Saisie de factures : les obligations

Mis à jour le 25/02/2014

Lorsqu'une entreprise effectue ou reçoit une facture, elle doit obligatoirement l'enregistrer dans ses comptes. La facture doit impérativement être conservée par l'entreprise car elle sert de justificatifs. Sur une facture l'entreprise doit distinguer 3 montants: le montant HT, la TVA et le montant TTC car certains frais ou réductions sont calculés soit sur le montant HT soit sur le montant TTC. 

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Comment gérer ses factures ?

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, ou quand elle en émet une, son premier geste doit être de l’enregistrer dans ses comptes. Ensuite, l’entreprise va devoir distinguer le montant HT (Hors Taxes), la TVA et le montant TTC (Toutes Taxes Comprises), comme nous vous l’expliquons plus en détails ci-dessous.

Lorsque l’exercice comptable est clôturé, les factures doivent impérativement être conservées. Elles servent en effet de justificatifs auprès des clients, des administrations fiscales etc. Selon la loi, l’entreprise doit conserver ses factures pendant une période de 10 ans minimum.

La saisie des factures d'achat, comment ça marche ?

Les factures d’achat constituent un premier type de factures que l’entreprise réalise lorsqu’elle effectue l’acquisition d’un bien ou d’un service. Quelle que soit la nature de l'achat - marchandises, matière première, services... - une facture en bonne et due forme doit être remise par le fournisseur à l'entreprise.

Après réception de la facture, l'étape suivante consiste à l'enregistrer dans les comptes de l'entreprise.

Pour cela, le comptable ou l'expert-comptable se doit de respecter une certaine marche à suivre.

Saisir une facture d'achat, c'est faire la distinction entre trois montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA

  • Le montant TTC

Suite à quoi, il est nécessaire d'enregistrer ces données dans divers comptes :

  • Le compte de charge "Achat", qu'il convient de débiter, pour le montant HT.

  • Le compte de "TVA déductible", à débiter également, pour enregistrer le montant de la TVA.

  • Le compte "Fournisseurs" enfin, à créditer cette fois-ci, pour le montant TTC.

Par ailleurs, selon la nature des achats, différents comptes seront utilisés.

  • Pour l'achat de "biens durables" tels que des investissements, un compte de classe 2 devra être utilisé.

  • Pour l'achat de "biens consommables", du type matière première, il s'agira alors du compte 601 ou 607.

  • Pour les services : les comptes 602, 606 sont entre autre utilisés.

La saisie des factures de vente, comment s'y prendre

Voyons maintenant comment effectuer la saisie d’une facture de vente, dans le cas où l’entreprise propose la vente d’un bien ou d’un service. La régularité doit primer dans la saisie des différentes factures de vente émises. De manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle selon le volume, l'important est d'être à jour pour assurer une bonne organisation.

Comme pour l'achat, saisir une facture de vente suppose de distinguer au préalable trois montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA à collecter

  • Le montant TTC, soit la somme effectivement due par le client

Suite à quoi, l'opération consiste à reporter ces différentes sommes de la sorte :

  • Créditer le compte 70 du montant HT, correspondant aux "ventes de prestations de services, de produits fabriqués et autres marchandises".

  • Créditer le compte de "TVA collectée", numéro 44571, en y saisissant le montant de la TVA.

  • Débiter le compte "clients" 41, en enregistrant le montant TTC.

Lorsqu’une société effectue une vente de produits finis, intermédiaires, de marchandises ou de prestations de service, elle enregistre au crédit un produit en utilisant un compte de la classe 7. Cet enregistrement se fait à la date d’émission de la facture adressée au client.

Pour la saisie de factures de ventes, plusieurs sous-comptes seront remplis tels que notamment :

  • 701, pour la vente de produits finis (pour les entreprises industrielles)

  • 702, pour la vente de produits intermédiaires

  • 706, pour les prestations de services (entreprise prestataire de services)

  • 707, pour la vente de marchandises (entreprises commerciales)

Sachez que la plupart des logiciels de comptabilité édités par des grandes marques telles que Sage ou Ciel permettent de rendre bien plus facile et rapide la saisie des factures. Disposant de fonctionnalités avancées tels que le calcul automatique de la TVA, ils sont d'une aide précieuse.

Pour obtenir plus de précisions sur les éléments à mentionner sur vos factures, nous vous invitons à consulter notre article « Quelles sont les données obligatoires d’une facture ? »

Les frais ou réductions ajoutés sur les factures

Les ventes peuvent souvent être accompagnées de frais annexes.

  • Les frais de port : ils apparaissent sur la facture s’ils sont à la charge du client. Les frais de port sont ajoutés au montant total HT.

  • Les frais d’emballages : non récupérables. Ils sont portés au compte 6026 Emballages.

  • Les frais d’emballages récupérables : ils constituent une dette envers le client et sont enregistrés au compte 4196 Clients, dettes pour emballages consignés.

Les frais d'emballages récupérables et non récupérables sont enregistrés au montant TTC.

Parfois, l’entreprise peut également effectuer des réductions au fournisseur :

  • Il peut s’agir d’un escompte : une réduction accordée dans le cas d’un paiement comptant. L’escompte, ayant un caractère financier, est comptabilisé dans le compte 665 (escomptes accordés). L’escompte s’enregistre au débit.

  • L’entreprise peut aussi effectuer un rabais : une réduction exceptionnelle accordée pour tenir compte de circonstances particulières (ex : non-conformité des marchandises)

  • Ou une remise : accordée aux commandes importantes ou aux clients fidèles

  • Ou une ristourne : accordée à un client sur tous ses achats sur une période donnée.

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