Modèle de lettre pour convoquer à un entretien de licenciement

Notre modèle de lettre de convocation à un entretien de licenciement respecte toutes les exigences légales et procédurales. Cette étape obligatoire doit précéder tout licenciement et garantit les droits de défense du salarié tout en protégeant l'employeur contre les risques de nullité de la procédure.

Quel est le contenu obligatoire de votre lettre de convocation ?

Votre lettre de convocation doit contenir des mentions spécifiques pour être juridiquement valable et respecter les droits du salarié. L'en-tête comprend les coordonnées complètes de l'entreprise, celles du salarié concerné, ainsi que la date et le lieu de rédaction.

Le corps de la lettre doit impérativement mentionner :

• l'objet précis : "Convocation à un entretien préalable au licenciement" ;
• la date, l'heure et le lieu de l'entretien ;
• l'identité des personnes qui assisteront l'employeur si applicable ;
• le droit d'assistance du salarié et les modalités ;
• la liste des représentants du personnel ou conseillers disponibles ;
• la signature du responsable habilité.

L'omission d'une seule mention obligatoire peut entraîner la nullité de la procédure de licenciement et exposer l'employeur à des dommages et intérêts.

Délai légal obligatoire de 5 jours ouvrables

Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit séparer la réception de la convocation et la date de l'entretien préalable. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense et d'organiser son assistance.

Le calcul du délai commence le lendemain de la première présentation du courrier recommandé, même si le salarié ne le retire pas immédiatement. Pour une remise en main propre, le délai court dès le lendemain de la remise contre décharge.

Les jours ouvrables excluent les dimanches et jours fériés. Un délai qui se termine un dimanche est reporté au lundi suivant.

Pour comprendre l'ensemble de la procédure, consultez notre guide sur le licenciement individuel.

Quelles sont les modalités de remise de la convocation ?

Courrier recommandé avec accusé de réception

Cette méthode constitue la voie la plus sûre pour prouver la notification dans les délais. Le courrier doit être adressé au domicile du salarié, même s'il est en arrêt maladie ou absent de l'entreprise.

Remise en main propre contre décharge

La remise directe au salarié peut se faire au sein de l'entreprise ou à son domicile. Exigez impérativement une décharge écrite mentionnant la date, l'heure et la signature du salarié.

En cas de refus de signer, faites constater ce refus par un témoin et consignez les circonstances par écrit. Ce refus n'empêche pas la poursuite de la procédure.

Conservez tous les justificatifs de remise (accusé de réception, décharge) car ils constituent des preuves essentielles en cas de contentieux.

Droit d'assistance du salarié

Le salarié convoqué peut se faire assister pendant l'entretien préalable par une personne de son choix selon la taille de l'entreprise et la présence de représentants du personnel.

Dans les entreprises avec représentants du personnel

Le salarié peut choisir son assistant parmi :

• un représentant du personnel de l'entreprise ;
• un salarié de l'entreprise (même sans mandat) ;
• un conseiller du salarié extérieur à l'entreprise.

Dans les entreprises sans représentants du personnel

Le salarié peut uniquement se faire assister par :

• un salarié de l'entreprise de son choix ;
• un conseiller du salarié inscrit sur une liste officielle.

Votre convocation doit obligatoirement mentionner ces droits et, pour les entreprises sans représentants, fournir la liste des conseillers disponibles avec leurs coordonnées.

Découvrez les détails sur l'entretien préalable au licenciement.

Quels sont les cas particuliers de convocation ?

Salarié en arrêt maladie

Un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien de licenciement. L'arrêt maladie ne fait pas obstacle à la procédure disciplinaire, sauf si le licenciement est directement lié à l'état de santé du salarié.

La convocation doit être envoyée au domicile du salarié et non sur son lieu de travail habituel. Le salarié peut demander un report de l'entretien s'il justifie de son incapacité à s'y rendre.

Salarié protégé

Pour un représentant du personnel ou un salarié protégé, la procédure de convocation reste identique, mais le licenciement nécessitera ultérieurement une autorisation administrative de l'inspection du travail.

Licenciement pour faute grave

En cas de faute grave, l'employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire immédiate, mais doit respecter la même procédure de convocation à l'entretien préalable dans les délais habituels.

