En tant qu’entrepreneur, vous serez sûrement un jour confronté à des frais de représentation en exerçant votre activité. Comme chacune de vos charges, les frais de représentation sont possiblement déductibles sous certaines conditions. Des particularités existent et sont propres à certaines professions, il est donc primordial de bien les connaître afin de pouvoir profiter du mieux possible des déductions envisageables.
Qu’est-ce-que les frais de représentation
Les frais de représentation concernent les dépenses engagées par le dirigeant et/ou les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle.
Elles peuvent être des frais de transport ( frais kilométriques ) liés aux trajets domicile-travail, aux aller-retours, aux déplacements professionnels, de restauration etc.
L’ensemble de vos frais de représentation doivent être obligatoirement justifiés par une facture pour le suivi de votre comptabilité.
Comment enregistrer correctement vos frais de représentation
Le mécanisme des frais de représentation est simple de compréhension :
À chaque réunion, le dirigeant ou le salarié va débourser de petites ou de plus importantes sommes d’argent. Par exemple avec le parking payant, le déjeuner au restaurant, les consommations lors d’une négociation, etc.
Ces différents frais seront remboursés par le chef d’entreprise ultérieurement en tant que frais de représentation dépensés sur le lieu de travail
Les indemnités forfaitaires couvrent les frais imputables à l’employeur
À noter que pour le salarié, nous énonçons une indemnité mensuelle non négligeable. Autre avantage, les frais de représentation ne sont pas soumis à une imposition particulière.
Le chef d’entreprise quant à lui ne paye pas de cotisations sociales sur ces sommes.
Comment enregistrer correctement vos frais de représentation avec une note de frais
Pour une grande majorité d’entreprises, il est coutume d’emmener ses clients en repas d’affaires afin d’amorcer le processus de fidélisation ou tout simplement signer de nouveaux contrats.
Ajoutons que certains événements, tels que les fêtes annuelles d’une entreprise par exemple, sont de plus en plus populaires.
Il est normal de ne pas regarder les frais lors d’un repas d’affaire et notamment, car celui-ci peut être précieux afin de sceller un nouveau partenariat professionnel ou pour acquérir une plus large clientèle.
Toutefois, il est important de ne pas perdre de vue le facteur coût qu’engendrent ces dépenses supplémentaires pour la société en question lors de repas pris.
C’est notamment pour cela qu’il est important d’assurer une bonne comptabilité et d’une écriture des frais de représentation, afin que votre Expert-Comptable et plus largement, les autorités financières puissent déduire les frais réels des impôts.
Le cadre comptable approprié aux frais de représentation
Afin de correctement comptabiliser les transactions, il est primordial de disposer d’un cadre comptable approprié.
C’est une condition sinequanone à la création graphique détaillée et personnalisée des comptes qui couvrent à la fois les comptes de votre société ainsi qu’une partie de la comptabilité double.
Au sujet du Plan Comptable Général (PCG), il existe une abondance de comptes de charges qu’il faut utiliser. Afin d’enregistrer les notes de frais engagées liées à l’usage professionnel, frais de représentation et de réception, les comptes dits de classe 6 doivent être utilisés en fonction de la nature de la dépense.
La société peut naturellement utiliser les comptes de cette classe, peu importe si le remboursement des frais est basé selon un barème forfaitaire ou sur les justificatifs du montant réel des dépenses affectées.
Le compte 6257 vous permettra d’enregistrer les frais de réception, d’invitation au restaurant ainsi que les frais d’hébergement des personnes et des invités
Le compte 6256 quant à lui enregistre les frais de liés aux missions comme par exemple justifier les frais de déplacement d’un dirigeant ou d’un employé dans un but strictement professionnel
Il existe d’autres comptes, comme par exemple le compte 6181 pour la documentation générale ou encore le compte 6183 pour la documentation technique prévu par le Plan Comptable Général (PCG).
L’ensemble de ces comptes et des classes sont à retrouver sur le site officiel de l’autorité des normes comptables.
Que pouvez-vous déduire réellement ?
Quel dirigeant d’entreprise n’a jamais hésité devant une facture de procéder à sa déduction en espérant échapper au contrôle de l’administration fiscale (fisc) ?
Afin de déduire ces frais de représentation sans encombre, mieux vaut connaître les différentes spécificités de la réglementation fiscale.
Si vous êtes au régime de la déclaration contrôlée, vous devez impérativement enregistrer l’ensemble de vos frais personnels pour le montant réel.
À titre dérogatoire, les médecins du secteur I sont autorisés à ne pas strictement tenir la comptabilité réelle de certains de leurs frais professionnels suivants : Réception, représentation, prospection, cadeaux professionnels, petits déplacements ainsi que les travaux de recherche.
Vous avez alors la possibilité d’amortir ces frais sous la forme d’un abattement de 2%.
De plus, l’option pour cet abattement de 2% est exclusive de toute déduction de frais réels de nature identique.
Il est important de noter que les deux modes de déductions, de frais réels ou abattement de 2%, sont exclusifs l’un de l’autre. Autrement dit, ils ne peuvent ni coexister, ni être utilisés successivement au cours d’une même année comptable .
Si vous relèvez d’un régime de micro-BNC , aucune déduction n’est envisageable, puisque par définition ce régime vous permet d’obtenir un abattement de 34% au titre de vos charges annuelles.
Dans le cas des frais de prothèses auditives et dentaires, une déduction sous conditions est disponible. Les dépenses étant liées à l’acquisition de prothèses dentaires ou auditives peuvent être admises en déduction. En effet, l’administration précise l'obligation d’un contact direct et permanent avec le public, afin que ces frais de prothèses aient un caractère professionnel et soit.
Cette déduction n’est toutefois pas intégrale et l’administration fiscale (fisc) française ne l’admet qu’à hauteur de 50% du restant à charge après le remboursement par les divers organismes sociaux, mutuelles et organismes de prévoyances.
Dans le cadre des dépenses vestimentaires, les dépenses sont déductibles dans la mesure où elles correspondent à l’acquisition de vêtements nécessaires à des travaux spéciaux.
Pour les frais de blanchissage du linge dans le cadre de l’activité professionnelle, elles constituent une charge déductible pour l’entreprise. Néanmoins, vous devez impérativement conserver toutes les factures attestant que ce service a été réalisé dans un strict cadre professionnel.
Dans le cadre des frais de réception et de congrès, les dépenses sont déductibles lorsqu’elles sont en rapport direct et certain avec la profession exercée et que vous disposez d’un justificatif du montant.
En savoir plus sur les frais déductibles en tant qu’entrepreneur
Nous ne pouvons que vous recommander de bien être accompagné et conseillé pour la gestion de vos frais de représentation. Pensez à toujours poser la question à votre Expert-Comptable avant d’engendrer la dépense si possible. Pour plus d’informations, L-Expert-Comptable.com fait régulièrement des webinars sur le sujet pour tout vous expliquer.
Antoine Richard accompagne les freelances chez L-Expert-Comptable.com depuis 2016 avec près de 8 ans d'expérience. Spécialisé en comptabilité et conseil en création d'entreprise, il met son expertise comptable au service de nos clients pour guider les entrepreneurs vers le succès.
