Charges en Freelance : Que peut-on faire passer ? (2023)

L'article en brefLes travailleurs indépendants, à l'instar des salariés, doivent faire face à une multitude de charges, allant des prélèvements sociaux à l'impôt, en passant par les frais de fonctionnement de leur structure. Ces charges varient en fonction de plusieurs paramètres, tels que la forme juridique de l'entreprise et le régime fiscal choisi, offrant ainsi différentes possibilités d'optimisation. Il est essentiel pour un freelance de comprendre et de maîtriser ces dépenses afin d'évaluer correctement sa rémunération nette, qui diffère du chiffre d'affaires généré. Cet aspect financier constitue un défi majeur mais aussi une opportunité d'optimisation pour les entrepreneurs indépendants.

La gestion des charges en freelance nécessite une attention particulière aux cotisations sociales et aux impôts, qui constituent la majeure partie des dépenses. Les taux de cotisation varient considérablement selon le statut juridique de l'entreprise et d'autres facteurs, influençant directement la protection sociale et la couverture des risques de l'entrepreneur. De plus, les freelances doivent jongler avec les frais professionnels et de fonctionnement, qui dépendent étroitement de l'activité exercée. Une gestion efficace et une planification financière sont cruciales pour optimiser ces charges et assurer la pérennité de leur activité indépendante.
Temps de lecture : 11minDernière mise à jour : 14/02/2024
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Ecrit par Maxime SERRAAccompagnateur d'entrepreneurs en création d'entreprise et comptabilité chez L-Expert-Comptable.com
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Article certifié par
Guillaume DELEMARLE
 
Expert-comptable avec plus de 9 ans d'expérience. Spécialisé dans l'accompagnement des TPE et créateurs d'entreprise.
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À l’instar des salariés d’une entreprise, les travailleurs indépendants doivent eux aussi supporter différentes charges sur leur rémunération, leur bénéfice ou leur chiffre d’affaires. Elles prennent la forme de prélèvements sociaux, d'impôt, mais également de frais liés au fonctionnement de la structure.

Les charges du freelance diffèrent selon divers paramètres comme la forme juridique de la société ou le régime fiscal privilégié. Par ailleurs, l’entrepreneur peut recourir à certains dispositifs permettant l’optimisation de ses dépenses.

Comprendre la notion de charges pour un freelance

Si le statut de chef d’entreprise séduit de plus en plus d’actifs, celui-ci s’accompagne bien souvent de quelques obligations. En principe, ces dernières se matérialisent par de nouveaux frais à prévoir. Effectivement, en quittant sa position de salarié, le travailleur indépendant abandonne également la sécurité qui en découle. C’est à lui-même que revient la responsabilité de se soucier de sa protection sociale, ou de bien d’autres éléments qu’il se doit d’assumer.

Il faut comprendre que les charges du freelance se subdivisent sous différents postes : 

  • Les cotisations sociales ;

  • Les impôts ;

  • La CFE (cotisation foncière des entreprises) ;

  • La TVA selon les cas ;

  • La formation professionnelle ;

  • La couverture santé et la prévoyance ;

  • Les éventuels frais professionnels que l’entrepreneur est amené à engager pour exercer son activité professionnelle (achat de matières premières, déplacements, etc.).

Le montant de ces dépenses dépend directement de la forme juridique choisie au moment de la création de l’entreprise. De même, le chiffre d’affaires réalisé, le régime fiscal privilégié et le niveau d’implication du gérant dans la structure sont autant d’éléments qui déterminent le mode de calcul des différents prélèvements.

L’essentiel des charges du freelance se concentre autour des cotisations sociales dont il est redevable et de son imposition. Il est primordial pour le travailleur indépendant de définir ce qu’elles représentent s’il veut être en mesure d’évaluer sa rémunération. Cette dernière se distingue du chiffre d’affaires généré. Pour simplifier, outre les dividendes versés, la rémunération du gérant correspond au résultat dégagé après déduction des charges.

