Quelques conditions essentielles à respecter pour les charges déductibles ?

Mis à jour le 23/11/22
Sommaire

    Il faut savoir que toutes les charges ne sont pas déductibles, 3 conditions essentielles sont à retenir. Le point dans cet article.

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    Quelques conditions essentielles à respecter pour les charges déductibles

    Les conditions de fond à respecter pour les charges déductibles

    1. Les charges déductibles se rattachent obligatoirement à la gestion normale de l'exploitation de l'entreprise : cela exclut les actes anormaux de gestion, les sanctions pénales.
    2. Elles doivent être exposées dans l'intérêt direct de l'exploitation. Les dépenses à caractère personnel du dirigeant ou de sa famille ne sont pas déductibles.
    3. Elles doivent se traduire par une diminution de l'actif net de l'entreprise. Sont exclues des charges déductibles les dépenses qui se traduisent par une augmentation de l'actif :
    • acquisition
    • augmentation de la durée d'utilisation ou de la valeur de l'immobilisation
    • remboursements d'emprunt.

    La déductibilité de ces charges ne doit pas être interdite par une disposition particulière de la loi (telles que les charges somptuaires : dépenses liées à la chasse, aux locations de résidences de plaisance...).

    Les conditions de forme à respecter pour les charges déductibles

    • Les charges déductibles doivent être comptabilisées en charges et justifiées par un document
    • Certaines de ces charges déductibles doivent faire l'objet d'une déclaration ou d'un relevé spécifique (déclaration annuelle des données sociales, relevé des frais généraux...).

    Les conditions de temps à respecter pour les charges déductibles

    Les charges sont déductibles au titre de l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.

    Quels frais peut-on passer sur une société ?

    Sous certaines conditions, une entreprise peut déduire des charges de son résultat imposable ou non annuel. Des frais sont considérés comme des dépenses professionnelles et ont la faculté de faire ainsi baisser le résultat fiscal.

    Pour que ces charges soient déductibles dans l’intérêt direct de l’entreprise qui a une gestion normale, elles doivent être effectives sur pièces justificatives suffisantes et dans l’exercice au cours duquel elles ont été réalisées.

    Voici quelques exemples des charges déductibles principales du résultat fiscal de l’entreprise :

    • Frais de repas
    • Frais de déplacement
    • Achat de matières premières pour l’activité de production de l’entreprise
    • Achat de produits devant être revendus pour une entreprise commerciale
    • Les divers intérêts des avances en compte courant des actionnaires, dirigeants de société et associés
    • Les dépenses professionnelles en rapport avec des frais d’envoi postaux, des frais d’encaissement, des frais de téléphone, fournitures de bureau, etc.
    • Les frais de publicité
    • Les frais d’actes
    • Les frais de contentieux
    • Les cotisations syndicales
    • Les frais de formation professionnelle
    • Les dépenses vestimentaires dans le cadre de la profession
    • Les cadeaux d’affaires s’ils sont raisonnables, etc.

    Il faut savoir que si ces charges dépassent un certain seuil du montant réel ou ne remplissent pas les conditions, elles ne peuvent pas être déductibles.

    Charges déductibles au régime réel :

    Charges déductibles BNC :

    Pour les BNC ou professions libérales, les principales charges déductibles sont :

    • Le loyer, l’eau, l’électricité, le chauffage, Internet, la réparation et l’entretien du local professionnel
    • L’acquisition de petit matériel et de mobilier dont le prix est inférieur à 500 € HT par unité
    • Les frais de repas entre 5 € et 19.40 € pour 2022 hors du domicile
    • Les primes d’assurance relatives à la fonction
    • Les frais de déplacement
    • Les frais de formation professionnelle
    • Les dépenses professionnelles en rapport avec les frais d’envoi postaux, des frais d’encaissement, des frais de téléphone, fournitures de bureau, l'impression d'une thèse, etc.
    • Les dépenses vestimentaires comme une robe d’avocat ou une blouse d'un médecin
    • Les frais de blanchiment
    • Les frais de prothèses auditives ou dentaires si le professionnel est en contact avec sa clientèle
    • La télétransmission des feuilles de soin pour les professions médicales
    • Les frais d’actes
    • Les cotisations versées à un Ordre professionnel ou syndicales
    • Les frais de formation professionnelle
    • Les dépenses vestimentaires dans le cadre de la profession
    • Les amortissements des immobilisations professionnelles en fonction de la branche d'activité
    • Les frais de publicité

    Bon à savoir : ces frais ne sont déductibles que si le professionnel est au régime de la déclaration contrôlée 2035. Si le professionnel est au régime du micro-BNC, il ne peut pas déduire de frais, car les charges sont déduites de façon forfaitaire pour un montant équivalent à 34 % du chiffre d’affaires.

    Que peut-on déduire des impôts sur le revenu ?

    Déduction impôt :

    Les entrepreneurs individuels soumis au régime réel d’imposition peuvent prétendre à une déduction d'impôt du foyer fiscal sur certains frais correspondants à des charges et non à des immobilisations.

