Quels sont les documents comptables à connaître ? (2026)

Quels sont les documents comptables obligatoires ?

Livres comptables obligatoires

Ils désignent l’ensemble des registres que l’entreprise doit tenir pour répondre à ses obligations comptables, lesquelles diffèrent selon le régime fiscal applicable. C’est sur la base de ces enregistrements que le dirigeant établit les comptes annuels en fin d’exercice.

Ces documents comptables comprennent :

• le livre-journal, enregistrant le détail des encaissements et des décaissements ;
• le Grand-livre, qui reprend l’ensemble des transactions enregistrées dans les différents comptes de l’entreprise, les classe par ordre chronologique et les affecte au compte qui leur correspond, conformément au plan comptable général (PCG) ;
• le livre d’inventaire (facultatif depuis le 1er janvier 2016, mais vivement recommandé), qui recense les éléments d’actifs et de passif et précisant leur quantité et leur valeur à la date de l’inventaire.

Ces registres peuvent être produits au format papier ou électronique via un logiciel comptable, tels que le proposent les solutions Swapn compta ou Tiime par exemple. Quel que soit l’outil privilégié, celui-ci doit permettre de respecter les exigences légales en matière de comptabilisation :

• chronologie des écritures comptables ;
• inaltérabilité des données saisies ;
• observation de la numérotation des comptes ;
• établissement des comptes annuels pour la clôture de l’exercice.

Comptes annuels et cas d’exonération

Au terme de chaque exercice comptable, le chef d’entreprise est tenu d’établir les comptes annuels pour clôturer la période. Ces derniers comptent parmi les documents comptables obligatoires. Ils se composent du :

• bilan comptable ;
• compte de résultat ;
• annexe légale.

Ces trois états visent à refléter le plus fidèlement possible la santé financière de l’entreprise sur une période donnée. Ils permettent également de retracer les divers mouvements opérés pour mieux comprendre la manière dont s’est formé ce patrimoine financier.

Ces documents comptables sont destinés à être transmis au greffe du tribunal de commerce compétent, après approbation des comptes par les actionnaires en assemblée générale ordinaire. Ils s’avèrent également utiles en cas de cession de l’entreprise et permettent au repreneur d’étudier la viabilité de son projet.

Il faut savoir que certaines structures bénéficient d’aménagements en matière de publication des comptes annuels. Ainsi, la micro-entreprise est exonérée de cette formalité et doit juste tenir un livre de ses recettes. Les petites entités, elles, n’en sont pas exemptées, mais sont autorisées à fournir une annexe comptable abrégée (simplifiée).

La liasse fiscale est également établie à la clôture de l’exercice, et doit permettre à l’administration fiscale de déterminer le montant de l’impôt dû par l’organisation pour la période concernée.

Les pièces justificatives

Ce qui constitue une pièce justificative et comment lier à chaque écriture

Les pièces justificatives comptent parmi les documents comptables à conserver. Elles servent notamment à attester la véracité de chacune des écritures comptables saisies au cours d’un exercice. Il peut s’agir de :

• factures d’achat et de vente ;
• reçus de paiement ;
• journaux de salaires ;
• notes de frais ;
• relevés bancaires ;
• bordereaux de charges sociales ;
• etc.

Le plan comptable général prévoit de joindre une pièce justificative par écriture comptable. Celle-ci permet alors d’assurer l’intégrité et la traçabilité du mouvement saisi et doit en mentionner les références, la date et le montant.

Par souci de lisibilité, il convient d’adopter une numérotation cohérente des pièces justificatives, afin de lier la facture d’achat ou de vente à la bonne opération. De même, le justificatif doit être affecté au compte qui lui correspond selon la nature de la dépense.

Piste d’audit fiable (PAF) et dématérialisation

Les documents comptables jouent également un rôle non négligeable dans la mise en place de la piste d’audit fiable. Il s’agit d’une procédure obligatoire applicable aux sociétés qui émettent ou reçoivent des :

• factures au format papier ;
• factures au format PDF simple (pièces jointes de mail) ;
• factures selon une procédure EDI non conforme aux dispositions prévues par le Code général des impôts ;
• factures signées électroniquement en dehors de l’Ordonnance du Référentiel général de sécurité (RGS).

Cette procédure vise à sécuriser les échanges électroniques et consiste à documenter le plus précisément possible chaque étape de la transaction en liant une commande à la facture, au paiement, puis à l’écriture comptable lui correspondant.

Tout l’enjeu réside dans le fait d’accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents comptables, et que cela s’opère dans les meilleures conditions, sans que les documents traités ne perdent leur valeur probatoire et leur intégrité.

