Les frais de représentation : Définition

L'article en brefLes frais de représentation sont des dépenses engagées par le dirigeant ou les salariés d'une entreprise pour des activités liées à leurs fonctions professionnelles. Ces frais, déductibles des cotisations sociales et des déclarations de revenus, doivent être directement liés à l'intérêt de l'entreprise, excluant ainsi les dépenses privées. Les principaux frais concernés incluent les frais de transport, de voyage, de nourriture, de réception, de logement, d'informatique et de communication, ainsi que les frais vestimentaires et de documentation.

Pour être déductibles, ces frais doivent respecter certains critères légaux et être justifiés par des documents appropriés. Ils ne doivent pas être excessifs ou considérés comme somptuaires, tels que les dépenses pour la chasse, la pêche, les résidences de plaisance, les bateaux de plaisance, ou les voitures de luxe. La TVA sur ces frais peut être récupérée si elle est déductible et mentionnée correctement sur les factures. Deux options s'offrent pour la déduction des frais de représentation : une déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement par l'administration fiscale, ou la déduction des frais réels lorsque ceux-ci dépassent le plafond de la déduction forfaitaire. Les médecins conventionnés du secteur I peuvent opter pour un abattement de 2 % sur leurs recettes brutes, en échange de la non-déduction des frais de représentation et autres frais spécifiques.
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Article rédigé et certifié par Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
Temps de lecture : 2minDernière mise à jour : 03/06/2024
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Les frais de représentation Définition

Les frais de représentation : qu’est-ce que c’est ?

Les frais de représentation sont des frais inhérents à la fonction du dirigeant d'une entreprise. En d’autre terme, les frais de représentation sont déductibles des cotisations sociales du dirigeant. De plus, les salariés peuvent les déduire de leur déclaration de revenus.
Ces frais doivent être directement engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Les dépenses privées sont donc exclues. 

Les principaux frais concernés sont :
●    les frais de transport (indemnités kilométriques, etc)
●    les frais de voyage ou de déplacement (billets d'avion, billets de train, etc)
●    les frais de nourriture, de réception et de représentation (repas d'affaires, par exemple)
●    les frais de logement (notamment d'hôtel)
●    les frais d'informatique et de communication (téléphone portable, ordinateur, etc)
●    les frais vestimentaires
●    les frais de documentation

Les conditions de déductibilité des frais de représentation

Pour être déductibles les frais de représentation doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et respecter certains critères fixés par la loi. De plus, des justificatifs doivent être fournis pour permettre cette déductibilité.

Enfin, la dépense ne doit pas être d’un montant excessif et qualifiée de somptuaire  (restriction des dépenses de luxe). Les dépenses somptuaires regroupent notamment :
●    la chasse et la pêche
●    l'achat ou la location de résidences de plaisance ou d’agrément
●    l'achat ou la location de bateaux de plaisance
●    l'amortissement des voitures particulières de luxe

La TVA déductible :

La TVA attachée aux frais professionnels peut être récupérée seulement si elle est déductible. Le montant de la TVA doit figurer sur la facture d'achat et doit distinguer les prestations ouvrant droit à déduction, des autres. Il est également important de mentionner l'identité et la fonction des bénéficiaires.

Le choix de déduction des frais de représentation

Deux alternatives possibles : une déduction forfaitaire de 10 % ou la déduction des frais réels (optionnel).

Déduction forfaitaire 10 %

Elle englobe les dépenses professionnelles dites courantes :
●    frais de déplacement domicile-travail
●    frais de restauration sur le lieu travail
●    frais vestimentaires (hors somptuaire)
●    frais de documentation
Cette déduction forfaitaire est appliquée automatiquement par l’administration fiscale. 
Le montant de la déduction de 10 % est comprise entre un plancher et un plafond qui est revalorisé chaque année. 
En 2017 :
●    le plancher est de 426 €, ce qui correspond à un salaire imposable annuel de 4 260€. 
●    le plafond de déduction est de 12 183 €, ce qui correspond à un salaire annuel imposable de 121 830 €.

Déduction des frais réels

Tout dirigeant ou salarié d'une entreprise bénéficie d’un abattement automatique de 10% sur ses revenus imposables. Cependant, lorsque les frais dépassent le plafond maximal, il est plus avantageux d’opter pour la déduction du montant réel. 
Les principaux frais déductibles sont :
●    les frais de transport domicile - lieu de travail
●    les frais de repas
●    les déplacements professionnels
●    les frais de formation
●    certaines charges de location professionnelle

Particularité : Le régime des médecins conventionnés du secteur I

Les médecins conventionnés du secteur I sont autorisés à ne pas tenir la comptabilité réelle des frais de représentation. 
S’ils sont placés sous le régime de la déclaration contrôlée, ils ont la possibilité d’opter pour un abattement de 2% calculé sur le montant des recettes brutes (dépassement d’honoraires inclus).
En cas d’option pour cet abattement, les frais réels suivant ne seront pas déduits : 
●    frais de représentation
●    réception
●    prospection
●    cadeaux professionnels
●    travaux de recherche
●    blanchissage
●    petits déplacements
À noter que les frais de représentation déductibles sont généralement enregistrés selon les frais réel. Néanmoins, il peut être intéressant pour les médecins conventionnés du secteur I, soumis au régime de la déclaration contrôlée, d’opter pour l’abattement de 2%.

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