Piloter mon entreprise grâce aux tableaux de bord

Qu’est-ce qu’un tableau de bord pour une entreprise ?

Un bon tableau de bord existant désigne un outil de contrôle de gestion qui détaille les activités et les résultats pour le chef d'entreprise sous la forme d’ indicateurs clés de performance , appelés Key Performance Indicator (KPI) en anglais.

Afin d'éviter les mauvaises surprises, le rôle de ces derniers consiste à vous assister dans votre prise de décisions et contrôler les résultats obtenus comparés aux objectifs fixés dans votre stratégie par des informations essentielles. Le prévisionnel élaboré au démarrage de votre activité constitue le point de départ, c’est cette base que vous allez mettre à jour et réorienter selon les données effectives.

Exemple tableau de bord budgétaire

Le tableau de bord vous aide à accomplir cette tâche et permet d’affiner vos prévisions financières dans le but de :

• définir des objectifs réalistes ;

• anticiper les problèmes de trésorerie ;

• chercher de nouveaux investissements.

Pour qu’il produise des résultats efficaces, un tableau de bord doit s’établir selon une périodicité en adéquation avec vos besoins. Dans la pratique, la majorité des sociétés s’appuient sur un reporting mensuel qui intègre également les résultats cumulés depuis le début de l’exercice.

De même, le délai d’édition de votre tableau de bord doit être le plus court possible. Si la préparation de votre outil de gestion nécessite plus d’un mois de préparation, vous prendrez vos décisions sur base de données périmées et manquerez de réactivité.

Quels sont les différents types de tableaux de bord ?

Vous choisissez le type de tableau de bord à élaborer selon le moment où vous souhaitez prendre une décision et l’horizon auquel elle se rapporte. Voici les principaux rapports.

Modèles de tableau de bord, outils existants :

Le tableau de bord opérationnel

Le tableau de bord opérationnel vous sert à contrôler la performance des plans d’action que vous avez définis au préalable. Pour ce faire, vous analysez les différents indicateurs de performance et de pilotage afin de :

• mesurer l’avancement de chacun de vos plans d’action ;

• évaluer la performance réalisée jusqu’alors.

Cet outil d’aide à la décision couvre un horizon à court terme. Par conséquent, il nécessite l’accès à des données récentes et une périodicité fréquente : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Le tableau de bord de gestion

Le tableau de bord de gestion, également appelé tableau de bord budgétaire, sert à mesurer la performance de votre gestion de l’entreprise en comparant les événements passés et ceux que vous anticipez pour l’avenir.

L’établissement d’un tel support requiert de :

• déterminer des indicateurs essentiels ;

• se fixer des objectifs ;

• analyser leur progression au fur et à mesure.

À la manière d’un budget, vous devez obligatoirement justifier chaque écart constaté entre les prévisions et les résultats réels. De plus, vous devez prendre des décisions pour remédier aux différences identifiées.

Ce type de tableau de bord couvre un horizon à moyen terme et convient à toutes les entreprises y compris les auto-entrepreneurs.

Le tableau de bord stratégique

Tableau de bord efficace

Le tableau de bord stratégique, ou Balanced Scorecard en anglais, est un concept développé par Robert S. Kaplan et David P. Norton. Ce tableau prospectif constitue un véritable système de management intégré, car il s’appuie sur l’ensemble des dimensions qui participent à la performance de votre entreprise. À savoir les axes suivants :

• clients ;

• financiers ;

• processus internes ;

• apprentissage organisationnel.

À l’inverse des autres tableaux de bord, il repose sur une démarche top-down. Ce qui signifie que vous imposez le tableau de bord stratégique au reste de l’entreprise.

Cet outil de pilotage de votre entreprise présente de nombreux intérêts, tels que :

• transformer les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels ;

• définir les priorités parmi les différents projets de développement en cours ;

• faciliter la communication des objectifs de l’entreprise auprès de chaque collaborateur.

Le tableau de bord prospectif apparaît comme un véritable outil de management, car il permet de réaliser des bilans stratégiques réguliers et d’affiner la prise de décision. Vous vous basez sur les objectifs à long terme pour bâtir vos objectifs à court terme.

À quoi sert un tableau de bord ?

Tableau de bord performance

Pour piloter votre entreprise et prendre des décisions, vous avez besoin de connaître la situation actuelle et de mesurer la performance. C’est à ce niveau qu’intervient le tableau de bord .

En effet, sa première fonction consiste à comparer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés. Il met en lumière les écarts sur les résultats :

• physiques, comme la quantité fabriquée ou le nombre de produits vendus ;

• financiers, tels que le chiffre d’affaires , la marge brute ou le profit.

Il représente également un outil d’anticipation, car il vous alerte des potentielles difficultés financières et vous permet de prendre les bonnes décisions en amont. Vous gagnez en réactivité et contournez les problèmes grâce à un recentrage de vos actions.

