Frais professionnels 2017-2018 : définition et détermination

Mis à jour le 04/04/2018

Les frais professionnels désignent les sommes engagées par le salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Ces dépenses sont avancées par le salarié puis remboursées par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépense. Les frais professionnels peuvent être des frais de déplacement, frais de repas en cas de déjeuner d’affaires, frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, les dépenses de déménagement en cas de mutation... Tout dépend du secteur d’activité, de ses usages et des dépenses désignées comme frais professionnels remboursables selon la convention collective ou l’accord d’entreprise. Attention, les frais professionnels peuvent être remboursés aux frais réels ou au forfait et ils bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans une certaine limite seulement... 

 


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Les frais professionnels selon les impôts : définition

La notion de frais professionnels désigne des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Ces frais avancés par le salarié sont (évidemment) à charge de l’entreprise qui doit alors opérer un remboursement. Les frais professionnels représentent généralement :
-    les frais de transport engagés lors des déplacements professionnels (train, taxi, hôtel...)
-    les frais de repas, de manière générale en cas de restauration lors des déplacements professionnels
-    les frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle
-    les dépenses engagées en cas de télétravail (frais d’hébergement lorsque le salarié évolue en espace de coworking, connexion Internet...)
-    les dépenses de déménagement et de mobilité en cas de mutation du salarié
-    les frais d’habillage lorsque l’activité exige une tenue spécifique
-    ...

Toutes les dépenses ne sont pas désignées comme frais professionnels remboursables ! 

Notez que certaines dépenses engagées par le salarié ne sont pas remboursées par l’entreprise, comme les dépenses liées à l’utilisation du véhicule personnel pour se rendre du domicile au lieu de travail ou les frais « de gamelle », lorsque le salarié prépare lui-même son repas pour le manger dans les locaux de l’entreprise (sauf repas pris sur un chantier ou dans certains cas spécifiques). Idem, les dépenses d’habillement sont considérées comme frais professionnels lorsque la convention collective, accord d’entreprise ou usage le définit comme tel. 

Les modalités de remboursement des frais professionnels : ce que dit le Code du travail

Les frais professionnels désignés comme tels et engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses. 

Le remboursement aux frais réels 

Pour obtenir le remboursement exact des sommes avancées, le salarié doit justifier d’une facture auprès de son employeur (justifiant la date de la dépense, le lieu, sa nature et son montant). 

Le remboursement forfaitaire des frais professionnels

Le remboursement forfaitaire est généralement pratiqué lorsqu’un certain type de dépense est récurrent pour le salarié. Il consiste à verser tous les mois au salarié une prime afin de compenser les sommes qu’il engage régulièrement au nom et pour le compte de son employeur. Le remboursement des frais professionnels au forfait est utilisé dans de nombreux secteurs dits « de terrain ». Un commercial, par exemple, qui est en déplacement chaque jour, recevra une prime mensuelle fixe pour compenser ses frais de restauration (les frais de repas), et ce quelles que soient les sommes qu’il engage réellement à ce titre. Cette méthode de remboursement au forfait lui évite de justifier de chacun de ses repas par une facture de restaurant
Le remboursement forfaitaire des frais professionnels - et particulièrement des frais de repas - est généralement mentionné dans le contrat de travail, mais il peut aussi provenir d’usages pratiqués par la profession concernée. 

Les frais de déplacement estimés au forfait 

Notez que le remboursement des frais kilométriques engagés par le salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle est évalué de manière forfaitaire en fonction du nombre de chevaux fiscaux et du nombre de kilomètres effectué durant l’année. Cette méthode d’évaluation forfaitaire des frais de déplacement s’appelle « le barème kilométrique » et elle suit une méthodologie stricte. 

Les frais professionnels et les impôts

Les sommes perçues par le salarié au titre du remboursement de ses frais professionnels ne sont pas considérées comme des avantages en nature. Elles ne font légalement pas partie du salaire. De ce fait, les frais professionnels :
-    ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu
-    ne sont pas soumis à cotisations sociales, dans une certaine limite d’exonération

Les frais de repas en 2017-2018 : limites de l’exonération à cotisations sociales

Chaque type de frais professionnel remboursé est exonéré de cotisations sociales jusqu’à un certain montant fixé par l’administration fiscale (susceptible de varier chaque année). Pour vous donner un exemple, le remboursement des frais de repas engagés par le salarié lorsqu’il se rend au restaurant pour un déjeuner d’affaires est exonéré de cotisations dans la limite de 18.60 euros par jour en 2018 (18.40 euros en 2017). Concernant une collation prise sur un chantier ou en extérieur (hors restaurant), la limite d’exonération est de 9.10 euros par jour en 2018 (9 euros en 2017). Chaque secteur d’activité a ses propres plafonds d’exonération selon les conventions collectives, usages et contraintes liées à l’exercice de la profession.