Différences entre cotisations freelance et salarié

En France, toute rémunération fait l’objet de prélèvements de cotisations sociales. Celles-ci ont pour but de contribuer au système de protection sociale des individus. Chaque travailleur participe à hauteur de ses revenus et de la catégorie à laquelle il appartient.

Les charges du travailleur salarié

L’employé d’une entreprise voit apparaître dans le corps de son bulletin de salaire de nombreuses lignes de déductions. Elles correspondent aux cotisations salariales et aux cotisations patronales. Il incombe à l’employeur de les calculer et de les reverser aux organismes sociaux, dont l’URSSAF est l’acteur principal.

Le salaire brut du collaborateur, figurant en haut de la fiche de paie, constitue l’assiette sur laquelle s’appliquent les pourcentages de ces cotisations. Le salaire net, désigné comme étant le « net à payer » , est indiqué en bas de bulletin. Il s’agit du montant que perçoit concrètement le salarié sur son compte bancaire, une fois ses cotisations salariales défalquées.

Parmi ses charges, le salarié du secteur privé contribue à : 

  • L’assurance vieillesse, via les cotisations destinées à la sécurité sociale ;

  • La CSG et la CRDS ;

  • La retraite complémentaire.

La contribution sociale généralisée (CSG) et la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) sont les prélèvements sociaux visant à résorber la dette de la sécurité sociale, au titre de la solidarité nationale. 

Le reste des sommes déduites sont assumées par l’employeur à travers les cotisations patronales. Il est à noter que pour un salarié cadre, la totalité des cotisations salariales et patronales peuvent s’élever jusqu’à 75 % de sa rémunération brute.

Les cotisations du freelance

De son côté, le travailleur non salarié doit supporter un taux de cotisation inférieur, bien que sa rémunération puisse être plus élevée que celle d’un collaborateur en société. En revanche, il ne jouit pas du même niveau de protection sociale que ce dernier. 

Le TNS (travailleur non salarié) établit une déclaration mensuelle ou trimestrielle de son chiffre d’affaires et s’acquitte des cotisations sociales exigibles. Les charges du freelance peuvent varier entre 12,8 % et 21,3 % de son chiffre d’affaires s’il est micro-entrepreneur. Elles s'élèvent à environ 62 % de sa rémunération brute s’il est assimilé salarié. L’indépendant, lui, cotise à hauteur de 45 % de sa rémunération nette.

Enfin, il faut ajouter à cela les éventuels contrats d’assurance qu’il peut souscrire de sa propre initiative, dans le but d’améliorer sa couverture sociale (mutuelle, prévoyance, assurance chômage).

Facteurs influençant les taux de cotisation

Nous l’avons évoqué, les cotisations sociales et l’imposition composent l’essentiel des charges du freelance. Toutefois, plusieurs critères viennent déterminer les taux de prélèvement. Il faut tenir compte d’éléments tels que : 

  • Le statut juridique de l’entreprise ;

  • Le rôle de son dirigeant (associé ou non) ;

  • Régime fiscal privilégié ;

  • La nature de l’activité exercée et des bénéfices (BIC ou BNC) ;

  • La forme de rémunération du chef d’entreprise ;

  • Le chiffre d’affaires réalisé. 

Les charges du freelance selon la forme juridique choisie

Au moment de créer son entreprise, l’entrepreneur opte pour le statut juridique qui correspond le mieux à son projet professionnel. Le choix de ce dernier a une incidence directe sur le régime fiscal et social du gérant. 

En effet, les différents statuts du dirigeant ne se valent pas et n’impliquent pas le même taux de cotisation. Ainsi, le président d’une SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) est considéré comme « assimilé salarié ». Autrement dit, il dépend du régime général de la sécurité sociale. 

