Comment facturer une prestation de service ?

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Par Guillaume DELEMARLE
Guillaume DELEMARLE
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
L'article en brefÉtablir des factures est une opération cruciale et encadrée par la loi pour tout acteur économique, nécessitant une immatriculation et un numéro de SIRET, à l'exception notable des auto-entrepreneurs. Le document doit comporter diverses informations essentielles comme le numéro de facture, le statut juridique, ainsi que les détails des prestations ou ventes effectuées, y compris les quantités, les prix unitaires et les taux de TVA applicables. Cette rigueur garantit non seulement la légalité mais aussi la clarté des transactions entre professionnels et avec les particuliers, sous certaines conditions.

La gestion de la facturation ne se limite pas à l'émission de documents. Il s'agit d'un élément vital du processus de vente qui influence directement la liquidité et la santé financière d'une entreprise. Un suivi efficace des factures émises et des paiements reçus est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain et éviter les risques associés aux créances impayées. Adopter des pratiques de suivi rigoureuses, telles que l'utilisation de tableaux de bord ou de logiciels dédiés, est donc crucial pour optimiser les performances financières et assurer la pérennité de l'entreprise.
Sommaire

Comment facturer une prestation de services ?

Facturer ses prestations revient à établir un cadre légal, des mentions obligatoires, un taux de TVA, un suivi de facturation, facturer en Europe et à l'étranger… Pour établir une facture, la société ou l’association doit être immatriculée, excepté certains statuts comme les auto-entrepreneurs. Ils peuvent faire des facture sans être immatriculés. Sur la facture, il faut le numéro de SIRET, l’adresse du siège social, le nom et coordonnées des deux parties, le numéro de facture, le statut juridique, la date de la prestation ou vente, nature de la facture, quantité, prix unitaire, TVA (2.1%, 5.5%, 10% ou 20%).

Peut-on facturer en tant que particulier des prestations ?

Il faut obligatoirement être immatriculé pour pouvoir établir une facture. En effet, lorsque vous commercez avec des entreprises, celles-ci vous demandent obligatoirement une facture.

Lorsque l'on est uniquement particulier on ne peut pas faire de facture. Cependant, des statuts existent pour vous permettre de facturer vos clients, tout en gardant un emploi salarié par exemple.

C'est le cas du statut de l'autoentrepreneur : le gros avantages est celui d'attribuer à un individu le droit d'effectuer des transactions. C'est aussi le cas des travailleurs indépendants.

Retenez qu'il vous faut obligatoirement un numéro SIRET afin de pouvoir établir une facture, d'où la nécessité d'être immatriculé sous forme d'auto-entrepreneur, société ou association.

Une association loi 1901 peut délivrer des factures à ses clients (notamment des entreprises par exemple).

Est-il obligatoire de faire une facture ?

Dans la plupart des transactions financières d'une entreprise, établir une facture est une obligation même pour une prestation de services. Plus précisément, voici les cas de figure pour lesquels il est nécessaire d'établir une facture :

  • toute vente de marchandises ou prestation de service entre professionnels

  • toute vente de marchandises de professionnels à particuliers si celui-ci en fait la demande

  • toute prestation de service de professionnels à particuliers lorsque le montant dépasse 25€ TTC ou simplement si le client en fait la demande

En cas de manquement, une amende de 75 000€ peut être adressée à l'encontre du professionnel et un redressement fiscal de 50% du montant de la facture peut être réclamé par le fisc. Pour vous assurer de respecter toutes les obligations légales, envisagez une création d'entreprise en ligne qui vous guide à chaque étape.

Que doit-on mentionner dans une facture ?

Pour facturer vos prestations indiquez les informations suivantes sur une feuille de papier :

  • Nom et coordonnées d'adresse des parties : vendeur et client

  • Numéro de la facture

  • Adresse du siège social

  • Numéro SIRET

  • Statut juridique : SARL, SAS, EURL...

  • Date de la prestation ou de la vente

  • Dénomination précise et détaillée de la nature de la facture : vente de tel bien, réalisation de telle prestation

  • Quantité de produits vendus, nombre d'heures pour la prestation de service

  • Prix unitaire hors taxe, rabais, remises ou réductions éventuelles accordées

  • Numéro d'identification de TVA

  • Taux de TVA en vigueur, et son montant correspondant en chiffres

  • Total HT

  • Total TTC

  • Date d'échéance du règlement

  • Montant et mode de calcul des pénalités en cas de retard dans le paiement, un décret datant de 2012 fixe le montant forfaitaire de la pénalité de retard à 40€

Afin d'être efficace, vous pouvez soit faire vous-même votre modèle de factures ou bien télécharger un modèle de facture sur internet et le personnaliser pour votre entreprise.

Quel taux de TVA appliquer ?

Quel taux de TVA appliqué ?

4 taux de TVA différents existent en France :

  • Le taux super réduit de 2,1% concerne la vente de médicaments remboursables par la Sécurité Sociale ou la vente d'animaux vivants de boucherie...
  • Le taux réduit de 5,5% porte sur les produits alimentaires, les équipements et les services pour personnes handicapées, la fourniture de repas pour les cantines scolaires, la fourniture de chaleur issue d'énergies renouvelables, la vente de logements sociaux et les travaux d'amélioration énergétique des logements...
  • Le taux de 10% : pour la vente de produits agricoles non transformés, le bois de chauffage, la restauration, le transport de personnes...
  • Le taux normal de 20% : pour tous les autres produits ou services, soit la majorité des cas de figure.

