Comment facturer une prestation de service ?

Vous êtes prestataire de services et voulez savoir comment faire une facture à vos clients ? Pour qui la facture est-elle obligatoire ? Quelles sont les informations à mentionner ? Que faire en cas d’impayé ? Quel modèle de facture utiliser ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur la facturation des prestations de services.

Qu'est-ce qu'une facture de prestation de service ?

Une facture de prestation de service est un document comptable et légal qui détaille les services rendus par un prestataire à son client. Elle constitue une preuve de la transaction et formalise les conditions d'achat, notamment le descriptif des services, les montants HT et TTC, les taxes appliquées, ainsi que la date de la prestation et les délais de paiement.

Si vous exercez une profession libérale, on parle de « note d'honoraires » et non de facture. Elle est soumise aux mêmes règles de facturation.

Ce document est obligatoire pour justifier vos encaissements. La facture est aussi un outil de gestion financière, puisqu’elle vous permet de suivre vos paiements et l’état de votre trésorerie.

Les différences entre facture de service et facture de vente

Une facture de vente concerne un bien physique, comme un ordinateur, une paire de chaussures ou un meuble. À l’inverse, une facture de prestation de services correspond à quelque chose d’immatériel, comme une séance de coaching, la réparation d’un équipement ou un accompagnement administratif.

Dans les deux cas, il faut respecter certaines règles : vous devez indiquer des mentions obligatoires (date, numéro de facture, coordonnées du client et de l’entreprise, détails de la prestation ou du produit, montant HT et TTC, TVA s’il y en a). Vous devez aussi respecter les délais de paiement et prévoir des pénalités en cas de retard.

Vous vendez à la fois un produit et un service ? Vous pouvez tout mettre sur la même facture, à condition de bien séparer les lignes. Par exemple :

• un menuisier facture la fabrication d’un meuble (vente) et son installation (service) ;
• une coiffeuse à domicile vend un shampoing (vente) et facture une coupe (service) ;
• un photographe vend un album photo imprimé (vente) et facture la séance de shooting (service).

L’objectif est de permettre au client de voir précisément ce qu’il achète et combien coûte chaque composant de la facture.

Comment facturer une prestation de services ?

La facturation des prestations de services doit se conformer à un cadre légal strict. Voici les points à surveiller pour éviter les erreurs ou litiges :

• les mentions obligatoires : identité complète du vendeur et du client (dénomination sociale ou nom, adresse, SIRET), numéro de facture unique, date d’émission, description précise des services, date de la prestation, montant HT, TVA (taux et montant), total TTC, etc. Tout oubli peut entraîner des sanctions fiscales ;
• le taux de TVA : vérifiez le taux de TVA applicable, selon la nature du service et votre régime fiscal. En cas d’exonération, mentionnez « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ;
• délai d’émission : vous devez respecter les délais légaux pour émettre et transmettre la facture ;
• les conditions de paiement : indiquez clairement le délai de règlement et les éventuelles pénalités de retard. Mentionnez également l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de paiement tardif (40 euros).

Enfin, utilisez un format clair et détaillez précisément vos prestations de service pour éviter les malentendus avec le client.

Conformément au Code de commerce, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de leur émission. Cela garantit la traçabilité de vos opérations financières. Les factures servent aussi à justifier vos déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, etc.) lors d’un éventuel contrôle.

La facturation d'une prestation de service selon votre statut et votre régime fiscal

La façon d’éditer vos factures dépend aussi de votre statut juridique :

• si vous êtes en en entreprise individuelle : vos nom et prénom doivent être précédés ou suivis de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI ». Cette obligation vous concerne que vous soyez au régime réel ou au régime de la micro-entreprise ;
• si vous êtes en société, vous devez indiquer la dénomination sociale de votre société. Vous n’avez pas besoin de noter le nom du dirigeant.

D’autres obligations découlent aussi de votre régime fiscal : 

• si vous êtes en franchise de TVA  (souvent le cas en micro-entreprise), vous devez mentionner « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos factures ;
• si vous êtes au régime réel (normal ou simplifié), vous facturez la TVA. Vos factures doivent mentionner le prix hors taxes (HT), le taux et le montant de la TVA, ainsi que le montant toutes taxes comprises (TTC). 

Notez enfin que vos obligations comptables diffèrent selon votre statut. Si vous êtes micro-entrepreneur, vous devez simplement tenir un livre de recettes (et éventuellement un registre des achats). Si vous êtes en EI au réel ou que vous avez créé une société, votre comptabilité sera plus lourde et vos obligations déclaratives plus nombreuses.

Pour y voir plus clair, consultez notre comparatif des statuts juridiques.