Il incombe au dirigeant de décider lui-même des procédures à mettre en place dans sa structure pour répondre aux exigences de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) : horodatage, logs, empreintes, etc. Il peut, pour ce faire, s’appuyer sur divers outils, tels que :

• la GED (solution de gestion électronique des documents) ;
• l’OCR, favorisant la reconnaissance optique de caractères ;
• l’ERP, soit un logiciel de gestion des ressources internes de l’entreprise ;
• un référentiel de bonnes pratiques ;
• etc.

Le fichier des écritures comptables (FEC) : mode d’emploi

Obligations, format et contenu

Le FEC désigne le fichier dématérialisé normé qui retrace l’ensemble des écritures comptables et que le dirigeant est tenu de présenter en cas de contrôle fiscal de son entreprise. Depuis le 1er janvier 2014, son établissement est obligatoire pour toutes les entreprises :

• tenant leur comptabilité au travers d’un système informatique ;
• soumises à l’ impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) dans les catégories BIC, BNC ou BA).

Les micro-entreprises et les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers en sont exemptées.

Le FEC compile la totalité des mouvements opérés sur un exercice et permet aux agents de l’État de s’assurer de la sincérité des comptes. Pour cela, ce document comptable doit contenir les éléments suivants :

• les dates, numéros et libellés de chaque opération ;
• les montants (au débit ou au crédit) ;
• numéro et libellé du compte bancaire de l’entreprise ;
• les références des pièces justificatives qui lui sont liées.

Le comptable veille à ne saisir qu’une seule ligne d’écriture pour chaque transaction, et à ce que celle-ci respecte la structure attendue dans l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Il lui appartient également de procéder à toutes les vérifications nécessaires à la mise en conformité du FEC. À ce titre, l’administration fiscale met un outil de test du FEC à la disposition des entreprises, permettant de vérifier la validité et la structure du fichier.

Génération, vérification et erreurs fréquentes

Le FEC est établi à chaque clôture d’exercice ou dès lors que l’entreprise reçoit un avis de contrôle de l’administration fiscale. Il est généré via le logiciel de comptabilité utilisé et doit répondre aux normes édictées par la législation.

Ce document comptable vise à relever la moindre irrégularité dans les écritures (sommes en déséquilibre, absence de libellé, etc.) et à permettre au responsable d’apporter les mesures correctives qui s’imposent. Avant de générer le FEC, le professionnel peut effectuer des premiers travaux de contrôle en amont et s’assurer de :

• l’unicité des écritures ;
• la cohérence des dates avec les opérations réalisées ;
• la présence de toutes les pièces justificatives requises ;
• la bonne codification des transactions ;
• la lisibilité des libellés ;
• l’absence de caractère parasitant les zones expressément laissées vides ;
• la véracité des numéros de comptes et comptes auxiliaires.

Ces vérifications préalables réduisent considérablement le risque d’anomalie à corriger et facilitent le travail de l’agent de l’État.

L-Expert-Comptable.com simplifie le quotidien des chefs d’entreprise et les accompagne pour une tenue conforme des documents comptables.

Comment et combien de temps conserver les documents comptables ?

Pour rappel, le Code de commerce prévoit une durée légale de conservation des documents comptables de 10 ans à compter de la date de clôture du dernier exercice. Ces délais de conservation sont ainsi valables pour :

• le livre-journal ;
• le grand livre ;
• le livre d’inventaire (si existant) ;
• les pièces justificatives (factures de vente ou d’achat, reçus, etc.) ;
• le registre des recettes de l’auto-entrepreneur ;
• le bilan comptable ;
• le compte de résultat ;
• le FEC.

Des délais différents sont applicables pour les documents d’autres natures, tels que :

• 6 ans pour les déclarations fiscales et sociales à compter de leur date d’exigibilité ;
• 5 ans pour les documents bancaires (relevés de compte, remise de chèque, etc.) et ceux portant sur le personnel (bulletins de salaire, registre du personnel) ;
• 2 ans à compter de la date de résiliation du contrat d’assurance.

La législation autorise la conservation des documents comptables au format papier et numérique. Ce dernier présente certains avantages, mais il implique de conserver les pièces dans un serveur situé en France et de se conformer aux directives du Livre des procédures fiscales (format PDF et horodaté).

Outre la conservation des pièces, les sociétés s’emploient à archiver les documents comptables avec rigueur, selon les modalités suivantes :

• chaque pièce doit être numérotée avant son rangement ;
• le classement intervient par numéro, par ordre chronologique ou alphabétique ;
• les documents comptables sont rangés en fonction de leur nature.

