La dématérialisation des documents comptables

Mis à jour le 16/12/2013

Pourquoi attendre des heures au guichet de la gare quand il est possible d'imprimer son billet de train depuis chez soi ? Aujourd'hui une grande partie des échanges sont dématérialisés : échange de mails, course en ligne, on peut même remplir sa grille de loto sur internet ! Alors face à l'arrivée massive des factures électroniques, plusieurs questions se posent à l'entrepreneur, comment gérer cette dématérialisation des documents comptables ? Cette dématérialisation des documents comptables est-elle bénéfique à l'entreprise ?

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Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ?

Nième mail de votre banquier vous demandant si vous souhaitez recevoir vos relevés bancaires en ligne, cette fois la question se pose ! « Est-ce que je veux dématérialiser mes documents comptables ? ».

Pour tout vous dire la réponse à cette question n'est pas aisé. Aujourd'hui la dématérialisation des documents comptables se prévaut de réduire l'empreinte écologique, de simplifier la vie de l'entrepreneur en supprimant le papier. En réalité, la dématérialisation des documents comptables répond surtout à une question économique, permettant de réduire les couts et les délais.

Pour autant il ne s'agit pas forcément d'une évolution négative. Dématérialiser vos documents comptables va vous permettre de limiter les volumes de cartons remplis de pièces comptables et de poser autre chose sur vos étagères, sous le lit ou dans le frigo !
Problème : ranger ses documents comptables sous forme papier nécessite déjà souvent une rigueur de fer pour ne pas se laisser déborder et ne pas perdre de documents.
Avec un système complètement dématérialisé, il faudra être encore plus rigoureux car très vite vous aurez cette petite voix dans votre tête « laisse, tu t'occuperas de cette email plus tard ! » et très vite il sera très difficile de retrouver les emails non traités dans votre boite de réception.

La culture du papier est encore forte pour de nombreuses personnes, et même si la dématérialisation des documents comptables apporte une réponse intéressante au problème de stockage, aux questions environnementales et surtout un moindre coût, elle ne pourra réellement se mettre en place qu'avec les nouvelles générations qui ont grandi dans ce monde dématérialisé qui est en train de se mettre en place.

La dématérialisation des documents comptables : comment ?

Vous ne vous en rendez-pas compte, mais un grand nombre de vos transactions comptables se font déjà de manière dématérialisée. Le plus souvent elles sont effectuées par votre expert comptable pour l'envoi de vos déclarations de TVA, impôts, cotisations sociales.... Via un système protégé de transfert d'informations informatisées : EDI, EFI ou bien TDFC.

Bien qu'instituée depuis plusieurs années, la dématérialisation des documents comptables, au niveau des particuliers, est encore aux prémisses de son développement.

