Comment faire une fiche de paie, un bulletin de salaire

Mis à jour le 11/12/2017

La fiche de paie bulletin de salaire - appelée aussi fiche de paie – est un document très encadré par le Code du travail. Il retrace les informations relatives à la rémunération d’un salarié dans l’entreprise : poste de travail, nombre d’heures travaillées, montant du salaire, congés acquis... Les fiches de paie doivent être conservées par les actifs de manière illimitée car elles justifient de leur niveau de vie (accès au prêt bancaire, à la location). Elles servent aussi de justificatif pour le départ à la retraite. L’employeur doit transmettre tous les bulletins de paie après chaque versement de salaire, en version papier ou électronique, avec les mentions obligatoires relatives au salarié, à l’employeur, à la convention collective applicable. Un nouveau format de bulletin de paie obligatoire à compter du 1er janvier 2018 regroupe les informations pour afficher clairement les cotisations santé, retraite et chômage pour le salarié et l'employeur.

 


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Le bulletin de paie / fiche de paie : définition

Le bulletin de paie - appelé aussi fiche de paie - est un document très encadré par la loi. Il retrace les informations relatives à la rémunération d’un salarié au sein de l’entreprise qui l’emploie : son poste de travail, l’adresse de l’exercice, le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires. Cette fiche de paie doit être établie selon la même périodicité que la rémunération du salarié (généralement mensuelle) et elle lui est remise au moment du paiement. Elle peut être dressée et transmise en version papier ou en version électronique.

Les obligations de l’employeur et du salarié vis-à-vis de la fiche de paie

L’employeur qui ne se soumet pas à l’obligation de remise de la fiche de paie à son effectif encourt le versement d’une amende et de dommages et intérêts. Le salarié, quant à lui, doit conserver ses bulletins de paie pour une durée illimitée.

À quoi sert le bulletin de paie

Le bulletin de paie est une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié. Il sert de justificatif du travail fourni. Il sert aussi à définir la date de départ à taux plein et le montant des cotisations retraite. Le bulletin de paie constitue également un justificatif de ses revenus auprès des banques, des administrations et organismes divers. Il valide, par exemple, la capacité financière à contracter un prêt ou à louer un logement. Pour ces raisons, il est très important de conserver ses fiches de paie toute sa vie, et ce pour pouvoir faire valoir ses droits à tout moment.

Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ?

L’établissement du bulletin de paie ne suit pas une forme obligatoire ou unique. Toutefois, quelques mentions doivent y figurer expressément ; d’autres sont facultatives. Enfin, le Code du travail interdit la présence de certaines informations sur la fiche de paie.

La fiche de paie et les renseignements relatifs à l’employeur

Parmi les renseignements obligatoires à faire figurer sur un bulletin de paie, citons certaines mentions relatives à l’employeur :

La fiche de paie et les renseignements de l’employé

Le bulletin de paie doit également contenir des informations relatives au salarié :

  • son nom et prénom
  • l’emploi qu’il occupe au sein de l’entreprise
  • sa position dans le classement applicable des salaires

Les informations sur le salaire versé dans la fiche de paie. Le bulletin de paie est un justificatif du salaire versé. Les informations qu’il comporte s’ajustent à chaque périodicité de salaire (généralement mensuelle) :

  • période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire
  • heures travaillées sur la période (en distinguant les heures payées au taux normal et celles payées au taux majoré)
  • taux appliqués aux différents horaires de travail
  • pour les salaires sous convention de forfait, la fiche de paie doit invoquer le volume et la nature du forfait
  • montant et nature des accessoires du salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités)
  • nature de la base de calcul
  • prélèvements opérés et leur nature (prélèvements sociaux, retenues sur salaire...)
  • assiette, taux et montant des cotisations patronales
  • assiette, taux et montant des cotisations salariales
  • salaire brut
  • montant réellement versé par l’employeur après les éventuelles exonérations (salaire brut, cotisations et accessoires, le cas échéant)
  • montant net réellement perçu par le salarié
  • date du paiement
  • montant des indemnités des congés payés ainsi que la date de ces congés, s’ils sont compris dans la période de paie observée
  • montant des prises en charge du transport (public ou personnel)
  • mention de l’obligation de conserver le bulletin de paie en question pour une durée illimitée
  • mention dédiée au bulletin de paie via le site www.service-public.fr

La fiche de paie et la convention collective

La fiche de la paie précise l’intitulé de la convention collective en vigueur ou, en l’absence de convention, les références du Code du travail relatives à la durée des congés et du délai de préavis dans le cas de rupture de la relation du travail.

Des renseignements facultatifs sur le bulletin de paie

De nombreuses mentions peuvent être ajoutées sur un bulletin de paie, à titre informatif et de manière facultative :

  • date de recrutement de l’employé et le type de contrat qui le relie à la société
  • salaire imposable
  • cumul des salaires sur l’année
  • modalités du paiement du salaire
  • banque et numéro de compte du salarié
  • etc.

Les mentions interdites sur le bulletin de paie

La loi interdit de mettre sur la fiche de paie :

  • toute mention relative à l’exercice du droit de grève par le salarié
  • toute mention relative à son éventuelle fonction de représentant du personnel

Le nouveau bulletin de paie en 2018

À compter du 1er janvier 2018, un nouveau format de bulletin de paie doit être adopté par les entreprises. Il existe depuis le 1er janvier 2017, mais seules les entreprises de plus de 300 salariés devaient l’adopter ; Désormais, tous les employeurs sont concernés, quel que soit leur effectif et leur statut juridique.

Le nouveau bulletin de paie divise le nombre de lignes par deux. Il regroupe l’information, le rend plus lisible et pédagogique. L’objectif essentiel est de visualiser clairement le montant des cotisations versées pour chaque branche (maladie, santé, retraite, chômage), et par le salarié et par l’employeur.

Les mentions qui disparaissent du bulletin de paie en 2018

  • l’organisme chez qui l’employeur verse les cotisations sociales patronales
  • le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations