Améliorer sa productivité grâce au numérique

Mis à jour le 10/03/21

A l’ère du digital, Les technologies numériques sont en train de bouleverser nos vies et nos économies. Le virage numérique s’impose aujourd’hui comme levier de croissance pour les entreprises. La transformation digitale des entreprises leur permet d’avoir une meilleure compétitivité, d’augmenter la productivité et de réaliser des gains financiers. En définitive, les directions d’entreprise ont tout à y gagner.

Les enjeux de la transformation numérique sont nombreux car ils permettent d’optimiser les processus de l’entreprise et d’assurer un gain de productivité. Les impacts de la transformation digitale sont donc intéressants pour un chef d’entreprise. Ce dernier doit appréhender, anticiper ces transformations et élaborer une vraie stratégie digitale.

La transformation numérique assure retour sur investissement

Les technologies numériques : des moteurs du chiffre d’affaires

Les technologies digitales sont des leviers pour augmenter le chiffre d’affaires dans différentes dimensions. Tout d’abord, il apporte davantage de flexibilité pour aller conquérir de nouveaux clients hors de votre zone géographique ce qui vous permettra d’élargir votre clientèle.

Ensuite, la présence du numérique rassure, crédibilise et permet de convaincre de nouveaux clients qui n’auraient peut-être pas été séduits par l’offre de l’entreprise sans présence digitale. Le numérique bouleverse donc la relation avec le client.

Enfin, il en est de même avec le recrutement de profils compétents qui ne seraient pas séduits par votre entreprise sans une présence marquée des outils digitaux. En-effet, cela traduit une bonne compréhension de l’environnement socio-économique dans lequel l’entreprise évolue.

Une valeur déplacée considérable

La révolution digitale a augmenté la pression sur les entreprises. Elle bouleverse les habitudes des clients et accroît la compétitivité.

Le cabinet de conseil en stratégie McKinsey estime que la digitalisation de votre entreprise permet d’augmenter son résultat opérationnel de 40%, à condition de réussir la transformation numérique. En revanche, manquer le virage numérique pourrait vous faire diminuer ce résultat de 20%.

Une adaptation rapide de votre entreprise à ce nouvel environnement numérique peut vous permettre de dégager des marges et de les réinvestir pour acquérir ou accroître un avantage concurrentiel.

Formation et bien-être des collaborateurs

L’état d’esprit des collaborateurs est un élément central dans la réussite de la transition numérique de l’entreprise. La digitalisation implique de nouveaux usages qui nécessitent une conduite du changement. De plus, un choix technologique ou informatique fait par les collaborateurs permet d’accélérer la transition et d’améliorer leur bien-être au travail.

Le digital bouleverse l’environnement de travail et conduit à une nouvelle organisation de celui-ci qui se base sur trois tendances :

  • La mobilité et l’agilité : accès illimité (pouvoir travailler de n’importe où quand on le souhaite) et télétravail/

  • Le travail collaboratif au-delà de son équipe

  • L’apparition de nouveaux usages et outils pour les collaborateurs

Néanmoins, une majorité de collaborateurs déclarent rencontrer des freins dans la transition vers cette nouvelle forme collaborative de travail. Les obstacles sont nombreux : échanges de données en-dehors de l’entreprise, travailler à plusieurs sur un même document au même moment, travailler sur plusieurs projets …

 

Plus de flexibilité pour vos employés grâce au numérique

 

L’une des solutions est de laisser le choix aux collaborateurs d’utiliser la technologie digitale qui leur convient le mieux. Cette méthode contribue à favoriser la transformation, apporte des bénéfices au niveau de la qualité du travail et donc de la productivité.

En-effet, un collaborateur choisira l’outil numérique qui répond à son besoin, qui lui semble simple d’utilisation et qui correspond à sa méthode de travail. Les collaborateurs s’approprient ainsi leur espace de travail, deviennent plus agiles avec le numérique, améliorent la qualité de leur travail ce qui contribue à leur bien-être et, in fine, à l’amélioration de la productivité.

Former ses collaborateurs au numérique est aussi un élément essentiel de la révolution digitale. Il s’agit de les accompagner dans l’apprentissage de nouveaux outils technologiques qui les aideront à développer leurs compétences digitales. Les entreprises ont l’opportunité de mettre en place des formations personnalisées en fonction de l’outil numérique utilisé par le collaborateur : MOOC, e-learning, gaming … les solutions pour favoriser l’apprentissage de ces nouveaux outils informatiques. Le management est la clé pour guider les collaborateurs à saisir les enjeux liés à la transformation numérique et à être connectés.

Simplification des processus et productivité

Le numérique : gain de temps pour les entrepreneurs

La numérisation apparaît comme un moyen de gagner du temps pour les entreprises. Par exemple, l’automatisation de la gestion des devis et des factures permet d’éviter les ressaisies.

Les outils numériques permettent de travailler plus efficacement avec les plateformes collaboratives qui permettent de partager des documents, des agendas, de gestion des tâches et communiquer à distance sans perte de temps. Ces divers outils collaboratifs favorisent le travail en équipe, à distance et limitent les déplacements inutiles pour les collaborateurs de votre entreprise.

