Facture d'acompte : Tout savoir (mentions obligatoires, exemple...)

Mis à jour le 23/11/22
Sommaire

    Facture d'acompte : Définition, qu'est-ce qu'un acompte sur facture ?

    Pour bien comprendre ce qu'est une facture d'acompte, il nous faut, tout d'abord, comprendre ce qu'est une facture. Cela est régi par l'article L441-3 du code de commerce qui définit la facture comme :

    "une convention écrite, conclue entre le fournisseur et le distributeur ou le prestataire de services, qui mentionne les obligations réciproques auxquelles se sont engagées les parties à l'issue de la négociation commerciale aux fins de concourir à la détermination du prix convenu".

    Ainsi une facture d'acompte est le constat d'une partie de cette convention écrite permettant le versement à l'avance d'une partie de la commande.

    De ce fait, tout assujetti, est dans l'obligation d'émettre une facture d'acompte pour tout versement reçu avant la réalisation complète du contrat.

    Quand émettre une facture d'acompte ?

    Tout paiement intervenant avant la réalisation totale du contrat doit engendrer l'émission d'une facture d'acompte. Ainsi, dès lors, que vous souhaitez être réglés par votre client d'une partie de la prestation (conclue par le contrat ou le devis initial) avant la facturation définitive de celle-ci, vous êtes dans l'obligation d'émettre une facture d'acompte comme défini dans l'article 289.I.c du Code Général des Impôts.

    C'est donc une pratique courante qui permet de diminuer les risques d'impayés en profitant d'un premier versement avant la totale réalisation des travaux. Le second intérêt est également d'améliorer votre trésorerie. En effet, vous n'attendez pas la fin de la transaction commerciale pour encaisser ce qui permet de couvrir vos frais (surtout dans le cas où vous devez engager beaucoup de ressources financières pour réaliser votre prestation).

    Vous l'aurez compris, pour beaucoup de dirigeants d'entreprises, la facture d'acompte est un élément essentiel de la facturation qu'il faut assimiler et maitriser pour correctement facturer et encaisser afin de ne pas se faire retoquer par l'administration fiscale.

    C'est pour cela que nous allons à présent voir comment la réaliser, les mentions obligatoires à indiquer et les différents points pratiques.

    Comment établir une facture d'acompte ? Mentions, TVA, ...

    La facture d'acompte est une pièce comptable qui doit comporter les mêmes mentions légales qu'une facture.

    Ainsi l'article 242 nonies A du CGI oblige que les mentions suivantes soient inscrites sur la facture d'acompte:

     

    • Vos informations (Dénomination sociale, SIREN, Capital, adresse du siège social),
    • Les informations de votre client (Nom de l'entreprise, adresse du siège social et adresse de facturation si différente),
    • Le numéro de la facture (la numérotation doit suivre la même série chronologie et la typologie de vos autres factures classiques),
    • Objet de la facture,
    • Référence au devis initial ou au bon de commande,
    • Désignation du produit ou de la transaction,
    • La date d’émission de la facture,
    • Rabais, remises et ristournes,
    • Le taux de TVA (habituellement utilisé sur vos autres factures),
    • Le montant HT et TTC,
    • La mention légale adéquate si exonération de TVA;

    Ainsi, en appliquant ces différentes mentions, vous aurez toutes les informations nécessaires pour que votre facture d'acompte soit conforme.

    Après avoir réalisé ces factures d'avancement, vous devrez émettre une facture de solde qui est la facture finale permettant de clôturer la transaction commerciale. Celle-ci devra indiquer les numéros des factures d'acompte correspondantes ainsi que les montants déjà payés pour arriver au solde du.

    Qu'est-ce qu'un avoir d'acompte ?

    Lorsque vous réalisez une facture d'acompte, vous avez la possibilité de générer un avoir d'acompte. Cet avoir peut être sur la totalité de la facture d'acompte, si vous décidez avec votre client d'annuler celle-ci. Il est également possible de réaliser un avoir seulement sur une partie du total de la facture d'acompte.

    Cet avoir peut être réalisé selon différentes situations:

    • Un geste commercial,
    • Dans le cas d'un retour de marchandises,
    • Dans le cas d'une erreur sur la facture;

    Concernant la réalisation de ce document comptable, l'avoir d'acompte doit respecter les mêmes règles et les mêmes mentions légales que la facture d'acompte. La mention “facture d’avoir” ou “avoir” doit être inscrite sur la pièce comptable.

    Comment calculer un acompte ?

    Le montant de l'acompte est libre mais doit être validé avec votre client au moment de la signature du devis, sur les dates et les sommes qui seront à payer avant la réalisation finale du projet.

    En règle générale, l'acompte représente 30% du montant total de la transaction commerciale.

    Mais, il est tout à fait possible, de déterminer vos acomptes en fonction du pourcentage d'avancement du projet, ou bien en fonction des coûts engagés par votre entreprise pour la bonne réalisation de la mission.

    Vous avez ainsi plusieurs possibilités pour calculer votre acompte, le plus important étant que celui-ci soit connu et validé par toutes les parties prenantes du contrat.

    Comment comptabiliser une facture d'acompte client ?

    Ce paiement partiel engendré par la facture d'avancement va ainsi être comptabilisé dans votre chiffre d'affaires.

    Il faut ainsi au moment du paiement du client, comptabiliser celui ci au crédit du compte 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes »

    Il ne faut, également, pas oublier le compte de TVA 4457 « TVA collectée »à utiliser si votre facture d'acompte est soumise à TVA.

    Exemple/Modèle de facture d'acompte

    A présent, nous allons voir ensemble un modèle de facture d'acompte. Ces factures d'acompte peuvent être réalisées sur un tableur ou bien par un logiciel de facturation comme Tiime Invoice, logiciel que nous utilisons via notre partenaire Numbr chez L-Expert-Comptable.com . Pensez-bien à que toutes les mentions légales indiquées plus haut dans l'article.

    Exemple de facture d'acompte:

     

    Société X
    135 Avenue des Champs-Elysées
    75008 Paris
    EURL au capital de 1000.00 €
    SIRET: 0077762300034

    Société Y
    105 rue de Rivoli
    75001 Paris

    Facture d'acompte: 2021-10-0001

    Acompte sur commande

    Date d'émission: 27/10/2021 Règlement: A réception

    Désignation Prix Unitaire TVA Montant HT

    Acompte de 30% sur le devis 22 au commencement 1500.00 20% 1500.00
    de l'activité

    TOTAL HT 1500.00 €

    TVA 20% 300.00 €

    TOTAL TTC 1800.00 €

    Comment comptabiliser une facture d'acompte fournisseur ?

    Nous avons surtout parlé lors de cet article de la facture d'acompte que vous émettez à votre client. Mais il est également possible que vous receviez la facture d'acompte de l'un de vos fournisseurs.

    Dans ce cas de figure, les acomptes réglés aux fournisseurs sont à comptabiliser au débit du compte 4091 « Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes ».

    Il faudra alors utiliser le compte de TVA 4456 « TVA sur autres biens et services » pour comptabiliser la TVA déduite sur la facture d'acompte.

    A présent les factures d'acomptes n'ont plus de secret pour vous sur comment les réaliser et les comptabiliser.

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    Benjamin BERNARD

    Accompagnement des entrepreneurs en gestion d'entreprise et comptabilité chez L-Expert-Comptable.com

    Sa spécialisation, les déclarations comptables et ficales ! Sa rigueur et son humour vif en font un collaborateur d'exception