Principe et définition de la clôture comptable
Pour vous, gérants de votre société SA , SARL , EURL , SAS, SASU ou bien SNC , la clôture de votre exercice comptable est l’obligation de dépôt de vos bilans annuels à l’administration fiscale.
Par clôture comptable ou clôture des comptes, entendez :
L’arrêt des enregistrements de l’ensemble de vos écritures comptables sur la période.
Le calcul et la déclaration des bénéfices de votre société engrangés durant l’année écoulée.
Cette procédure vise à figer vos comptes pour passer à l’exercice suivant. Elle est aussi un moyen fiable de consulter la santé financière de votre entreprise : l’évolution de son chiffre d’affaires, de ses charges.
À l'aide de ce bilan, vous êtes alors en mesure de prendre de la hauteur par rapport à votre société et de redéfinir les objectifs à venir. Listez les investissements à réaliser pour augmenter la croissance :
Devez-vous miser sur les besoins humains ?
Avez-vous besoin de matériel, d’outils ?
Pensez-vous mettre en place un plan marketing ?
Envisagez-vous de revoir votre méthode de gestion des stocks
À savoir : si vous êtes en micro-entreprise, vous n’êtes pas tenu de présenter une comptabilité. Vous n’avez donc pas à choisir de date de clôture comptable.
Comment choisir sa date de clôture comptable ?
Par défaut, la date de clôture comptable est fixée au 31 décembre de l’année civile en cours. Un exercice comptable dure, par définition, 12 mois. Cependant, le choix de la date de clôture comptable ne vous est pas imposé. Pour le premier exercice de votre activité, et uniquement dans ce cas, sa durée maximale peut être portée à 24 mois.
À savoir : les entreprises titulaires de bénéfices non-commerciaux ( BNC ) n’ont pas la liberté de choisir leur date de clôture comptable : elle est fixée au 31 décembre, peu importe la date de début d’activité.
Un choix réfléchi
Vous pouvez ainsi, pour des raisons de simplicité, décider de clôturer votre exercice à la fin d’un trimestre civil par exemple (31 mars, 30 juin, 31 octobre). Cependant, il vous sera impossible d’opter pour une date variable pour les années futures. Plusieurs critères motivent le choix de la date de clôture comptable :
En fonction de l’activité exercée.
En fonction de la saisonnalité de l’activité.
Afin d’optimiser la fiscalité.
Favoriser la disponibilité des experts-comptables qui vous suivent.
Par exemple, pour une activité saisonnière, il vous sera plus judicieux d'opter pour la clôture comptable à la fin de la saison. Vous présenterez vos comptes annuels avec un niveau de stocks bas et une bonne trésorerie.
Si votre souhait est de modifier la date de clôture, vous devez acter :
Avant l’expiration de l’exercice en cours.
Avant l’expiration de la nouvelle date choisie.
Dans le cas de plusieurs associés
Dans la situation où vous êtes associé, la décision pour la date de clôture comptable est prise lors de l’ AGE (assemblée générale extraordinaire). Cette modification de la date implique un dépôt obligatoire au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social. Les documents à fournir pour cette opération sont :
Le formulaire de déclaration de modification (M2).
La copie des statuts de votre société mis à jour, certifiée conforme par le représentant légal.
La copie du procès-verbal de l’assemblée ayant statué la décision, également certifiée conforme.
Une procuration du représentant légal si le dépôt de ces documents est effectué par une autre personne.
Il vous est inutile, par contre, de procéder à une introduction dans un journal d’annonces légales (JAL) ; sauf si la date d’ouverture et/ou de clôture a été mentionnée sur l’avis publié lors de la création de votre société.
De quelle façon clôturer un exercice comptable ?
La clôture comptable est synonyme d’obligations fiscales et comptables et nécessite 3 étapes.
Le solde des comptes de produits et de charges
De quoi s’agit-il ? La totalité de ces comptes forme ce qu’on appelle le compte de résultat . En d’autres termes, cela regroupe l’actif et le passif, les bénéfices et les pertes qui incombent à votre entreprise.
L’arrêt des comptes du grand-livre
À ce moment-là, vous stoppez tous les mouvements dans les comptes de bilan. Vous comptabilisez tous ces mouvements et le solde définitif de chaque compte est relevé.
