Tenir sa comptabilité: obligation légale et aide au pilotage

Mis à jour le 19/02/21
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Périodiquement, la législation impose aux sociétés de fournir une synthèse comptable de leur activité économique. Si elle est souvent perçue par les entreprises comme un fardeau, la comptabilité est pourtant un outil essentiel permettant de présenter les informations chiffrées de l’activité économique d’une société.

L’expertise-comptable: une obligation légale pour chaque entreprise


Les documents à fournir


Quel que soit le statut de votre société, celle-ci est soumise à un ensemble de règles l’obligeant à fournir différents documents pour les autorités. De façon quotidienne, vous devez répertorier les opérations de votre entreprise à l’aide de pièces justificatives: il peut s’agir de factures, de chèques, de quittances d’assurance ou encore de déclarations fiscales. Vous devez lister toutes ces informations dans ces différents documents, en respectant l’écriture comptable:


  • Le journal: il permet une classification chronologique des opérations de votre société en les attribuant à différents comptes, en distinguant les débits et les crédits grâce à deux colonnes distinctes.


  • Le grand-livre: il permet une classification des opérations réalisées pour chacun des comptes de l’entreprise sur une période donnée. Ainsi, il permet d’avoir un aperçu de l’ensemble des opérations sur tel ou tel compte.


  • La balance générale: Une fois le grand-livre constitué, vous pouvez solder chacun des comptes. La balance générale consiste à lister l’ensemble des soldes de vos comptes, en précisant à chaque fois s’ils sont débiteurs ou créditeurs.


Ces différents documents comptables doivent être tenus à jour régulièrement grâce au PCG (Plan Comptable Général) faisant référence en France. Lors du dépôt des comptes annuels de l’entreprise, d’autres documents de synthèse faisant état des informations comptables de votre entreprise doivent être fournis: ce sont les états financiers. La présentation des comptes de la société doit impérativement inclure :


  1. Le bilan comptable

Il présente les comptes à l’actif et au passif de l’entreprise, autrement dit son patrimoine (ce qu’elle possède) et ses dettes. Il présente ainsi les ressources financières d’une société (l’origine de ses fonds) ainsi que la façon dont elle les utilise (emplois). Le bilan comptable permet d’avoir une vision directe de l’actif-passif d’une entreprise.


  1. Le compte de résultats


Il donne des informations sur la performance de l’entreprise. Il récapitule l’ensemble des produits (ventes par exemple) et des charges (financières, salariales…) de la société.


  1. Les annexes


Elles complètent et commentent les informations chiffrées du bilan annuel et du compte de résultat



La déclaration des comptes de l’entreprise


Les justificatifs (factures, chèques, …) constituant la base du travail de l’Expert-comptable doivent également être mises de côté: elles peuvent vous être demandées en cas de contrôle. Si vous ne déclarez pas les synthèses des comptes de votre entreprise, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à 1 500€.


Une fois la clôture de vos comptes effectuée, vous devez déclarer les états financiers de votre entreprise au service des impôts. Ils serviront de base pour calculer les obligations fiscales de votre société. Vous pouvez effectuer cette démarche en ligne auprès des greffes des tribunaux de commerce, ou bien par courrier.


Ces informations doivent en outre être conservées pendant 10 ans dans les archives de la société.



La comptabilité dresse la situation financière d’une entreprise


Elle permet d’évaluer le patrimoine d’une société (actif/passif)


La gestion de la comptabilité permet d’enregistrer les informations chiffrées d’une entreprise à une date donnée. La tenue de la comptabilité est donc un moyen de garder en mémoire, c’est-à-dire d’archiver les informations chiffrées liées à votre activité.


En jetant un rapide coup d'œil au bilan de votre entreprise, vous pouvez directement obtenir les informations sur le patrimoine de votre société. Les comptes de l’actif récapitulent ce que vous possédez au moment de la clôture des comptes.


On distingue ainsi :

  • les actifs circulants : il s’agit essentiellement des créances de l’entreprise, c’est-à-dire l’argent que vous doivent vos clients

  • les actifs immobilisés: il s’agit de biens corporels (matériel de bureau, terrains) ou incorporels (brevets, marques) détenus par l’entreprise

  • les disponibilités : argent en banque ou en caisse, directement utilisable par l’entreprise sous forme de liquidités


Réciproquement, en regardant les comptes du passif, vous pouvez avoir un aperçu de l’argent que vous devez au moment de la clôture des comptes. On distingue:

  • les dettes financières : argent que l’entreprise doit rembourser après l’avoir emprunté à une banque

  • les dettes d’exploitation : argent que l’entreprise doit à ses différents fournisseurs



Les comptes de trésorerie


La comptabilité permet par ailleurs d’avoir un aperçu de la trésorerie de l’entreprise, ce qui est une information capitale pour un bon gestionnaire. Sur le PCG (Plan Comptable Général), les comptes affiliés à la trésorerie sont les comptes de la classe 5: il s’agit par exemple des comptes de banque ou de caisse.