Consultez notre guide sur le licenciement pour faute simple, grave et lourde.

Préparation de l'entretien préalable

Constitution du dossier

Rassemblez tous les éléments justifiant votre décision de licenciement :

• témoignages écrits et circonstanciés ;
• documents prouvant les faits reprochés ;
• rappels à l'ordre ou avertissements antérieurs ;
• éléments de contexte et d'appréciation.

Choix des participants

Déterminez qui assistera l'employeur lors de l'entretien : directeur des ressources humaines, responsable hiérarchique, ou représentant désigné. Cette information doit figurer dans la convocation.

L'employeur peut se faire assister, mais ne peut pas se faire représenter. Sa présence personnelle ou celle de son représentant légal est obligatoire.

Quelles sont les sanctions en cas de vice de procédure ?

Nullité de la procédure

Le non-respect des règles de convocation entraîne la nullité de l'ensemble de la procédure de licenciement. L'employeur devra recommencer intégralement la procédure en respectant les formes légales.

Dommages et intérêts

En cas de procédure irrégulière, le salarié peut obtenir :

• une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse ;
• des dommages et intérêts pour préjudice subi ;
• le maintien dans l'entreprise si la nullité est prononcée ;
• la réintégration avec rappel de salaires.

Pour éviter ces risques, consultez notre guide sur les sanctions en cas de licenciement irrégulier.

Suivi après la convocation

Préparation de l'entretien

Organisez l'entretien dans un lieu approprié garantissant la confidentialité et la dignité du salarié. Préparez un ordre du jour et les questions à aborder pour mener un entretien constructif.

Documentation des échanges

Rédigez un compte-rendu de l'entretien mentionnant les arguments du salarié, ses explications, et vos observations. Ce document pourra être utile pour justifier votre décision finale.

Délai de réflexion

Respectez un délai de réflexion avant de notifier votre décision définitive. Ce délai varie selon les circonstances mais doit être raisonnable (généralement quelques jours à quelques semaines).

Quelles sont les alternatives au licenciement ?

Négociation d'une rupture conventionnelle

Si les circonstances s'y prêtent, proposez une rupture conventionnelle qui présente des avantages pour les deux parties : maintien des droits au chômage pour le salarié, évitement d'un contentieux pour l'employeur.

Découvrez les modalités de la rupture à l'amiable.

Mesures disciplinaires alternatives

Selon la gravité des faits, envisagez des sanctions moins lourdes : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, ou rétrogradation si votre règlement intérieur le prévoit.

Quelles sont les erreurs à éviter absolument ?

Ne négligez jamais les délais légaux : le non-respect du délai de 5 jours ouvrables rend la procédure nulle et vous expose à des sanctions financières importantes.

Évitez les convocations orales ou informelles qui n'ont aucune valeur juridique. Seule la convocation écrite avec toutes les mentions obligatoires protège vos droits d'employeur.

Ne précipitez pas la procédure même en cas de faute grave. La colère ou l'urgence ne justifient jamais le non-respect des règles procédurales.

Vérifiez toujours votre convention collective qui peut prévoir des dispositions plus favorables au salarié que le Code du travail.

Questions fréquentes

Puis-je convoquer un salarié en arrêt maladie ?

Oui, l'arrêt maladie n'empêche pas la convocation à un entretien préalable, sauf si le licenciement est lié à l'état de santé du salarié.

Que faire si le salarié ne se présente pas à l'entretien ?

Vous pouvez poursuivre la procédure de licenciement même en l'absence du salarié, à condition d'avoir respecté toutes les règles de convocation.

Le délai de 5 jours est-il le même pour tous les types de licenciement ?

Oui, ce délai s'applique à tous les licenciements pour motif personnel, économique, faute simple, grave ou lourde.

Puis-je modifier la date de l'entretien après envoi de la convocation ?

Oui, mais une nouvelle convocation respectant le délai de 5 jours doit être envoyée. Le salarié peut également demander un report justifié.

Sources & Références

Légifrance : Articles L1232-2 à L1232-5 - Entretien préalable

Service-public.fr : Procédure de licenciement pour motif personnel

Service-public.fr : Convocation à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel

Ministère du Travail : La procédure en cas de licenciement pour motif personnel