La comptabilité d’une SAS : comment ça marche ?
Appréciée pour sa flexibilité, la SAS (Société par Actions Simplifiée) doit néanmoins respecter des règles comptables strictes. De la tenue des livres à l’établissement des comptes annuels, en passant par les déclarations fiscales… Découvrez toutes les obligations comptables, les options de gestion et les bonnes pratiques essentielles à la bonne administration comptable de votre SAS.
Qu'est-ce qu'une SAS et pourquoi la comptabilité est-elle obligatoire ?
La SAS (Société par Actions Simplifiée) est une société commerciale qui doit être composée d’au moins un associé, à l’inverse d’une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle). Elle permet d’exercer toutes sortes d’activités, à l’exception de quelques secteurs réglementés (tels que les professions libérales réglementées ou le débit de tabac). Ce statut offre par ailleurs une grande liberté aux associés, qui peuvent définir eux-mêmes les règles liées au fonctionnement de leur entreprise.
Le président à la tête d’une SAS agit en tant que représentant de l’entreprise, mais il est également civilement et pénalement responsable de celle-ci, notamment en cas de faute de gestion. En cas de faillite, leur responsabilité se limite toutefois au montant de leurs apports au capital social de la société.
Selon la loi, une SAS doit impérativement tenir une comptabilité précise, qui inclut la tenue de livres comptables et l’établissement des comptes annuels à la clôture de chaque exercice
Voici les principaux objectifs d’une comptabilité rigoureuse en SAS :
Objectif | Description |
|---|---|
| Assurer une transparence financière totale | Permet d’avoir une visibilité claire et détaillée des flux financiers, évitant toute opacité dans la gestion comptable. |
| Favoriser une gestion optimale du patrimoine | Aide à organiser et sécuriser les actifs de l’entreprise pour une meilleure pérennité financière. |
| Faciliter le pilotage financier de la société | Permet d’anticiper les décisions stratégiques en s’appuyant sur des données comptables précises et actualisées. |
| Garantir la conformité fiscale et légale | Assure le respect des obligations comptables et fiscales de la SAS, évitant les sanctions et contrôles. |
Les principales obligations comptables d'une SAS
Tenue des livres comptables, enregistrements comptables, établissement des comptes annuels, conservation des documents comptables pendant 10 ans… Voici un tour d’horizon des principales obligations comptables d’une SAS :
1. La tenue des livres comptables obligatoires
Les livres comptables dont la tenue est obligatoire en SAS sont :
Le livre-journal : chaque mouvement doit être consigné avec soin et de manière chronologique sur ce livre numéroté, de façon à garantir une traçabilité quotidienne des opérations ;
Le grand livre : le grand livre recense l’ensemble des comptes, classés selon leur numérotation. Chaque compte doit comporter les informations suivantes :
La date de l’opération comptable ;
Le libellé expliquant la nature de l’opération ;
Le numéro de pièce justificative associée (facture, relevé bancaire, etc.) ;
Le montant au débit (argent sorti) ;
Le montant au crédit (argent entré) ;
Le solde après chaque opération.
La tenue d’un livre d'inventaire n'est quant à elle plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016.
Les bonnes pratiques pour tenir un livre comptable en SAS incluent notamment
Pratique | Description |
|---|---|
| Utilisation d’un plan comptable adapté | Choisir un plan comptable en adéquation avec l’activité de l’entreprise pour une meilleure organisation financière. |
| Création de trames pour l’intégration automatique des comptes | Mettre en place des modèles pour automatiser les écritures comptables et gagner en efficacité. |
| Classification rigoureuse des pièces comptables | Organiser et archiver les factures, relevés bancaires et autres justificatifs pour un suivi clair et précis. |
| Numérotation soignée des pièces comptables | Attribuer un numéro unique à chaque document comptable pour assurer la traçabilité et éviter les erreurs. |
2. Les enregistrements comptables
Les enregistrements comptables sont consignés dans le livre-journal puis classés dans le grand livre. Il est essentiel d’assurer leur traçabilité et leur bonne conformité aux obligations légales. Pour cela, ils doivent inclure les éléments suivants : date, libellé, numéro de compte, montant et pièce justificative. En outre, les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise doivent être enregistrés de manière chronologique, en respectant des principes de régularité et de sincérité, c’est-à-dire dans le respect des règles et principes comptables.
Comptabilité d'engagement et de trésorerie : quelles différences ?
