Numériser ses factures : procédure à suivre et sanctions en cas de non-conformité

Mis à jour le 09/05/2018

Dématérialiser ses factures consiste à conserver ses pièces comptables en format électronique (factures émises et justificatifs de dépenses). L’entreprise peut numériser ses factures qu’elle détient en version papier, mais la procédure nécessite le respect de certaines règles informatiques strictes, telles que la reproduction à l’identique et en couleurs en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), l’horodatage du fichier, la mention d’une empreinte numérique, d’un cachet serveur ou d’une signature électronique conforme au Référentiel Général de Sécurité de niveau 1 étoile. Toute information manquante invalide la facture auprès de l’administration fiscale, entraînant une amende de 15 euros et le non-traitement de la TVA.


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La dématérialisation des factures : définition

Dématérialiser ses factures consiste à conserver ses pièces comptables en format électronique (que cela soit les factures émises auprès des clients ou les justificatifs de dépenses). Pour ce faire, l’entreprise peut numériser les documents qu’elle possède initialement en version papier et/ou éditer directement des factures numériques pour un envoi par mail auprès des clients.

Dématérialiser ses factures : ce que dit la législation

Dans ce contexte, les articles 289 et 289V du Code Général des Impôts (CGI) autorisent le remplacement des factures papiers par des factures électroniques. (Il en va de même au niveau européen où la directive 2001/115/CE reconnaît les factures électroniques depuis 2004).

Ces textes de loi imposent toutefois un cadre à l’émission de telles factures, en vue de leur validité auprès de l’administration fiscale. La dernière disposition à ce sujet est entrée en vigueur le 30 mars 2017 et elle vise toutes les factures émises ou reçues à compter de cette date.

Les obligations pour valider une facture électronique

 

Seuls les documents originaux - en version papier ou en version électronique - sont reconnus valides par l’administration fiscale. Il n’est ainsi pas possible de produire une facture en version papier puis de la numériser simplement pour l’envoyer au client et au service comptabilité. Dans ce cadre :

  • Le transfert des factures en version papier vers une version numérique doit être réalisé dans des conditions « garantissant une reproduction à l’identique » (article A 102-B-2 du Livre des Procédures Fiscales). L’administration fiscale tolère l’absence du code couleur lorsque celui-ci n’est pas porteur de sens.

  • Les dispositifs de traitement de l’image sont interdits.

  • Une éventuelle compression de fichier doit être réalisée sans perte.

  • Le document doit faire apparaître une preuve de son authenticité via une empreinte numérique, un cachet serveur ou un système de signature électronique, ces deux derniers dispositifs nécessitant un certificat conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) de niveau 1 étoile.

  • Le fichier doit être horodaté.

  • Seules les factures dites structurées, dont le format est non modifiable, sont valables. Le document doit donc être envoyé et conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3).

  • Le format doit permettre une lecture informatique des différents éléments indiquant l’identité de l’émetteur, l’objet, le montant de TVA et le montant total…

  • Le destinataire doit accepter cette dématérialisation des factures.

  • La facture électronique doit, évidemment, comporter toutes les mentions obligatoires d’une facture.

 

Non-conformité d’une facture électronique : les sanctions encourues

 

Une pièce comptable non conforme aux obligations de validité de l’administration fiscale n’est pas recevable. L’entreprise est priée de présenter la version papier originale. Si elle n’est plus en possession de ce document, la facture électronique ne pourra pas être considérée comme pièce comptable, en vertu de l’article 289 du Code Général des Impôts , entraînant le non-traitement de la TVA et potentiellement une non-déduction pour le calcul du résultat .

Ensuite, l’entreprise risque une amende de 15 euros par information manquante et par facture.

Il convient de se renseigner sur la mise en place d’une organisation destinée à transformer ses factures papier en factures électroniques, mais aussi d’utiliser un logiciel comptable conforme pour toute émission de facture à venir. Nous vous conseillons :

  • de numériser vos pièces justificatives avec l’aide de votre expert-comptable

  • de conserver toutes vos pièces en version papier avant prescription

 

 

Christelle

 

 

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