Comment faire une fiche de paie, un bulletin de salaire ?

La fiche de paie bulletin de salaire - appelée aussi fiche de paie – est un document très encadré par le Code du travail. Il retrace les informations relatives à la rémunération d’un salarié dans l’entreprise : poste de travail, nombre d’heures travaillées, montant du salaire, congés acquis... Les fiches de paie doivent être conservées par les actifs de manière illimitée car elles justifient de leur niveau de vie (accès au prêt bancaire, à la location). Elles servent aussi de justificatif pour le départ à la retraite.

L’employeur doit transmettre tous les bulletins de paie après chaque versement de salaire, en version papier ou électronique, avec les mentions obligatoires relatives au salarié, à l’employeur, à la convention collective applicable. Un nouveau format de bulletin de paie obligatoire à compter du 1er janvier 2018 regroupe les informations pour afficher clairement les cotisations santé, retraite et chômage pour le salarié et l'employeur.

Le bulletin de paie / fiche de paie : définition

Le bulletin de paie - appelé aussi fiche de paie - est un document très encadré par la loi. Il retrace les informations relatives à la rémunération d’un salarié au sein de l’entreprise qui l’emploie : son poste de travail, l’adresse de l’exercice, le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires. Cette fiche de paie doit être établie selon la même périodicité que la rémunération du salarié (généralement mensuelle) et elle lui est remise au moment du paiement. Elle peut être dressée et transmise en version papier ou en version électronique.

Les obligations de l’employeur et du salarié vis-à-vis de la fiche de paie

L’employeur qui ne se soumet pas à l’obligation de remise de la fiche de paie à son effectif encourt le versement d’une amende et de dommages et intérêts. Le salarié, quant à lui, doit conserver ses bulletins de paie pour une durée illimitée.

À quoi sert le bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié. Il sert de justificatif du travail fourni. Il sert aussi à définir la date de départ à taux plein et le montant des cotisations retraite. Le bulletin de paie constitue également un justificatif de ses revenus auprès des banques, des administrations et organismes divers. Il valide, par exemple, la capacité financière à contracter un prêt ou à louer un logement. Pour ces raisons, il est très important de conserver ses fiches de paie toute sa vie, et ce pour pouvoir faire valoir ses droits à tout moment.

Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ?

L’établissement du bulletin de paie ne suit pas une forme obligatoire ou unique. Toutefois, quelques mentions doivent y figurer expressément ; d’autres sont facultatives. Enfin, le Code du travail interdit la présence de certaines informations sur la fiche de paie.

La fiche de paie et les renseignements relatifs à l’employeur

Parmi les renseignements obligatoires à faire figurer sur un bulletin de paie, citons certaines mentions relatives à l’employeur :

• Le nom et l’adresse du siège de l’employeur

• L’adresse de l’établissement concerné

• Le numéro sous lequel il verse ces cotisations.

• Le code APE de l’entreprise

• le numéro SIREN

La fiche de paie et les renseignements de l’employé

Le bulletin de paie doit également contenir des informations relatives au salarié :

• Son nom et prénom

• L’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise

• Sa position dans le classement applicable des salaires

Les informations sur le salaire versé dans la fiche de paie. Le bulletin de paie est un justificatif du salaire versé. Les informations qu’il comporte s’ajustent à chaque périodicité de salaire (généralement mensuelle) :

• période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire

• heures travaillées sur la période (en distinguant les heures payées au taux normal et celles payées au taux majoré)

• taux appliqués aux différents horaires de travail

• pour les salaires sous convention de forfait, la fiche de paie doit invoquer le volume et la nature du forfait

• montant et nature des accessoires du salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités)

• nature de la base de calcul

• prélèvements opérés et leur nature (prélèvements sociaux, retenues sur salaire...)

• assiette, taux et montant des cotisations patronales

• assiette, taux et montant des cotisations salariales

• salaire brut

• montant réellement versé par l’employeur après les éventuelles exonérations (salaire brut, cotisations et accessoires, le cas échéant)

• montant net réellement perçu par le salarié

• date du paiement

• montant des indemnités des congés payés ainsi que la date de ces congés, s’ils sont compris dans la période de paie observée

• montant des prises en charge du transport (public ou personnel)

• mention de l’obligation de conserver le bulletin de paie en question pour une durée illimitée

• mention dédiée au bulletin de paie via le site www.service-public.fr

La fiche de paie et la convention collective

La fiche de la paie précise l’intitulé de la convention collective en vigueur ou, en l’absence de convention, les références du Code du travail relatives à la durée des congés et du délai de préavis dans le cas de rupture de la relation du travail.

Des renseignements facultatifs sur le bulletin de paie

De nombreuses mentions peuvent être ajoutées sur un bulletin de paie, à titre informatif et de manière facultative :

• date de recrutement de l’employé et le type de contrat qui le relie à la société

• salaire imposable

• cumul des salaires sur l’année

• modalités du paiement du salaire

• banque et numéro de compte du salarié

• etc.

