Déduire les frais réels de l'impôt (kilométriques, résidence, repas)

L'article en brefMaximiser la déduction sur vos impôts grâce aux frais réels peut s'avérer être une stratégie avantageuse. L'article détaille méticuleusement les modalités de déduction des frais professionnels, notamment pour les salariés et les indépendants. Il est possible de choisir entre une déduction forfaitaire de 10% ou la déclaration des frais réels, chacune avec ses propres avantages et exigences. La première option simplifie le processus sans nécessité de justificatifs, tandis que la seconde, bien que plus complexe, peut être plus bénéfique si les dépenses professionnelles sont substantielles et bien documentées.

L'année fiscale 2021 introduit des nuances particulières dans le calcul des frais réels, avec des implications directes sur les déplacements, le double domicile et les repas professionnels. Les règles sont précises : pour les véhicules, par exemple, le barème kilométrique ajusté annuellement par l'administration fiscale prend en compte la distance parcourue et la puissance du véhicule. En outre, la déclaration nécessite une attention méticuleuse à la conservation des justificatifs, sous peine de voir votre déduction refusée. Ce guide complet offre ainsi une ressource inestimable pour naviguer dans les méandres de la déclaration des frais réels.
Temps de lecture : 5minDate de publication : 30/03/2017Dernière mise à jour : 19/04/2024
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Ecrit par Emilie NAUDINAccompagnateur de freelances chez L-Expert-Comptable.com
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Déborha VINDIOLET
 
Leader comptable chez L'Expert-Comptable.com avec plus de 6 ans d'expérience dans le domaine. Diplômée en DCG et BTS Comptabilité.
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Déduire les frais réels de l'impôt (kilométriques, résidence, repas)

Le salaire est soumis à l’impôt sur le revenu après que les frais réels aient été déduits, en effet l'impôt sur les traitements et salaires peut être diminué. Le travailleur peut avoir une déduction forfaitaire avec un abattement de 10% par défaut. Le salarié peut aussi déduire les frais réels d’une autre manière, la déduction des frais réels de l’impôt.

Les frais de l'impôt 2021 : Comment les déduire ?

Les frais réels ne concernent que les actifs et un certain type d’entreprises, il existe plusieurs manières pour un salarié de déduire ses frais que ce soit la déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels de l’impôt.

Définition

Les frais réels sont les frais professionnels, ce sont l’ensemble des dépenses supportés par les travailleurs dans le cadre de son travail.

Le travailleur peut être amené pour son travail à faire des dépenses, cela dépend de l’activité.

Un travailleur peut habiter loin de chez lui, il doit alors engager des frais de déplacement que ce soit dans les transports en commun ou avec son propre véhicule.

Les frais réels peuvent être aussi au niveau de la restauration que ce soit les cantines, les restaurants avec des clients ou autres dépenses de nourriture.

Il existe pleins d’autres frais professionnels , mais certains peuvent être déduits.

Les entreprises concernées par la déduction des frais réels

Toutes les entreprises ont la possibilité de déduire certains frais professionnels excepté la micro-entreprise.

Les travailleurs indépendants imposés aux Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) peuvent donc bénéficier aussi de cet outil mais les conditions sont différentes des entreprises soumises aux Bénéfices Non Commerciaux (BNC).

Ils doivent présenter chacun des justificatifs pour chaque dépense présentée comme déductible.

La micro-entreprise bénéficie dans certains cas, selon le chiffre d’affaires, d’une déductibilité forfaitaire.

Les professions libérales, elles, peuvent déduire le loyer de leur habitation principale si le travailleur libéral s’en sert pour son activité. S’il est locataire, il doit demander l’accord de son propriétaire.

Les salariés quant à eux ont deux manières pour pouvoir déduire leurs frais en sachant que le salaire est soumis à l’impôt sur le revenu.

La déduction forfaitaire de 10%

La déduction forfaitaire de 10% est appliquée aux travailleurs salariés et à certains dirigeants de sociétés. Elles couvrent certains frais réels, les dépenses courantes, avec une prise en compte simplifiée car elle est calculée automatiquement sur le salaire.

Les principales dépenses professionnelles sont les frais de déplacement trajets domicile, ceux de restauration sur le lieu de travail ou encore les frais de documentation pour les connaissances professionnelles (formation).

La déduction représente au minimum 442 euros pour chaque membre du foyer fiscal et au maximum 12 652 euros.

Il n’y a pas de démarche à entreprendre pour en bénéficier, l’administration de charge d’appliquer cette déduction forfaitaire de 10% sur le salaire du travailleur.

Les frais réels de l’impôt

La déduction des frais de l’impôt se fait si les dépenses réalisées pour un motif professionnel ne sont pas assez couvertes avec la déduction forfaitaire de 10%. Elle s’applique à tous les revenus salariaux.

Si le salarié choisit cette déduction, il ne peut pas choisir la déduction forfaitaire, elles ne sont pas cumulables, il faut alors calculer quelle déduction est la plus avantageuse pour lui.

Pour autant chaque membre du foyer fiscal peut choisir sa déduction, elle est personnelle à chacun et à ses frais professionnels.

Pour l’année 2021, il faut remplir 3 conditions pour pouvoir déduire ses frais avec cet instrument :

  • Il faut que les frais soient professionnels,

  • Les frais doivent alors avoir un justificatif, le salarié doit avoir un reçu avec le montant pour l’attester

  • Les dépenses doivent être payées en 2020

Les frais concernés par cette déduction concernent les frais de transport pour le travail, que ce soit le domicile-travail ou les déplacements professionnels, les frais de formation, les locaux et matériels professionnels.