Une politique d’archivage efficiente permet de faciliter les recherches en cas de contrôle. Il est impératif de conserver la traçabilité de chaque pièce comptable, même dans le cadre d’un changement de logiciel comptable. Une solution performante dispose de fonctionnalités d’export des données pour permettre leur transfert de l’ancien logiciel vers le nouveau sans discontinuité de l’information financière.

Processus et contrôle interne : du justificatif aux comptes annuels

Le processus de contrôle interne des documents comptables répond à 4 principes :

• l’intelligibilité et la bonne compréhension des comptes ;
• la pertinence des informations enregistrées ;
• la comparabilité de ces informations ;
• la fiabilité de l’image restituée quant à la situation financière de l’entreprise.

Pour s’y conformer, il convient de procéder par étapes :

1. cartographier le flux documentaire pour obtenir une vision globale des échanges de documents ;
2. attribuer le rôle et les responsabilités de chacun (qui émet les factures, qui les contrôle, et qui les valide ?) ;
3. choisir les outils les mieux appropriés (GED, OCR, ERP de comptabilité) ;
4. vérifier la cohérence des libellés, montants, numérotations et codifications des mouvements ;
5. s’assurer qu’une pièce justificative soit bien liée à chaque écriture ;
6. observer les délais de conservation des documents comptables.

Les cas particuliers

Micro-entrepreneurs, BNC, associations

Certaines structures juridiques sont mieux loties en termes de gestion comptable. Les micro-entreprises par exemple, bénéficient d’une comptabilité allégée. Celle-ci se limite à :

• éditer une facture pour chaque vente ou prestation réalisée ;
• déclarer son chiffre d’affaires (mensuellement ou trimestriellement) ;
• tenir un livre des recettes encaissées ;
• disposer d’un compte bancaire dédié dès lors que le chiffre d’affaires annuel atteint 10 000 € sur 2 années consécutives.

En revanche, ce statut impose de respecter les seuils de chiffre d’affaires afférents à la nature de l’activité.

Les professions libérales relevant de la catégorie des Bénéfices non commerciaux (BNC) dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 77 700 € se voient exemptées de tenir une comptabilité complète, mais doivent néanmoins fournir :

• un compte de résultat ;
• un livre des recettes et des dépenses ;
• un registre des immobilisations et des amortissements.

Les obligations comptables des associations, elles, varient en fonction de leur taille, de la nature de leur activité et de leurs sources de financement. Elle doit tenir une comptabilité dans la mesure où elle :

• exerce une activité commerciale ou une activité soumise à l’IS ;
• reçoit des subventions de l’État ;
• se voit attribuer un agrément d’une autorité administrative ;
• emploie des salariés.

Les associations bénéficiant de financements publics supérieurs à 153 000 €, employant plus de 50 salariés ou justifiant d’un chiffre d’affaires d’au moins 3 100 000 € HT ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes.

Les entreprises en croissance et obligations supplémentaires

Les sociétés de plus grande envergure voient leurs obligations comptables croître de manière significative dès lors qu’elles relèvent du régime réel normal d’imposition. Celui-ci implique des entreprises de générer un chiffre d’affaires supérieur à : 

• 840 000 € pour les activités de négoce ;
• 254 000 € pour des prestations de services.

Si le plan de financement prévisionnel prévoit de dépasser ces seuils, l’entité devra alors s’astreindre à effectuer une comptabilité d’engagement (dettes et créances) tout au long de l’exercice. Les obligations comptables qui en découlent sont les suivantes : 

• établissement du bilan comptable, du compte de résultat et l’annexe légale ;
• la tenue d’un livre-journal et d’un grand livre ;
• l’obligation d’effectuer un inventaire annuel.

Les grands groupes, eux, peuvent être contraints de produire des comptes consolidés , si leurs agrégats dépassent 2 des 3 seuils suivants : 

• 30 millions d’euros de total bilan ;
• 60 millions de chiffre d’affaires ;
• 250 salariés.

La consolidation des comptes s’effectue impérativement selon les normes IFRS (normes internationales) pour les groupes français cotés en bourse.

Ce que vous risquez en cas de manquement

Les sanctions applicables

La bonne gestion des documents comptables compte parmi les obligations légales auxquelles une entreprise doit se soumettre. Dans l’hypothèse où celle-ci ne les respecte pas, elle s’expose au rejet de sa comptabilité, ainsi qu’à diverses sanctions.

