Recettes et dépenses : Comment les comptabiliser ?

En comptabilité, une recette désigne une somme d’argent reçue dans le cadre de votre activité (ventes, subventions, dons, etc.). Une dépense, à l’inverse, est une sortie d’argent nécessaire au fonctionnement de votre structure (dépenses obligatoires, fixes ou variables). Que vous dirigiez une association ou une entreprise, vous devez suivre vos recettes et dépenses. Cela vous permet de connaître précisément la santé financière de votre activité et d’anticiper vos besoins en trésorerie. Caractéristiques, suivi et enregistrement, voici tout ce qu’il faut savoir.

Comprendre la notion de recettes et dépenses

Qu’est-ce qu’une recette ?

Une recette est une entrée d’argent sur le compte bancaire de votre entreprise. Elle peut provenir de la vente de vos produits ou services, de cotisations si vous gérez une association, de subventions versées par l’État ou une collectivité, ou encore de dons dans certains cas.

Attention, il faut bien faire la distinction entre la facturation et l’encaissement effectif. En effet, une facture envoyée à un client n’est pas une recette tant que le paiement n’a pas été reçu. En comptabilité de trésorerie (pour les micro-entrepreneurs et les petites structures), seules les recettes effectivement encaissées comptent.

Ainsi, le chiffre d’affaires correspond au total des ventes facturées, qu’elles soient payées ou non, tandis que les recettes ne concernent que les encaissements réels.

En comptabilité, une recette s’enregistre dans la colonne «  crédit  », car elle correspond à une somme qui augmente la trésorerie de l’entreprise.

Contrairement à la comptabilité de trésorerie, la comptabilité d’engagement enregistre les opérations à la date où elles sont engagées, même si le paiement n’a pas encore été effectué ou reçu. Cette méthode d'enregistrement concerne les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (ex. : SARL, SAS), certaines associations et les entrepreneurs individuels au réel.

Qu’est-ce qu’une dépense ?

Une dépense est une sortie d’argent liée au fonctionnement de votre activité. Elle peut concerner : 

• l’achat de matières premières ou de fournitures ;
• le paiement d’un loyer ou d’un abonnement ;
• les salaires versés et les charges sociales ;
• les déclarations de TVA ;
• les frais de déplacement ou de restauration.

En comptabilité de trésorerie, seule la somme effectivement débitée compte comme une dépense. Une facture reçue mais non encore payée ne constitue pas une dépense comptabilisée en trésorerie.

En comptabilité, une dépense s’enregistre au débit, car elle diminue la trésorerie de l’entreprise.

Quelle différence avec les charges et produits ?

On l'a vu, la comptabilité de trésorerie repose uniquement sur les flux d’argent réels. Une opération est enregistrée au moment de son paiement effectif, que ce soit une entrée (recette) ou une sortie (dépense).

À l’inverse, la comptabilité d’engagement enregistre chaque opération dès qu’un engagement est pris :

• Une facture émise devient un produit, même si le client ne l’a pas encore payée ;
• Une facture reçue devient une charge, même si vous ne l’avez pas encore réglée.

Certains éléments comme les amortissements ou les provisions n’impliquent aucun mouvement d’argent, mais doivent tout de même être enregistrés en comptabilité. Ils sont considérés comme des charges, sans être des dépenses au sens de la trésorerie.

Par ailleurs, certains encaissements inscrits dans le journal des recettes ne correspondent pas à des recettes au sens strict. Par exemple, vous devez enregistrer dans une catégorie adaptée :

• Un apport personnel, lorsque vous versez de l’argent sur votre compte professionnel depuis votre compte privé ;
• Un emprunt professionnel ou un tiers divers, pour les sommes reçues dans ce cadre ;
• Une cession d’immobilisation, c’est-à-dire la vente d’un bien de votre entreprise (seule la plus-value est imposable) ;
• Un dépôt de garantie versé ou restitué ;
• Un virement interne, comme le transfert d’argent entre votre caisse et votre compte bancaire.

Ces opérations affectent la trésorerie (compte banque ou caisse) mais ne sont pas des recettes liées à l’activité courante. Il faut donc adapter leur ventilation comptable.

