6 étapes pour créer un organisme de formation (2024)

Podcast : Pour réussir la création de son organisme de formation

Dans un monde en constante évolution, la formation continue s'impose comme une nécessité pour les professionnels désireux de rester compétitifs et pour les entreprises cherchant à s'adapter aux nouvelles réalités du marché. La création d'un organisme de formation ou d'un centre de formation représente donc une opportunité majeure tant sur le plan économique que social. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les six étapes essentielles pour lancer et structurer efficacement votre propre organisme de formation en 2024. Pour vous aider à vous lancer, voici 6 étapes pour créer votre activité de formation.

Pourquoi créer un organisme de formation en 2024 ?

En 2024, le marché de la formation en France continue de montrer des signes de forte croissance. Selon une étude de Xerfi, les organismes de formation ont connu une augmentation de leur activité de 7% entre 2022 et 2023, illustrant un regain d'intérêt pour la formation professionnelle et continue, encouragé notamment par les réformes gouvernementales et l'accroissement des besoins en compétences spécialisées.

De plus, avec l'avènement du télétravail et de la digitalisation des processus, la demande pour des formations flexibles et accessibles à distance a significativement augmenté.

Qui peut créer un organisme de formation ?

La création d'un organisme de formation est accessible à une large variété de profils : entrepreneurs individuels, entreprises existantes souhaitant diversifier leurs activités, professionnels de l'éducation, ou encore spécialistes dans des domaines techniques spécifiques.

La seule condition essentielle est la capacité à concevoir et à délivrer des formations répondant aux besoins actuels des entreprises et des salariés.

Comment créer son organisme de formation ?

Voici les différentes étapes à suivre pour mettre en place un organisme de formation structuré et conforme aux attentes du marché :

1. Étude de marché : Analyser les besoins de formation locaux et sectoriels pour identifier votre niche.

2. Rédaction d'un business plan : Définir les objectifs, la stratégie commerciale, et les prévisions financières.

3. Recherche de financements : Identifier les sources de financement possibles, telles que les prêts bancaires, les subventions, ou les investissements privés.

4. Déclaration d’activité : Enregistrer votre organisme auprès de la Direccte pour obtenir un numéro de déclaration d'activité.

5. Conception des programmes de formation : Développer des contenus pédagogiques adaptés et pertinents en respectant les conventions de formations. 

6. Mise en place logistique et recrutement : Choisir un lieu adapté, équiper les salles de formation, et recruter des formateurs qualifiés.

7. Promotion de son activité : Etre visible dans les résultats des moteurs de recherche, mise en place d’une stratégie social media, email marketing, influenceur, etc.

Quel est le budget pour créer un centre de formation ?

Le budget pour créer un centre de formation peut varier significativement selon l'échelle et le domaine de spécialisation de l'organisme. Une fourchette générale serait entre 10 000 € et 50 000 €, incluant :

• Loyers ou achat de locaux : Variable selon la localisation.

• Équipement : Matériel informatique, logiciels, mobilier, etc.

• Marketing et communication : Site web, brochures, publicité.

• Salaires : Rémunération des formateurs et du personnel administratif.

• Frais administratifs et légaux : Déclaration d’activité, assurances, conseil juridique.

Noter que vous n'êtes pas obligé de disposer de locaux pour exercer votre activité. Vous pouvez très bien rester à votre domicile pour réaliser vos formations en ligne, sous forme de vidéos par exemple. Dans ce cas il vous faudra vous munir de matériels informatiques et audiovisuels. 

Si votre activité vous oblige à vous rendre au domicile du client ou lorsque vous devez délivrer des formations à un groupe présentiel, prévoyez de louer une salle ou un local temporairement.

Ces chiffres sont indicatifs et peuvent nécessiter un ajustement en fonction des spécificités du projet et des opportunités de financement externe.

Chaque entrepreneur devra réaliser une évaluation détaillée pour ajuster son plan financier en fonction de ses besoins et de ses ressources.

Comment lancer son organisme de formation ? Les étapes

Avec une approche structurée, il est tout à fait possible de transformer votre expertise en une activité florissante et enrichissante. Que vous soyez un professionnel expérimenté dans votre domaine ou que vous souhaitiez exploiter une niche de formation spécifique, certaines étapes clés doivent être suivies pour assurer le succès de votre projet.

