Les obligations comptables d'une association

La loi du 1er juillet 1901 ne définit pas les obligations comptables d’une association. Pour autant, certaines associations sont soumises à des obligations comptables spécifiques en fonction d’un certain nombre de critères. Pour les autres associations, elles peuvent se contenter d’une comptabilité simplifiée. En tout état de cause, il est fortement recommandé aux associations, quelles qu'elles soient, de tenir une comptabilité.

Une association est-elle soumise à des obligations comptables ?

La loi de 1901 ne prévoit aucune obligation comptable particulière pour les associations. Néanmoins certaines associations se voient imposer des obligations spécifiques, comme l’établissement de certains documents comptables. Ces obligations légales sont fonction d’un certain nombre de critères.

Pour déterminer les obligations comptables d’une association, il faut tenir compte de :

• La nature de son activité (activité lucrative ou non) ;

• Sa taille ;

• Ses caractéristiques (reconnaissance d’utilité publique, appel public à la générosité…) ;

• Ses sources de financement (financement public ou privé) ;

• Son contrôle par un commissaire aux comptes ;

• Sa situation financière (déclaration de cessation des paiements, redressement judiciaire, liquidation judiciaire…) ;

• Ses statuts.

Tenir une comptabilité : une obligation légale pour certaines associations

Certaines associations ont l’obligation de tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif et d’établir les comptes annuels. À compter du 1er janvier 2020, un nouveau plan comptable associatif s’impose, abrogeant ainsi l’ancien règlement de 1999.

Ce nouveau plan comptable poursuit trois objectifs : une clarification des comptes pour les adhérents et les partenaires, une transparence des comptes notamment pour les autorités publiques et une meilleure visibilité sur la situation financière de l’association.

Cette obligations concerne :

• les associations reconnues d’utilité publiques ou agréées ;

• les associations faisant appel à la générosité publique ;

• les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 euros ;

• les associations sollicitant l’agrément d’une autorité publique ;

• les associations bénéficiant de subventions ou de dons dont la somme est supérieure à 153 000 euros ;

• les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50% de leur budget ou pour plus de 75 000 euros ;

• les associations exerçant une activité économique et remplissant au moins deux des critères suivants : bilan supérieur à 3,1 millions d’euros, bilan de plus de 1,55 millions d’euros, effectif dépassant 50 salariés ;

• les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;

• les associations et groupements sportifs ;

• les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;

• les associations émettant des valeurs mobilières ;

• les associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

Parmi ces associations, certaines d’entre elles doivent, en plus de ces obligations comptables (plan comptable et comptes annuels), produire des documents comptables supplémentaires.

Les obligations comptables particulières à certaines associations

Obligations comptables des associations exerçant une activité économique

Les associations exerçant une activité lucrative sont tenues d’établir un plan comptable, un compte annuel et une annexe.

Elles ont également l’obligation de nommer un commissaire aux comptes lorsque :

• le total du bilan annuel est supérieur à 1 550 000 euros ;

• le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 3 100, 000 euros ;

• l’effectif moyen est supérieur à 50.

Obligations comptable des associations percevant des subventions publiques supérieures à 153 000 euros

Les associations ayant bénéficié de subventions publiques de l’État, des établissements publics ou encore des collectivités dépassant 153 000 euros sont tenues d’établir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, un bilan annuel, un compte de résultat annuel et une annexe. Ces documents comptables doivent être publiés au Journal Officiel. En outre, elles doivent nommer un commissaire aux comptes.

Obligations comptables des associations exerçant une activité commerciale fiscalisée

Les associations ayant une activité commerciale soumises aux impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés) doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, un bilan annuel et un compte de résultat. Elles doivent également tenir un livre d’enregistrement de la TVA.

Obligations comptables des associations financées par des collectivités territoriales

Les associations ayant bénéficié d’une subvention municipale représentant plus de 50% du budget de la commune ou supérieure à 75 000 euros doivent obligatoirement tenir une comptabilité, établir le bilan annuel de leur résultat et les annexes. Elles devront fournir ces documents à la commune qui annexera le bilan certifié à leur budget.

Obligations comptables des associations bénéficiant d’une aide publique supérieure à 23 000 euros

Les associations ayant perçu une aide supérieur à 23 000 euros devront établir leurs comptes annuels approuvés et la transmettre avec leur demande de subvention.