À ce titre, les charges sociales à payer en SASU sont sensiblement les mêmes que celles d’un salarié cadre. En revanche, pour en être redevable, le président doit percevoir une rémunération. Dans ce cas, ses cotisations s’élèvent à près de 80 % de sa rémunération nette et lui permettent de bénéficier d’une protection sociale performante.

Dans le cas d’une EURL, le gérant relève du régime des travailleurs non salariés et dépend donc de la sécurité sociale des indépendants. Son taux de cotisation est bien inférieur (environ 45 % de ses revenus nets), ce qui ne lui octroie qu'une couverture sociale minimale.

L’impact du régime fiscal sur les cotisations sociales

La forme juridique de l’organisation détermine également le régime fiscal de celle-ci. Ainsi, la structure peut être soumise de plein droit à l’imposition sur les sociétés (IS) ou à l’imposition sur les revenus (IR). 

En principe, l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) et l’EI (entreprise individuelle) sont soumises à l’impôt sur le revenu par défaut. Toutefois, il demeure possible de modifier son régime fiscal et de demander l’option à l’IS.

Dans le cadre de la micro-entreprise, le calcul de l’imposition s’effectue sur la base du chiffre d’affaires, selon le barème progressif des impôts. Dans ce cas, le micro-entrepreneur bénéficie d’un abattement forfaitaire, réduisant ainsi sa base imposable. Il est ensuite libre de choisir le versement forfaitaire libératoire pour s’en acquitter ou de payer son impôt en une seule fois. 

Les charges du freelance diffèrent selon la nature de ses bénéfices. Les prélèvements se répartissent comme suit : 

  • Si l’activité concerne de la vente de marchandises (BIC), le taux de cotisation s’élève à 12,3 % du chiffre d’affaires réalisé ; 

  • Pour ce qui concerne de la prestation de services (BIC), le micro-entrepreneur cotise à hauteur de 21,2 % de son CA ;

  • Le taux de cotisation des prestations de services (BNC) s’élève à 21,10 % du CA encaissé.

Pour rester dans le cadre de la micro-entreprise, il est impératif de respecter les seuils de chiffre d’affaires relatifs à ce régime.

Les différents types de charges en freelance

Au cours de son activité, le travailleur autonome est amené à composer avec des charges fixes et des charges variables.

Frais professionnels et charges de fonctionnement

Il s’agit des dépenses à engager pour la bonne exécution de sa mission. Les frais professionnels peuvent être d’ordre différent et concerner : 

  • Des repas d’affaires ;

  • Le coût des matières premières ;

  • Des déplacements professionnels ;

  • Abonnements internet ou forfait de téléphonie ;

  • Le lieu de travail ;

  • L’acquisition d’un brevet industriel ;

  • De la documentation technique (Code du travail pour du consulting RH par exemple) ;

  • etc.

Quelles qu’elles soient, les charges du freelance dépendent directement des besoins de son activité et du cadre dans lequel il accomplit sa mission.

En outre, il faut savoir que les frais professionnels doivent faire l’objet d’une ligne d’écriture dans la comptabilité de l’entreprise. De fait, l’entrepreneur est tenu de conserver le justificatif relatif à chaque dépense (tickets de carte bleue, factures, etc.).

Frais de déplacement, matériel bureautique, loyers, etc.

Les frais de déplacement font partie des frais professionnels les plus courants. Pour garantir la pérennité de son entreprise, le travailleur non salarié se doit d’aller à la rencontre de ses prospects ou de participer à divers événements de networking. Ces rencontres peuvent avoir lieu sur tout le territoire, voire à l’étranger selon le secteur économique concerné.

L’activité peut également nécessiter de signer un bail commercial. Celui-ci permet alors de disposer d’un local pour accueillir du public ou entreposer de la marchandise. Il s’agit donc d’une charge régulière dont le chef d’entreprise doit tenir compte sur le long terme.

