La saisie des factures, ce qu'il faut savoir

Mis à jour le 07/02/2014

Activité particulièrement importante dans la conduite d'une activité, l'enregistrement - ou saisie - des factures d'achats ou de ventes constitue le quotidien de bon nombre de comptables d'entreprises. Comment saisir correctement une facture ? L'essentiel à connaître pour bien maîtriser son sujet.

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La saisie des factures d'achat, comment ça marche ?

Quelque soit la nature de l'achat - marchandises, matière première, services... - une facture en bonne et due forme doit être remise par le fournisseur à l'entreprise.

Après réception de la facture, l'étape suivante consiste à l'enregistrer dans les comptes de l'entreprise. 

Pour cela, le comptable ou l'expert-comptable se doit de respecter une certaine marche à suivre. 

Saisir une facture d'achat, c'est faire la distinction entre trois montants :

  • Le montant HT
  • Le montant de la TVA
  • Le montant TTC

Suite à quoi, il est nécessaire d'enregistrer ces données dans divers comptes :

  • Le compte de charge "Achat", qu'il convient de débiter, pour le montant HT.
  • Le compte de "TVA déductible", à débiter également, pour enregistrer le montant de la TVA.
  • Le compte "Fournisseurs" enfin, à créditer cette fois-ci, pour le montant TTC.

Par ailleurs, selon la nature des achats, différents comptes seront utilisés.

  •  Pour l'achat de "biens durables" tels que des investissements, un compte de classe 2 devra être utilisé.
  •  Pour l'achat de "biens consommables", du type matière première, il s'agira alors du compte 601 ou 607.
  •  Pour les services : les comptes 602, 606 sont entre autre utilisés.

 

La saisie des factures de vente, comment s'y prendre

La régularité doit primer dans la saisie des différentes factures de vente émises. De manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle selon le volume, l'important est d'être à jour pour assurer une bonne organisation.

Comme pour l'achat, saisir une facture de vente suppose de distinguer au préalable trois montants : 

  • Le montant HT
  • Le montant de la TVA à collecter
  • Le montant TTC, soit la somme effectivement due par le client

Suite à quoi, l'opération consiste à reporter ces différentes sommes de la sorte :

  • Créditer le compte 70 du montant HT, correspondant aux "ventes de prestations de services, de produits fabriqués et autres marchandises".
  • Créditer le compte de "TVA collectée", numéro 44571, en y saisissant le montant de la TVA.
  • Débiter le compte "clients" 41, en enregistrant le montant TTC.

Pour la saisie de factures de ventes, plusieurs sous-comptes seront remplis tels que notamment : 

  • 701, pour la vente de produits finis
  • 702, pour la vente de produits intermédiaires
  • 706, pour les prestations de services
  • 707, pour la vente de marchandises 

Sachez que la plupart des logiciels de comptabilité édités par des grandes marques telles que Sage permettent de rendre bien plus facile et rapide la saisie des factures. Disposant de fonctionnalités avancées tels que le calcul automatique de la TVA, ils sont d'une aide précieuse.

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