L’arrêt des écritures des journaux
Vous comparez les colonnes de débit et de crédit des journaux (ventes, achats, banque,etc.) avec la balance comptable définitive après inventaire. Les résultats doivent être identiques.
Quels documents fournir pour la clôture comptable ?
Vous êtes soumis à des obligations légales en matière de documents comptables à remettre à l’administration fiscale. Votre expert-comptable doit disposer de toutes les pièces justificatives sur l’année écoulée pour effectuer une clôture comptable dans les règles.
Le bilan, le compte de résultat ainsi que l’annexe sont des états financiers exigés.
Le bilan comptable
Le bilan comptable est le reflet de la santé financière et économique de votre entreprise. Éléments actifs (ce que possède votre entreprise) et passifs (ce que doit votre entreprise) se font face.
S’y retrouvent les immobilisations, les créances et les dettes de votre entreprise, la trésorerie ainsi que les capitaux propres. Un bilan comptable est équilibré lorsque le total actif est égal au total passif.
Le compte de résultat
Les caractéristiques importantes du compte de résultat sont :
Le chiffre d’affaires (que vous devrez suivre précisément d’une année sur l’autre).
Les charges d’exploitation (frais généraux, salaires, frais de consommation de matières).
Le résultat d’exploitation (indique la rentabilité économique des activités de votre entreprise).
L’annexe comptable
Elle vient en complément du bilan comptable et du compte de résultat si vous représentez une entreprise commerçante :
Informations sur les crédits-baux.
Explications sur les charges à payer.
Modalités d’amortissement des primes de remboursement d’emprunts.
La liasse fiscale
La liasse fiscale est l’ensemble des déclarations fiscales, documents que vous devez produire à l’administration fiscale lors de la clôture comptable de votre entreprise. Elle permet de définir le montant de l’impôt dû. Si la clôture a lieu le 31 décembre, la liasse fiscale doit être transmise dans les 3 à 4 mois à l’administration.
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Depuis le 01/01/2014, il est obligatoire pour toutes les entreprises faisant l’objet d’une vérification de comptabilité ; qui sont soumises à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés ; qui utilisent des systèmes informatisés pour tenir leur comptabilité.
Les micro-entrepreneurs et les sociétés civiles immobilières ( SCI ) sont dispensés d’établir un fichier d’écritures comptables.
Des ajournements suite à la crise sanitaire de la Covid-19
En raison de la crise sanitaire, des assouplissements pour l’approbation des comptes sur l’exercice 2019-2020 ont été mis en place. Ces modifications concernent :
Les modalités de tenue des assemblées générales.
Les délais de présentation et d’acceptation des comptes annuels.
Le décret 2020-925 du 29 juillet 2020 permet de différer une partie de ces assouplissements jusqu’au 30 novembre 2020. Les réunions d’assemblée générale se tenant jusqu’au 30 novembre 2020 bénéficient ainsi de ces modifications. Vous pouvez donc avertir vos associés, le cas échéant, par voie dématérialisée de la date de la réunion. L’assemblée peut se tenir à huis clos, par conférence audiovisuelle ou téléphonique ou encore via la consultation écrite et le vote par correspondance.
Cependant, aucun report des assemblées générales et dépôt des comptes ne vous sera toléré.
Extrait : “Le décret du 29 juillet ne modifie pas les clôtures annuelles concernées par cette prorogation. Seules les clôtures comprises entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 peuvent reporter pour le moment leur AGO annuelle. Une société qui clôt ses comptes au 31 décembre 2019 devait en principe tenir son AGO dans les 6 mois. Ce texte lui permet de la tenir au plus tard le 30 septembre 2020.”
Bien élaborer sa clôture comptable
Préparer correctement sa clôture comptable, c’est l’anticiper avant tout. Vous pouvez mettre en place une organisation du type :
Bâtir un planning précis relatant les différentes actions à mener et les divers documents à rassembler.
Réunir dirigeants et experts financiers dans une dynamique et implication commune.
Déléguer votre clôture comptable à des professionnels de la comptabilité afin de respecter les règles comptables et fiscales. Obtenir des conseils avisés et utiles.
En conclusion, la clôture comptable de votre exercice permet de visualiser à un instant T la santé financière et économique de votre entreprise. Mais aussi d’établir le montant de l’impôt que vous aurez à payer à l'administration fiscale. Obligatoire, et une fois accomplie, l’exercice suivant peut s’engager.