1 : Se déclarer auprès de la Dreets de sa région

Anciennement Dirrect, la Dreets enregistre les nouveaux organismes de formation. Cet enregistrement, en soi, est simple. Après avoir réalisé votre première formation, vous devez envoyer votre bulletin de déclaration de prestataire de formation complété et accompagné des pièces suivantes :

• Justificatif d’attribution du numéro siren ;

• Bulletin n°3 de votre casier judiciaire ;

• Liste des formateurs ;

• Premier contrat de formation signé ;

• Programme de formation.

Attention, vous devez, pour votre première formation, respecter l’ensemble des obligations d’un organisme en éditant les documents suivants avec les bonnes mentions : contrat ou convention de formation, émargement, attestation de formation…

Veillez à consulter le document « Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle » proposé par la Direccte. Cela vous assure d’avoir vos documents bien établis afin de ne pas voir votre dossier rejeté.

Et une fois tous les documents réunis, compléter la déclaration auprès de la MAF, qui vous permettra de déclarer votre future activité liée à la formation. 

Pour en savoir plus sur la démarche pour déclarer son activité et créer son organisme de formation, lisez cet article.

Si cette première étape est simple, les choses se complexifient par la suite, notamment par la mise en place de process qualité, essentielle à la pérennisation de votre activité.

2 : Mettre en place des process qualité

Pour que vos clients puissent obtenir des financements pour vos formations, vous devez mettre en place une démarche qualité. Jusqu’à fin 2021, Datadock est la référence pour démontrer la qualité de vos prestations. Vous devez justifier vos démarches vis-à-vis des différents indicateurs qualité.

Mais, dès 2022, un nouveau label qualité sera obligatoire pour tous les organismes de formation : Qualiopi. Les critères sont renforcés et vous devez passer un audit auprès d’un organisme certificateur. Il ne s’agit plus de déclaratif comme sur Datadock.

Conseil : aujourd’hui, ne perdez plus de temps à passer Datadock, préparez la certification Qualiopi. Une fois que vous l’aurez obtenu, vous pourrez indiquer votre certification Qualiopi sur votre compte Datadock pour valider ce dernier automatiquement.

Pour connaître le détail de la démarche de certification Qualiopi, lisez cet article .

À noter que les différentes démarches de création et de certification de son organisme peuvent être complexes. Il peut être judicieux de suivre une formation de formateur pour être au point sur tous ces aspects dès le lancement de son activité et ainsi être parfaitement efficace.

3 : Organiser son activité

L’activité d’organisme de formation est très réglementée, les prestations sont encadrées de nombreux documents (contrat, convention, émargement, attestation de formation, attestation d’assiduité, contrat de sous-traitance pour les formateurs…).

Pour mieux piloter son activité et gagner du temps dans la gestion, il est essentiel de créer des tableaux de bord pour vérifier que chaque étape de la prestation est respectée pour chacun de vos clients.

Un CRM dédié à la formation ne sera pas un luxe, il est conseillé d’en prendre un dès le début de son activité pour être efficace et ne pas perdre de temps dans la création des nombreux documents.

Il en existe plusieurs : Digiforma, Argalis, Dendreo ou encore Blue note système. A vous de faire votre choix.

4 : Être à l’aise avec les différents dispositifs de financement

Les dispositifs de financement de formation vont varier en fonction du profil de vos clients. En tant qu’organisme, pour être efficace commercialement, vous devez connaître sur le bout des doigts tous ces dispositifs pour orienter vos clients et maximiser votre taux de transformation.

Les principaux financements sont les suivants :

• Le CPF, dispositif le plus connu et ouvert à tous (même aux indépendants depuis peu). Cependant, votre formation doit rentrer dans les catégories suivantes pour être éligible au CPF : préparation à un diplôme, à une certification de qualification professionnelle ou une certification inscrite au répertoire spécifique de France Compétences, bilan de compétence.

• Le plan de développement des compétences pour les employés d’entreprises de plus de 50 salariés.

• Les OPCO pour les indépendants et les entreprises de moins de 50 salariés.

• Le Pôle Emploi et son dispositif AIF pour les demandeurs d’emploi.