D’autres dépenses peuvent être ponctuelles, comme l’achat d’un ordinateur, de mobilier ou d’un logiciel.

Les frais liés à l'espace de travail : domicile vs coworking

Il s’agit d’un poste budgétaire à ne pas négliger. L’espace de travail et la manière dont il est organisé déterminent clairement les conditions d’exécution d’une mission. Par souci d’économie et si l’activité le permet, le micro-entrepreneur porte généralement son choix sur le travail à domicile. Il s’affranchit ainsi de certaines dépenses, telles que : 

  • Un loyer ou un abonnement à un espace de coworking ;

  • Une box internet supplémentaire ;

  • Les dépenses relatives au mobilier ;

  • Les frais de carburant.

Travailler à domicile présente certains avantages en termes de maîtrise de coût de fonctionnement de son entreprise. Toutefois, le coworking offre un cadre spécifiquement dédié au travail. Il permet au freelance de nouer de nouvelles relations et d’étendre ainsi son réseau professionnel.

Cotisations sociales spécifiques

Parmi les charges du freelance, les cotisations de la sécurité sociale visent à garantir une protection minimale au chef d'entreprise.

Cotisation maladie-maternité

Ces prélèvements permettent le versement au bénéficiaire de prestations sociales en cas d’interruption du travail pour maladie ou en cas de grossesse. Ces prestations sont versées sous forme d’indemnités journalières ou d’allocations. Selon les revenus et la nature de l’activité de l’indépendant, le taux de cotisation se situe entre 6,53 et 7,2 %.

Cotisation retraite

À l’instar de la maladie-maternité, les cotisations retraite font partie des cotisations sociales obligatoires. Le micro-entrepreneur ayant réalisé un chiffre d’affaires minimal cotise donc à la retraite également.

Néanmoins, s’il déclare un chiffre d'affaires nul, aucune cotisation n’est exigée. De fait, le CA à zéro n’ouvre pas de droit à la retraite. Le taux de cotisation s’élève à 17,75 % sur la base d’un revenu n’excédant pas 1 Pass (plafond annuel de la sécurité sociale).

Cotisation chômage

L’assurance chômage ne compte pas parmi les charges du freelance. Le travailleur à son compte peut toutefois souscrire un contrat d’assurance chômage à titre personnel. L’organisme lui verse ainsi des indemnités au terme de son mandat.

Cotisation famille

Elle vise à financer les prestations versées par la CAF (Caisse d’allocations familiales) aux familles qui y sont éligibles. Le montant de la cotisation dépend du niveau de revenu du freelance. En 2023, si ceux-ci excèdent 61 589 €, le taux de cotisation est alors fixé à 3,10 %.

Charges fiscales et impact de la TVA

Les charges du freelance comprennent également les contributions fiscales. Celles-ci dépendent du régime d’imposition de l’entreprise, lui-même défini par sa forme juridique. En outre, la catégorie des bénéfices réalisés impacte également la fiscalité du travailleur à son compte.

Différence entre chiffre d'affaires HT et TTC

Il convient de distinguer le chiffre d’affaires hors taxe (HT) du chiffre d’affaires toutes taxes comprises (TTC). Le chiffre d’affaires est la somme des ventes de biens ou de services qu’une entreprise a produites. 

En France, l’ensemble de ces ventes sont soumises à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Les entreprises sont tenues de facturer cette taxe à leurs clients, puis de la déclarer et de la reverser à l’administration fiscale. Dès lors que la TVA est incluse dans son CA, on parle d’un chiffre d’affaires TTC.

Exonération de TVA et seuils

Dans certains cas, le freelance peut faire l’objet d’une exonération de la TVA. Il bénéficie alors de la franchise en base de TVA. Celle-ci présente un intérêt certain pour les activités ne nécessitant pas d’effectuer d’investissements importants ou d’acheter des fournitures de bureau régulièrement. 

