Obligations légales

Le dépôt des comptes annuels et les documents sont obligatoires pour différentes catégories de sociétés. Tout d’abord le dépôt vise à présenter de façon régulière et sincère qui reflète à chaque date de clôture de chaque exercice comptable on doit présenter une image fidèle, une situation financière  et un résultat comptable de ces sociétés. On peut comparer les exercices les uns par rapport aux autres les données de ces documents permettent d’en apprécier l'évolution dans le temps et notamment la solidité financière des sociétés. 

Au moment d'acquérir un ou plusieurs véhicules de société, la question du financement est à étudier. Plusieurs solutions s'offrent aux entreprises : le crédit-bail et la location longue durée (LLD). Elles sont à choisir selon la taille de l'entreprise, son secteur d'activité et les kilomètres parcourus par an. La grande différence réside dans la possibilité d'acquérir le véhicule aux termes du contrat pour le crédit-bail, contrairement à la LLD. Le crédit-bail s'adresse aux TPE-PME, tandis que la LLD est plutôt favorable aux grandes entreprises.

La force majeure est juridiquement plus étroite que la force majeure au sens commun. En droit, 3 caractéristiques permettent de l’identifier : l’événement doit avoir un caractère extérieur, imprévisible et irrésistible. L’absence de l’une de ces 3 caractéristiques fait tomber la notion de force majeure. Elle a pour principale conséquence d’exonérer une personne ou une entité de toute responsabilité mais elle peut aussi permettre de s’acquitter d’une procédure habituellement incontournable, comme c’est le cas avec la procédure de licenciement. Cette dernière peut être contournée légalement par l’employeur en cas de force majeure.

L’installation classée pour la protection de l’environnement correspond aux installations tels que des usines, ateliers, dépôts ou encore chantiers, qui sont détenues ou exploitées par toute personne physique ou morale ou encore par une personne publique ou privée. Ces installations sont susceptibles de présenter des dangers ou des inconvénients pour la commodité du voisinage, la santé, la sécurité et la salubrité publiques, l’agriculture, la protection de la nature, de l’environnement et des paysages, l’utilisation rationnelle de l’énergie et enfin la conservation des sites, des monuments ou du patrimoine archéologique

Les consommateurs bénéficient d'un droit de rétraction de 14 jours durant lesquels ils peuvent renoncer sans pénalité à un achat ou un service que l'entreprise vendeuse est tenue de rembourser. Pour les relations commerciales dites en B2B (Business to Business) entre des professionnels, 3 conditions doivent être réunies pour que l'entreprise acheteuse bénéficie du même droit de rétractation : contrat conclu hors établissement (hors des locaux, en ligne),  l’objet du contrat n'entre pas dans le champ d’activité de l’entreprise et l'acheteur emploie 5 salariés ou moins.

Le Règlement Européen pour la Protection des Données – RGPD – protège les citoyens européens des cyberattaques et de l’utilisation abusive de leurs données personnelles. Le RGPD impose de nouvelles obligations à toutes les entreprises européennes qui stockent des informations nominatives relatives aux consommateurs, quels que soient leur statut juridique et leur secteur d’activité. Les premières dispositions sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018. Elles encadrent l’utilisation des cookies et elles obligent les entreprises à conserver les informations nominatives des consommateurs sur des fichiers facilement transférables et destructibles. La seconde partie du RGPD, en vigueur le 25 mai 2018, obligera les entreprises à sécuriser leur site Internet et leurs systèmes informatiques (outils de cryptage, nivellement dans l’accessibilité aux données personnelles...) et à prévenir la CNIL sous 48 heures en cas de cyberattaque.

Pour des raisons évidentes, le Code du travail impose un affichage obligatoire des consignes de sécurité en entreprise. Les salariés doivent pouvoir avoir accès à un certain nombre d’informations leur permettant d’adopter le bon comportement en cas d’accident, et de connaître les numéros de téléphone des services d’urgences. Pour vous simplifier la vie et vous permettre d’être en conformité avec la loi, nous vous guidons au travers de ce casse-tête.  

Le contrôle technique concerne les véhicules particuliers, camping-cars et utilitaires de moins de 3.5 tonnes. Le premier contrôle technique doit intervenir dans les 6 mois précédant la quatrième année de circulation du véhicule et doit être renouvelé tous les deux ans. Un véhicule de société prêté par l’employeur, soit une voiture de fonction utilisée dans le cadre personnel ou uniquement pour la réalisation d’une mission, doit réaliser un contrôle pollution en plus du contrôle technique et recommencer chaque année suivant le contrôle technique. Cette spécificité concerne uniquement les véhicules utilitaires dits « VU » ou « CTTE » (la mention figure sur le certificat d’immatriculation) et non les véhicules d’entreprises particuliers, dits « VP » qui, eux, ne subissent que le contrôle technique selon les mêmes modalités que l’utilisation d’un véhicule à titre personnel.

Le document unique appelé aussi document unique de sécurité (DUS) ou document unique d’évaluation des risques professionnels liste les risques professionnels d'une entreprise et les mesures de sécurités qui en découlent. Il est obligatoire pour tous les employeurs à partir de l’embauche d’un deuxième salarié. 

