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Comment utiliser un tableau de bord pour gérer son entreprise ?

Mis à jour le 03/04/2018

Pour piloter efficacement son entreprise, le dirigeant a besoin d’un tableau de bord avec des indicateurs-clés pour anticiper et prendre les bonnes décisions au bon moment. De manière générale, un tableau de bord affiche des indicateurs de performance pour savoir où se situe l'entreprise dans sa gestion et dans réalisation de ses objectifs. L'entrepreneur choisit les indicateurs indispensables (trésorerie, chiffre d’affaires, marge, dépenses, frais de sous-traitance, panier moyen, nombre de clients, plannings, coordination des équipes...), il les suit pour diriger l'entreprise et garder la trésorerie à flots.


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Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Un tableau de bord synthétise les données de l’entreprise sous forme d’indicateurs qui sont des points de contrôle sur les objectifs à réaliser et de suivre les variables importantes de votre entité. L’idée est de tirer profit des informations passées afin d’analyser tout écart imprévu pour le corriger au plus vite en mettant en place les actions nécessaires. C’est un outil polyvalent et personnalisé qui garantit la maîtrise de sa gestion et le pilotage efficace de son entreprise.

Les tableaux de bord classiques

Il existe trois types de tableaux de bord : stratégique, budgétaire, opérationnel.

Le tableau de bord stratégique est axé sur la performance de la société : suivi du chiffre d’affaires, du nombre de clients, du panier moyen, de la rentabilité. Ce dernier est utilisé pour prendre des décisions et affiner la stratégie de l’entité. C’est un outil de pilotage à long terme.

Le tableau de bord budgétaire met en évidence les écarts entre ce qui a été prévu et ce qui se réalise dans la réalité. S’il est mis à jour régulièrement, il décèle au plus vite les anomalies et de met en place les actions nécessaires à leur correction. Il vous assure le contrôle de votre gestion.

Le tableau de bord opérationnel permet de suivre, à une échelle plus réduite, la bonne exécution des tâches des différents services. Il est destiné aux responsables qui mettent en place les plans d’actions nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise : suivi des plannings, coordination des équipes.

Élaborer son propre tableau de bord

Nous avons vu précédemment qu’il existe plusieurs types de tableaux de bord, mais il n’y a pas de modèle unique. Comprenez par là que pour être pertinent, ce dernier doit tenir compte de toutes les spécificités de votre entreprise. Le mieux est de créer le sien sur mesure afin qu’il réponde à toutes vos attentes. Afin d’être efficace, il devra être mis à jour régulièrement.

De manière générale, plus votre structure sera importante et comptera de collaborateurs, plus les tableaux de bords seront décisifs. Il ne faudra pas non plus hésiter à en faire plusieurs pour que chacun d’entre eux reste clair et adapté à la personne qui l’utilise.

Pour élaborer un tableau de bord, Il faudra commencer par choisir les indicateurs clés que vous voudrez suivre. Il est recommandé d’en retenir entre 5 et 9. Ces derniers devront être simples et représentatifs. Ils peuvent être regroupés au sein de plusieurs catégories :

Indicateurs financiers : niveau de trésorerie, chiffre d’affaires mensuel, marge commerciale, suivi mensuel des coûts par famille, frais de sous-traitance, panier moyen…

Indicateurs de production : capacité de production, niveau des stocks, nombre de pièces défectueuses, nombre de pannes, temps pendant lequel les machines n’étaient pas utilisables…

Indicateurs des ressources humaines : frais de personnel, absentéisme, heures supplémentaires…

Autres indicateurs : estimation des charges sociales des dirigeants à provisionner, niveau de satisfaction des clients, nombre de pages vues sur le site internet…

Au niveau de sa présentation, il faut garder à l’esprit que c’est un outil qui doit être lisible de tous. Il peut être personnalisé en fonction de son utilisateur au sein de votre entité, en se focalisant sur ses objectifs personnels. Sa forme peut être adaptée en fonction du contexte : réunion interne, communication sur l’activité de l’entreprise... Il doit être synthétique et exposer l’état d’avancement des objectifs de façon simple : couleurs, graphiques, pourcentages d’avancement, compteurs…

Je viens de créer mon entreprise, sur quoi dois-je garder un œil ?

Dès la naissance de votre entité, il peut être intéressant de mettre en place un tableau de bord réunissant les indicateurs les plus basiques afin de ne pas se faire submerger et de garder le contrôle de votre gestion. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de petits indicateurs très simples à établir, qui vous aideront à savoir où vous en êtes jour après jour.

Le chiffre d’affaires mensuel : il correspond à la somme de toutes les factures que vous avez éditées au cours d’un mois.

Le niveau de trésorerie : peut être fait mensuellement, il vous suffira de prendre en compte le montant du solde de votre ou vos comptes professionnels le dernier jour du mois.

L’encours client : il suffit de faire la somme de toutes les factures TTC non réglées à ce jour.

L’indicateur de provision de vos charges sociales si vous êtes Travailleur Non Salarié : il vous suffira de multiplier le montant de votre rémunération nette depuis le début de l’année et de la multiplier par votre taux de cotisations sociales.

Il peut être intéressant de vouloir chercher à contenir ses coûts. C’est pourquoi il est intéressant d’établir un indicateur mensuel par famille de coût.

 

Antoine

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