Il va sans dire qu’en plus d’encourir de lourdes sanctions, ces manquements peuvent donner lieu à des redressements fiscaux, à des retards de paiement, et in fine, compromettre définitivement la réputation et l’avenir de la société.

Se préparer et réagir face à un contrôle fiscal

Pour aborder un contrôle de l’administration fiscale sous les meilleurs auspices, il est vivement recommandé d’adopter un certain nombre de bonnes pratiques au préalable, telles que ;

• classer soigneusement ses documents comptables (justificatifs, registres, etc.) ;
• effectuer les tests utiles à la validation du FEC ;
• veiller au bon déroulement des procédures de piste d’audit fiable et de leur documentation ;
• procéder à un contrôle interne régulier pour détecter les erreurs ;
• etc.

Il convient également de soigner sa communication avec l’administration fiscale. Cela passe par un délai de réponse raisonnable à leurs requêtes, la transmission des documents comptables au format demandé et l’apport de tous les éléments requis pour attester de la régularité de la gestion comptable de l’entreprise.

Facturation électronique : Quels impacts sur les documents comptables ?

La réforme portant sur la facturation électronique, dont la mise en œuvre intervient à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises, vise à lutter contre la fraude à la TVA. À ce titre, les organisations doivent désormais transmettre et recevoir leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’État.

Il appartient aux dirigeants d’anticiper cette évolution et de se préparer en amont (choix de la plateforme, export des données, tests pilotes, etc.), de sorte de sécuriser le processus de transmission de leurs documents comptables.

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Questions fréquentes sur les documents comptables

Comment corriger une écriture si la pièce justificative comporte une erreur ?

Il n’est pas possible de modifier une écriture comptable. En cas d’erreur, il convient d’effectuer une extourne, soit, une écriture inversée, pour régulariser l’information financière.

Peut-on détruire le papier après numérisation des pièces ? Quelles sont les conditions à respecter ?

Il est désormais possible de les numériser, sous réserve de respecter les directives de l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales : conserver les couleurs à l’identique, l’usage d’un cachet serveur conforme, empreinte numérique, signature électronique ou tout autre dispositif certifié.

Comment générer et vérifier un FEC conforme depuis son logiciel ?

Tout logiciel de comptabilité dispose d’une fonction d’export pour générer un FEC. L’administration fiscale propose ensuite un outil de contrôle en ligne pour vérifier sa conformité.

Quelles preuves fournir lors d’un contrôle fiscal dématérialisé ?

À réception de l’avis d’examen, l’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour transmettre son fichier d’écritures comptables, après avoir pris soin de le contrôler via l’outil gratuit en ligne de la DGFiP.

Quelles obligations documentaires pour une association non soumise aux impôts commerciaux ?

Les associations sans but lucratif ont l’obligation de tenir une comptabilité. Toutefois, la législation n’impose aucune règle en la matière pour ce type de structure.

Les professions libérales en BNC doivent-elles tenir un grand livre ?

Les professionnels libéraux relevant du régime BNC sont exemptés d’une comptabilité complète. Ils sont dispensés de tenir un grand livre, mais doivent tout de même établir un compte de résultat et un livre de recettes et dépenses.

Quels risques en cas d’absence de pièces justificatives pour certaines dépenses ?

Une dépense non justifiée est considérée comme fictive par l’administration fiscale et vient fausser vos déclarations. Elle peut alors entraîner un rejet de déduction d’une charge et donner lieu à un redressement fiscal.

Comment organiser la numérotation et l’archivage des pièces par type (achats, ventes, banque) ?

L’entreprise est libre de numéroter ses documents comptables selon une codification qui lui est propre, lui permettant d’y accéder facilement en cas de besoin. En pratique, les pièces sont classées par nature (achat, vente, banque, TVA) ou par ordre chronologique.

Quels sont les impacts de la facturation électronique sur la gestion des documents ?

L’implémentation obligatoire de la facturation électronique impose aux entreprises d’adapter leur processus de traitement des factures et de sélectionner une plateforme agréée pour les émettre et les recevoir.

Comment préparer un audit ? Quelle est la liste des documents à fournir et quels sont les délais ?

L’audit permet d’obtenir une vision globale de la santé financière de l’entreprise. Il nécessite de fournir de nombreux documents comptables sur les 3 derniers exercices : bilan, compte de résultat, annexe légale, FEC, grand livre et autres états financiers.

Sources & références

Service Public Entreprendre - Obligations comptables d’une société commerciale

ANSSI - Le référentiel général de sécurité (RGS)