Quand est-il obligatoire de facturer une prestation de service ?

Si votre client est un professionnel, vous devez émettre une facture pour chaque prestation de services.

Vous devez remettre une facture à un client particulier dans les cas suivants :

• ce client en demande une ;
• il s’agit d’une vente à distance ;
• cette vente est une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• le montant de la facture est supérieur à 25 € (TVA comprise).

Un prestataire de services doit remettre une facture à son client dès que la prestation a été réalisée. Toutefois, notez que pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel a eu lieu la réalisation de la prestation.

En cas de manquement, une amende de 75 000 € peut être adressée à l'encontre du professionnel et un redressement fiscal de 50 % du montant de la facture peut être réclamé par l’administration fiscale.

Une facture de prestations de services doit contenir plusieurs mentions obligatoires :

Il existe aussi quelques cas spécifiques :

• si vous êtes exonéré de TVA (cas du micro-entrepreneur), ajoutez la mention légale correspondante « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ;
• si la facture se base sur un devis signé ou un contrat, il est recommandé d’y faire référence (ex. : « Facture conforme au devis n°... ») ;
• si vous avez des conditions générales de vente (CGV), indiquez-le ou incluez-les si elles ne figurent pas déjà dans le devis ou le contrat ;
• si vous souhaitez un paiement par virement, ajoutez vos coordonnées bancaires.

Vous pouvez créer vos factures vous-même ou bien utiliser notre modèle de facture. Celui-ci a été rédigé par des experts juridiques et est conforme avec la réglementation.

Modèle de facture pour les prestataires de services

Pour toute transaction réalisée en France, il convient d’établir une facture en double exemplaire (un pour le vendeur et un pour le client) et en langue française. 

Pour vous aider, vous pouvez utiliser notre modèle de facture. Celui-ci contient toutes les mentions obligatoires et est entièrement personnalisable. Vous êtes en franchise de TVA ? Nous mettons aussi à votre disposition un modèle de facture sans TVA.

Quels outils utiliser pour créer une facture ?

Vous avez 3 options pour créer une facture : 

• utiliser un modèle Word ou Excel : il s’agit d’une solution simple mais chronophage. Ces modèles ne sont pas automatiquement mis à jour. À vous donc de vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes ;
• utiliser un outil gratuit en ligne : il en existe plusieurs sur internet. Ils s’adressent essentiellement aux petites entreprises et aux freelances ;
• passer par un logiciel de facturation spécialisé : ces solutions plus complètes intègrent souvent des outils de gestion de comptabilité, de gestion des paiements et de suivi des créances.

Si vous êtes indépendant, nous vous recommandons le logiciel Tiime. Ce logiciel de facturation est 100 % gratuit et sans engagement. Vous créez vos factures et devis en seulement 2 minutes. Vous suivez instantanément vos règlements et pouvez relancer facilement vos clients en cas d’impayés. Tiime est immatriculé PDP. Il pourra donc prendre en charge l’émission et la transmission des factures électroniques dès 2026.

Quel taux de TVA appliquer en prestation de service ?

Il existe 4 taux de TVA en France. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez appliquer celui correspondant à votre activité de prestations. Ces taux sont fixés par le Code général des Impôts :

Notez que certains produits et services bénéficient d’une exonération totale de TVA, comme les soins médicaux, les activités éducatives ou certaines exportations.

Le suivi de facturation : un enjeu pour le suivi des créances

Le suivi de la facturation est indispensable pour gérer efficacement vos créances et éviter les problèmes de trésorerie. Il permet de savoir précisément quelles sont les prestations encore en attente de paiement.

Pour simplifier ce suivi, vous pouvez utiliser des outils comme un tableau Excel sur lequel vous consignez les informations sur les factures, les acomptes, les dates de paiement, etc. Vous pouvez aussi opter pour un logiciel comptable dédié qui automatisera une grande partie de votre gestion et facilitera le suivi des créances.

La facturation permet l'encaissement de votre chiffre d'affaires et d’alimenter votre besoin en fonds de roulement (BFR). Un manque de suivi peut entraîner des retards de paiement et compromettre votre activité.

Pour plus de simplicité, vous pouvez aussi faire appel à un expert-comptable en ligne, comme L'Expert-comptable.com. Nos experts s'occupent de toutes vos obligations comptables et sont habilités à vous conseiller sur les bonnes décisions à prendre en fonction de votre situation et de vos besoins.

Comment choisir un logiciel de facturation ?

Fournir une facture de prestation de services en bonne et due forme constitue un enjeu légal et comptable majeur pour un entrepreneur. C’est pourquoi il est vivement recommandé de bien comparer les outils de facturation disponibles sur le marché.

