Externalisation comptable : comparatif et avantages en 2025

La gestion comptable et sa mise en conformité avec les différentes réglementations constituent un enjeu majeur pour tout chef d’entreprise. Qu’il s’agisse de tenir une comptabilité d’engagement ou une comptabilité de trésorerie, l’entrepreneur est libre de la prendre en charge lui-même ou de faire appel à une expertise externe, s’il ne dispose pas des ressources humaines ou matérielles requises. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la comptabilité. En quoi cette pratique est-elle efficace et qu’implique-t-elle pour le dirigeant ? À qui s’adresser pour profiter de ce type de prestations de services ?

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Qu'est-ce que ça veut dire « externaliser sa comptabilité » ?

Définition d’une comptabilité externalisée

L’externalisation de sa comptabilité désigne le fait, pour un dirigeant, de déléguer à un prestataire externe, tout ou partie des tâches relatives à la tenue des comptes de son entreprise. Le plus souvent, celui-ci confie cette mission à un expert-comptable qui officie au sein de son cabinet comptable. Toutefois, le gérant peut également se tourner vers une association de gestion et de comptabilité (AGC).

Lorsqu’il sollicite les services d’un expert-comptable, les deux parties sont tenues de signer une lettre de mission. Celle-ci vise à préciser les contours de la mission pour laquelle l’expert-comptable est mandaté. 

En effet, l’externalisation comptable peut être complète ou partielle. Le professionnel des chiffres peut notamment se voir confier : 

• la saisie des écritures et la tenue des livres comptables ;

• l’établissement de la comptabilité clients et fournisseurs ;

• la réalisation des déclarations fiscales ;

• l’établissement des bulletins de paie des salariés de l’entreprise cliente, assorti des déclarations sociales et de la gestion de l’administration du personnel ;

• l’attestation des comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable et annexes) ;

• une mission de conseil et d’assistance juridique, fiscale et sociale.

Le chef d’entreprise est également libre de privilégier une externalisation partielle de sa comptabilité, en ne confiant au prestataire que les travaux requérant les compétences qui lui font défaut, comme la paie et l’administration du personnel par exemple.

Quand doit-on / peut-on le faire ?

Il devient particulièrement pertinent d’envisager l’externalisation de sa comptabilité dès lors que les obligations qui en découlent s’avèrent de plus en plus contraignantes pour le gérant de société. 

En cas d’obligations comptables devenues complexes

C’est un fait, selon la nature de sa structure juridique, les obligations comptables qu’elle implique peuvent être allégées (comme en micro-entreprise) ou au contraire, bien plus complexes (comme en SARL). À ce titre, elles induisent à ajouter de multiples tâches chronophages dans le quotidien de l’entrepreneur et éloignent ce dernier de son cœur de métier.

Quand certaines ressources font défaut

L’externalisation de la comptabilité est également justifiée alors que sa tenue nécessite des qualifications techniques ou d’outils spécifiques (logiciel de comptabilité performant), mais que l’entreprise ne dispose pas de ces ressources en interne. La problématique de l’externalisation comptable se pose et exige du dirigeant de choisir entre : 

• recruter un profil compétent et autonome, et supporter la charge qu’il pèse en termes de masse salariale ;

• privilégier les services d’un prestataire extérieur et en assumer le coût.

En cas de manquements répétés vis-à-vis des obligations légales

Il est une autre situation dans laquelle il est recommandé d’externaliser la comptabilité de sa société : quand celle-ci cherche à recouvrer une certaine exhaustivité dans ses comptes. 

Certaines erreurs commises par le passé ont pu donner lieu à des redressements fiscaux et mettre à mal la trésorerie de l’organisation. Choisir de faire confiance à un professionnel s’avère souvent profitable et permet à la fois de se prémunir de ces désagréments coûteux, mais aussi de garantir la pérennité de sa structure.

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À quel point peut-on externaliser sa comptabilité ?

Il existe divers niveaux d’externalisation de sa tenue comptable.