Documentez-vous sur tous ces dispositifs pour bien orienter vos clients et les conseiller pour la mise en place de leur dossier de financement.

5 : les spécificités comptables de l’organisme de formation

En tant qu’organisme de formation, vous êtes soumis à différentes obligations, notamment :

1. La déclaration d’activité (cf. 1er point).

2. La déclaration annuelle de votre activité via le bilan pédagogique et financier à soumettre chaque année aux alentours du 30 avril.

3. Un bilan et compte de résultats spécifiques à l’activité de formation.

4. L’obligation de déclarer votre cessation d’activité.

5. La désignation d’un commissaire aux comptes si deux de ces 3 seuils sont atteints :

   • 3 salariés en CDI.

   • 153.000€ de chiffre d’affaires HT.

   • 230.000€ au total du bilan.

Franchise de TVA

À noter également que les organismes de formation continue pour adultes ont la possibilité d’être exonérés de TVA. Si votre chiffre d'affaires ne dépasse pas les seuils de la franchise en base de TVA, vous pouvez demander une exonération auprès de la DREETS.

Vous pouvez bénéficier d'une exonération si vous respectez une de ces conditions :

• Votre chiffre d'affaires de l'année civile précédente (N-1) ne doit pas dépasser 36 800 € ;

• Votre chiffre d'affaires de l'avant-dernière année civile (N-2) ne doit pas dépasser 36 800 € et celui de l'année civile précédente (N-1) ne doit pas dépasser 39 100 €

• Votre chiffre d'affaires de l'année civile en cours (N) ne doit pas dépasser 39 100 €. Si vous dépassez ce seuil, vous devrez payer la TVA le 1^er jour du mois de dépassement.

Pour en faire la demande, il suffit de compléter le formulaire 3511 et de l’envoyer à la DREETS de votre région.

6 : Promouvoir son activité

Une fois votre activité lancée, il est essentiel de la promouvoir via un plan de communication adaptée. Référencement naturel pour être visible dans les résultats des moteurs de recherche, mise en place d’une stratégie social media, email marketing, influenceur, publicité Facebook et Google…

Pour assurer le succès de votre activité, il vous faut avoir une stratégie claire et un suivi précis de votre retour sur investissement. Suivre une formation consacrée au marketing digital peut être LA solution pour maîtriser l’ensemble de votre activité.

Nos conseils d'experts-comptables pour réussir la création de son organisme de formation

Une bonne préparation de votre projet

La préparation minutieuse de votre projet d'organisme de formation est essentielle pour garantir son succès. Nous vous conseillons d'inclure dans cette phase plusieurs éléments clés :

• Une étude de marché : Comprenez les besoins spécifiques de votre cible et identifiez les niches potentielles.

• La planification financière : Établissez un budget détaillé, prévoyez les dépenses initiales et les revenus attendus.

• Le choix des formations : Déterminez quelles formations seront offertes, en tenant compte de l’accréditation nécessaire et des attentes du marché.

• Une stratégie marketing : Planifiez comment vous allez atteindre votre public cible, par quels moyens et avec quel message.

Obtenir des labels

Les labels et certifications sont des éléments attractifs pour attirer votre future clientèle dans le domaine de la formation. Ils valident la qualité et la conformité de vos programmes. Voici comment procéder :

• Label Qualiopi : Obligatoire pour les organismes de formation souhaitant accéder aux fonds publics ou mutualisés, ce label garantit la qualité du processus mis en place par l'organisme de formation.

• Certification CPF : Pour être éligible au Compte Personnel de Formation (CPF), votre organisme doit offrir des formations certifiantes et être enregistré sur le site MonCompteFormation.

Se faire accompagner pour les démarches de sa création d'entreprise

L'accompagnement par un expert-comptable peut s'avérer déterminant dans la réussite de votre projet de création d'un organisme de formation. Les services que peut proposer un L'Expert-Comptable incluent :

• Aide à la rédaction du business plan : Structuration financière et prévisionnelle de votre projet.

• Conseils juridiques et fiscaux : Choix de la structure juridique, obligations fiscales, optimisation fiscale.

• Gestion de la paie et des déclarations sociales : Si vous envisagez d'embaucher des formateurs ou du personnel administratif.

• Audit et certification : Préparation à l'obtention de labels de qualité nécessaires.