7 avantages d'un logiciel comptable pour les auto-entrepreneurs

L’auto-entrepreneur bénéficie d’une comptabilité allégée par rapport à celle des sociétés. Rappelons que l’auto-entreprise a été renommée micro-entreprise en 2016 et ce n’est qu’un régime, pas un statut. Ce régime
est en franchise en base de TVA jusqu’à un certain montant. Gérer une micro-entreprise reste complexe, car il faut émettre :

• Des devis

• Des factures

• Se faire payer

• Vérifier ses seuils

• Gérer ses stocks

• Payer ses impôts et charges

Des logiciels de gestion et de facturation et de tenue comptable facilitent la gestion des auto-entrepreneurs quelle que soit leur profession. Les avantages de ces logiciels sont assez similaires, il ne restera plus qu'à trouver celui qui conviendra le mieux. Même s’ils ne sont pas obligatoires,voici 7 avantages procurés par ces logiciels de facturation pouvant vous aider à en choisir un plutôt qu’un autre en fonction de votre activité professionnelle et vos besoins.

1) Centraliser la gestion des données et la base clients

L’avantage premier d’un logiciel de gestion adapté à l’activité de l’auto-entrepreneur est la centralisation des données dans “un seul espace” d’une plateforme unique. Cet espace est multi-périphérique (ordinateur, tablette ou mobile) avec un accès ATAWAD (Anytime, Anywhere and device) pour emmener sa comptabilité partout (factures, justificatifs, stocks, contact).

La centralisation permet à l’auto-entrepreneur de mieux connaître ses clients grâce à une base de données enrichie. Il peut ainsi savoir ce qu’ils achètent le plus souvent et à quelle fréquence, connaître ses réactions sur Internet comme lire ses e-mails, cliquer sur des bannières publicitaires, répondre aux offres promotionnelles, etc.

2) Sécuriser les données

Les auto-entrepreneurs constituent leur base de données de clients dans leur outil de gestion. Les contacts enregistrés et les justificatifs téléchargés ne se perdent pas en cas de perte/vol du périphérique de connexion. Plus de contacts, de notes de frais , de factures ou de justificatifs égarés, le travail du comptable est ainsi simplifié, ou celui de l’auto-entrepreneur s’il est son propre comptable.

Les principaux éléments de sécurité des données grâce à un logiciel adapté

Un logiciel adapté à une micro-entreprise contient des éléments de sécurité. Son utilisation permet ainsi de :

• Protéger les accès aux serveurs par paramétrage

• Gérer les différents accès informatiques surtout si le logiciel est accessible à plusieurs utilisateurs

• Avoir un système de sauvegarde régulière

• Avoir la possibilité de pouvoir récupérer les données en cas de perte accidentelle

3) Respecter la loi (et les normes comptables)

Les applications éditées par des comptables sont agréées par les normes relatives à la comptabilité et la facturation. L’auto-entrepreneur qui facture avec son logiciel de compta, fournit des documents aux normes (mentions obligatoires des factures, numérotation, ordre chronologique), montants de TVA à jour, etc. Grâce à ces applications, l’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) peut regarder ses seuils de chiffre d’affaires , lorsqu’il le souhaite afin de ne pas les dépasser, par exemple.

Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2018, les micro-entreprises travaillant dans le commerce de détail alimentaire hors métiers de bouche, commerce de détail non-alimentaire, commerce de détail sur marché non classé ailleurs et commerce de détail non spécialisé doivent avoir un système de caisse ou un logiciel de :

• Sécurisation

• Conservation

• Archivage des données

• Satisfaisant les conditions d’inaltérabilité

• Attesté par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur

Ainsi, ces logiciels ou systèmes de caisse doivent justifier du respect de l’obligation et des modalités d’une procédure de contrôle spécifique. Seuls les auto-entrepreneurs franchissant un certain seuil de chiffre d’affaires doivent avoir recours obligatoirement à ces logiciels ou système de caisse, mais s’ils vendent un bien ou un service à un particulier, ils sont alors concernés par cette obligation.

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4) Gagner du temps

L’une des obligations comptables pour la profession d’un auto-entrepreneur est de produire un journal indiquant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées en précisant le moyen de règlement qu’il soit en libéral ou au BIC. Il est aussi dans l’obligation de fournir une facture aux clients à partir d’un montant de 25 €. Si l’ensemble de ces documents sont réalisables depuis le pack office, un logiciel de comptabilité permet d’avoir des templates prédéfinis pour une saisie plus rapide. De plus, pour une grande majorité, ces templates sont personnalisables (logos, couleurs) et contiennent toutes les mentions et autres obligations pour la facturation. C’est un gain de temps et de sécurité.

Les différents paramètres faisant gagner un temps précieux

L’auto-entrepreneur va effectivement gagner un temps précieux grâce à un logiciel conçu pour sa profession et son régime. Le logiciel de facturation pour micro-entreprise permet ainsi de :

• Éditer des devis et factures personnalisés comportant tous les renseignements obligatoires

• Suivre les factures en attente, payées et impayées, et gérer ainsi les relances

• Avoir un espace d’archive de devis et anciennes factures

• Convertir les devis en factures sans avoir à entrer toutes les données une seconde fois

• Créer une base de données de clients

• Gérer la base de données des clients

• Pouvoir récupérer les données en cas de panne

• Externaliser sa comptabilité ver un cabinet d’experts-comptables, etc.