Elle s’applique à condition de ne pas dépasser un certain plafond de chiffre d’affaires. En 2023, les seuils pour l’exonération de la TVA sont les suivants :

  • 36 800 € pour les activités de prestation de services et les activités libérales, à l’exception des avocats ;

  • 91 900 € pour les activités de ventes de marchandises et d’hébergement ;

  • 47 600 € pour les avocats, les artistes-auteurs et les artistes-interprètes ;

  • 19 600 € pour les autres activités des artistes-auteurs.

Charges déductibles : ce que tout freelance devrait savoir

Les critères de déductibilité des charges

Les charges du freelance comprennent différents types de dépenses que ces derniers peuvent déduire de leur base imposable. Néanmoins, ces frais sont encadrés par la législation.

Importance de la justification par facture ou ticket

Pour qu’un travailleur indépendant puisse déduire certaines de ses charges, celles-ci doivent pouvoir être justifiées. Ainsi, en cas de contrôle par l’administration fiscale, l’entrepreneur doit être en mesure de produire les factures ou les tickets de paiement de la dépense engagée.

En outre, il doit également prouver que ces frais ont été effectués pendant l’exercice comptable de l’entreprise et qu’ils sont directement liés à l’exploitation de son activité.

Les conditions spécifiques selon le statut juridique

Il faut savoir que le statut de micro-entrepreneur ne permet pas de déduire ses charges de freelance. En effet, le régime micro-fiscal et social applique un abattement forfaitaire spécifique au secteur d’activité. L’indépendant bénéficie d’une assiette imposable minorée de : 

  • 71 % de son chiffre d’affaires pour une activité de vente ;

  • 50 % de son CA si son activité concerne de la prestation de services BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ;

  • 34 % de son CA pour une activité relative à de la prestation de services BNC (bénéfices non commerciaux).

La loi considère que cet abattement inclut d’office les frais professionnels que le micro-entrepreneur est amené à engager dans le cadre de son travail.

Exemples concrets de charges déductibles

Loyer du bureau et charges associées

L’abonnement à un espace de coworking peut faire partie des charges du freelance. De même, il est possible de déduire une partie du loyer de son logement pour le professionnel exerçant à domicile, ainsi que certains frais d’exploitation comme l’électricité ou le gaz.

Néanmoins, le caractère déductible n’est valable qu’à la condition d’être en mesure de parfaitement distinguer ce qui relève de l’espace professionnel et de l’espace personnel.

Frais de repas : domicile vs restaurant

Il est également possible de déduire les frais professionnels liés à la restauration. Pour ce faire, le professionnel doit prouver qu’il est en incapacité de prendre son repas à son domicile.

Les déjeuners professionnels font l’objet d’une réglementation. Une part de cette dépense est plafonnée et peut être déduite, car elle seule entre dans la catégorie des frais professionnels.

Frais de voiture et déplacements professionnels

Lorsque les besoins de l’activité exigent d’effectuer des déplacements, le travailleur non salarié peut se faire rembourser ses frais kilométriques. Le calcul des indemnités kilométriques est strictement encadré selon le barème kilométrique en vigueur, tenant compte du coût du carburant, de l’entretien du véhicule et de son assurance.

Matériel, fournitures et abonnements nécessaires à l'activité

Les frais déductibles du freelance concernent également les divers éléments de fournitures dont le professionnel doit se doter. Il peut s’agir de matériel informatique, de l’abonnement internet, de logiciels, etc. Tous doivent être étroitement liés à l’exécution de la mission professionnelle du freelance.

Optimisation des charges et conseils pratiques

Avantages et inconvénients des cotisations pour les freelances

Flexibilité financière vs responsabilité accrue

Contrairement au travailleur salarié, le travailleur indépendant jouit d’une plus grande souplesse en termes de revenu. En plus des dividendes pouvant lui être distribués, son niveau de rémunération évolue souvent en corrélation avec la charge de travail et les responsabilités qu’il assume. 

