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Comment faire un devis ? Devis gratuit et sur Excel

Mis à jour le 10/12/2015

Un devis est une description détaillée des prestations qui seront réalisées par le professionnel ainsi que leur prix. Pour faire un devis, il faut bien évaluer ses coûts, notamment de matière première et de main d'œuvre, et dégager une marge suffisante. Il convient également de s'assurer que le devis respecte certaines règles de base, notamment les mentions obligatoires, qui sont celles des factures plus d'autres mentions spécifiques au devis.
Faire un devis gratuit est tout à fait possible en réalisant un tableau à 5 colonnes sur Excel et en divisant la page de devis en trois parties. Attention, certaines mentions sont obligatoires. Pour faire un devis d’auto-entrepreneur, il faudra ajouter des mentions spécifiques.


Un devis signé de par et d’autre, par le fournisseur du devis et par le prospect qui l’accepte, devient un véritable contrat commercial qui engage les parties signataires, c’est pourquoi un certain nombre de mentions y sont obligatoires.

Comment faire un devis gratuit ?

Si les logiciels de comptabilité ou de facturation prévoient la rédaction automatique de devis, vous pouvez parfaitement vous en passer et rédiger vous-même vos devis. Le tout est d’être organisé et de prévoir un modèle réutilisable en ne changeant que quelques mentions.

Comment faire un devis sur Excel ?

Ainsi, la majorité des dirigeants qui réalisent eux-mêmes leurs devis utilisent Excel pour faire leur modèle.

En haut du devis, vous devrez y insérer les mentions suivantes :

  • Le numéro du devis (chaque devis doit être numéroté en suivant un ordre précis, afin de faciliter la traçabilité de vos documents)
  • Le lieu et la date de rédaction du devis
  • Le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre numéro de SIRET
  • Le nom du prospect, signataire potentiel du devis, son adresse et son numéro de SIRET s’il est un professionnel

 

En milieu de devis, vous pourrez créer un tableau à 5 colonnes :

  1. La liste des prestations et/ou des produits visés dans le devis
  2. Le volume prévu pour chaque prestation et/ou chaque produit 
  3. Le prix unitaire hors taxes (HT) pour chaque volume de prestations/produits
  4. Le montant de la TVA pour chaque volume de prestations/produits
  5. Le montant toutes taxes comprises (TTC) pour chaque volume de prestations/produits

 

Sous le tableau, vous devrez ajouter une ligne mentionnant les montants totaux pour chaque colonne (volume global ; montant HT total ; TVA globale ; montant TTC total). Idéalement, mettez en évidence la case mentionnant le prix global TTC que le client devra verser s’il accepte le devis.

En bas de tableau, vous devrez ajouter les mentions suivantes :

  • Date (ou délai) et adresse de la livraison ou du lieu de la prestation
  • Modalités de paiement (virement, chèque…)
  • Délais de paiement et échelonnement des paiements, le cas échéant
  • Pénalités prévues en cas de retard de paiement
  • Durée de validité du devis
  • Votre signature

 

Enfin, clôturez le devis par la mention « Bon pour accord / acceptation du devis en date du : ... » et prévoyez un espace « signature » pour votre prospect. Ce dernier pourra donc compléter le devis par la date et sa signature qui vaudra acceptation. Le devis devient alors un véritable engagement et se transforme en contrat commercial.

Pourquoi rédiger un devis ?

Vous l’avez compris, le devis sert à protéger les intérêts de chacun en cas de litige (non-paiement, retard de paiement ou erreur de votre part). Pour aller plus loin dans la protection de vos intérêts, n’hésitez pas à faire parvenir en annexe du devis vos conditions générales de vente (CGV).

Comment faire un devis auto-entrepreneur ?

Les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprise comme les autres, ils doivent donc rédiger leurs devis dans les mêmes conditions qu’une entreprise ou une société. Par contre, les auto-entrepreneurs évoluent en franchise en base de TVA. Ils n’auront donc pas à se soucier de cet aspect dans la rédaction de leur devis.

Le devis d’un auto-entrepreneur doit comporter une mention supplémentaire, à savoir « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».

Devis obligatoire, à partir de quel montant ?

Proposer un devis est utile lorsque la commande est complexe. Dans certains cas, il est obligatoire d’en délivrer un.Quel que soit le secteur d’activité, vous devrez délivrer un devis lorsque le montant de la vente est supérieur à 1 500 euros. Pour certains secteurs, il est obligatoire pour des montants inférieurs (métiers du bâtiment…). Rendez-vous auprès de votre syndicat ou association de professionnels pour savoir à partir de quel montant la délivrance d’un devis est obligatoire.

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Cet article a été rédigé par le cabinet d'expertise comptable en ligne L-Expert-comptable.com. Notre spécialité : aider les entrepreneurs à se lancer et leur épargner la corvée d'une comptabilité.

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