Le suivi de facturation enjeu pour le suivi des créances

Pour ne plus être embêté par le calcul de "qui me doit quoi ?", et pour savoir quelle part de votre chiffre d'affaire est dans la nature, mettez en place un suivi de facturation. La forme que pourra prendre ce suivi peut être simple (une feuille excel ou vous notez les factures encaisses, montant des acomptes, date de paiement etc ...).

La facturation est une étape des process de ventes qui déclenche l'appel de liquidités vers votre entreprise, elle aboutit à l'encaissement du chiffre d'affaire. Les problèmes de trésorerie peuvent être du à un manque de suivi de la facturation au sens large (facturer, relancer, vérifier les encaissements, réduire les délais de paiement, etc).

Le premier enjeu est d'être sur d'être en conformité avec le cadre légal (ne rien oublier de facturer surtout) ainsi que rapprocher ses encaissements de ses factures. Le second enjeu très important est le suivi de vos créances : l'argent pas encore encaissé est une source de problème pour l'entreprise. D'une part, cela du crée du BFR (voir besoin en fonds de roulement) : il faudra compenser ce manque d'argent pour financer l'activité dans l'entreprise, d'autre part, il y a un risque que vos clients ne vous payent pas.

L'utilisation d'un outil pour la gestion de la facturation d'un freelance

Fournir une facture de prestation de services en bonne et due forme constitue un enjeu crucial pour l’entrepreneur. C’est pourquoi il est vivement recommandé de se doter d’un outil de facturation fiable dès lors que l’on exerce sous le statut de freelance. Il en existe pléthore sur le marché, mais tous ne se valent pas. Pour arrêter son choix, il est essentiel d’identifier, selon sa situation propre, les besoins auxquels ce logiciel doit répondre : 

  • le simple établissement de la facture ;
  • l’élaboration préalable du devis de prestation ;
  • la personnalisation du document commercial ;
  • l’usage intuitif d’un tableau de bord ;
  • etc.

Le logiciel de facturation Tiime répond à un grand nombre de ces attentes. Ses fonctionnalités sont multiples et s’adressent aussi bien aux micro-entrepreneurs qu’aux dirigeants de TPE ou PME. Ces derniers peuvent opter pour la solution gratuite ou privilégier l’offre Business mise à disposition des indépendants.

L’outil Tiime est un allié majeur des entrepreneurs et permet à ces derniers de s’assurer de la conformité des factures produites. Pour cela, il intègre facilement les différentes mentions légales obligatoires inhérentes à l’activité et à la forme juridique de l’entreprise. De plus, cette solution répond parfaitement aux objectifs de dématérialisation des factures imposées par l’État, dont la mise en application était initialement prévue pour le 1er juillet 2024, puis reportée au 1er septembre 2026.

Modèle de facture pour les prestataires de services

Pour toute transaction réalisée en France, il convient d’établir une facture en double exemplaire et en langue française.

Informations obligatoires sur la factureDétails à inclure
Raison sociale de la sociétéNom de l'entreprise
Son adresse et ses coordonnéesAdresse complète et informations de contact
Numéro SIRETNuméro unique d'identification de l'entreprise
Forme juridiqueSARL, SAS, etc.
Capital socialÀ indiquer pour les sociétés
N° d'immatriculation TVANuméro d'identification à la TVA
Nom ou raison sociale de l'acheteurIdentité ou raison sociale de l'acheteur
Adresse du siège social et de facturationAdresse de l'acheteur, ou adresse de facturation si différente
N° d'immatriculation TVANuméro de TVA de l'acheteur (si applicable)
Mention "Facture"Indication explicite que le document est une facture
Numéro de la factureNumérotation unique
Date d'émission et date de livraisonDate de création de la facture et date de livraison des biens/services
Numéro du bon de commandeNuméro de référence lié à la commande
Désignation des produits/servicesDescription détaillée des articles vendus ou des services fournis
QuantitéQuantité des produits/services facturés
UnitéUnité de mesure (ex. : pièces, heures, etc.)
Prix unitairePrix de chaque unité de produit/service
RemiseIndication des éventuelles remises
Montant HTMontant hors taxe de chaque ligne de produit/service
Montant total HTTotal hors taxe de l'ensemble de la facture
Montant total TTC et taux de TVA applicableTotal toutes taxes comprises et taux de TVA à appliquer
Modalités de paiementConditions de paiement (délai, escompte, pénalités de retard, etc.)
Mentions complémentairesSelon la situation (ex. : franchise en base de TVA pour micro-entrepreneurs, mention d'assurance pour artisans, etc.)

L’URSSAF propose également un modèle de facture sur lequel il est possible de s’appuyer.

Les questions courantes sur la facturation pour un prestataire de services

Comment numéroter les factures de prestations de services ?

La numérotation des factures est régi par la loi et respecte un formalisme précis. Chaque facture dispose d’un numéro qui lui est propre, lequel s’inscrit dans un ordre chronologique strict et sans discontinuité. Lorsque le volume de transactions devient important, l’usage d’une solution de facturation favorise la conformité de la numération des factures de prestation de services ou de vente d’articles.

Quel est le délai d'émission d'une facture lors d'une prestation de services

S’il est fréquent pour de nombreuses entreprises de facturer leurs prestations de services en fin de mois, la législation impose de produire la facture dès la fin d’exécution de ces dernières. La facturation immédiate constitue donc une obligation légale. En cas de manquement, le professionnel s’expose à une amende de 75 000 € concernant une personne physique, ou de 375 000 € pour une personne morale.

Combien de temps faut-il conserver une facture lors d'une prestation de services

Comme pour toute pièce comptable, l’entrepreneur est tenu de conserver l’ensemble des factures établies pour une durée de 10 ans. Celles-ci devront être présentées dans le cadre d’un contrôle de l'administration fiscale ou de l’URSSAF.

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