Aujourd’hui, la loi permet aux entreprises de conserver leurs factures au format numérique ainsi que de les archiver. Ce processus se nomme la dématérialisation des factures. Plus en détails, dématérialiser ses factures consiste à conserver ses pièces comptables en format électronique (factures émises et justificatifs de dépenses).
Définition de la dématérialisation des factures
Dématérialiser ses factures consiste à conserver ses pièces comptables en format électronique (que cela soit les factures émises auprès des clients, les devis ou les justificatifs de dépenses). Pour ce faire, l’entreprise peut numériser les documents qu’elle possède initialement en version papier et/ou éditer directement des factures numériques pour un envoi par mail auprès des clients. Dans ce dernier cas, les documents comptables sont envoyés directement sans numérisation au format électronique. Il est prévu aux articles 289 et 289V du Code général des impôts que la facture au format papier soit remplacée par la facture au format électronique. Par contre, il est aussi stipulé que des procédures doivent être respectées pour que les documents numérisés soient validés par le fisc. Afin de faciliter cette dématérialisation, une entreprise doit se doter d’un logiciel de facturation.
Les conditions à respecter pour qu’une entreprise puisse numériser ses factures
Pour numériser ses factures, une entreprise doit respecter des conditions qui sont précisées dans le Live des Procédures Fiscales. Depuis le 30 mars 2017, l’article A 102 B autorise la numérisation de factures et par principe de tolérance, toutes les factures antérieures peuvent aussi être numérisées sous condition de :
Ne pas se servir d’un dispositif de traitement de l’image
De compresser des fichiers
Que les fichiers soient horodatés
La même reproduction et les couleurs à l’identique (sauf certains éléments ne présentant pas de sens particulier comme un logo ou un dessin par exemple) en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) le format doit aussi permettre d’identifier tous les éléments paraissant sur la facture comme les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, la date, les montants, etc.
La mention d’une empreinte numérique, d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique ou d’une signature électronique conforme au Référentiel Général de Sécurité de niveau 1 étoile ou encore un autre dispositif égal ayant un certificat délivré par une autorisation de certification de notre pays
Le destinataire doit accepter cette dématérialisation des factures.
La facture électronique doit, évidemment, comporter toutes les mentions obligatoires d’une facture.
La mise en place de la documentation écrite du protocole de numérisation doit aussi être mise en place par l’entreprise. Chaque étape doit y figurer dans l’ordre du début à sa fin afin d’être clairement compris. L’entreprise doit aussi mettre en place des contrôles réguliers pour que la procédure soit scrupuleusement respectée.
Toute information manquante invalide la facture auprès de l’administration fiscale, entraînant une amende de 15 euros et le non-traitement de la TVA.
Dématérialiser ses factures : ce que dit la législation
Dans ce contexte, les articles 289 et 289V du Code Général des Impôts (CGI) autorisent le remplacement des factures papiers par des factures électroniques. (Il en va de même au niveau européen où la directive 2001/115/CE reconnaît les factures électroniques depuis 2004).
Ces textes de loi imposent toutefois un cadre à l’émission de telles factures, en vue de leur validité auprès de l’administration fiscale. La dernière disposition à ce sujet est entrée en vigueur le 30 mars 2017 et elle vise toutes les factures émises ou reçues à compter de cette date.
Seuls les documents originaux - en version papier ou en version électronique - sont reconnus valides par l’administration fiscale. Il n’est ainsi pas possible de produire une facture en version papier puis de la numériser simplement pour l’envoyer au client et au service comptabilité.
Non-conformité d’une facture électronique : les sanctions encourues
Une pièce comptable non-conforme aux obligations de validité de l’administration fiscale n’est pas recevable. L’entreprise est priée de présenter la version papier originale. Si elle n’est plus en possession de ce document, la facture électronique ne pourra pas être considérée comme pièce comptable, en vertu de l’article 289 du Code Général des Impôts, entraînant le non-traitement de la TVA et potentiellement une non-déduction pour le calcul du résultat.
Ensuite, l’entreprise risque une amende de 15 euros par information manquante et par facture.