Pour arrêter son choix, il est essentiel d’identifier, selon sa situation propre, les besoins auxquels ce logiciel doit répondre :

• simplicité d’utilisation : le logiciel doit être facile à utiliser, même pour ceux qui n’ont pas de compétences comptables ;
• conformité légale : assurez-vous qu’il respecte les obligations fiscales en vigueur, comme l’édition de factures conformes (mentions obligatoires), la gestion des taux de TVA et l’archivage des documents ;
• personnalisation des documents comptables : le logiciel doit vous permettre de personnaliser vos factures et devis (logo, coordonnées, conditions de paiement, etc.) ;
• suivi des paiements : cet outil doit vous permettre d’enregistrer les acomptes, les échéances et d’envoyer des rappels en cas de retard ;
• sécurité des données : il doit garantir la sécurité de vos données fiscales et comptables.

Le logiciel de facturation Tiime répond à ces attentes. Ses fonctionnalités sont multiples et s’adressent aussi bien aux micro-entrepreneurs qu’aux dirigeants de TPE ou PME. Ces derniers peuvent opter pour la solution gratuite ou privilégier l’offre Business mise à disposition des indépendants.

Avec l’outil Tiime, vous êtes certain de générer des factures conformes à la réglementation. De plus, cette solution répond parfaitement aux objectifs de dématérialisation des factures imposées par l’État, dont la mise en application était initialement prévue pour le 1er juillet 2024, puis reportée au 1er septembre 2026.

Que faire en cas de non-paiement d'une facture de prestation de service ?

Si l’un de vos clients ne paie pas sa facture, vous devez lancer une procédure de recouvrement. Voici la marche à suivre.

Étape 1 : faire une première relance amiable

Dans les 5 à 10 jours après l'échéance de paiement, vous pouvez contacter votre client par téléphone ou par courrier électronique. La relance doit être courtoise, tout en rappelant la facture impayée et sa date d’échéance.

Voici quelques conseils :

• rappelez la facture, le montant dû et la date de paiement ;
• proposez une solution amiable si le client rencontre des difficultés financières ;
• vérifiez que l'adresse de facturation est correcte et que le client a bien reçu la facture.

Étape 2 : deuxième relance

Si le paiement n'a toujours pas été effectué après la première relance, vous devez le relancer de manière plus ferme. Appelez-le à nouveau ou faites-lui un mail en insistant sur l'importance de régulariser la situation rapidement. Précisez un nouveau délai (7 à 10 jours) et mentionnez le fait qu'en cas de non-paiement, des actions légales ou pénalités pourraient être envisagées.

Étape 3 : mise en demeure

Si votre facture est toujours en non-paiement après ces relances, il est temps d'envoyer une mise en demeure. Il s'agit d'une lettre recommandée avec accusé de réception dans laquelle vous exigez le paiement immédiat de la facture. Cette lettre doit être formelle, détaillant la facture impayée, les relances précédentes et le montant exact dû.

Mentionnez la possibilité d’appliquer des pénalités de retard et des intérêts de retard, conformément aux conditions prévues dans les CGV ou la facture. Précisez aussi que des actions légales seront entamées si la situation n’est pas réglée dans les 8 à 10 jours suivant l’envoi de la mise en demeure.

Étape 4 : procédure de recouvrement judiciaire

Si la mise en demeure reste sans réponse, vous pouvez entamer une action légale. Vous avez plusieurs options pour récupérer la créance, en fonction du montant dû et de la situation :

• injonction de payer : Il s'agit d'une procédure rapide devant le tribunal judiciaire. Elle ne nécessite pas une audience et permet d'obtenir un titre exécutoire rapidement ;
• assignation en paiement : ce recours nécessite la présence d'un avocat et peut prendre plus de temps. Un jugement sera rendu et pourra aboutir à une saisie des biens de votre client ou d'autres mesures de recouvrement.

Peut-on facturer un acompte sur une prestation de service ?

Oui, vous pouvez facturer un acompte sur une prestation de service. Cela est même recommandé pour sécuriser vos relations commerciales. 

Pour cela, il faut faire une facture d’acompte,. Celle-ci comporte les mentions classiques : date, montant versé, taux de TVA le cas échéant, coordonnées du client et du prestataire, ainsi qu’une mention indiquant qu’il s’agit d’un acompte.

Légalement, un acompte engage les deux parties. Le client ne peut plus se rétracter sans motif valable (cas de force majeure par exemple). En tant que prestataire, vous avez aussi l’obligation de réaliser votre prestation.

Une fois la mission terminée, la facture finale doit reprendre les éléments de l’acompte déjà payé, en le déduisant du montant total dû. 

En pratique, il est courant de demander entre 30 % et 50 % d’acompte avant le début de la prestation.

