Comment facturer quand on est freelance, indépendant ou consultant ?

Vous venez de créer votre entreprise en tant que freelance et vous vous demandez comment facturer à un client ? Vous souhaitez connaître les mentions obligatoires, les spécificités par statut et régime social, ou encore être conseillé sur modèles de factures voire des logiciels de facturation pour vous accompagner ? Vous êtes au bon endroit et L-Expert-comptable.com vous dit tout.

Les freelances sont des professionnels qui exercent leur activité en indépendant, c’est-à-dire en leur nom et sous leur responsabilité. Un freelance prospecte des clients et émet des factures pour les prestations qu’il réalise. Dans ces conditions et pour protéger l'indépendant, les factures dont des documents essentiels (et pas seulement pour votre compta).

Elles doivent comporter certaines mentions obligatoires permettant de formaliser la relation. Un contrat de freelance peut accompagner la facture pour détailler les conditions de réalisation de la prestation (niveau de qualité, délais, conditions...). En cas de litige, la facture et le contrat de freelance permettent au tribunal de commerce d’ordonner une injonction de payer au client débiteur.

Podcast : Comment devenir freelance en 2024 ?

Suis-je obligé de facturer quand je suis freelance ?

Dans ce contexte, si vous êtes travailleur indépendant, vous devrez émettre une facture pour encaisser l’argent en provenance de vos clients. La facture est non seulement une pièce comptable obligatoire, mais aussi un justificatif officiel de transaction, voire un contrat exprimant les modalités de réalisation de la prestation lorsqu’aucun autre document n’existe à cet effet.

Quand peut-on facturer ?

En tant que freelance, indépendant ou consultant, vous pouvez facturer vos clients à partir du moment où vous avez créé votre entreprise. Pour ce faire, plusieurs statuts juridiques sont possibles :

• Le statut auto-entrepreneur
• L’EI (entreprise individuelle)
• L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée)
• SASU (société à actions simplifiées unipersonnelle)

Pour vous aider à choisir le statut juridique adapté à votre situation pour votre création d'entreprise voici un simulateur :

Ce statut donne une réalité juridique à votre activité professionnelle. Celle-ci vous impose d’émettre une facture à la réalisation de la livraison ou de la prestation de service.

Toutefois, la facture peut être établie à d’autres dates :

• Au plus tard à la fin du mois lorsqu’elle est émise périodiquement pour plusieurs opérations effectuées pour un même client et lorsque la TVA est exigible pour un même mois civil.
• Au plus tard le 15 du mois qui suit celui de la réalisation d’une livraison de biens exonérée de TVA et de l’exécution d’une prestation de service dont la TVA est due par le client.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Les factures suivent un formalisme strict (que vous soyez freelance ou non). Certaines mentions sont obligatoires, et d’autres vont venir s’ajouter selon que vous soyez sous le statut d’auto-entrepreneur, en EURL ou encore en SASU) :

• La date de la facture
• Le numéro de facture
• Les coordonnées et numéro SIREN du travailleur indépendant
• Les coordonnées et numéro SIREN du client s’il s’agit d’un professionnel
• La désignation, le volume et la date de réalisation de la prestation
• Votre  TJM (taux journalier moyen) si nécessaire
• Le prix unitaire et le prix total Hors Taxes (HT)
• Le prix unitaire et le prix final Toutes Taxes Comprises (TTC)
• Les éventuelles réductions de prix
• La date limite de paiement (ou délais de paiement)
• Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement
• Éventuellement vos mentions légales

Les factures doivent être émises en double exemplaire. L’une d’entre elles sera transmise au client et l’autre sera dédiée au suivi de  votre comptabilité.

Suis-je obligé de numéroter mes factures ?

Oui, le numéro de facture est une mention obligatoire. Il doit être unique pour chaque facture et la facturation se réalise de manière chronologique et continue. Par exemple, la facture n°4 ne peut pas venir directement à la suite de la facture n°2. Il faut nécessairement la facture n°3 entre les deux.

Le numéro peut être une suite de chiffres (001, 002, etc.) ou contenir un préfixe et des chiffres (2024-001…).

La facturation pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs

Certaines mentions obligatoires supplémentaires s’ajoutent selon le statut juridique et le régime fiscal pour lequel vous avez opté en tant que freelance.

Par exemple, la facture pour un indépendant en auto-entreprise exonérée de TVA doit mentionner une référence à l’article 293 B du Code Général des Impôts ainsi que l’absence de TVA applicable (un micro-entrepreneur ne collecte pas la TVA en-dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires, et doit en effet le mentionner sur chaque facture).