Ils permettent d’avoir un aperçu de l’état de vos comptes et de la trésorerie de votre entreprise: avoir un compte bancaire très largement créditeur indiquera par exemple que la gestion de votre entreprise n’est pas bonne.


L’information de ces comptes peut être synthétisée à travers un tableau de flux de trésorerie, dans lequel on distingue trois types de flux :


  • les flux de trésorerie d’exploitation : ils comprennent les ventes réalisées par votre entreprise, mais aussi les charges salariales et le paiement de vos fournisseurs vous ayant permis de produire des biens ou des services.

  • les flux de trésorerie d’investissement : ils comprennent par exemple les immobilisations effectuées par votre entreprise

  • les flux de trésorerie de financement : ils représentent le capital investi dans l’entreprise et les emprunts effectués par la société


La comptabilité : une information utile pour les investisseurs potentiels


L’information comptable de votre entreprise n’a pas qu’un usage interne. En plus de vous aider à avoir des informations clefs sur l’état financier de votre entreprise, la comptabilité vous permet d’informer les investisseurs de la bonne santé de votre entreprise.


Ainsi, avoir une comptabilité sincère et qui présente de façon synthétique les performances de votre entreprise vous permettra d’apparaître comme une société de confiance auprès des investisseurs potentiels, ainsi qu’auprès de vos fournisseurs ou de vos banques. Ces dernières vont par exemple vouloir connaître l’état financier de votre entreprise avant de vous accorder un prêt. D’où l’importance de faire sa comptabilité avec rigueur: il s’agit également d’un outil de communication qui fait foi de la bonne santé de votre entreprise.



La comptabilité analytique: rationalisation de l’organisation de l’entreprise


Une vision plus précise de toutes les activités de la société


La comptabilité de gestion (ou comptabilité analytique) est utilisée en interne par l’entreprise afin de déterminer ses stratégies commerciales. Elle établit un zoom sur les différentes activités de votre entreprise et détaille de façon exhaustive les performances réalisées par votre société dans tel ou tel domaine. Tenir une comptabilité de gestion peut donc s’avérer très avantageux pour une entreprise tant elle fournit des informations détaillées de l’activité de la société. Elle est très souvent utilisée par les grandes entreprises afin d’aider à la prise de décision. Néanmoins, elle garde également son utilité pour une plus petite entreprise.


De façon globale, la comptabilité analytique vous permet d’analyser en détails votre processus de fabrication et de déterminer les coûts de revient de ce que l’entreprise produit. Le principal avantage de la comptabilité de gestion est de vous permettre par exemple d’évaluer vos performances selon différents critères:

  • Si votre entreprise a plusieurs activités ou vend différents produits, vous pourrez calculer le coût de revient de tel produit et voir les ventes associées à ce dernier.

  • Si votre entreprise est implantée dans plusieurs pays, vous pourrez comparer vos performances selon le pays dans lequel vous vendez.


Cette comptabilité n’est pas obligatoire, contrairement à la comptabilité générale. Cependant, elle s’avère être un outil très puissant pour une entreprise puisqu’elle détaille de façon claire et précise les performances de votre entreprise selon différents paramètres que vous pouvez définir.


En conclusion, la comptabilité générale est obligatoire et vous permet d’obtenir des informations globales sur la santé de votre entreprise, c’est-à-dire sur l’état financier de vos comptes. Elle a un usage à la fois interne et externe. La comptabilité analytique, elle, a un usage exclusivement interne et permet d’avoir une vision plus précise de votre activité en fonction de plusieurs paramètres.



Calcul des coûts de chaque bien ou service produit : aide au pilotage


Différentes méthodes peuvent être utilisées en comptabilité de gestion pour vous aider dans le pilotage de votre entreprise: méthode des coûts complets, méthode des coûts partiels, méthode du direct costing…


Elles vous permettent de déterminer ce que coûte la production d’un bien pour votre entreprise en prenant compte de différents paramètres: coûts d’exploitation, de stockage, de production ou encore d’expédition… Ces informations vous permettront de définir des axes stratégiques pour votre entreprise en détaillant ce que vous pouvez améliorer dans votre processus de production et en mettant en valeur la faisabilité de vos projets d’implantation sur d’autres marchés par exemple.


La comptabilité est donc loin d’être un simple fardeau pour une entreprise: elle permet de faire un état des lieux de votre situation actuelle et d’agir en conséquence en analysant vos performances selon des critères à définir.


A propos

Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

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