A partir de 20 salariés recrutés, l'employeur se voit appliquer des obligations nouvelles en matière de droit du travail. Le règlement intérieur est obligatoire et certaines cotisations patronales augmentent, c'est le cas de la contribution au fond national d'aide au logement (FNAL) qui passe de 0.1% à 0.5% du salaire. L'entreprise recrutant plus de 20 salariés perd des avantages sociaux, à savoir : la déduction des cotisations sociales sur les rémunération des heures supplémentaires, et la réduction Fillon.

L’affichage obligatoire en entreprise est régi par des articles de loi portés au Code du travail et aborde plusieurs points concernant l’établissement en lui-même ainsi que les conditions de travail et les droits du salarié. Cet affichage se répartit en trois domaines principaux, et se voit rendu obligatoire pour toutes les entreprises, dés la présence d’un employé.

Au fil des ans, le Code du travail a fait évoluer l’ensemble des éléments dont l’affichage est imposé par la loi. Nouvelles dispositions, nouveaux textes, préventions supplémentaires, la direction qui ne garde pas un œil sur ces changements peut vite se retrouver hors des clous. Une mise en conformité sera alors nécessaire. Le point sur ce que vous devez retenir.

La convention collective d’une entreprise doit pouvoir être consultée par n’importe quel employé qui le souhaite, sur son lieu de travail. La direction doit tenir à disposition de son personnel un exemplaire à jour de cette convention collective.

L’employabilité souligne la dynamique que l’entreprise doit mettre en œuvre dans sa gestion de ses salariés. Elle dépend des connaissances, des qualifications et des comportements qu’à un candidat devant un employeur. L’employeur a pour devoir de faire évoluer un salarié afin d’optimiser son employabilité (formation, adapter les conditions de travail). L’employeur peut aussi favoriser les opportunités de mobilité, de carrière, et favoriser le développement personnel.

Les sommes perçues puis gérées par le comité d’entreprise peuvent être élevées, et leur usage est destiné à des activités définies. Les obligations comptables imposées à l’instance sont là pour assurer ce bon usage.

Le tampon ou le cachet d’une société n’a pas de valeur juridique, il n’est pas obligatoire. Il est apposé sur les documents fournis aux clients pour une meilleure lisibilité d’information. Certaines mentions sont recommandées : Nom de la société Forme Juridique Adresse de l'entreprise Numéro d'identification : SIRET, APE, SIREN, RCS et la ville d'où l'entreprise est immatriculée Coordonnées du contact Cependant ce sont les mêmes mentions qui elles sont obligatoires sur les documents officiels.

Les délais de conservation des documents liés à une activité professionnelle dépendent de la nature de ces documents. Le Code général des impôts prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d'une amende de 1 500 euros. Lorsque le contrôleur est dans l'incapacité de réunir les éléments, celle-ci peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une rectification d'office.

Le règlement intérieur est un document crée par l’employeur qui édicte certaines règles de conduite dans l’entreprise et les sanctions encourues. Il est donc propre à chaque entreprise.

Le dépôt des comptes annuels constitue une des obligations légales à la charge des gérants des sociétés commerciales.

L'autorité des normes comptables a publié un avis sur le projet de décret relatif à la comptabilité simplifiée des commerçants.

La convention collective comporte les règles de droit du travail relatives à un secteur d’activité : conditions d’emploi, formation professionnelle, garanties sociales… Elles appliquent les règles du Code du travail aux situations spécifiques à chaque branche d’activité. Ce sont les organisations syndicales et les groupements d’employeurs qui les négocient. L’entreprise est obligée d’adhérer à la convention collective relative à son code APE. Si plusieurs conventions collectives sont applicables, les organismes syndicaux déterminent des clauses identiques dans chaque convention collective concernée, qui prévoient les conditions dans lesquelles l’entreprise détermine celle qui sera applicable à ses services. L’employeur est tenu d’informer ses salariés de la convention collective applicable. La réforme du Code du travail du dernier trimestre 2017 redéfinit certains pouvoirs entre accord d’entreprise et accord de branche (congés payés, RTT, primes d’ancienneté et de 13ème mois).

Obligatoire dès que sont employés habituellement 20 salariés au moins, le règlement intérieur institue « les règles du jeu » du travail en entreprise. Répertoriant notamment les droits et les devoirs des salariés en termes d’hygiène, de sécurité et de discipline, il peut constituer un excellent outil de gestion des ressources humaines. Suis-je dans l’obligation d’établir un règlement intérieur ? Pourquoi est-il opportun d’établir un règlement intérieur ? Quelle est la marche à suivre pour mettre en place un règlement intérieur ? Quelles sont les clauses obligatoires ? Quelles sont les clauses interdites ? Quels sont les pouvoirs de l’inspecteur du travail ? Comment contester une décision de l’inspecteur du travail ? Comment modifier le règlement intérieur ? Comment mettre en place une note de service ou une charte (informatique, éthique, etc.) ?