Les technologies digitales ont induit deux phénomènes qui sont au cœur des enjeux actuels des entreprises : immédiateté et réactivité. La communication par mails a permis de fluidifier la communication au sein des entreprises.

Maîtrise de l’information numérique

Ce qu’on appelle ici maîtrise de l’information est le fait d’avoir la bonne information au bon moment pour prendre la bonne décision. Par ailleurs, la fiabilité et la disponibilité sont les deux éléments clés qui caractérisent l’information numérique.

Lorsque vous avez atteint un certain seuil d’échange d’informations, il est pertinent d’acquérir et d’implémenter un ERP (Progiciel de Gestion intégrée) qui permet de lier entre elles un certain nombre de fonctionnalités de l’entreprise. C’est le logiciel central de votre entreprise qui va orchestrer ses différentes activités. Il favorise l’automatisation et la digitalisation des processus de votre entreprise.

Optimisation des ressources et amélioration des processus internes

La révolution numérique est un levier pour optimiser les ressources de l’entreprise. Par exemple, dans l’industrie, des outils digitaux permettent de connaître précisément le coût de revient, de contrôler les temps de fabrication et la qualité. Le numérique peut aussi permettre de connaître l’état des stocks en temps réel ou encore de gérer l’emploi du temps et le travail du personnel.

L’amélioration de la productivité implique une meilleure qualité de service tout en réduisant les coûts des processus. C’est tout l’enjeu de la transition digitale qui nécessite un véritable chantier de conduite du changement. En-effet, la numérisation des processus est une opération de transition globale qui nécessite de réviser toute la chaîne de valeur interne : stratégie, management et processus qualité.

La dématérialisation et l’automatisation des processus est une conséquence de cette volonté d’améliorer et d’optimiser les processus. Celle-ci permet de classer des documents, de centraliser les informations et de les mettre à disposition de tous les collaborateurs et d’éviter les erreurs et les redondances.

De nouveaux business models pour les entrepreneurs

La digitalisation des entreprises permet de réinventer de nouveaux business-models qui mettent à la portée de tous types de structure des services professionnels auxquels elles n’auraient pas pu accéder en temps normal en raison de leur budget et de leurs compétences.

Nous pouvons évoquer par exemple le recours à des logiciels ou à des applications en mode Saas qui sont hébergées directement par l’éditeur. Concrètement, cela signifie que le client paye un abonnement pour avoir un droit d’accès à l’application numérique. Celle-ci n’est pas hébergée sur le poste de travail du client mais est disponible via Internet.

Les avantages pour les PME , les TPE , les ETI et les start-up ne sont pas négligeables puisque cela leur permet de lisser les frais d’utilisation dans le temps et proportionnellement au nombre d’utilisateurs. Ces entreprises peuvent ainsi développer de nouveaux services.

Quelques exemples d’outils numériques utilisés en entreprise

Cette partie dresse une liste non-exhaustive des outils informatiques et numériques qui sont couramment utilisés en entreprise.

Le serveur

Il s’agit d’un appareil matériel destiné à offrir des services aux clients. Ces services numériques sont multiples et variés :

  • Accès au Web

  • Collecte d’emails

  • Stockage et consultation de données (Big Data)

  • E-commerce

Ce serveur doit répondre à tout un ensemble de normes concernant la sécurité des données des informations numérisées qui sont stockées et/ou partagées.

Les logiciels métiers

Le logiciel métier est conçu sur-mesure pour répondre aux problématiques présentent dans l’entreprise. Ces outils sont nombreux et permettent à l’entreprise d’accélérer son projet de transformation numérique. Voici quelques exemples de ces technologies :

  • ERP (Enterprise Resource Planning)

  • CRM (Customer Relationship Management) : il s’agit d’un outil qui regroupe les dispositifs de marketing ou de support qui permettent d’optimiser la qualité de la relation client, de fidéliser et de maximiser le chiffre d’affaires ou la marge par client.

  • Outils de visioconférences

En définitive, les logiciels métiers qui permettent à l’entreprise d’améliorer sa gestion de projet et donc sa productivité. La présence de ces outils, plus ou moins marquée, est un indicateur de la maturité digitale de l’entreprise.

Le site internet

Aujourd’hui, a présence sur le web est quasiment obligatoire pour une entreprise afin d’être visible.

Dans le cas où vous choisissez une présence en ligne, il est préférable d’opter pour un site dynamique et qui offrira au visiteur une expérience-client inédite. C'est-à-dire qui offre un contenu variable en fonction de l’heure ou d’autres paramètres. Les pages web présentées à l’utilisateur dépendent de sa requête. Le dynamisme d’un site internet fait appel aux technologies de l’intelligence artificielle et témoignera de la culture digitale des entreprises auprès de leurs clients.

De plus, un site dynamique offrira à vos clients davantage de fonctionnalités grâce à l’utilisation de la Big Data. Votre site doit être utile aux clients et actualisé. Il doit leur permettre d’entrer en contact avec votre organisation en réservant un rendez-vous, en consultant la disponibilité du stock, d’acheter un produit …

 

A propos

Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

Nos petits plus : des outils innovants, des tarifs bienveillants, des sourires constamment.

En savoir plus