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La dématérialisation des documents comptables

Mis à jour le 03/03/2014

Pourquoi attendre des heures au guichet de la gare quand il est possible d'imprimer son billet de train depuis chez soi ? Aujourd'hui une grande partie des échanges sont dématérialisés : échange de mails, course en ligne, on peut même remplir sa grille de loto sur internet ! Alors face à l'arrivée massive des factures électroniques, plusieurs questions se posent à l'entrepreneur, comment gérer cette dématérialisation des documents comptables ? Cette dématérialisation des documents comptables est-elle bénéfique à l'entreprise ?
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Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ?

Nième mail de votre banquier vous demandant si vous souhaitez recevoir vos relevés bancaires en ligne, cette fois la question se pose ! « Est-ce que je veux dématérialiser mes documents comptables ? ».

Pour tout vous dire la réponse à cette question n'est pas aisé. Aujourd'hui la dématérialisation des documents comptables se prévaut de réduire l'empreinte écologique, de simplifier la vie de l'entrepreneur en supprimant le papier. En réalité, la dématérialisation des documents comptables répond surtout à une question économique, permettant de réduire les couts et les délais.

Pour autant il ne s'agit pas forcément d'une évolution négative. Dématérialiser vos documents comptables va vous permettre de limiter les volumes de cartons remplis de pièces comptables et de poser autre chose sur vos étagères, sous le lit ou dans le frigo !
Problème : ranger ses documents comptables sous forme papier nécessite déjà souvent une rigueur de fer pour ne pas se laisser déborder et ne pas perdre de documents.
Avec un système complètement dématérialisé, il faudra être encore plus rigoureux car très vite vous aurez cette petite voix dans votre tête « laisse, tu t'occuperas de cette email plus tard ! » et très vite il sera très difficile de retrouver les emails non traités dans votre boite de réception.

La culture du papier est encore forte pour de nombreuses personnes, et même si la dématérialisation des documents comptables apporte une réponse intéressante au problème de stockage, aux questions environnementales et surtout un moindre coût, elle ne pourra réellement se mettre en place qu'avec les nouvelles générations qui ont grandi dans ce monde dématérialisé qui est en train de se mettre en place.

La dématérialisation des documents comptables : comment ?

Vous ne vous en rendez-pas compte, mais un grand nombre de vos transactions comptables se font déjà de manière dématérialisée. Le plus souvent elles sont effectuées par votre expert comptable pour l'envoi de vos déclarations de TVA, impôts, cotisations sociales.... Via un système protégé de transfert d'informations informatisées : EDI, EFI ou bien TDFC.

Bien qu'instituée depuis plusieurs années, la dématérialisation des documents comptables, au niveau des particuliers, est encore aux prémisses de son développement.

Lire Un bon classement des documents comptables 

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