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Quels sont les frais déductibles du freelance ?

Mis à jour le 09/06/2020

Fin d’année signifie clôture des comptes annuels pour beaucoup d’entreprises. Et la tentation est grande de transférer un maximum de charges sur sa société afin de diminuer la base imposable. Encore faut-il que ces charges soient déductibles fiscalement. Petit rappel des règles en vigueur pour les frais déductibles du freelance, avec une attention particulière sur les rubriques sujettes à controverse.


Quelles sont les conditions pour qu’une charge soit déductible ?

Les comptes annuels servent de point de départ pour calculer la base imposable de votre société. Sauf dérogation expresse, les charges mentionnées dans votre comptabilité seront déductibles si les conditions suivantes sont respectées :

  • Les charges ont un caractère réel, ce qui signifie qu’elles ne doivent être ni excessives, ni fictives. Vous devez dès lors disposer des pièces justificatives adéquates (facture, note de frais…). L’administration est cependant tenue de faire preuve de tolérance, par exemple concernant les frais de représentation ou de voyage qui ne sont pas jugés excessifs .
  • Les charges doivent avoir été encourues dans l’intérêt de l’exploitation ou se rattacher à la gestion normale de l’entreprise. Il y a là une marge d’appréciation par exemple si la dépense bénéficie à la fois à l’entreprise et à un tiers. La jurisprudence est abondante sur le sujet.
  • Les frais déductibles doivent être comptabilisés dans l’exercice au cours duquel ils ont été effectivement engagés (principe d’annualité de l’impôt) et correspondre à une diminution de l’actif net de l’entreprise.

Quelle que soit la nature des frais déductibles, le respect de ces conditions est indispensable pour les faire passer dans votre société. Pas question donc de déduire un abonnement à une revue automobile si vous êtes architecte ou restaurateur.

Quels frais déduire de mon entreprise en tant qu’indépendant ?

Voici quelques exemples des principaux frais déductibles en tant qu’indépendant :

  • Les frais généraux, c’est-à-dire les frais qui découlent de l’activité pratiquée (tels que fournitures, les repas, les frais de fonctionnement - électricité, gaz… - et les frais d’entretien des locaux).
  • Le personnel et la main d’œuvre (plombier, consultant, graphiste...).
  • Les loyers des bureaux utilisés par l’entreprise.
  • Le sponsoring, si les frais engagés n'excèdent pas les bénéfices attendus.
  • Les dépenses relatives à la partie de votre domicile dédiée à votre activité si vous travaillez de chez vous.
  • La voiture de fonction.
  • Les frais engagés pour les repas d’affaires, les réceptions de clients, les cadeaux faits dans l’intérêt de l’entreprise.
  • Les cotisations obligatoires de l’entreprise.
  • Les frais de représentation (tels qu’un uniforme par exemple) et les frais de déplacement (dans la limite de 80 kilomètres aller-retour)
  • Les rémunérations directes ou indirectes (salaires, indemnités, allocations…)
  • Les frais de formations liées à l’activité.
  • Les remboursements de frais investis dans l’entreprise (dettes contractées envers des investisseurs).

Les frais déductibles controversés pour le freelance et l’indépendant

Certains frais déductibles de l’entreprise du freelance sont quelque peu sujets à controverse, et restent possibles, mais sous certaines conditions, et avec des limitations bien définies.

Frais déductibles : Les loyers ?

Il est tentant de faire passer une partie de votre loyer et charges afférentes sur votre société si, comme de nombreux freelances, vous travaillez à votre domicile. Cela est possible pour autant que vous fassiez une distinction claire entre la partie professionnelle et la partie privée et que votre clé de répartition pour les charges et autres dépenses soit justifiable. Soyez prêt à expliquer votre méthode de calcul à l’administration qui ne manquera pas de la questionner en cas de contrôle.

Les frais d’un logement de fonction peuvent également être déduits moyennant le respect de certaines conditions. Attention toutefois à contrebalancer cet avantage avec l’imposition au titre d’avantage en nature dans votre chef personnel.

Les frais de restaurant : une charge déductible ?