Pourquoi suivre ses recettes et dépenses ?

Mesurer la santé financière de son activité

Tenir un registre de recettes/dépenses vous permet d’avoir une vision claire de votre trésorerie réelle. Vous pouvez ainsi repérer rapidement si vous disposez d’un excédent de trésorerie ou, au contraire, si vous faites face à une insuffisance qui pourrait mettre en danger votre activité.

Optimiser la gestion budgétaire

En contrôlant régulièrement vos flux financiers, vous anticipez plus facilement vos dépenses à venir. Vous pouvez planifier vos investissements ou réduire certains coûts si nécessaire. Cette bonne gestion budgétaire vous permet de maintenir l’équilibre entre vos ressources et vos charges.

Obligations comptables : Qui doit tenir une comptabilité recettes/dépenses ?

La comptabilité recettes/dépenses (ou comptabilité de trésorerie) consiste à enregistrer uniquement les mouvements d’argent réellement encaissés ou payés. Vous notez ce que vous avez reçu (recettes) et ce que vous avez dépensé (dépenses), sans tenir compte des factures non encore réglées.

Elle concerne principalement :

• Les associations soumises au régime fiscal simplifié, notamment lorsqu’elles ne dépassent pas certains seuils de ressources ;
• Les micro-entrepreneurs, quel que soit leur secteur (vente ou prestations de services) ;
• Les professions libérales relevant du régime micro-BNC ou du régime réel BNC (comptabilité de trésorerie autorisée).

Notez que certaines professions doivent également respecter des règles spéciales liées à leur activité, comme les notaires, avocats, agents généraux d’assurances, huissiers, commissaires aux comptes, administrateurs et mandataires judiciaires, ainsi que les médecins conventionnés de secteur 1.

Enfin, au-delà de certains seuils ou selon la forme juridique (par exemple une SARL, une SAS ou une association subventionnée au-delà de 153 000 €), la tenue d’une comptabilité d’engagement devient obligatoire. Cette comptabilité plus complète prend en compte les factures à payer et à recevoir. Elle nécessite souvent l’intervention d’un expert-comptable.

Les micro-entrepreneurs ont l'obligation fiscale de tenir un livre de recettes et, selon leur activité, un registre des dépenses.

Comment enregistrer ses recettes et dépenses ?

Les supports possibles

Pour faire un registre de recettes/dépenses, il peut être tentant d’utiliser un carnet papier ou un fichier Excel. C’est une solution simple à mettre en place, mais qui n’est pas recommandée. En effet, vous ne pourrez pas prouver la véracité de ce document en cas de contrôle fiscal.

Il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité. Tiime, par exemple, propose un outil complet et abordable pour les entrepreneurs. Vous pouvez y enregistrer facilement vos recettes/dépenses et automatiser le suivi de votre trésorerie. Vous avez accès à un tableau de bord mis à jour en temps réel et pouvez générer des rapports pour mieux piloter votre activité.

La structure d’un journal de recettes-dépenses

Si vous souhaitez éditer ce journal vous-même, il est conseillé d’y faire figurer les colonnes suivantes :

• Date de la transaction ;
• Libellé : description de l'origine de la recette ou de la dépense ;
• Montant : hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• Mode de règlement : espèces, chèque, virement, carte bancaire ;
• Solde cumulé : pour suivre l’évolution de la trésorerie au fil des mouvements ;
• Nature de l'opération (ou catégorie) : achats, ventes, frais, charges, etc.

Nos conseils pour un enregistrement efficace

• Mettez à jour votre livre de recettes/dépenses sans attendre, par exemple une fois par semaine, pour éviter les oublis. Vous pouvez programmer un rappel dans votre agenda.
• Classez l'ensemble de vos factures et pièces justificatives immédiatement dans un dossier dédié, physique ou numérique, avec une organisation claire (par date ou type). L’idéal est de scanner tous vos documents pour les sauvegarder et y accéder rapidement. Vous pouvez indiquer sur chacune d'elle un numéro chronologique.
• Optez pour des libellés précis et normalisés, par exemple « Achat fournitures bureau – Fournisseur X » ou « Vente produit A – Client Y ». Cela facilite le suivi, les recherches et la compréhension de vos comptes, notamment en cas de contrôle.

