La conservation des pièces comptables

Les pièces comptables représentent l’ensemble des documents mentionnant une transaction commerciale ou financière (facture, bon de commande, contrat commercial...), mais aussi les livres comptables et documents d’enregistrement et de suivi de la comptabilité (journal, grand livre, comptes annuels...).

La durée de conservation des factures, bons de commande et pièces justificatives comptables (talons de chèques, relevés bancaires...) est de 10 ans. Le délai de conservation des livres comptables et comptes annuels est également de 10 ans. Les contrats commerciaux doivent être conservés pendant 5 ans et les contrats immobiliers pendant 30 ans.

Les documents juridiques de l’entreprise (registres d’assemblée générale, rapports de gestion, rapports des commissaires aux comptes) doivent être conservés pendant une durée de 6 ans. Le délai de conservation des statuts de la société est de 5 ans après la radiation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Les pièces comptables : quelle définition ?

Pour une entreprise, les pièces comptables représentent l’ensemble des documents mentionnant une transaction commerciale ou financière.

Le Code Général des Impôts (CGI) oblige en effet toute entreprise à laisser une trace écrite de ses opérations, dans un souci de bon suivi de sa comptabilité et permettant la réalisation de comptes annuels qui reproduisent « de manière sincère et fidèle » l’activité de l’entreprise.

Une obligation comptable pour l’entreprise : le suivi comptable et la pièce justificative

Ces pièces sont donc obligatoires pour toutes les entreprises, même les auto-entrepreneurs. Pour vous donner un exemple, lorsque l’entreprise réalise une vente, elle doit obligatoirement enregistrer l’écriture dans sa comptabilité, mais aussi émettre une facture en double exemplaire : un exemplaire sera remis au client et un exemplaire de facture sera conservé dans la comptabilité de l’entreprise.

(Certaines tolérances sont toutefois accordées, notamment pour les commerçants qui réalisent plusieurs opérations de même nature au cours d’une même journée ou pour une facture inférieure à 76 euros. Dans ces cas, l’entreprise n’est pas obligée d’émettre de factures, mais les écritures comptables doivent, elles, être inscrites en comptabilité de manière détaillée). Il en va de même pour les dépenses de l’entreprise.

Ainsi, l’entreprise devra conserver les documents de suivi de sa comptabilité (journal, grand livre...), mais également ses pièces justificatives comptables (facture de vente, d’achat...).

La durée légale de conservation des documents d’entreprise

Le délai de conservation des documents d’entreprise varie selon la nature des pièces.

La conservation des bons de livraison et pièces justificatives comptables

Doivent être conservés dans les archives de l’entreprise pendant une durée minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice :

• Les bons de commande et bons de livraison émise ou reçus
• Les factures clients/fournisseurs
• Les pièces bancaires : relevés, talons de chèques, remises de chèques...

(Article L123-22 du Code de Commerce)

La conservation des pièces comptables 

Les livres comptables et tous les documents comptables d’enregistrement des opérations, les éléments de suivi comptable, de gestion des stocks, les comptes annuels (compte de résultat, bilan, annexes...), etc. doivent également être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

(Article L123-22 du Code de Commerce)

La conservation des documents commerciaux

La durée de conservation des contrats commerciaux que l’entreprise a conclus avec un commerçant ou un particulier est de 5 ans minimum. (Article L110-4 du Code de commerce)

La durée de conservation des contrats immobiliers de l’entreprise est quant à elle de 30 ans minimum. (Article 2272 du Code civil).

La conservation des documents juridiques de l’entreprise

Les documents juridiques de l’entreprise tels que le registre spécial des procès-verbaux, les rapports de gestion rédigés par le représentant légal, les rapports des commissaires aux comptes, doivent être conservés pendant 6 ans à compter de leur rédaction.

Notez que les statuts de la société doivent être conservés pendant au moins 5 ans suivant la radiation de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). 

Les archives de l’entreprise

Les documents et pièces comptables seront fournis à votre expert-comptable afin de lui assurer le bon suivi et la révision de votre comptabilité.

Vous devrez ensuite les archiver en les rangeant dans les bureaux de l’entreprise. En cas de contrôle de la part de l’administration, fiscale, vous serez amené à fournir ces éléments ; tâchez de les classer de manière ordonnée et chronologique afin de ne pas perdre de temps pour les retrouver.

La manière d’archiver vos documents n’est pas réglementée : vous pouvez les ranger dans des cartons, des classeurs...