    Ainsi, il est possible de passer :

    • Les loyers et charges locatives
    • Les frais d’entretien des locaux loués
    • Les pas-de-porte quand ils sont un supplément de loyer payé d’avance
    • Le dépôt de garantie du bail
    • Les contrats de crédit-bail
    • Toutes les charge se rapportant aux locaux professionnels inscrits à l’actif de l’entreprise
    • Les dépenses d’entretien et de réparation pour maintenir les éléments d’actif en état de fonctionnement
    • Les primes d’assurance
    • Les déplacements
    • Les cadeaux dans une limite raisonnable
    • La publicité
    • La CSG déductible à 5.1 %, la taxe foncière, la taxe d’apprentissage, les droits d’enregistrements, etc.
    • Les charges de personnel comme rémunérations, avantages en nature, les charges sociales patronales, les remboursements de frais, etc.
    • Les charges sociales personnelles sans limitation, les cotisations obligatoires, assurance-maladie, maternité, TNS, allocations familiales, assurance vieillesse, etc. 

    Peut-on déduire la taxe foncière des revenus fonciers ?

    La taxe foncière peut venir en déduction des revenus fonciers sous condition qu’elle soit payée au cours de l’année des revenus fonciers en question.

    Ainsi, pour déduire la taxe foncière des revenus fonciers de 2022 inclus dans l'impôt sur le revenu, il faut pouvoir justifier de cette dépense si l’administration le demande.

    Peut-on déduire la CSG déductible des revenus fonciers ?

    Lorsqu’il y a location d’un bien immobilier et qu’il est assujetti aux prélèvements sociaux, alors il est possible de déduire du revenu foncier réel la partie déductible de la CSG ou contribution sociale généralisée.

    Ainsi, sur la CSG à 9.20 % versée, la part déductible est de 6.8 %.

    Quelles charges déduire des revenus fonciers ?

    De façon générale et quand une personne perçoit des revenus fonciers au réel normal ou au réel simplifié, elle a le droit de déduire des revenus fonciers certaines charges qui sont :

    • Les frais de gestions
    • Les frais d’administration incluant les frais d’agence ou rémunérations de concierge, syndic, etc.
    • Les impôts comme la taxe foncière si elle n’est pas récupérable auprès d’un locataire
    • Les dépenses de travaux, de réparation et d’entretien
    • Les provisions pour charges
    • Les primes d’assurance
    • Les charges locatives non récupérées
    • Les intérêts d’emprunt et divers frais liés à l’emprunt

    À noter qu'en micro-foncier, les charges ne sont pas déductibles, car il existe un abattement forfaitaire de 30 % automatique quand le revenu foncier ne dépasse pas 15 000 € par an.

    Charges déductibles : Définition et exemple

    Dans une entreprise, on entend par charges déductibles, les charges pouvant être déduites du résultat imposable.

    Ces dépenses professionnelles font partie des règles applicables aux BIC et aux BNC (se renseigner pour les régimes spécifiques) et permettent ainsi de faire baisser le résultat de l’entreprise en question.Comme nous l’avons vu plus haut, pour que les charges soient déductibles du résultat imposable de l’entreprise, elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’exploitation de la société et à la gestion normale de l’entreprise.

    Elles doivent aussi être accompagnées de justifications suffisantes en cas de contrôle et être comprises dans les charges de l’exercice de l’année où elles ont été engagées. Il est rappelé que lorsqu’une entreprise est au régime micro BIC ou BNC, il n’est pas possible de déduire des charges du résultat, car il existe un abattement forfaitaire appliqué par l’administration fiscale pour les compenser.

    Charges non déductibles

    Certaines charges ne peuvent pas être déduites du résultat fiscal d’une entreprise.

    Les principales correspondent à :

    • Des provisions pour engagement de retraite
    • Des provisions pour licenciement économique
    • Des coûts concernant l’acquisition de la clientèle
    • Des dépenses dites luxueuses
    • La redevance crédit-bail, l’amortissement d’un véhicule de tourisme par rapport à sa date de mise en circulation, la location de véhicules de tourisme ou homologués N1
    • L’utilisation privative pour partie ou tout d’un immeuble
    • Les montants versés pour le droit d’entrée ou le pas-de-porte
    • Les primes d’assurances sur des personnes ou certains contrats d’assurance-vie
    • Les impôts sur les sociétés ou impôt sur le revenu, etc.
    • La taxe foncière si l’immeuble n’est pas inscrit au bilan ainsi que la CSG et la CRDS
    • La taxe sur les véhicules de sociétés
    • La rémunération excessive en comparaison de l’exploitant non salarié, des associés
    • Les allocations forfaitaires de frais de représentation
    • Les intérêts d’emprunts et agios si le compte est débiteur
    • La fraction des charges financières des sociétés payant l’IS
    • Les intérêts des comptes d’associés
    • Les abandons de créances à caractère financier ou commercial
    • Les rappels d’impôts
    • Les dons versés à des partis politiques
    • Les pénalités et amendes
    • Les cadeaux d’affaires si la valeur est considérée comme disproportionnée
    • Les dépenses de parrainage si elles sont excessives
    • Les frais de personnel et charges y afférant si le montant est exagéré
    • La participation des salariés aux résultats et les primes d’intéressement si les accords ne respectent pas les conditions légales
    • Les jetons de présence s’ils dépassent 5 %

    Sur quel exercice déduire les charges ?

    Les charges ne sont déductibles que si elles sont rattachées à des produits de l'exercice au cours duquel elles ont été engagées.

    Le principe de l'indépendance des exercices et du rattachement des charges aux produits est également applicable en droit fiscal.

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    Grégoire CHARROYER
    Intrapreneur chez L-Expert-Comptable.com

    Champion de la création, Grégoire conseille les entrepreneurs qui souhaitent passer à leur compte. Sa spécialité ? Le vidéo-message pour répondre clairement à toutes les questions