Ajouter la TVA pour les auto-entrepreneurs

L’auto-entrepreneur n’a pas de récupération de TVA sur les achats et il n’a pas de TVA appliquée sur les ventes. En revanche, si au cours de son activité, il dépasse les seuils de la TVA (91 900 € pour la vente de marchandises et l’hébergement, 36 800 € pour les prestations de services), c’est le régime réel de la TVA qui prend la place du régime de la franchise. Dans ce régime, la TVA sur les achats effectués par l’entreprise peut être récupérée auprès de l’Etat (sauf exceptions) et la TVA est prélevée sur les ventes de l’entreprise pour être reversée à l’Etat.

Les auto-entrepreneurs doivent facturer leurs produits et prestations hors taxe (HT) tant qu'ils ne dépassent pas les seuils de la TVA. En effet, jusqu'à un certain chiffre d'affaires, l'auto-entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA, ce qui signifie qu'il ne facture pas de TVA sur ses ventes et n’a pas à la reverser à l’État.

Lorsque l'auto-entrepreneur n'est pas assujetti à la TVA, il doit obligatoirement mentionner sur ses factures :

« TVA non applicable - article 293 B du CGI »

Cela permet d'informer ses clients qu'aucune TVA n’est facturée, en vertu de l’article 293 B du Code général des impôts.

En cas de dépassement des seuils de TVA, les auto-entrepreneurs doivent appliquer la TVA sur leurs factures. Ils peuvent également récupérer la TVA sur leurs achats professionnels.

TVA collectée sur les ventes : Cette TVA est perçue par l'auto-entrepreneur et doit être reversée périodiquement à l'État.

TVA déductible sur les achats : L'auto-entrepreneur peut récupérer la TVA payée sur ses achats et investissements professionnels.

Calcul du solde de TVA à reverser ou à récupérer

Le solde de TVA est calculé en soustrayant la TVA déductible (sur les achats) de la TVA collectée (sur les ventes).

Formule :

Solde de TVA = TVA collectée - TVA déductible

• Si le solde est positif : Le micro-entrepreneur doit reverser la différence au Service des Impôts.
• Si le solde est négatif : Le micro-entrepreneur peut demander un remboursement de la différence au Service des Impôts.

Exemples de TVA sur factures

Lorsque l'auto-entrepreneur applique la TVA, il doit clairement indiquer :

1. Le prix hors TVA (HT)
2. Le taux de TVA applicable (par exemple, 20%)
3. Le prix TTC (Toutes Taxes Comprises)

Exemple de facture avec TVA :

Il est essentiel pour les micro-entrepreneurs de bien comprendre leurs obligations fiscales en matière de TVA. Tant qu'ils sont sous le régime de la franchise, ils ne facturent pas de TVA, mais dès qu’ils dépassent les seuils, ils doivent l’appliquer sur leurs factures, la déclarer et la reverser. Assurez-vous également de bien récupérer la TVA sur vos achats pour optimiser vos finances.

Le livre des recettes pour les micro-entrepreneurs

Les micro-entrepreneurs bénéficient d’une comptabilité allégée qui implique la tenue d'un livre de recettes. Ils doivent y enregistrer toutes les recettes encaissées. Pour cela, ils prennent appui sur leurs factures correctement numérotées et transmises.

Comme pour les factures émises, les écritures enregistrées ne peuvent pas être modifiées.

Comment faire une facture quand on est freelance ?

Plusieurs solutions s’offrent à vous si vous désirez émettre une facture. D’un côté, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation (équivalent à un logiciel de devis, ces outils regroupant souvent factures et devis). Il en existe de nombreux, en ligne ou non (certains logiciels de facturation pour les auto-entrepreneurs proposent même un essai gratuit) et l’offre n’a jamais été aussi fournie.

Assurez-vous que ces logiciels soient bien intégrés avec vos outils comptables (votre comptable vous en remerciera, et cela lui permettra de rapprocher les factures et paiements des écritures comptables), comptes bancaires, logiciels de gestion ou avec votre CRM, afin d’avoir une vision et une gestion commerciale qui va jusqu’au paiement.

Ces logiciels présentent plusieurs avantages :

• Ils peuvent être simples à utiliser (pas tous, malheureusement) et sont parfois intuitifs ;
• Vos factures peuvent être totalement personnalisables ;
• Ils peuvent vous permettre d’automatiser l’envoi de factures (dans le cas de factures récurrentes par exemple, si vous êtes en régie chez un client pour une mission longue, vous n’avez ainsi pas à vous soucier de l’envoi des factures chaque mois) ;
• S’ils sont intégrés avec un outil de gestion, ils peuvent vous permettre de bénéficier de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi sur votre activité, qui seront d’une grande aide au quotidien.
• Ils calculent automatiquement la TVA et ont leur propre système de numérotation ;
• Ils vous font gagner du temps ;

Demandez conseil à votre expert-comptable, il pourra sans doute vous conseiller un outil qu’il affectionne. Vérifiez également que votre logiciel de comptabilité (si vous en utilisez un) ne propose pas déjà de module de facturation. Il n’est en effet pas rare que tout soit intégré.