Les mentions interdites sur le bulletin de paie

La loi interdit de mettre sur la fiche de paie :

• toute mention relative à l’exercice du droit de grève par le salarié

• toute mention relative à son éventuelle fonction de représentant du personnel

Les clauses obligatoires spécifiques à un CDI

Il existe des clauses du contrat de travail spécifiques à la mise en place d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) :

• les qualifications professionnelles du salarié

• les fonctions occupées

• si une période d’essai est mise en place : sa durée et les conditions de renouvellement

• le délai de préavis

Les clauses obligatoires spécifiques à un CDD

Des clauses peuvent être spécifiques à la conclusion d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD) :

• en cas de remplacement d’un salarié : le nom et la qualification de la personne remplacée

• la date de fin de contrat ou la durée minimale du contrat

• si une période d’essai est mise en place, la mention de sa durée

• la convention collective applicable

• les conditions de renouvellement du CDD si une telle disposition est déjà prévue

Le nouveau bulletin de paie

En 2023, un nouveau format de bulletin de paie doit être adopté par les entreprises. Il existe depuis le 1^er janvier 2017, mais seules les entreprises de plus de 300 salariés devaient l’adopter ; Désormais, tous les employeurs sont concernés, quels que soit leur effectif et leur statut juridique.

Le nouveau bulletin de paie divise le nombre de lignes par deux. Il regroupe l’information, le rend plus lisible et pédagogique. L’objectif essentiel est de visualiser clairement le montant des cotisations versées pour chaque branche (maladie, santé, retraite, chômage), et par le salarié et par l’employeur.

Les mentions qui disparaissent du bulletin de paie en 2023

• L’organisme chez qui l’employeur verse les cotisations sociales patronales

• Le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations

Les clauses facultatives dans le contrat de travail

Différentes clauses sont facultatives dans le contrat de travail, effectives pendant l’exécution du contrat ou à compter de la rupture du contrat, comme c’est le cas pour la clause de non-concurrence, par exemple.

La clause de non-concurrence

La clause de non-concurrence interdit au salarié, à compter de la rupture du contrat de travail, de travailler sur le même secteur d’activité pendant une certaine période et sur une certaine zone géographique. Ces paramètres sont évalués au cas par cas ; ils doivent être raisonnables au titre de l’activité exercée et de la zone de chalandise de l’employeur.

L’objectif de la clause de non-concurrence, pour l’employeur, est de protéger son entreprise de la concurrence malgré le départ d’un salarié (utilisation du savoir-faire, récupération de la clientèle...). Pour compenser l’obligation de non-concurrence, l’employeur doit verser au salarié une indemnité spécifique appelée indemnité de non-concurrence.

Si l’employeur souhaite supprimer cette clause facultative (et éviter le versement de l’indemnité de non-concurrence), il doit le faire avant la rupture du contrat de travail.

La clause d’exclusivité

La clause d’exclusivité est facultative dans un contrat de travail. Elle interdit au salarié d’exercer simultanément une fonction dans une autre entreprise. Il existe deux types de clauses d’exclusivité ayant un degré différent de contrariété :

• Le premier type de clause d’exclusivité interdit toute activité annexe, qu’elle soit personnelle ou pour le compte d’une autre entreprise

• Le second type de clause interdit l’exercice d’une fonction dans une entreprise concurrente, susceptible de mettre en danger l’entreprise.

Le non-respect de cette clause ouvre droit, pour l’employeur, de licencier le salarié pour faute grave. Il est possible de lever la clause d’exclusivité du contrat de travail dans certains cas (création d’entreprise...).

La clause de mobilité géographique

La clause de mobilité géographique donne le pouvoir à l’employeur de modifier le lieu de travail du salarié par rapport à la charge de travail disponible, et ce lorsque l’entreprise dispose de plusieurs établissements, sans avoir besoin de modifier le contrat de travail. La clause de mobilité doit aussi définir un périmètre de mutation qui varie en fonction de l’ordre hiérarchique. Plus le rang hiérarchique est élevé, plus le périmètre est grand. Si le salarié refuse la modification du lieu et que ce refus n’est pas justifié, sous réserve de la bonne foi de l’employeur, le salarié peut être licencié pour faute grave.

La clause de dédit formation

La clause de dédit formation est une clause originale dans un contrat de travail. Elle institue un système donnant-donnant. D’un côté, l’employeur offre une formation professionnelle au salarié afin qu’il puisse s’adapter au poste pour lequel il a conclu un contrat de travail.

En contrepartie, le salarié ne peut pas démissionner pendant un certain temps, sous peine de devoir à son employeur des dommages et intérêts. Cette clause a été créée pour éviter à un employeur d’embaucher un salarié, de lui offrir une formation et de voir ce dernier le quitter, aussitôt la formation terminée.

La clause de responsabilité financière

Peu fréquemment utilisée, la clause de responsabilité financière dans un contrat de travail fait peser sur un salarié la responsabilité des éventuelles pertes financières de l’entreprise dues à son travail. Le salarié doit alors réparer le préjudice subi par l’employeur. La clause n’est valable qu’en cas de faute lourde commise par le salarié.

La clause de garantie d’emploi

Avec la clause de garantie d’emploi, l’employeur est tenu, pendant une période minimum, de fournir un travail et une rémunération au salarié concerné. L’employeur s’engage à ne pas rompre le contrat de travail, sous peine de devoir payer au salarié tous les salaires restants jusqu’à la fin de la période, mais aussi les indemnités de préavis et de licenciement.