L’externalisation administrative et comptable complète

Sous-traiter l’ensemble de ses travaux comptables à un prestataire externe présente l’intérêt de libérer le chef d’entreprise de tâches fastidieuses et chronophages. Cela peut également lui éviter de recruter un nouveau collaborateur dédié à cette mission. 

En accordant sa confiance à un expert-comptable, le dirigeant dégage sa responsabilité quant à d’éventuelles erreurs de saisie qui peuvent s’avérer lourdes de conséquences. Il garde la main sur sa trésorerie et sur sa stratégie financière, mais bénéficie en plus d’un accompagnement personnalisé à sa situation.

De fait, l’expert-comptable est tenu à son devoir de conseil et d’alerte s’il relève certains manquements, que ces derniers soient d’ordre juridique, fiscal ou social.

L’externalisation partielle de la comptabilité

Il est également possible pour le chef d’entreprise de ne déléguer qu’une partie de ses travaux comptables. Celui-ci peut alors réduire ses coûts et conserver les travaux préparatoires ne nécessitant pas d’expertise particulière pour confier à l’expert-comptable les travaux exceptionnels.

Dans un tel cas de figure, l’entreprise cliente peut se charger en interne de : 

• Saisir les opérations courantes ;

• Effectuer les rapprochements bancaires ;

• Collecter et classer les pièces comptables (factures, justificatifs, etc.) ;

• Suivre les tableaux de bord ;

• Recueillir les variables de paie ;

• etc.

De son côté, l’expert mandaté s’attache à approuver les comptes annuels en fin d’exercice comptable, établir les fiches de paie, ou encore réaliser les déclarations de TVA ou les déclarations sociales nominatives (DSN).

L’externalisation comptable en ligne

Lorsqu’il est question d’externaliser sa comptabilité, il est fréquent de penser à solliciter les services d’un expert-comptable au sein d’un cabinet physique. Pour autant, une autre alternative existe et s’avère le plus souvent moins onéreuse : les cabinets d’expertise-comptable en ligne.

L-Expert-Comptable.com compte parmi ces prestataires et simplifie le quotidien de ses clients en prenant en charge toutes leurs démarches administratives et comptables, qu’elles concernent : 

• une création d’entreprise ; 

• la tenue comptable courante ;

• un suivi analytique de la comptabilité ;

• des diverses déclarations ;

• ou encore de l’établissement de la liasse fiscale et des comptes annuels.

L’externalisation comptable à l’étranger

Par souci de réduire les coûts de manière plus significative, il peut être tentant de s’orienter vers l’externalisation de sa comptabilité à l’étranger. Bien que le Conseil national de l’Ordre des experts-comptables ne s’y oppose pas, cette pratique peut néanmoins présenter des risques notoires : 

• se rendre coupable d’exercice illégal de la profession si le prestataire ne figure pas à l’Ordre français des experts-comptables ;

• présenter des erreurs en raison de lacunes quant à la législation française.

Par conséquent, nous vous invitons fortement à ne pas retenir cette solution.

Une entreprise ou un freelance ont-ils l'obligation de faire appel à un expert-comptable ?

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, la loi n’oblige pas les entreprises (indépendants comme grands groupes) à faire appel à un expert-comptable pour leurs déclarations fiscales et leur gestion comptable d’une manière générale. Mais si elles sont si nombreuses à le faire, c'est pour une bonne et simple raison : gérer sa comptabilité est une tâche complexe, qui requiert une certaine technicité, et l'erreur est humaine. 

Chaque erreur comptable peut entraîner des problèmes avec les organismes de cotisations et l'administration fiscale, et ainsi donner lieu à des régularisations de paiement imprévues. D'une manière générale, les indépendants se facilitent la vie en confiant leur comptabilité à un expert-comptable.

Quels avantages à externaliser sa comptabilité pour un freelance ?

Éviter de faire des erreurs comptables

Certes, un auto-entrepreneur qui doit gérer des rentrées d'argent et les déclarer à l'URSSAF en payant uniquement des cotisations sur son chiffre d'affaires n'a pas forcément besoin d'un comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable. 