Il convient de se renseigner sur la mise en place d’une organisation destinée à transformer ses factures papier en factures électroniques, mais aussi d’utiliser un logiciel comptable conforme pour toute émission de facture à venir. Il est conseillé de :
De numériser les pièces justificatives avec l’aide d’un expert-comptable
De conserver toutes les pièces en version papier avant prescription
Les sanctions fiscales pouvant s’appliquer en cas de défaut de facturation
Si la facturation dématérialisée ne correspond pas en tout point à la facturation version papier, l’entreprise peut se voir infliger une amende qui est de :
15 € si une mention est oubliée dans la limite d’un quart du montant total de la facture
S’il est considéré qu’il y a défaut de facturation, l’amende est plus importante et peut atteindre jusqu’à 50 % du montant non facturé. Par contre, si le défaut a été comptabilisé dans les 30 jours qui suivent la sanction du fisc, le taux est alors réduit à 5 %. L’acquéreur peut aussi être condamné à la même amende.
Si l’entreprise émet à tort de la TVA, elle devra alors la payer, qu’elle bénéficie ou non d’un droit de déduction. L’acquéreur aura aussi pour interdiction de déduire la TVA. Dans tous les cas, des erreurs peuvent coûter très cher à une entreprise, même si le plafond est fixé à ¼ du montant de la facture en question. Les sanctions pénales peuvent atteindre 75 000 €.
Le nouveau code en vigueur au 1er avril 2019
Une ordonnance impose aux entreprises la facturation électronique comprenant plusieurs échéances calendaires depuis juin 2014. Au 1er janvier 2017, la loi était faite pour les grands comptes. En 2018, cette loi ciblait les ETI, en 2019 les PME et en 2020, les TPE. Dans le même temps, il est nécessaire que les entreprises conservent toutes leurs factures en fonction de leur nature. L’archivage est de 6 ans pour les factures fiscales et de 10 ans pour les factures comptables.
Les factures fournisseurs doivent respecter les procédures citées précédemment sinon, l’expert-comptable peut les rejeter. Si l’entreprise reçoit une facture électronique, elle doit la conserver sous le même format pendant trois années au moins. Elle peut aussi l’imprimer et la conserver au format papier. Si la facture est mal numérisée, le fisc peut demander sa version papier.
Si cette dernière ne peut être produite, alors, la facture dématérialisée n’est plus considérée par l’administration comme une pièce comptable. Il est donc fortement conseillé de conserver les factures papier dont les montants sont élevés en cas de rejet de factures dématérialisées.
Est-ce qu’une entreprise recevant une facture papier peut la conserver au format électronique ?
Si une entreprise reçoit une facture en format papier, elle a le droit de la convertir et de la dématérialiser pour qu’elle devienne une facture électronique.
Dans ce cas, elle doit respecter les articles A102 B-1 et B-2 du Livre des Procédures Fiscales. Comme pour les factures émises, la reproduction de la facture doit être identique à l’original, le document est conservé en PDF ou PDF A/3 comprenant la signature électronique ou le cachet serveur, il doit aussi faire apparaître toutes les annotations du document papier.
Le document papier ou numérisé doit également suivre toutes les procédures d’archivage légal. Cet archivage peut se faire par l’entreprise ou par un tiers mandaté. Si l’entreprise ne peut pas respecter les règles de la dématérialisation, elle doit alors conserver la facture en format papier.
Où doivent être stockées les factures électroniques ?
Les entreprises ont pour obligation de stocker les factures électroniques sur le sol français, dans un État membre de l’Union Européenne ou dans un pays hors de l’Union Européenne sous conditions que les garanties soient au moins équivalentes à celles des États membres de l’Union Européenne au niveau des droits des données et de l’assistance administrative.
Bon à savoir : les factures ne sont pas les seuls documents devant être conservés. Tous les autres documents comptables comme les diverses déclarations, livres comptables, livre journal, grand livre, etc., doivent être aussi conservés pendant au moins six années sur support papier ou électronique. Bien qu’il existe des logiciels performants, les supports papiers doivent être numérisés en vue de leur conservation parfaite.
Avantages de la dématérialisation légale des factures
Le processus de la dématérialisation légale des factures s’accélère et devient, petit à petit, irréversible. Il a pour avantage d’être très pratique pour les entreprises, car il permet de :
Gagner un temps considérable
Payer plus rapidement
Gagner de la place
Les entreprises se doivent donc d’être en conformité et de respecter la loi aux risques de rencontrer de lourdes sanctions. En cas de contrôle fiscal, il est donc possible de pouvoir montrer à l’administration fiscale la version dématérialisée et la version papier recoupant les informations qui sont justes et ainsi indiscutables.
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