E-commerce et factures : Comment les rédiger ? - Guide (2025)

Est-il obligatoire de rédiger une facture pour ses ventes e-commerce ?

En principe, la délivrance d'une facture est une obligation légale, prévue à l'article 289 du Code général des impôts. Cette exigence concerne également le secteur du e-commerce. Il convient toutefois de distinguer selon que le client est un professionnel ou un particulier.

Vente à un professionnel

Lorsque le client est un professionnel, l'obligation de délivrer une facture s'impose de manière systématique.

La facture doit être émise quelle que soit la nature de la vente ou de la prestation réalisée, quel que soit son montant, et sans que le client n’ait à en faire la demande.

Vente à un particulier

Lorsque le client est un particulier, la délivrance d'une facture n'est pas systématiquement obligatoire. Elle devient obligatoire en cas de vente de marchandises réalisée à distance :

• si la vente est réalisée à destination d'un particulier situé dans un autre État membre de l'Union européenne (dans le cadre d'une vente par correspondance) ;
• si le client en fait la demande (quel que soit le montant de la transaction).

En revanche, en cas de prestation de services en ligne, la facture n'est pas obligatoire :

• si le prix est égal ou inférieur à 25 euros TTC ;
• si le client n'en fait pas la demande.

Quelles sont les caractéristiques d'une facture e-commerce ?

La facture joue un rôle essentiel dans le cadre d'une vente en ligne. Elle sert à la fois de :

• preuve d’achat, notamment en cas de contestation ;
• document comptable, confirmant la transaction commerciale ;
• obligation légale, garantissant la conformité fiscale de la vente.

Il est important de différencier la facture de la note, qui n’a pas la même valeur juridique. La note doit être remise aux clients particuliers, dans certains cas, tandis que la facture est destinée aux clients professionnels.

Contrairement à la facture, la note prend la forme d'un reçu ou d'un ticket de caisse et comporte moins de mentions obligatoires qu'une facture.

La facture e-commerce doit comporter plusieurs éléments de base, tels que les mentions obligatoires, le prix de la prestation, le montant de la TVA et un numéro de facture unique.

Elle doit également tenir compte des spécificités liées à la vente en ligne, en précisant notamment le mode de paiement à distance et les modalités de livraison.

Quelles sont les mentions obligatoires pour bien rédiger une facture e-commerce ?

La facture e-commerce doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, que la vente soit réalisée avec un professionnel ou un particulier.

Mentions obligatoires sur toutes les factures e-commerce

Toutes les factures e-commerce doivent comporter les mentions suivantes :

• date d'émission de la facture ;
• date de réalisation de la vente ou de la prestation de services ;
• date limite de paiement de la prestation ;
• numéro unique de la facture e-commerce : les factures doivent être numérotées dans l'ordre chronologique de leur émission (exemple : F0001, F0002, F0003, etc.).

Mentions relatives au e-commerçant

La facture doit comporter les informations relatives au vendeur en ligne (e-commerçant) :

• dénomination sociale de la société ou nom et prénom du vendeur s'il s'agit d'un entrepreneur individuel (EI) ;
• numéro SIREN ou SIRET ;
• numéro d'immatriculation au RCS, si le vendeur est un commerçant ;
• adresse de facturation et /ou du siège social (et nom de l'établissement) ;
• forme juridique et montant du capital social (s'il s'agit d'une société).

Mentions relatives à l'acheteur

La facture doit également comporter les informations relatives à l'acheteur :

• dénomination sociale de la société ou nom et prénom de l'acheteur s'il s'agit d'un entrepreneur individuel (EI) ;
• numéro SIREN ou SIRET (pour les clients professionnels) ;
• adresse de facturation (si elle est différente du siège social) ;
• adresse de livraison du produit ou de la prestation (si elle est différente de l'adresse de facturation) ;
• numéro de TVA intracommunautaire, uniquement si le client est un professionnel redevable de la TVA et sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 euros.

Mentions relatives à l'achat en ligne

La facture e-commerce doit mentionner les informations concernant la vente en ligne :

• désignation des produits ou services vendus ;
• quantité par produit ou service ;
• prix unitaire hors taxes (HT) ;
• taux de TVA applicable et son montant total ;
• éventuelles réductions accordées (remise, ristourne ou rabais) ;
• montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Autres mentions spécifiques

Enfin, le e-commerçant doit, dans certains cas, ajouter des mentions spécifiques sur la facture, notamment :

• la mention "TVA non applicable en vertu de l'article 293 B du CGI" s'il bénéficie de la franchise en base de TVA (exonération du paiement de la TVA) ;
• les conséquences d'un retard de paiement (taux des pénalités de retard) ;
• la mention "Société en liquidation" accompagnée du nom du ou des liquidateurs, si l'entreprise est en liquidation amiable ou judiciaire ;
• la mention "Locataire-gérant du fonds de commerce exploité" ou la mention "Gérant-mandataire du fonds de commerce exploité", si l'entreprise est locataire-gérant ou gérant-mandataire...