La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer chaque transaction dès qu’elle est actée, indépendamment du paiement. À l’inverse, la comptabilité de trésorerie enregistre les charges et produits uniquement lorsqu’ils apparaissent sur le compte bancaire de l’entreprise.
3. L'établissement des comptes annuels
En SAS, l’établissement des comptes annuels est obligatoire à la clôture de chaque exercice comptable. Ces comptes annuels comprennent :
Le bilan comptable : il présente le patrimoine de l’entreprise et se compose de l'actif (immobilisations, créances clients, trésorerie…), et du passif de l'entreprise (capitaux propres, dettes fournisseurs, emprunts…).
Le compte de résultat : ce document comptable retrace la performance financière de la SAS sur un exercice. Il présente les produits et les charges de la SAS pour calculer le résultat net de l’entreprise.
L’annexe légale : l’annexe légale regroupe des informations complémentaires sur la situation financière de la SAS. Elle permet de justifier certaines données financières et d’améliorer la transparence de son entreprise.
Les cas particuliers : Les micro-SAS et petites SAS bénéficient de simplifications comptables afin d’alléger leurs obligations administratives.
Une micro-SAS, sous un régime de micro-entreprise, peut bénéficier :
D’une dispense de bilan et de compte de résultat détaillé
D’une tenue de comptabilité de trésorerie (enregistrement uniquement lors des paiements)
D’un dépôt des comptes annuels non-obligatoire
Si une petite SAS ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants :
Bilan < 6 M€,
Chiffre d'affaires < 12 M€,
Effectif < 50 salariés.
Elle peut alors bénéficier d’une annexe comptable allégée, de la confidentialité des comptes annuels (sur demande) et d’un allégement des obligations déclaratives.
4. La conservation des documents comptables
Une SAS est tenue de conserver ses pièces comptables pendant 10 ans après la clôture de chaque exercice. Un archivage numérique, sur un serveur sécurisé ou via un logiciel comptable certifié, ainsi que des copies papiers sont préconisées pour conserver les données comptables de l’entreprise.
Le commissaire aux comptes en SAS : est-il obligatoire ?
Le commissaire aux comptes (CAC) assure la transparence financière et contrôle la régularité des comptes, notamment en cas de forte croissance ou d’investisseurs externes.
La nomination d’un commissaire aux comptes en SAS dépend de la taille et de l’activité de l’entreprise.
Nomination obligatoire
La désignation d’un CAC en SAS est obligatoire si la société dépasse 2 des 3 seuils suivants :
Un bilan supérieur à 4 millions d’euros
Un chiffre d’affaires annuel hors taxes supérieur à 8 millions d’euros
Un effectif supérieur à 50 salariés
Faire appel à un commissaire aux comptes est également obligatoire si la SAS contrôle, ou qu’elle est contrôlée par une autre société.
Nomination facultative
Les associés de la SAS détenant au moins 10 % du capital peuvent demander la désignation d’un commissaire aux comptes, même si les seuils ne sont pas atteints (Source : service-public.fr).
Peut-on tenir la comptabilité d'une SAS soi-même ?
Risques d’erreurs comptables, manque de fiabilité et de conformité aux normes fiscales, coûts réduits… Découvrez les avantages, les inconvénients et les enjeux derrière une comptabilité autonome en SAS.
Faire sa comptabilité en interne : avantages et inconvénients
Faire sa comptabilité en interne permet d’économiser les frais d’une expertise comptable, et de gérer les finances de l’entreprise en temps réel. C’est toutefois un choix risqué, car faire la comptabilité d’une SAS soi-même augmente le risque d’erreurs comptables et engage la responsabilité légale du président en cas de faute. De plus, cette tâche peut s’avérer complexe et chronophage.
Les bonnes pratiques en cas de gestion autonome de sa comptabilité :
Pour réaliser soi-même sa comptabilité en SAS, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité certifié (comme Indy ou Dougs), afin d’automatiser une partie des écritures comptables, de générer les déclarations fiscales et de simplifier le suivi des finances.
En outre, il est préférable de recevoir une formation aux bases comptables (comptabilité d’engagement, TVA, amortissements, obligations fiscales…), pour éviter les erreurs les plus courantes.
Faire appel à un expert-comptable : pourquoi c'est recommandé ?
