La mise en place d'un règlement intérieur : Comment faire ?

Obligatoire dès que sont employés habituellement 50 salariés au moins, le règlement intérieur institue « les règles du jeu » du travail en entreprise. Répertoriant notamment les droits et les devoirs des salariés en termes d’hygiène, de sécurité et de discipline, il peut constituer un excellent outil de gestion des ressources humaines. 

Suis-je dans l’obligation d’établir un règlement intérieur ? Pourquoi est-il opportun d’établir un règlement intérieur ? Quelle est la marche à suivre pour mettre en place un règlement intérieur ? Quelles sont les clauses obligatoires ? Quelles sont les clauses interdites ? Quels sont les pouvoirs de l’inspecteur du travail ? Comment contester une décision de l’inspecteur du travail ? Comment modifier le règlement intérieur ? Comment mettre en place une note de service ou une charte (informatique, éthique, etc.) ?

Qu'est-ce qu'un règlement intérieur ? Définition

Le règlement intérieur d’une entreprise est une mise en place éditée par l’employeur. Ce document indique aux salariés, les différentes obligations qui sont appliquées pour la sécurité, la discipline, l’hygiène et la santé dans l’entreprise. Ce règlement est propre à chaque structure, mais doit toujours rester conforme à la loi en cours, aux règlements et conventions collectives pouvant être appliqués. Ce règlement est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, mais il peut exister dans les mêmes conditions pour les entreprises dont le nombre de salariés est inférieur. S’il existe 50 salariés et plus pendant 12 mois consécutifs, alors l’employeur à l’obligation de mettre en place un règlement intérieur.

Suis-je dans l'obligation d'établir un règlement intérieur pour mon entreprise ?

La mise en place d'un règlement intérieur est obligatoire dès qu'est employé habituellement un effectif habituel de 50 salariés.

Le règlement intérieur est une disposition qui doit indiquer la date à partir de laquelle il entre en vigueur. Cette date est d'au moins 1 mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de sa diffusion. Ce délai minimum de 1 mois débute à partir de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt. Ces formalités de dépôt et de diffusion rendent le règlement intérieur opposable aux salariés. En cas de litige, l'employeur doit être en mesure de prouver que ces formalités sont bien effectuées.

Pourquoi est-il opportun d'établir un règlement intérieur ?

Il existe un intérêt majeur, en terme de gestion des ressources humaines, à établir la mise en place d'un règlement intérieur même en-deçà d'un effectif de 50 salariés.

Le règlement intérieur est une disposition pouvant notamment permettre d'instaurer et/ou de réglementer les différents points suivants :

• Contrôle d'alcoolémie des salariés exerçant des fonctions susceptibles d'exposer des personnes ou des biens à un danger, dans la mesure où les modalités de ce contrôle en prévoient la contestation.

• Fouille, dans la mesure où les modalités de ce contrôle en prévoient la contestation.

• Interdiction de fumer

• Respect des horaires

• Absences

• Utilisation du réfectoire et des douches, etc.

Quelle est la procédure à respecter pour l'élaboration d'un règlement intérieur ?

1ère étape : Rédiger un projet de règlement intérieur :

• Par écrit

• En langue française.

2ème étape : Consulter les institutions représentatives du personnel :

Le projet de règlement intérieur doit être soumis pour avis :

• Au Comité d'Entreprise (ou si cette institution n'existe pas aux Délégués du Personnel),

• Au CHSCT concernant les questions relatives à l'hygiène et à la sécurité.

NB : L'avis rendu ne lie pas l'employeur qui peut décider de poursuivre la procédure d'adoption du règlement intérieur malgré un avis négatif de ces instances.

Attention : A défaut de consultation, d'une part, les salariés ne sont pas tenus de respecter le règlement intérieur et d'autre part, est encourue une condamnation pour délit d'entrave.

3ème étape : Déposer le texte au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes et l'afficher sur les lieux de travail :

Le texte doit être déposé au secrétariat-greffe, en deux exemplaires, et au moins un mois avant la date d'entrée en vigueur prévue.

Le texte doit être affiché dans un endroit convenable et aisément accessible dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l'embauche.

4ème étape : Communiquer le projet de règlement intérieur à l'inspecteur du travail.

L'inspecteur du travail compétent est celui du lieu du siège de l'entreprise.

Communication en deux exemplaires, accompagnés de l'avis des représentants du personnel.

Quelles sont les clauses obligatoires ?

Doivent être obligatoirement prévues les dispositions et les clauses fixant :

• Les règles de discipline applicables dans l'entreprise: les conditions de circulation au sein l'établissement, le respect des horaires de travail ainsi que la nature et l'échelle des sanctions (observation, avertissement, mise à pied disciplinaire...)

• Les principes généraux à respecter de santé, d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement

• Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises

Le règlement intérieur doit, en outre, rappeler :

• Les dispositions légales ou conventionnelles relatives aux droits de la défense des salariés pendant une procédure disciplinaire

• Les dispositions légales relatives à la lutte contre le harcèlement moral et sexuel

Quelles sont les clauses interdites ?

• Toute clause comprenant des dispositions contraires aux lois et aux règlements.

• Toute clause restreignant les droits des personnes ou les libertés individuelles au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché.

• Toute clause discriminatoire (lésant un salarié en raison de son sexe, de ses mœurs ou orientations sexuelles, de son âge ou de sa situation de famille, de ses origines, opinions, apparence physique, etc.).