En revanche, dès que l'on dépasse les seuils de chiffre d’affaires de la micro-entreprise et que l'on entre dans une catégorie d'entreprise nécessitant de nombreux calculs, bilans, et une liasse fiscale, faire appel à des professionnels s’avère incontournable. 

Ainsi, au vu de la complexité de la tâche, la grande majorité des entreprises font appel à un expert-comptable, embauché au sein de l’entreprise ou mandaté en externe.

Gagner du temps

Pour un travailleur indépendant, les tâches comptables représentent de longues heures de travail tous les mois. Un auto-entrepreneur qui dépasse le seuil de franchise en base de TVA doit ainsi faire ses calculs et équilibrer sa trésorerie pour être en mesure de la reverser s'il ne choisit pas de la payer au réel chaque mois.

Et, à mesure que le volume de facturation d'un freelance décolle, les lignes de comptes s'accumulent et les risques d'erreurs augmentent tout autant. De même, pour celles et ceux qui choisissent un statut juridique différent, les obligations (livre-journal, bilan annuel, etc.) nécessitent souvent l'expertise d'un comptable.

Se libérer des inquiétudes comptables

Même sans être phobique administratif, la paperasserie est un des principaux facteurs de stress des petits entrepreneurs et des professionnels libéraux. L'externalisation de sa comptabilité à un cabinet d'expert-comptable, à qui vous envoyez vos factures, vos notes de frais et autres justificatifs de dépenses, voilà de quoi se libérer l'esprit pour être à 100 % impliqué dans votre travail !

Quels sont les inconvénients à externaliser sa comptabilité ?

Dans bien des cas, l’externalisation de la comptabilité est bénéfique aux chefs d’entreprise. Pour autant, cette pratique peut présenter certaines limites.

Un coût financier

C’est le principal argument qui peut dissuader un dirigeant de sous-traiter la tenue de sa comptabilité. L’externalisation de la comptabilité représente un coût significatif, pouvant lourdement peser sur une trésorerie. Elle ne peut s’envisager qu’en fonction de la capacité financière de l’organisation.

Néanmoins, cette pratique doit être considérée comme un investissement, dont la rentabilité se dégage sur le long terme. De fait, la solide culture financière du prestataire peut permettre à l’entreprise : 

• D’identifier des aides à solliciter (subventions, exonérations fiscales, etc.) ;

• D’optimiser sa fiscalité ;

• De rationaliser ses dépenses ;

• etc.

Une perte d’autonomie et de réactivité

Il ne s’agit pas exactement d’une perte d’autonomie en ce sens que l’entreprise cliente conserve le dernier mot dans ses décisions stratégiques. En revanche, elle perd l’exclusivité de l’information financière. 

Ne disposant plus des éléments à lui seul, le dirigeant est contraint de passer par l’expert-comptable et dépend de sa disponibilité pour obtenir cette information avant d’amorcer un quelconque projet, ce qui peut lui faire perdre en agilité.

Enfin, dans son intérêt, l’entrepreneur doit se conformer aux méthodes de travail de l’expert-comptable et tenir compte de son avis afin d’éviter de mettre sa structure en défaut à l’égard de la loi.

La nécessité de choisir le bon prestataire

Pour que la mission d’externalisation comptable se déroule sous les meilleurs auspices, il est essentiel de mandater un expert-comptable familier de votre secteur d’activité. 

Outre l’installation d’un climat de confiance qui s’en trouve facilitée, le professionnel se montrera plus efficace à : 

• définir vos besoins ;

• d’identifier les contraintes de votre marché ;

• prévoir les défis que vous aurez à surmonter.

Le risque de fuite des données personnelles

Ce risque peut constituer une crainte légitime quant au fait de solliciter les services d’un prestataire externe. 

Sachez toutefois qu’il est de la responsabilité de l’expert-comptable, ou de tout autre professionnel mandaté, d’assurer la protection des données personnelles qu’ils pourraient recueillir dans le cadre de leurs fonctions. 

De plus, l’expert-comptable est tenu au secret professionnel et engage sa responsabilité pénale s’il venait à manquer à son devoir de confidentialité en divulguant des informations sensibles sur ses clients.