Il en est de même pour les charges du freelance. Le montant des cotisations sociales de l’entrepreneur s’adapte également aux variations de son chiffre d’affaires. Pour l’indépendant, le taux de cotisations est généralement plus faible que celui d’un salarié. Par conséquent, sa couverture sociale s’en trouve limitée.

Potentiel de revenu net et impact des charges

Il s’agit de ne pas confondre les revenus du freelance avec son chiffre d’affaires. S’il lui est possible d’augmenter considérablement ses revenus en décrochant plus de contrats de freelances, il ne doit pas omettre l’impact de cette évolution sur ses charges. 

En effet, celles-ci vont inévitablement croître au même rythme que ses résultats. Il convient donc pour le professionnel à son compte de considérer ses bénéfices, soit la rémunération restante, après déduction des multiples charges qu’il supporte.

Conseils pour une gestion efficace des charges

Importance de la comptabilité et outils recommandés

Pour une gestion optimale des charges du freelance, il va sans dire qu’un suivi rigoureux de la comptabilité est de mise. Pour cela, il est vivement recommandé de s’appuyer sur les compétences d’experts. Chez L-Expert-Comptable.com, l’ensemble des collaborateurs est à l’écoute de chaque entrepreneur. 

Dotés d’outils parmi les plus performants du marché, ils s’adaptent aux besoins des indépendants. Qu’il s’agisse de conseils lors des démarches de création d’entreprise ou d’une solution comptable efficace, nos collaborateurs sont les précieux alliés des freelances ambitieux. Libérés de leurs tâches fastidieuses et rassurés quant à la fiabilité de leur comptabilité, ces derniers peuvent se consacrer à leur cœur de métier.

Planification financière et évaluation régulière

De nombreuses solutions comptables existent pour aider le travailleur indépendant à maîtriser ses coûts. Il lui appartient de privilégier celle qui correspond le mieux à ses besoins et qui lui permet d’établir ses budgets prévisionnels. 

Les logiciels de comptabilité disposent tous de fonctionnalités permettant d’extraire des états comptables pour un suivi régulier des finances. Chacun présente ses avantages et inconvénients. L’essentiel étant qu’il doit s’adapter aux contraintes de l’activité concernée.

Naviguer dans le monde des charges freelance

Les pièges à éviter et les bonnes pratiques à adopter

Dès la création de l’entreprise, il est primordial pour le dirigeant de définir avec soin : 

  • La forme juridique la plus adéquate ;

  • Le régime fiscal le plus avantageux ;

  • Le mode de rémunération le plus intéressant.

Aussi, le freelance à tout à gagner à s’enquérir auprès d’un expert-comptable des leviers dont il dispose pour optimiser ses charges. Ce dernier est en mesure d’étudier avec lui : 

Enfin, si le régime de la micro-entreprise attire pour sa simplification de gestion, il ne s’adapte pas à toutes les activités. L’entrepreneur, dont l’activité implique des achats réguliers de marchandises, a tout intérêt à porter son choix sur une autre forme juridique, laquelle lui permet de déduire la TVA.

Perspectives d'avenir : évolutions possibles des charges freelance

Le régime micro-fiscal et social a souvent la faveur des entrepreneurs au lancement de leur activité. Toutefois, ceux-ci se trouvent limités dans le développement de leur chiffre d’affaires.

Dans l’hypothèse d’une croissance exponentielle, le chef d’entreprise est contraint de sortir du régime de la micro-entreprise pour passer en société. Cette modification de statut occasionne alors un changement en termes de charges et de cotisations.

En résumé, les charges du freelance sont, certes, moins élevées que celles d’un salarié, mais elles octroient une protection sociale moins efficace. Les taux de cotisation du travailleur indépendant sont variables et dépendent de nombreux critères. Avant de vous lancer à votre compte, n’hésitez pas à vous adresser à un expert-comptable pour obtenir plus de précision.