Quiz sur les clauses de règlements intérieurs :

Puis-je prévoir de règlementer l'utilisation du crédit d'heures ? Non.
Puis-je interdire, purement et simplement, les conversations personnelles ? Non.
Puis-je imposer une tenue de travail alors que l'intérêt de l'entreprise ne le justifie ? Non.
Puis-je prévoir des fouilles systématiques des armoires individuelles ? Non.
Puis-je restreindre le droit de grève ? Non.

Quels sont les pouvoirs de l'inspecteur du travail ?

L'inspecteur du travail a un pouvoir général de contrôle des clauses sur la légalité du règlement intérieur.
Lorsqu'il estime que certaines clauses sont contraires aux prescriptions du code du travail, il peut, à tout moment pour leur non-respect :

• En exiger le retrait

• En exiger la modification.

Sa décision est communiquée aux représentants du personnel.

Comment contester une décision de l'inspecteur du travail ?

• Recours gracieux : (dans les plus brefs délais)

Devant l'inspecteur qui a pris la décision, en adressant un courrier recommandé avec AR, indiquant les éléments de fait et de droit de la contestation.

• Recours hiérarchique : (dans un délai de deux mois de la notification de la décision)

Devant le Directeur Régional qui a 4 mois pour rendre une décision, le silence valant rejet.
Puis, devant le Ministre du travail qui a un délai de 4 mois pour rendre sa décision, le silence valant rejet.

• Recours administratif : (dans un délai de deux mois de la notification de la décision)

Devant le Tribunal Administratif, par un recours pour excès de pouvoir.

NB : Les différents recours peuvent être intentés simultanément.

Comment modifier le règlement intérieur ?

Pour une mise à jour ou une modification du règlement intérieur, il convient d'accomplir les mêmes formalités qu'en cas d'élaboration d'un règlement intérieur.

Pour une mise à jour du règlement intérieur de l’entreprise si elle compte au moins, 50 salariés, il faut ne pas dépasser la date du 1er septembre de l’année. Cette mise à jour du nouveau règlement intérieur et ce, quel que soit son effectif, doit obligatoirement mentionner la nouvelle version des articles du Code du travail concernant le harcèlement. En effet, pour améliorer la protection des lanceurs d’alerte, le règlement intérieur d’une entreprise doit rappeler l’existence de la protection des lanceurs d’alerte prévue par la loi du 9 décembre 2016. L’article 4 de la loi du 21 mars 2022 vient l’améliorer et le dispositif entre en vigueur le 1er septembre 2022.

Comment mettre en place une note de service ou une charte (informatique, éthique, etc.) ?

Il convient, en principe, d'accomplir les mêmes formalités qu'en cas d'élaboration d'un règlement intérieur.

Exception : en cas d'urgence, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent s'appliquer immédiatement. Il convient alors de communiquer simultanément le document des règles des dispositions adoptées au CHSCT, au CE ainsi qu'à l'inspecteur du travail compétent.

Qui doit approuver le règlement intérieur ?

Afin de pouvoir diffuser le règlement intérieur de l’entreprise, l’employeur doit obligatoirement consulter les membres du CSE ou comité social économique pour lui soumettre ce règlement afin qu’il puisse donner son avis. Si le CSE n’approuve pas le document, le règlement intérieur s’applique quand même. S’il n’existe pas de CSE au sein de l’entreprise, l’employeur a alors obligation de le rédiger seul sous contrôle de l’inspecteur du travail et envoyer un courrier à l'inspection du travail.

Le dépôt du règlement intérieur

Pour le dépôt du règlement intérieur d’une entreprise à l’inspecteur du travail, l’employeur a l’obligation de remplir deux formulaires complémentaires dont un règlement intérieur unique déposé au greffe du conseil des prud’hommes d’où dépend l’entreprise. Ce règlement intérieur doit aussi être porté à la connaissance des salariés par tous les moyens possibles comme un affichage intra-muros ou par l’intranet s’il existe, etc.

Quand le règlement intérieur entre en vigueur ?

Depuis le 1er septembre 2022, l'application de la réglementation concerne tous les règlements intérieurs qui doivent avoir été révisés et affichés qu’il y ait 50 salariés ou moins dans une entreprise.la loi de santé du 2 août 2021 et la loi Waserman du 21 mars 2022 portant sur la protection des lanceurs d’alerte intègrent certaines dispositions devant intégrer les règlements intérieurs au 1er septembre 2022. L’employeur a pour obligation de mettre à jour le règlement intérieur et d’y indiquer ces dernières dispositions et informer ses salariés de l'existence du dispositif.

Rappel : la loi Waserman entrée en vigueur le 1er septembre 2022 applicable à la protection des lanceurs d’alerte en plus de la protection des personnes qui signalent des violations de droit de l’Union, vient renforcer la loi Sapin II. Ainsi, il est prévu qu’aucune personne ne peut faire l’objet d’une sanction pour un signalement ou un témoignage dans le cadre ‘une alerte. L’intégration de cette disposition est obligatoire dans le règlement intérieur pour informer les salariés de la procédure à suivre s’il existe un cas au sein de l’entreprise et de rassurer la personne concernée lorsqu’elle signale une affaire par le biais de son témoignage comme pour indiquer des agissements sexistes, par exemple. Il est entendu que ce règlement intérieur est immédiatement applicable avec cette disposition, car il est le document officiel portant à la connaissance des personnes travaillant dans une entreprise le nouveau contenu de ce règlement intérieur.