Comment fonctionne l'externalisation comptable pour un freelance ou un indépendant ?

Externaliser sa comptabilité revient à sous-traiter la saisie et l'analyse de sa comptabilité auprès d’un cabinet comptable ou auprès d’un expert-comptable. L’expert-comptable prépare, tient et atteste les comptes et déclarations. La certification des comptes annuels (audit légal) relève du commissaire aux comptes, lorsqu’il est nommé ou requis par la loi.

Attention à ne pas confondre un cabinet comptable avec un cabinet de saisie comptable. Celui-ci ne fera qu’enregistrer le suivi de votre comptabilité et réaliser la gestion administrative.

Notez que comptables comme experts-comptables peuvent réaliser le suivi de votre comptabilité (enregistrement des transactions dans le grand livre et le livre-journal), mais seul l’expert-comptable est autorisé à attester les comptes annuels.

Cette attestation, appelée Visa Fiscal, gage de sincérité et de fidélité de votre comptabilité, reflète votre volonté de transparence auprès de vos partenaires financiers et de l’administration fiscale.

Elle est donc fortement recommandée pour la bonne gestion de votre entreprise. De plus, et c'est très important, dans le cas de l'Entreprise individuelle (EI) elle vous évitera la majoration de 25 % pour le calcul de votre impôt sur le revenu.

Vous éviterez ainsi de vous inscrire à un centre ou une association de gestion agréée entraînant une dépense supplémentaire.

Quel est le coût d'une externalisation de la comptabilité à un expert-comptable ?

Les honoraires de l’expert-comptable varient selon :

• leur mode de fonctionnement (un cabinet physique ou en ligne)

• le nombre de missions de tenue comptable que vous lui confiez et leur volume. Vous pouvez en effet lui déléguer tout ou partie du suivi comptable, l’établissement de la paie et le suivi des salariés si vous embauchez...

• votre statut : en tant que freelance, consultant indépendant ou entrepreneur individuel d'une manière générale, vous pouvez bénéficier d'un prix mensuel très accessible pour l'établissement complet de votre comptabilité et des déclarations.

Un cabinet d'expertise-comptable peut vous facturer 80 à 300 € de l'heure, selon la difficulté éventuelle de votre dossier.

En votre qualité d’indépendant, vous avez tout intérêt à opter pour un service comptable en ligne inscrit à l'Ordre des Experts Comptables, auquel vous devrez transmettre vos factures, qui permettront d'établir vos données comptables, tous les mois. Chez L-Expert-Comptable.Com par exemple, le forfait est de 79 € HT/mois.

Les freelances qui ont besoin d'un vrai support pour tenir leur comptabilité peuvent ainsi externaliser totalement leur comptabilité et leurs déclarations et profiter d'un véritable accompagnement pour gérer leur flux de trésorerie. Si le prix est si bas, c'est principalement en raison de l'absence de cabinets.

Pour autant, vous bénéficiez d’une mission comptable globale et d’une grande réactivité. La dématérialisation est en plus un avantage certain. Elle offre l’édition de vos devis et de vos factures sur une application dédiée et intuitive. La vie de l’entreprise est ainsi plus sereine !

Quelle solution choisir : passer par un cabinet comptable ou un comptable en ligne ?

Les TPE et PME qui ont des employés et d'importantes démarches à effectuer sont sans doute plus à l'aise de traiter avec un cabinet comptable où elles peuvent prendre rendez-vous. Cette démarche leur évite d'embaucher un comptable ou d'ajouter ce travail supplémentaire à un collaborateur.

Pour les indépendants en revanche, il est avant tout important de tenir parfaitement ses comptes à jour, mais aussi de limiter les dépenses inutiles.

Que ce soit lors de votre création d'entreprise, ou en raison d'une évolution de votre chiffre d'affaires, faire appel à un comptable en ligne se révèle être un choix judicieux. Exerçant au sein d’une entreprise à taille humaine et doté d’outils adaptés à une comptabilité analytique, l’expert-comptable constitue l’équilibre parfait entre le coût investi et le gain de temps obtenu.

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