Tous ces paramètres permettent à l’auto-entrepreneur de gagner un temps précieux. Il peut ainsi s’adonner pleinement à son métier tout en étant à jour de ses obligations fiscales et administratives.

5) Visualiser sa performance

Un grand nombre de logiciels comptables permettent la création de tableaux de bord récapitulatif des entrées ou sorties, des entrées à venir, des dates de déclarations. Ainsi, ils permettent une visualisation rapide pour l’entrepreneur qui a besoin de savoir rapidement l’état de santé de sa trésorerie. Il suffit de quelques clics pour que tout soit visualisable sur un écran d’ordinateur. Ces indicateurs sont majoritairement prédéfinis et peuvent se modifier au gré de chaque auto-entrepreneur.

Que permettent les rapports statistiques d’un logiciel pour une micro-entreprise ?

Les rapports statistiques pouvant être visualisés en un clic grâce à un logiciel pour micro-entreprise permettent de :

• Vérifier immédiatement la limite du chiffre d’affaires

• De pouvoir avoir un compte de résultat simplifié

• De visualiser sa trésorerie en temps réel

• De déterminer la saisonnalité de son activité

• De suivre le catalogue de produits et services

• De voir les factures en attente de paiement

Toutes ces fonctions sont très importantes pour l’auto-entrepreneur, car elles lui montrent la rentabilité et la pérennité de sa micro-entreprise.

6) Simplifier la compatibilité

Ces logiciels s’adressent à des professionnels sans nécessairement de formation comptable qui doivent déclarer leur chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement, payer leurs impôts et déclarer leur TVA s’ils dépassent le premier seuil. Le vocabulaire employé est adapté aux utilisateurs pour ne pas les induire en erreur par des termes trop spécifiques.

Une aide en ligne souvent gratuite et précieuse

Un auto-entrepreneur n’a pas souvent de connaissances comptables. Ainsi, sa comptabilité est simplifiée s’il utilise un logiciel de comptabilité en ligne. Il lui permet de gérer en direct sa facturation sur Internet et un grand nombre de ces produits informatiques sont gratuits et très complets. Beaucoup d’entre eux sont compatibles avec un PC, mais également avec un MAC Pro. L’auto-entrepreneur peut utiliser son logiciel comptable depuis son navigateur habituel comme :

• Firefox

• Internet Explorer

• Safari, etc.

7) Discuter avec des cabinets comptables

Le dernier point positif d’avoir un logiciel de comptabilité, est que cette interface permet à l’auto-entrepreneur d’externaliser sa comptabilité et la transmettre à un expert-comptable s’il le souhaite. Une micro-entreprise n’est pas soumise à l’obligation d’avoir recours à un expert-comptable. Ce professionnel du chiffre reste très utile, car il est toujours là pour répondre aux questions des utilisateurs. Cet expert-comptable est disponible pour aider ses clients, les conseiller en cas de changement de statut, de contrôle fiscal, social ou pour optimiser la trésorerie. Le logiciel de comptabilité pour micro-entreprise est très utile jusqu’aux seuils de chiffre d’affaires de 34 400 €, 72 600 €, 85 800 € ou 176 200 €. Au-delà, les micro-entreprises ne peuvent plus bénéficier de la franchise en base de TVA.

Nécessité de contacter un expert-comptable

Il est conseillé de contacter un expert-comptable quand l’activité de la micro-entreprise s’intensifie et la gestion de l’entreprise devient bien évidemment plus complexe. Depuis 2017, la loi a prévu que les micro-entrepreneurs soient assujettis à la TVA, si leur chiffre d’affaires dépasse certains de ces seuils. Ainsi, les auto-entrepreneurs doivent établir des déclarations et reverser la TVA. Pour ces motifs, il est recommandé de prendre conseil auprès d’un professionnel qualifié en comptabilité. L’auto-entrepreneur optant pour missionner un expert-comptable peut ainsi discuter les tarifs avec lui, car son logiciel de comptabilité lui permet d’externaliser sa comptabilité et d’en faire la plus grande partie. Ainsi, l’expert-comptable peut être juste missionné pour :

• Envoi et envoi des déclarations de TVA

• La mise en place d'outils de gestion pour le pilotage de l'entreprise

• La mise à disposition de gestion de la facturation

• Le suivi du chiffre d'affaires avec anticipation sur le franchissement des seuils

L'expert-comptable sera également le professionnel utile pour changer de statut, pour conseiller en matière de droit:

• Social

• Fiscal

• Juridique

• Économique

• Financier

L'expert-comptable est encore un professionnel précieux pour trouver un financement et établir un business plan.

L'ensemble des logiciels présents sur le marché sont conçus pour faciliter une gestion comptable et sont adaptés aux obligations du statut de micro-entrepreneur. Enfin, l'ensemble des logiciels présents sur le marché sont accessibles via des abonnements mensuels ou annuels et parfois, ils sont en essai gratuit et même gratuits.