6 étapes pour créer son activité d'organisme de formation

1 : Se déclarer auprès de la Direccte de sa région

Ce sont les Directions Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte) qui enregistrent les nouveaux organismes de formation.

L’enregistrement, en soi, est simple. Après avoir réalisé votre première formation, vous devez envoyer votre bulletin de déclaration de prestataire de formation complété et accompagné des pièces suivantes :

• Justificatif d’attribution siren ;

• Bulletin n°3 de votre casier judiciaire ;

• Liste des formateurs ;

• Premier contrat de formation signé ;

• Programme de formation.

Attention, vous devez, pour votre première formation, respecter l’ensemble des obligations d’un organisme en éditant les documents suivants avec les bonnes mentions : contrat ou convention de formation, émargement, attestation de formation…

Veillez à consulter le document « Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle » proposé par la Direccte. Cela vous assure d’avoir vos documents bien établis afin de ne pas voir votre dossier rejeté.

Votre dossier complété, il suffit de l’envoyer en recommandé à la Direccte de votre région.

Pour en savoir plus sur la démarche pour déclarer son activité et créer son organisme de formation, lisez cet article .

Si cette première étape est simple, les choses se complexifient par la suite, notamment par la mise en place de process qualité, essentielle à la pérennisation de votre activité.

2 : Mettre en place des process qualité

Pour que vos clients puissent obtenir des financements pour vos formations, vous devez mettre en place une démarche qualité. Jusqu’à fin 2021, Datadock est la référence pour démontrer la qualité de vos prestations. Vous devez justifier vos démarches vis-à-vis des différents indicateurs qualité.

Mais, dès 2022, un nouveau label qualité sera obligatoire pour tous les organismes de formation : Qualiopi. Les critères sont renforcés et vous devez passer un audit auprès d’un organisme certificateur. Il ne s’agit plus de déclaratif comme sur Datadock.

Conseil : aujourd’hui, ne perdez plus de temps à passer Datadock, préparez la certification Qualiopi. Une fois que vous l’aurez obtenu, vous pourrez indiquer votre certification Qualiopi sur votre compte Datadock pour valider ce dernier automatiquement.

Pour connaître le détail de la démarche de certification Qualiopi, lisez cet article .

À noter que les différentes démarches de création et de certification de son organisme peuvent être complexes. Il peut être judicieux de suivre une formation de formateur pour être au point sur tous ces aspects dès le lancement de son activité et ainsi être parfaitement efficace.

3 : Organiser son activité

L’activité d’organisme de formation est très réglementée, les prestations sont encadrées de nombreux documents (contrat, convention, émargement, attestation de formation, attestation d’assiduité, contrat de sous-traitance pour les formateurs…).

Pour mieux piloter son activité et gagner du temps dans la gestion, il est essentiel de créer des tableaux de bord pour vérifier que chaque étape de la prestation est respectée pour chacun de vos clients.

Un CRM dédié à la formation ne sera pas un luxe, il est conseillé d’en prendre un dès le début de son activité pour être efficace et ne pas perdre de temps dans la création des nombreux documents.

Il en existe plusieurs : Digiforma, Argalis, Dendreo ou encore Blue note system. A vous de faire votre choix.

4 : Être à l’aise avec les différents dispositifs de financement

Les dispositifs de financement de formation vont varier en fonction du profil de vos clients. En tant qu’organisme, pour être efficace commercialement, vous devez connaitre sur le bout des doigts tous ces dispositifs pour orienter vos clients et maximiser votre taux de transformation.

Les principaux financements sont les suivants :

• Le CPF, dispositif le plus connu et ouvert à tous (même aux indépendants depuis peu). Cependant, votre formation doit rentrer dans les catégories suivantes pour être éligible au CPF : préparation à un diplôme, à une certification de qualification professionnelle ou une certification inscrites au répertoire spécifique de France Compétences, bilan de compétence.

• Le plan de développement des compétences pour les employés d’entreprises de plus de 50 salariés.

• Les OPCO pour les indépendants et les entreprises de moins de 50 salariés.

• Le Pôle Emploi et son dispositif AIF pour les demandeurs d’emploi.

Documentez-vous sur tous ces dispositifs pour bien orienter vos clients et les conseiller pour la mise en place de leur dossier de financement.

5 : les spécificités comptables de l’organisme de formation

En tant qu’organisme de formation, vous êtes soumis à différentes obligations, notamment :

1. La déclaration d’activité (cf. 1er point).

2. La déclaration annuelle de votre activité via le bilan pédagogique et financier à soumettre chaque année aux alentours du 30 avril.

3. Un bilan et compte de résultats spécifiques à l’activité de formation.

4. L’obligation de déclarer votre cessation d’activité.

5. La désignation d’un commissaire aux comptes si deux de ces 3 seuils sont atteints :

   1. 3 salariés en CDI.

   2. 153.000€ de chiffre d’affaires HT.

   3. 230.000€ au total du bilan.

A noter également que les organismes ont la possibilité d’être exonérés de TVA. Si votre clientèle est constituée d’une majorité de particuliers, cela peut être intéressant. Pour faire la demande, il suffit de compléter le formulaire 3511 et de l’envoyer à la Direccte de votre région.

6 : Promouvoir son activité

Une fois votre activité lancée, il est essentiel de la promouvoir via un plan de communication adaptée. Référencement naturel pour être visible dans les résultats des moteurs de recherche, mise en place d’une stratégie social media, email marketing, influenceur, publicité Facebook et Google…

Pour assurer le succès de votre activité, il vous faut avoir une stratégie claire et un suivi précis de votre retour sur investissement. Suivre une formation consacrée au marketing digital peut être LA solution pour maitriser l’ensemble de votre activité.

Conclusion

Vous avez désormais les grandes étapes de la création d’une activité de formation, il ne vous reste plus qu’à vous lancer ! À vous de jouer !