Nouvelles mentions légales prochainement obligatoires

Dans quelques mois, de nouvelles mentions obligatoires devront apparaître sur les factures :

• le numéro SIREN du client (si celui-ci est un professionnel) ;
• l'adresse de livraison des biens ou de réalisation de la prestation, lorsqu'elle est différente de l'adresse de facturation du client ;
• la nature de la transaction (livraison de biens et/ou prestations de services) ;
• l’option de paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant.

Quand faut-il établir une facture e-commerce ?

En principe, une facture doit être émise dès la réalisation de la vente du bien ou de la prestation de services. Toutefois, un différé de facturation peut être admis s'il ne dépasse pas quelques jours.

De plus, lorsqu’une entreprise réalise plusieurs livraisons ou prestations distinctes au cours d’un même mois, elle peut émettre une seule facture récapitulative en fin de mois, regroupant toutes les opérations. Elle dispose alors d’un délai d’un mois pour la transmettre au client.

Les factures doivent être conservées pendant une durée de 10 ans.

Quel format utiliser pour émettre une facture e-commerce ?

Il existe différents formats de factures :

• le format papier, envoyé par courrier ;
• le format PDF, envoyé par e-mail ;
• le format électronique.

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises françaises d’émettre et de recevoir des factures électroniques sera mise en œuvre progressivement à compter du 1er septembre 2026, conformément au nouveau calendrier défini par la loi de finances pour 2024.

Ainsi, l'obligation d'émettre des factures électroniques interviendra à compter du :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

L'obligation de recevoir des factures électroniques interviendra quant à elle à compter du 1er septembre 2026 pour l'ensemble des entreprises.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-respect des règles de facturation ?

Il est recommandé de suivre rigoureusement la réglementation en matière de facturation. En cas de non-respect des règles de facturation, les sanctions peuvent être lourdes.

Une amende pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une entreprise individuelle et 375 000 € pour une société est prévue en cas de non-respect des obligations.

De plus, en cas de récidive dans les 2 ans qui suivent la première sanction, le vendeur s'expose à l'une des amendes suivantes :

• 150 000 € pour une entreprise individuelle ;
• 750 000 € pour une société.

De plus, les risques de redressements fiscaux sont élevés, ce qui pourrait entraîner des conséquences graves, tant sur le plan financier que sur l’image de votre entreprise. Un non-respect des obligations de facturation pourrait nuire à la réputation de votre activité e-commerce.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter en matière de facturation e-commerce ?

Plusieurs erreurs fréquemment commises peuvent être évitées en matière de facturation, notamment :

• le manquement à l'obligation de conservation des factures pendant 10 ans ;
• les oublis fréquents dans les mentions obligatoires, pouvant entraîner une amende de 15 € sur chaque omission ou inexactitude (le montant total des amendes ne doit pas dépasser 25 % du montant de la facture) ;
• la mauvaise gestion des numéros de facture, pouvant créer des doublons et compliquer le suivi comptable...

La facturation e-commerce : quelques conseils pratiques

La facturation e-commerce nécessite de mettre en place un système de facturation conforme aux réglementations en vigueur, dans le but de protéger son activité et d’éviter tout risque de sanction.

Pour établir une facture conforme, il est possible d'utiliser dès à présent des logiciels de facturation électronique (tels que Tiime, Facture.net). Ces logiciels permettent de générer des factures en ligne, de simplifier et de sécuriser la gestion des factures, mais aussi de garantir un traitement rapide et fiable.

Une facturation bien maîtrisée contribue ainsi à assurer la satisfaction des clients tout en respectant les exigences de l’administration fiscale.

FAQ sur la facturation en e-commerce

Est-il obligatoire de fournir une facture en e-commerce ?

Oui, pour toute vente à un professionnel ou à un particulier réalisée à distance, une facture est obligatoire. Les exceptions concernent certaines prestations de service en ligne à faible montant (prix égal ou inférieur à 25 euros TTC).

Est-ce légal de facturer des frais de facturation en e-commerce ?

Non, il n’est pas légal de facturer des frais supplémentaires pour l’émission d’une facture en e-commerce. La loi interdit de facturer des frais, qu’il s’agisse de factures papier ou électronique.

Sources et références

Impots.gouv.fr : La Facturation électronique, qu'est-ce que c'est ?

Entreprendre.service-public.gouv.fr : Tout savoir sur la facturation