Les frais de repas d’affaires (clientèle, prospects, fournisseurs, etc.) sont déductibles ainsi que les frais liés à des déplacements professionnels (par exemple, voyage à l’étranger). Les frais de repas quotidiens remboursés par la société peuvent également être déduits sous certaines conditions. Il faut notamment que vous n’ayez pas la possibilité de prendre votre repas à votre domicile. Dans ce cas, l’entreprise devra payer des cotisations sociales à hauteur de 4,55 €/repas (montant 2013 considéré comme avantage en nature). Notez cependant qu’il est souvent plus intéressant de déduire ses frais à l’impôt sur le revenu en optant pour la déduction des frais réels.

Les frais de voiture peuvent-ils être considérés comme frais déductibles ?

Certaines limitations existent pour les véhicules de tourisme. Ainsi, les amortissements ne seront déductibles qu’à concurrence d’une valeur d’acquisition de 18.300 € (9.900 € si le taux d’émission de dioxyde de carbone est supérieur à 200 grammes/km).

Lorsque le montant des frais de déplacement dépasse un total de 15 000 euros par an, il doit obligatoirement être reporté (dans les 3 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable) sur le relevé des frais généraux qui sera joint au dépôt des comptes annuels.

Les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles ont la possibilité de se faire rembourser leurs frais kilométriques.

Ces derniers incluent :

  • Le carburant,
  • Les primes d’assurance,
  • L’entretien courant du véhicule (vidanges, pneumatiques, …)
  • La location, le crédit-bail ou les intérêts d’emprunt lorsque le dirigeant est propriétaire du véhicule.

À noter : Les frais engagés pour le transport du domicile au lieu de travail ne sont pas remboursables pour les entreprises assujetties à l’impôt sur les sociétés (IS).

La déduction de frais de location (leasing) est également limitée suivant les mêmes plafonds. Dans le cas d’une location d’une durée inférieure à trois mois, les frais sont entièrement déductibles. En revanche, les véhicules utilitaires ne sont pas soumis à cette règle et leur usage privé ne générera pas un avantage en nature taxable à l’impôt sur le revenu.

Les dépenses somptuaires

Certaines dépenses sont considérées comme non déductibles à l’ impôt sur les sociétés . C’est le cas notamment des dépenses de chasse et de pêche, des dépenses liées à l’entretien de yachts, de bateaux de plaisance, de résidences secondaires et de toute dépense somptuaire excédant 18.300 €. Cependant, l’administration tolère la déduction de ces dépenses pour autant que leur caractère professionnel et proportionné soit dûment justifié. Il appartiendra à la société d’en apporter la preuve et le fisc se montrera souvent sévère à cet égard.

Comment déduire des notes de frais en tant que freelance ou indépendant ?

Pour faire déduire des frais de votre entreprise, que vous soyez ou non travailleur indépendant, vous devrez obligatoirement garder une trace de ces dépenses. D’une année à l’autre, vos factures et notes de frais vous seront nécessaires, et vous permettront, lors de votre déclaration de revenus, de déduire la somme des frais sur votre bénéfice brut. En cas de contrôle fiscal, ces justificatifs pourront aussi vous être demandés, et vous éviter un éventuel redressement. Par ailleurs, pour que cette déduction soit applicable, les frais doivent avoir été payés au cours de l’année où vous prévoyez de les déduire.

À qui s’adresse la déduction de frais ?

En ce qui concerne les indépendants (ou freelances) en micro-entreprise, leurs charges professionnelles ne sont pas déductibles directement pour leur montant réel. Toutefois, un abattement forfaitaire intégrant les charges de la micro-entreprise (frais de déplacement, dépenses liées au local, frais de véhicule…), est automatiquement appliqué par l’administration fiscale. Le montant de cet abattement varie en fonction de votre activité. Il s’élève à 71% pour les activités d’achat-revente, 34% pour les professions libérales et tous les titulaires de BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et à 50% pour les prestations de services commerciales ou industrielles.

Les obligations liées aux frais déductibles du freelance

Même si ce résumé se veut exhaustif, la matière pourrait faire l’objet d’un ouvrage entier, tant la marge d’appréciation est grande. N’oubliez pas que ces frais déductibles hybrides sont la cible favorite des inspecteurs des impôts. Si vous passez certains frais en société et que cela peut prêter à discussion, veillez à garder une note des raisons qui vous ont poussé à déduire ces frais. L’important est de pouvoir démontrer sa bonne foi et défendre son point de vue. Pour finir, n’oubliez jamais qu’un contrôle fiscal réussi est un contrôle au cours duquel les deux parties ont fait des concessions et rentrent avec le sentiment du travail accompli.

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