Sachez qu’un tableau de bord favorise votre apprentissage continu, car vous pouvez tirer des conclusions sur vos différentes prises de décisions et leur impact sur les résultats de votre entreprise.

Pour finir, un tableau de bord apparaît comme un outil de transmission de l’information et de motivation de vos équipes. Vous communiquez en interne sur les performances obtenues et stimulez vos collaborateurs dans leur marche vers les objectifs fixés.

Comment élaborer un tableau de bord pdf ?

Définir son objectif grâce à un outil de pilotage

Le rôle du tableau de bord consiste à vous présenter une image fidèle des performances de votre entreprise afin de les comparer avec vos prévisions et confirmer que votre stratégie vous permettra d’atteindre vos objectifs.

Néanmoins, vous devez définir un objectif final précis à votre tableau de bord pour qu’il vous apporte une réelle aide à la décision. Par exemple, vous pouvez créer un reporting pour :

• suivre l’évolution d’un service dans le but d’adapter le fonctionnement de l’entreprise ;

• analyser les coûts d’une activité pour allouer les ressources adéquates, comme les matières premières ou le temps de travail ;

• étudier la capacité des différents services pour faire preuve d’opportunisme.

Notez que chaque équipe établit ses propres objectifs de performance et que ceux-ci forment la stratégie globale de l’entreprise. Ainsi, chaque manager intervient à son niveau pour gagner en réactivité et prendre des décisions au plus proche du terrain.

Comment mettre en place un tableau de bord ?

Choisir les bons indicateurs du tableau de suivi

Le choix des indicateurs de vos tableaux de bord représente l’étape primordiale pour bénéficier d’un outil d’aide à la décision pertinent et utile. Vous devez sélectionner un KPI principal pour chaque objectif fixé.

Les indicateurs clés de performance à employer en fonction de votre activité se répartissent en 4 catégories :

• Les indicateurs économiques qui servent à mesurer les résultats et les coûts, comme la marge brute ou l’ excédent brut d’exploitation ;

• Les indicateurs physiques qui évaluent la qualité de vos produits ou la logistique ;

• Les indicateurs humains qui se concentrent sur la performance de vos salariés ;

• Les indicateurs de suivi de projet qui aident à vérifier l’avancement d’un projet.

Si vous établissez un tableau de bord de pilotage, il doit se composer d’éléments comptables et budgétaires afin de prendre en considération le fonctionnement de l’entreprise dans sa globalité. Néanmoins, certains services ont plus de poids selon votre secteur d’activité et la taille de votre société.

Dans le cadre d’un tableau de bord de reporting, vous vous focalisez sur d’autres données telles que l’état des stocks ou les commandes en cours. Préparez-le avec un formalisme plus strict, car il s’inscrit la plupart du temps dans un reporting plus global de la société.

En revanche, rassemblez uniquement des indicateurs généraux au sein d’un tableau de bord de communication. Son rôle consiste à montrer à chaque salarié son impact sur l’avancement de l’entreprise par rapport au plan d’action globale. Par conséquent, évitez de le surcharger d’indicateurs secondaires qui brouillent sa lecture.

Comment faire un tableau de bord ?

Compiler les données

Vous entrez désormais dans la partie technique de la conception de votre tableau de bord. Pour rassembler vos données, les compiler et les transformer en un rapport compréhensible, vous devez recourir à certains outils indispensables tels que :

• une base de données afin de stocker ces dernières ;

• un portail d’accès ;

• un système de rapports pour visualiser les données collectées.

Notez que l'élément principal pour la pertinence de votre tableau de bord réside dans la fiabilité de vos données . Vous devez vous assurer qu'elles correspondent à la réalité et qu'elles ne subissent aucune altération entre leur collecte et leur traitement. Faute de quoi, vous baserez vos décisions sur des informations erronées.

Créer un tableau de bord

Soigner la mise en forme

Une seule règle appliquée pour la présentation de votre tableau de bord : simplicité et efficacité . L'objectif consiste à faire ressortir de façon évidente les résultats que vous souhaitez mettre en avant. Pour ce faire :

• utilisez des graphiques pour montrer les écarts entre les résultats réels et les recherches ;

• optez pour des camemberts pour défendre l'importance d'une mesure ;

• choisissez la forme conditionnelle pour mettre l'accent sur le franchissement d'un cap, un feu vert par exemple.

Sachez que la présentation de votre tableau de bord diffère selon l'utilisation que vous souhaitez en faire. Un document de travail interne à vos équipes sera moins formel qu'une communication officielle à destination des médias ou des investisseurs.

L-Expert-comptable.com vous accompagne dans le pilotage de votre entreprise et vous aide à élaborer des tableaux de bord pertinents. Contactez nos conseillers sans attendre.