Lire Un bon classement des documents comptables 

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Commentaires
bonjour , mon sujet d'étude est en quoi la dématérialisation des traitementd comptable aide t-elle la relation client entreprise ? je prouve presque rien , si on peut m'aider
Bonjour , actuellement terminale cfe je réalise une étude sur la dématérialisation et les traitements comptables vos avis m'ont beaucoup aider merci ! mais je peine à trouvers des documents sur et qui pourrait appuyer ma problématique aui est en rapport avec la sécurité de la dématérialisations et des traitements comptables
Bonjour, moi aussi j'ai mon étude a faire... j'ai choisi comme problématique: Pourquoi certaines entreprises refusent-elles encore de dématérialiser leurs documents comptable, malgré les nombreux avantages que cela apporte? si vous avez des documents, info, anecdote je les accepte avec grand plaisir . merci d'avance :)
La dématérialisation a, certes, apporté une grande rénovation au sein des entreprises. Toutefois, elle est loin d’être la solution à l’amélioration du développement durable au sein d’une société. La dématérialisation a un grand impact environnemental. D’un côté, elle réduit la pollution par la réduction des papiers à utiliser par une entreprise. D’un autre côté, elle augmente la consommation électrique ce qui entraine une grande dépense énergétique.
Je ne trouve presque pas d’inconvénient à la dématérialisation, c’est peut-être le fait que ça nous a facilité la tâche que les documents papiers nous ont obligé d’effectuer. En outre, ça a même amélioré la communication externe grâce à l’utilisation d’un logiciel éditique de sefas ; il faut évoluer avec les évolutions technologiques et techniques.
La dématérialisation des documents comptables est déjà adoptée par plusieurs entreprises. Je trouve que c’est une solution rapide, simple et efficace pour toutes entreprises, surtout pour les grosses boîtes parce qu’elle ne permet pas seulement le gain de temps mais elle est, en outre, plus économique et permet le gain de place, c’est-à-dire au niveau de l’archivage des documents. Au niveau de la sécurité, c’est garanti et tout accès aux documents est protégé.
Dans mon entreprise, la dématérialisation tient un rôle crucial dans l'ensemble de la gestion ainsi que dans toute la production et me permet de gagner une place majeure sur le marché. Merci à l'auteur de l'article
Bonjour je travaille sur "La sécurité des traitements comptables dématérialisés" pour mon étude pour le bac , je voudrais savoir quels sont les principales sources de risque des traitements dématérialisés ?
Salut man ! c'est mon sujet d'étude aussi et comme toi je trouvais pas grand choses , mais prend cette problematique et en vérité c'est bien plus facile de trouver des documents aprés : Quelle influence a la legislation francaise sur la dematerialisation du traitement comptable ?
Bonjour, j'aurai besoin d'information et d'avis de professionnel sur les différentes dématérialisation entre les différentes entreprises ( PME-PMI, GE)
Bonjour, des solutions simples et accessibles même aux petits cabinets et aux TPE existent aujourd'hui. grâce au cloud, l'expert comptable ou son client n'ont plus de frais d'installation et payent uniquement à la facture dématérialisée, la récupération automatque des écritures est des lors possible et l'archivage légal des pièces est automatiquement réalisé. je vous invite a regarder le site www.eway-solutions.com, première solution de dématérialisation des factures por le cabinet et ses clients partenaire de jedeclare.com. vous découvrirez comment l'essentiel des contraintes de la démat sont ici résolues Alain SABATTIER
Bonjour je travaille sur ce sujet car c 'est mon etude pour le bac. merci de me laisser des réponses les ami :)
Bonjours, moi aussi mais publié le 06/10/2010, pas grand espoir.
Je travaille actuelment sur ce sujet , et je cherche des reponse sur ce sujet , car c'est mon sujet d'étude pour le bac . Les information sont rares a ce sujet.
moi aussi
Moi aussi
Bonjour, Je travail sur un sujet et j'aimerai plus d'information sur la dématerialisation des traitement comptable et son impact écologique . merci d'avance.
Bonjour, Sur le fond, je suis d'accord : la dématérialisation fait gagner du temps et participe à réduire les couts de traitements des documents comptables. Ceci étant, juridiquement, il n'est pas possible de détruire les documents papiers reçus ou envoyés. Devant la loi, c'est l'original papier qui fait foi. L'administration fiscale est limpide sur le sujet (Article 289 et 289Bis du CGI) : ne pourront être produite à titre d'originales que les factures numériques qui auront été signées électroniquement. Aujourd'hui, de nombreuses solutions permettent de générer des factures Clients signées et également de dématérialiser (scanner) les factures fournisseurs. Le but ici est bien de réduire les couts de traitement. Mais sans le volume, le cout à l'installation est trop important et rend non rentable cette mise en place dans les petits cabinets comptables (qui représentent 80% de la profession, de 0 à 9 salariés). Ces solutions sont donc très intéressantes pour les gros mais ne répondent qu'à une problématique interne de l'entreprise. Envisageons maintenant une vision communautaire d'une solution non pas de "dématérialisation" mais "tout numérique". Je parle d'un espace légal (propriété de l'entreprise et non d'un individu) dans lesquelles il est possible de recevoir et d'émettre des factures tout numérique (évidemment signées), directement classées et triées. Je parle ici d'un espace, dans lequel les comptables (suite à autorisation) accéderaient pour comptabiliser (saisie au kilomètre) les factures déjà présentes. N'oublions pas qu'une solution tout numérique permet de faire de la lecture automatique de document ce qui nous permet d'envisager le pré-renseignement de certains champs. Je pense que le salut de la dématérialisation passe par des solutions communautaires et non par des solutions propriétaires. D'autant que les couts sont mutualisés et que l'accès à ces services se fait à partir de quelques dizaines d'euros par mois. Pour conclure, et pour ceux qui réfléchissent à la dématérialisation : Attention aux aspects juridiques et fiscaux et regarder les solutions communautaires. Vincent DREYFUS www.legalyspace.com
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