Obligations comptables des associations reconnues d’utilité publique

Les associations reconnues d’utilité publique doivent établir leur bilan annuel, le compte de résultat, une annexe ainsi qu’un rapport annuel. Elles doivent pouvoir présenter ces documents comptables sur tout réquisition des autorités publiques.

Obligations comptables des associations faisant appel public à la générosité

Les associations faisant appel public à la générosité sont soumises à des obligations comptables plus importantes. Elles doivent tenir les comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. Elles doivent également établir un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public lorsque les dons dépassent 153 000 euros.

Obligations comptables des associations ayant pour objet exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale

Ces associations ont l’obligation de tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif. De plus, si elles souhaitent formuler une demande de libéralité, elles doivent joindre un budget prévisionnel de l’exercice en cours ainsi que les comptes annuels des 3 derniers exercices clos, ou des exercices clos depuis sa date de création si l’entreprise a moins de 3 ans.

Obligations comptables des associations sportives

Les associations sportives ont l’obligation de tenir une comptabilité, de réaliser un budget annuel, de le faire adopter par le conseil d’administration et de faire approuver leurs comptes par l’assemblée générale.

Si les recettes issues des manifestations sportives dépassent 1 200 000 euros, ou bien si les rémunérations versées aux sportifs excèdent 800 000 euros, la constitution d’une société commerciale est obligatoire.

Obligations comptables des associations en redressement ou en liquidation judiciaire

Les associations en procédure de redressement ou de liquidation judiciaire ont l’obligation d’établir les comptes annuels du dernier exercice clos qu’elles doivent déposer au Tribunal.

Par ailleurs, outre les obligations légales liées à la situation de l’association, l’obligation de tenir une comptabilité peut être prévue directement par les statuts de la structure. Les statuts peuvent imposer la tenue d’une comptabilité relativement simplifiée ou alors plus précise ce qui implique généralement la tenue d’une comptabilité conforme au plan comptable associatif.

Tenir une comptabilité : une nécessité pour les autres associations

Les associations autres que celles mentionnées ci-dessus ne sont pas soumises à des obligations comptables spécifiques. Elles sont libres dans leur gestion comptable et peuvent se contenter d’une comptabilité simplifiée recettes-dépenses. Néanmoins, elles ont tout intérêt à faire preuve de rigueur en tenant une comptabilité de trésorerie, soit un suivi chronologique des encaissements et des décaissements. En effet, la tenue d’une comptabilité est gage de pérennité et de transparence pour la structure.

La tenue d’une comptabilité conforme au plan comptable associatif permet d’assurer la gestion de l’association. Une comptabilité détaillée permet de rendre compte de l’état financier et économique de la structure, de suivre ses disponibilités financières, de déterminer les besoins de financements, de fixer des budgets de futurs projets et d’anticiper d’éventuelles difficultés financières.

Par ailleurs, la tenue d’une comptabilité rigoureuse est gage de transparence pour les adhérents de l’association mais également pour les partenaires. Une comptabilité claire donne confiance aux éventuels financeurs et permet de justifier une demande de prêt ou de subvention.

Enfin, en cas de contrôle de l'administration fiscale ou des organismes sociaux, une comptabilité soigneusement tenue permet de justifier de l’exactitude des déclarations fiscales et d’éviter d’éventuelles sanctions. En outre, grâce aux informations comptables, l’association peut anticiper le montant des impôts dont elle est redevable en le calculant sur la base de ses documents comptables.

Comment tenir la comptabilité d’une association ?

La tenue d’une comptabilité n’est pas évidente et peut s’avérer même complexe. Il est alors conseillé d’organiser ses documents comptables pour ne pas se perdre.

Par exemple, la structure peut tenir un cahier sur lequel figure ses recettes, un autre livre sur lequel sont indiqués ses achats et ses frais, un classeur contenant tous les relevés bancaires de l’association et encore un classeur regroupant tous les documents fiscaux comme les cotisations, les impôts et les taxes.

Il est conseillé de garder tous les documents justificatifs pour chacune des opérations répertoriés dans les cahiers et classeurs, et de les numéroter par ordre chronologique. Il est également possible de rédiger une synthèse de toutes les opérations avec leur montant, leur date et le numéro des documents justificatifs.

L’association peut également préférer recourir à un logiciel en ligne pour tenir sa comptabilité. C’est une solution payante mais cela permet d’automatiser cette tâche chronophage et complexe.

Enfin, l’association peut faire le choix de déléguer la gestion de sa comptabilité à un expert comptable pour éviter des erreurs. Cela est gage de sécurité et de sérénité pour l’association.

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