Si vous utilisez le plan comptable général (PCG), chaque opération doit être affectée à un numéro de compte précis (par exemple, 606 pour les achats, 701 pour les ventes, etc.). Cela facilite la tenue et le rapprochement comptable, tout en préparant directement vos écritures dans un logiciel ou un bilan financier.

L'enregistrement manuel vs automatique des recettes et dépenses

Recettes/dépenses via d'autres modules ou outils

Généralement, les outils de gestion enregistrent automatiquement certains types de mouvements financiers, comme :

• un paiement reçu en ligne (par exemple via une billetterie ou une boutique en ligne) ;
• un virement effectué entre vos différents comptes bancaires ;
• un encaissement après une vente ou une commande ;
• une remise de chèques en banque.

Ces opérations alimentent directement votre journal de trésorerie sans nécessiter de saisie manuelle. Vous devez simplement les valider, les affecter à la bonne catégorie comptable ou ajouter un justificatif si besoin.

Comment ajouter manuellement une recette ou une dépense ?

Toutes vos recettes et dépenses ne seront pas ajoutées automatiquement. Vous devrez en saisir certaines à la main. Voici comment procéder, étape par étape, dans un outil de gestion classique (ou même sur Excel) :

1. Ajouter une nouvelle ligne ou opération dans votre journal ;
2. Écrire un libellé clair, comme « Achat enveloppes La Poste » ou « Vente de billets événement » ;
3. Indiquer la date exacte de l’opération (celle où l’argent a été reçu ou dépensé) ;
4. Saisir le montant TTC : positif si c’est une recette (entrée d’argent) ou négatif si c’est une dépense (sortie d’argent) ;
5. Préciser le mode de paiement : carte, virement, chèque, espèces ;
6. Classer l’opération dans une catégorie simple : achat, vente, frais bancaires, etc. ;
7. Joindre une pièce justificative si vous en avez une (facture, reçu, note) ;
8. Enregistrer l’opération pour qu’elle soit prise en compte dans votre suivi.

Comment analyser ses recettes et dépenses ?

Dresser un bilan mensuel ou annuel

Il ne suffit pas d’enregistrer vos recettes et vos dépenses : encore faut-il les analyser régulièrement pour savoir où vous en êtes. Cette étape vous aide à repérer les périodes creuses, ajuster vos dépenses ou envisager de nouveaux investissements. 

Ainsi, vous pouvez calculer :

• Votre résultat net : total des recettes – total des dépenses = résultat net
  Exemple : si vous avez encaissé 3 000 € et dépensé 2 200 €, votre résultat est de + 800 €. Un chiffre positif indique un bénéfice. Un chiffre négatif indique un déficit.
• Votre solde de trésorerie : solde de début + recettes – dépenses = solde de fin
  Exemple : vous aviez 1 200 € en début de mois. Vous avez encaissé 3 000 € et dépensé 2 200 €. Votre solde de fin est de 2 000 €. Ce calcul permet de savoir si votre trésorerie augmente ou diminue au fil du temps.

N'attendez pas la fin de votre exercice comptable pour le faire.

Établir les états de synthèse annuels

En fin d’exercice comptable, vous pouvez aussi créer un tableau de compte des recettes et dépenses. Celui-ci résume toutes les entrées et sorties de l’année. Il permet d’évaluer si votre activité est bénéficiaire ou déficitaire. Voici un exemple :

Ce compte donne une vision globale de votre performance financière. Il permet de voir si votre activité a généré un excédent ou s’il faut ajuster vos dépenses.

Vous pouvez aussi faire un tableau d’état patrimonial simplifié. Celui-ci indique ce que vous possédez à la clôture de l’exercice (vos liquidités). Il ne tient pas compte des dettes ou des créances, mais reste parlant pour une première analyse.

L’état patrimonial donne une photo de votre trésorerie disponible à une date donnée. Il aide à vérifier que votre solde bancaire est cohérent avec vos écritures. Il peut aussi être utile pour préparer un budget pour l’année suivante.