Vous pouvez également utiliser un modèle de facture sur Excel. Il suffit de rechercher « modèle facture freelance » dans Google pour obtenir de nombreux modèles gratuits et trouver un exemple de facture adapté à son métier et son statut juridique. Sur notre site, nous proposons d’ailleurs un modèle pour créer une facture.

Il existe aussi des sites internet spécialisés dans la création de facture en vous proposant des modèles à remplir puis à télécharger, mais aussi une application ! Avec l’application Tiime Invoice, vous pouvez créer, envoyer et personnaliser vos devis et vos factures.

Facturer à l’étranger

Vous travaillez avec une société dont le siège social est à l’étranger, au Luxembourg, en Suisse, voire aux Etats-Unis ? Dans ce cas, renseignez-vous sur le taux de TVA applicable, car votre facture sera différente d’un pays à un autre, en fonction du taux de TVA en vigueur. Si vous émettez une facture pour une entreprise Suisse par exemple, vous ne devrez pas appliquer de TVA.

Voici un article complet sur le sujet

Le contrat de freelance

La facture peut être accompagnée d’un contrat de freelance pour détailler les modalités de réalisation de la prestation entre le freelance et son client. Le contrat de freelance est important pour se protéger d’un litige, concernant notamment :

• les délais de paiements
• les délais de réalisation de la prestation
• la nature de la prestation à réaliser pour le client, son niveau de qualité
• les modalités de réalisation de la prestation
• les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité...
• toute disposition relative à la réalisation de la prestation

Un contrat de freelance est l’équivalent des Conditions Générales de Vente (CGV) pour un commerçant.

Devis et facture en freelance : Quelles différences ?

Attention, ne confondez pas devis et facture ! Le devis est en amont de l’accord entre le freelance et le client. Il annonce ce que sera la prestation, son prix, ses conditions de réalisation et de paiement. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance. Une facture sera envoyée pour encaisser le prix.

Généralement, le devis est envoyé accompagner du contrat de freelance, permettant au futur client d’appréhender les conditions de la relation à venir et avant la signature du devis.

La procédure en cas de litige

Le suivi des règlements et impayés est la hantise du freelance (et pour une petite entreprise de manière générale). Ils peuvent effet avoir un impact désastreux sur votre activité et il faut anticiper au mieux ces situations pour ne pas être dépendant du paiement de telle ou telle facture.

En cas de facture impayée, vous devrez tenter de résoudre le litige à l’amiable (en envoyant par exemple quelques relances) puis envoyer une lettre de mise en demeure. En dernier recours, la procédure « d’injonction de payer » est la plus simple pour l'indépendant, car le juge ordonne le paiement sans la présence du débiteur au tribunal. Cette ordonnance d’injonction de payer permet au créancier de récupérer le montant de sa facture au moyen d’un huissier de justice. Pour y parvenir, la facture et le contrat de freelance sont des moyens de preuve indispensables.

Vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer au titre de débiteur professionnel auprès du tribunal de commerce ou directement en ligne.

La facture électronique : Qu'est-ce que c'est ?

La facture électronique est une facture transmise par le biais d’une plateforme de dématérialisation par les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Elle contient des données structurées qui sont traitées selon un processus automatisé.

En plus de réduire les délais de paiement et le coût de la facturation, la facturation électronique permet de lutter contre la fraude à la TVA et d’en simplifier les déclarations.

À ce dispositif s’ajoute l’e-reporting qui consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de leurs transactions qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des exportations hors Union européenne (UE), des livraisons et acquisitions intracommunautaires (dans l’UE) et des opérations avec des particuliers.

L’obligation de facturation électronique concerne depuis 2020 les entreprises contractant avec des entités publiques (État, établissements publics et collectivités territoriales). La généralisation de la facturation électronique a initialement été prévue pour le 1^er juillet 2024 avant un report et l’établissement d’un nouveau calendrier :

• Le 1^er septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir les factures électroniques. L’obligation d'émettre et d’e-reporting concernera les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• Le 1^er septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures électroniques et d’e-reporting s’étendra aux micro-entreprises, aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux très petites entreprises.