En fonction de la structure juridique du groupe, la refacturation peut permettre de réduire les charges sociales et fiscales.

Quelles sont les charges refacturables entre sociétés ?

Les charges refacturables sont des dépenses liées à des services ou biens fournis entre sociétés. Elles englobent des domaines tels que : 

  • la gestion des ressources humaines, 
  • le recrutement,
  • le marketing,
  • les systèmes informatiques,
  • ainsi que l'utilisation d'un siège social commun.

Quelles sont les règles comptables et fiscales de la refacturation ?

La refacturation entre sociétés du même groupe est régie par des règles comptables et fiscales.

Règles fiscales et comptables de la refacturation

Règles fiscales : TVA déductible ou non ?

En principe, la refacturation de frais entre sociétés est soumise à la TVA. La société qui procède à cette opération doit donc facturer la TVA à la société qui reçoit la facture.

Cependant, il existe des exceptions à cette règle. La TVA n'est pas due dans les cas suivants :

  • Les frais sont facturés à un prix inférieur au prix de revient. Dans ce cas, la refacturation est considérée comme un remboursement de débours et la TVA n'est pas due.
  • Les frais sont facturés à une société étrangère non assujettie à la TVA. Dans ce cas, la société qui procède à la refacturation doit facturer la TVA, mais la société étrangère ne pourra pas la récupérer.
  • Les frais sont facturés à une société étrangère assujettie à la TVA dans un pays avec lequel la France a conclu une convention d'assistance administrative en matière de TVA. Dans ce cas, la société qui procède à la refacturation doit facturer la TVA, mais la société étrangère pourra la récupérer.

Règles comptables pour la société avançant les frais et pour celle procédant à la refacturation.

  • Pour la société avançant les frais : la société qui avance les frais doit comptabiliser les frais engagés dans ses comptes de charges. Elle doit ensuite comptabiliser la refacturation des frais comme un produit.
  • Pour la société procédant à la refacturation : la société procédant à la refacturation doit comptabiliser les frais engagés dans ses comptes de charges. Elle doit ensuite comptabiliser la refacturation des frais comme un produit.

Qu'en est-il de la refacturation entre sociétés du même groupe ?

La refacturation intra-groupe implique de facturer des biens ou services entre des sociétés d'un même groupe. Cela offre des avantages tels que l'optimisation des coûts, la mutualisation des ressources et un gain de temps.

Pour effectuer une refacturation entre sociétés du même groupe, il est indispensable de formaliser les transactions avec une convention précisant les détails des échanges. Les transactions doivent être comptabilisées selon les normes comptables en vigueur. De plus, il est essentiel de respecter les règles fiscales spécifiques à chaque juridiction où les entités opèrent.

La refacturation de frais : comment procéder ?

La refacturation de frais consiste à facturer des dépenses engagées pour le compte d'un client ou d'une entité. Voici les étapes clés pour procéder à une refacturation de frais :

  • Intégration à la facture de vente ou création d'une facture dédiée. Vous avez le choix d'intégrer les frais directement à la facture de vente, ou de créer une facture dédiée spécifiant clairement les frais refacturés.
  • Respect des règles générales de facturation. Assurez-vous de suivre les règles standard de facturation, comme l'inclusion des coordonnées de l'émetteur et du destinataire, la description précise des biens ou services fournis, les montants, les dates, etc.
  • Traitement comptable spécifique des refacturations de frais. La refacturation de frais doit être correctement enregistrée. Les comptes pertinents devraient être débités pour enregistrer les frais engagés et crédités pour refléter la refacturation.

Nos conseils d'experts-comptables pour effectuer des refacturation entre société

Documentation et traçabilité

Il est impératif de conserver une trace détaillée de chaque transaction et des documents qui lui sont associés. Cette pratique garantit une transparence totale et fournit une référence indispensable pour d'éventuels besoins ultérieurs. De plus, une documentation complète facilite considérablement la gestion des audits et des contrôles.

Transparence avec les parties prenantes

Il est impératif de communiquer de manière transparente avec les sociétés concernées avant d'initier toute refacturation. Cette démarche prévient tout risque de malentendu ou de désaccord éventuel. Les conditions et modalités de la refacturation doivent être clairement énoncées et acceptées par toutes les parties impliquées.

Utilisation d'un logiciel de comptabilité

Automatiser le processus de refacturation est une étape essentielle pour accroître l'efficacité. L'emploi d'un logiciel comptable tel que Tiime simplifie la gestion des transactions, la création des factures ainsi que le suivi des paiements. De plus, il permet de refacturer des frais en se basant sur les justificatifs déposés, ce qui simplifie considérablement le processus.

Donnez votre avis :