Facture électronique : quelles obligations légales à partir de 2026 ?

La généralisation de la facturation électronique sera progressivement mise en place :

• à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les travailleurs indépendants comme les micro-entreprises.

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques.

Attention, une facture électronique n'est pas une facture au format papier que vous avez numérisée. La transmission des factures devra en effet se faire via une plateforme agréée par l’administration fiscale, appelée Public e-Invoicing Platform (PEPPOL).

Les factures électroniques devront respecter un format standardisé, défini par l’administration fiscale. Les formats acceptés incluent le format Factur-X (un format hybride combinant XML et PDF) ou tout autre format compatible avec le système PEPPOL. Le but est de faciliter l'automatisation du traitement des factures et leur intégration dans les systèmes comptables et fiscaux des entreprises.

Dans le cadre de cette obligation, les entreprises devront transmettre les données fiscales associées à chaque facture à l'administration fiscale en temps réel ou à des intervalles réguliers. Cela permettra à l'administration de suivre en direct les opérations des entreprises et de détecter plus facilement toute fraude fiscale.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation ?

Vous encourez des sanctions si vous ne respectez pas les règles de facturation : .

• 75 000 € d’amende (et jusqu’à 375 000 € pour une société) si vous n’émettez pas de facture pour une prestation réalisée ;
• 15 € par mention manquante ou erronée, dans la limite de 25 % du montant total de la facture, si les informations obligatoires ne sont pas correctement indiquées ;
• 10 000 € d’amende si vous ne conservez pas vos factures pendant 10 ans, comme l’exige la loi.

Notez enfin que l’administration fiscale peut vous contrôler à tout moment. Conservez bien l’ensemble de vos pièces comptables. Utiliser un logiciel de facturation reste la meilleure façon de sécuriser votre comptabilité. 

Facturation à l’international : quelles règles appliquer ?

Vous facturez des clients étrangers ? Votre facturation doit suivre des règles spécifiques : 

• client dans l’UE : s’il s’agit d’un professionnel et qu’il a un numéro de TVA intracommunautaire (à vérifier sur le site VIES), vous devez facturer sans TVA. Vous devez ajouter la mention « Exonération de TVA – article 259B du CGI » sur vos factures ;
• client hors UE : la prestation est considérée comme une exportation. Elle est également exonérée de TVA, avec la même mention à indiquer. Attention, certaines prestations peuvent faire exception.

Il faut conserver toutes les preuves de vos transactions : devis, échanges, contrats, facture. En cas de doute, mieux vaut consulter un comptable pour sécuriser votre facturation.

Les questions courantes sur la facturation pour un prestataire de services

Comment numéroter les factures de prestations de services ?

La numérotation des factures fait partie des mentions obligatoires. Cette numérotation est régie par la loi et respecte un formalisme précis.

Chaque facture dispose d’un numéro qui lui est propre, lequel s’inscrit dans un ordre chronologique strict et sans discontinuité.

Lorsque le volume de transactions devient important, l’utilisation d’une solution de facturation favorise la conformité de la numération des factures de prestation de services ou de vente d’articles.

Quel est le délai d'émission d'une facture lors d'une prestation de services ?

S’il est fréquent pour de nombreuses entreprises de facturer leurs prestations de services en fin de mois, la législation impose de produire la facture dès la fin d’exécution de ces dernières. La facturation immédiate constitue donc une obligation légale.

Il existe toutefois des exceptions. En cas de manquement, le professionnel s’expose à une amende de 75 000 € s’il est une personne physique, ou de 375 000 € pour une personne morale.

Combien de temps faut-il conserver une facture lors d'une prestation de services ?

Comme pour toute pièce comptable, l’entrepreneur est tenu de conserver l’ensemble des factures établies pour une durée de 10 ans. Celles-ci devront être présentées dans le cadre d’un contrôle de l'administration fiscale ou de l’Urssaf.

Peut-on facturer en tant que particulier des prestations ?

Il faut obligatoirement être immatriculé et avoir un numéro Siret pour établir une facture de prestation de services.

Vous devez créer une entreprise. Des statuts existent pour vous permettre de facturer vos clients, tout en gardant un emploi salarié. C'est le cas du statut de l'auto-entrepreneur. Une association loi 1901 peut aussi délivrer des factures.

Que faire en cas d'erreur sur une facture ?

Vous devez émettre une facture d'annulation ou avoir, qui annule la facture initiale erronée. Ensuite, une nouvelle facture corrigée doit être émise avec les bonnes informations.

Elle viendra en remplacement de la précédente. Assurez-vous de bien mentionner le lien entre la facture annulée et la nouvelle.