Ces tableaux présentent des limites importantes. Ils ne permettent pas de suivre vos dettes (factures fournisseurs non réglées, emprunts) ni les avoirs qui vous sont dus (factures clients en attente de paiement). Vous risquez donc de sous-estimer vos besoins de trésorerie, de ne pas anticiper les retards de paiement et d’avoir une vision partielle de votre situation patrimoniale et de votre rentabilité.

Les bonnes pratiques pour obtenir une comptabilité claire

• Tenir à jour votre livre de recettes et dépenses chaque jour : enregistrez quotidiennement toutes vos opérations pour éviter les oublis et erreurs ;
• Effectuer un contrôle mensuel, notamment un rapprochement entre votre relevé bancaire et vos écritures : chaque mois, comparez vos écritures enregistrées avec votre relevé bancaire. Si vous avez noté une dépense de 150 € pour du matériel, vérifiez qu’elle apparaît bien sur votre relevé ;
• Différencier clairement les recettes réelles des mouvements techniques comme les transferts internes ou les immobilisations : par exemple, un transfert d’argent entre votre compte courant et votre compte épargne n’est pas une dépense ni une recette, mais un mouvement interne. De même, l’achat d’un ordinateur doit être distingué d’une simple dépense courante, car c’est une immobilisation ;
• Adapter les catégories comptables en fonction de la nature précise de votre activité pour une classification pertinente : si vous êtes dans la restauration, créez des catégories spécifiques comme « achats alimentaires » ou « frais de personnel ». Cela vous aide à analyser précisément où vont vos dépenses et optimiser votre gestion.

FAQ sur les recettes et dépenses

Quelles sont les recettes et les dépenses ?

Les recettes correspondent aux entrées d’argent, comme les ventes, les subventions, les cotisations. Les dépenses regroupent tout ce que vous payez : achats, frais, salaires, charges diverses. Pour une association, cela peut être les dons reçus ou les achats de matériel. Pour un indépendant ou une TPE, ce sont les factures encaissées et les charges payées.

Comment faire un tableau recettes-dépenses ?

Il faut faire un tableau à 6 colonnes : date, libellé, montant, mode de paiement, catégorie comptable et solde cumulé. Il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité comme Tiime. N'oubliez pas de conserver vos pièces justificatives.

Est-ce qu’une recette est un débit ou un crédit ?

En comptabilité, une recette est enregistrée au crédit, car elle augmente vos ressources. À l’inverse, une dépense est un débit, car elle réduit votre trésorerie.

Comment calculer une recette en comptabilité ?

Seuls les encaissements réels comptent comme recettes. Une facture émise mais non encore payée ne constitue pas une recette. Il peut donc y avoir un décalage entre facturation et encaissement.

Quelle est la différence entre recettes/dépenses et produits/charges ?

Les recettes et dépenses reflètent les mouvements réels d’argent, c’est-à-dire les encaissements et décaissements effectifs (comptabilité de trésorerie). En revanche, les produits et charges prennent en compte les opérations comptables engagées, même si l’argent n’a pas encore été reçu ou payé, comme les factures à régler ou à encaisser (comptabilité d’engagement).

Est-ce qu’une comptabilité recettes-dépenses est suffisante ?

La comptabilité de trésorerie est autorisée pour les petites structures (auto-entrepreneurs, petites associations) et s’applique sur l’exercice comptable en cours. Elle présente des limites : il n’y a pas de suivi des dettes, des créances, ni des actifs. 

Que faire en cas de dépenses non prévues ?

Il est recommandé de prévoir une provision dans votre budget. Vous pouvez tenir un tableau de suivi prévisionnel pour ajuster votre trésorerie et éviter les difficultés.

Comment affecter correctement une dépense à un poste comptable ?

Pour bien classer vos dépenses, il faut utiliser un « plan comptable ». Chaque type de dépense correspond à un numéro précis. Par exemple, les achats courants sont souvent classés sous le numéro 606, les frais d’entretien sous 615, et la publicité sous 623. En affectant chaque dépense à la bonne catégorie, vous facilitez le suivi et l’analyse de vos comptes.