 

Les frais réels de l’impôt 2021

Les frais réels et le barème sont revus chaque année par l’Administration fiscale, le montant de la déduction peut varier d’une année à un autre, il faut alors se tenir informer pour ne pas avoir de surprises que ce soit sur les frais kilométriques, les frais de double-résidence, les frais repas ou d’autres types de frais.

Les frais réels 2021 et les frais kilométriques

Les salariés utilisant leur véhicule personnel (voiture, deux-roues…) pour réaliser des déplacements professionnels peuvent utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale afin de déterminer les frais kilométriques engagés. Ainsi, ces frais sont calculés en fonction d’une formule qui prend en compte, l’énergie utilisée par le véhicule, le type de véhicule, le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule (les Chevaux Fiscaux: CV)

Il y a aussi à comprendre dans les frais déductibles, les péages.

La distance entre le domicile et le lieu de travail ne peut excéder 40 km, soit 80 km par jour (un aller-retour).

Par exemple, un contribuable travaillant 250 jours par an et parcourant 55 km pour se rendre à son travail, devra mentionner sur sa déclaration 2042 , 250 x 80 = 20 000 km.

Cependant, il est possible de déclarer plus de 40 km lorsque l’on fait état de circonstances particulières qui justifient l’éloignement (licenciement…).

Toutes les dépenses ne sont pas comprises dans le barème et certaines doivent être déclarées de façon indépendante (frais de garage…).

Les frais réels 2021 et les frais de double résidence

Les contribuables, qui pour des raisons professionnelles, doivent vivre dans un autre logement que celui de leur foyer fiscal, peut déduire les frais de double résidence.

Par exemple, dans le cas où un époux est muté dans une autre région que sa femme, cette dernière ne peut pas quitter son emploi. L’époux ne peut pas rester dans leur habitation principale et doit engager des frais pour avoir un deuxième logement convenant mieux à la situation géographique de son emploi.

La double résidence est justifiée par l'impossibilité de maintenir une seule résidence compte tenu du lieu de travail de chacun des époux, partenaires à un pacte civil de solidarité ou concubins. Les dépenses de double résidence ont alors le caractère de frais professionnels.

Il n’y a pas de déduction lorsque par exemple une personne ne travaille pas et peut suivre ainsi son conjoint.

Les frais suivants peuvent être déduits à ce titre :

  • Le loyer,

  • Les intérêts d’emprunt en cas d’achat,

  • La taxe foncière,

  • La taxe d’habitation,

  • Les frais supplémentaires de repas

  • Les frais kilométriques pour retourner son foyer principal (1 aller-retour par semaine),

  • Les frais d’eau et d’électricité.

Les frais réels 2021 et les frais de repas

Les frais de repas font partie des dépenses pouvant être déduites des traitements et salaires.

Pour les repas pris sur le lieu de travail en raison de l’éloignement avec le domicile, le montant déductible au titre des frais professionnels est égal à la différence entre les dépenses engagées et la valeur du repas pris à domicile, fixée forfaitairement à 4,9 euros en 2021

Lorsque le salarié ne peut justifier avec assez de précisions ses frais de repas , il peut déduire 4,9 euros par repas (ou 9,8 euros par jour).

Les frais de repas exposés lors des déplacements professionnels ne sont pas soumis à ces plafonds et peuvent être déduits en totalité s’ils restent raisonnables.

Les autres frais réels 2021

Les salariés peuvent en outre déduire les dépenses professionnelles suivantes :

  • Les frais de locaux professionnels,

  • Les frais de documentation,

  • Les frais de formation et de stage (y compris à l’étranger),

  • Les abonnements téléphoniques utilisés à des fins professionnelles (il peut être nécessaire de proratisé ces frais, lorsque l’abonnement est utilisé également à titre privé)

  • Les abonnements à un fournisseur d’accès à internet (là aussi, une proratisation est possible),

  • Les frais de recherche d’un nouvel emploi,

  • Les frais de matériel, de mobilier et fournitures (téléphone, ordinateur, feuilles, cahiers…),

  • Les frais vestimentaires, pour les vêtements spécifiques à une profession (équipement de chantier).

 

Comment déclarer ses frais réels en 2021 ?

La déclaration peut se faire sur papier ou se faire en ligne, il suffit juste que le salarié respecte certaines formalités comme donner l’ensemble des documents demandés par l’Administration.

Les documents à fournir pour la déduction des frais de l’impôt

Choisir la déduction des frais réels implique:

  • Le salarié doit donner le montant des frais professionnels dont le salarié demande la déduction

  • il doit expliquer les frais réels en précisant la nature de la dépense et le montant dans une note annexe

  • Il faut donner la rémunération imposable mais il peut aussi être demander de mentionner les indemnités reçues de la part de votre employeur pour motif de frais professionnels

Les pièces justificatives doivent être gardées pendant 3 ans que ce soit les factures, les notes de restauration ou d'autres reçus.

La déclaration à faire pour la déduction des frais de l'impôt

Ces frais doivent être déclarés sur un cas spécifique de l' imprimé 2042 (cas 1 AK à 1 DK) et être détaillés.

En cas de télédéclaration, il existe un module permettant de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.

La déclaration 2021 s'est basée sur les revenus 2019 et est terminée mais la déclaration 2022 se base sur les revenus de 2021.

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