Faire appel à un expert-comptable en SAS représente un gain de temps considérable pour le gérant. Mais c’est avant tout le meilleur moyen d’assurer la conformité et l’optimisation de la gestion financière de l’entreprise. Avec l’intervention d’un expert-comptable, la SAS s’expose moins aux risques de redressements fiscaux ou d’irrégularités. Enfin, ce professionnel est à même de proposer un accompagnement fiscal et juridique avec des conseils stratégiques sur la TVA, l’optimisation fiscale ou encore la gestion des salaires…
Le coût moyen pour faire appel à un expert-comptable :
Les honoraires d'un expert-comptable oscillent entre 70 € et 300 € de l’heure. Le montant d’une prestation peut varier en fonction de la complexité du projet comptable et de la taille de la SAS.
Chez L'Expert-Comptable. com, nous proposons un tarif avantageux de seulement 79 € par mois. En ce moment, vous pouvez en plus créer votre entreprise en ligne gratuitement avec notre offre à 0 € !
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations comptables ?
Le respect des obligations comptables en SAS est nécessaire pour rester en concordance avec la loi. En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise s’expose à des sanctions financières, fiscales et pénales.
Les sanctions fiscales en cas de non-respect des obligations comptables
En cas d’irrégularités ou d’absence de tenue des comptes, l’administration fiscale peut rejeter les comptes de la SAS, ce qui risque d’entraîner un redressement fiscal, et de nuire à la trésorerie de l’entreprise.
De plus, des pénalités financières plus ou moins importantes peuvent être appliquées. Par exemple, le non-dépôt des comptes annuels et des documents associés auprès du greffe risque d’entraîner une amende de 1 500 €. Celle-ci peut être portée à 3 000 € en cas de récidive (Source : service-public.fr).
Les sanctions civiles et pénales en cas de non-respect des obligations comptables
En cas de retard dans le dépôt des comptes, toute personne concernée (comme un salarié ou un ancien salarié) ou le ministère public peut saisir le tribunal de commerce. Le président du tribunal peut alors imposer une astreinte, et obliger le dirigeant à déposer les comptes dans un délai d’un mois, sous peine de recevoir une pénalité financière pour chaque jour de retard.
Si la société ne réagit pas, le président du tribunal confirme alors le non-dépôt des comptes et impose le paiement de l’astreinte. Il est également habilité à enquêter sur la situation financière de l’entreprise et, selon les conclusions, il peut décider de :
Lancer une procédure d’alerte pour signaler des difficultés.
Ouvrir une liquidation judiciaire si l’entreprise est en état de cessation de paiements.
Nos conseils pratiques pour la gestion comptable de votre SAS
Découvrez les conseils pratiques de L’Expert-Comptable.com pour optimiser la gestion comptable de votre SAS :
Établir un calendrier comptable : établir un calendrier comptable regroupant toutes les échéances clés (telles que les déclarations de TVA, la clôture des comptes annuels et les dépôts légaux), permet d’anticiper les obligations fiscales et d’éviter les pénalités de retard.
Choisir un logiciel comptable adapté : des outils comme Indy, Dougs ou Pennylane facilitent la gestion comptable quotidienne et garantissent une mise en conformité avec la réglementation en vigueur.
Mettre en place des processus de validation des factures et justificatifs permet d’assurer un suivi rigoureux des transactions, de limiter les erreurs et d’avoir une vision claire sur sa trésorerie.
Anticiper les besoins fiscaux : en mettant en place des provisions comptables et un suivi rigoureux des échéances fiscales, le dirigeant de la SAS peut plus facilement gérer les obligations fiscales de son entreprise. Cette anticipation permet d'assurer une bonne gestion de la trésorerie, d'éviter les imprévus financiers et d'optimiser le résultat net, tout en restant en conformité avec la réglementation.
FAQ sur la comptabilité d'une SAS
Quelle comptabilité pour une SAS ?
La SAS utilise la comptabilité d'engagement, tient un livre-journal et un grand livre, et produit des comptes annuels. La gestion comptable peut être interne ou confiée à un expert-comptable pour assurer conformité et optimisation financière.
Quelles sont les obligations comptables d'une SAS ?
Une SAS a des obligations comptables : comptabilité complète, comptes annuels, déclarations fiscales, conservation des documents et commissaire aux comptes si nécessaire.
Un expert-comptable est-il obligatoire pour une SAS ?
Un expert-comptable n'est pas obligatoire pour une SAS, mais est conseillé pour une gestion fiscale rigoureuse et éviter les sanctions.
Quand faut-il nommer un commissaire aux comptes ?
La SAS doit nommer un CAC si elle dépasse deux des seuils : 4 M€ de bilan, 8 M€ de CA HT, 50 salariés, ou si elle a des liens capitalistiques. Sinon, c'est optionnel, mais 10% des associés peuvent l'exiger.
Questions & réponses