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Recruter un salarié : de la fiche de poste à l'embauche

Mis à jour le 24/05/2018

Votre entreprise prospère et vous avez besoin de salariés supplémentaires? Pour recruter, définissez d’abord votre fiche de poste afin de cibler les bons candidats. Une grille de salaires établie vous sera utile pour fixer la bonne rémunération en fonction du poste et des expériences passées du candidat. Votre offre d’emploi reprend les éléments de la fiche de poste et éventuellement le salaire, les valeurs de l’entreprise et les divers avantages associés. N’hésitez pas à diffuser votre offre sur Pôle Emploi, sur les Jobs Boards et sur LinkedIn afin d’avoir plus de visibilité. Une fois les candidats sélectionnés, il faut procéder à l’entretien d’embauche en respectant le cadre légal et les questions interdites. Cet entretien doit être gagnant-gagnant. L’employeur et le futur salarié doivent y voir les bénéfices du poste. Après avoir choisi votre candidat, il faut écrire le contrat de travail en respectant les mentions obligatoires. N’oubliez pas d’effectuer toutes les formalités liées à l’embauche comme la DPAE (déclaration préalable à l’embauche).


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Le processus de recrutement : définition et étapes

Le processus de recrutement définit toutes les étapes qui mènent à l’emploi d’une personne à même de répondre aux attentes d’un employeur. Le processus de recrutement englobe les étapes suivantes :

  • la définition du besoin et la rédaction de la fiche de poste

  • la fixation du salaire

  • la rédaction de l’offre d’emploi

  • la recherche de candidatures et la sélection des personnalités dont le profil correspond à la fiche de poste

  • la phase d’entretien d’embauche, la négociation et le choix du profil le plus adéquat

  • la signature du contrat de travail et les formalités liées à l’embauche

La définition du besoin et la fiche de poste

Tout processus de recrutement naît d’un besoin, pour l’entreprise, d’embaucher une personne pour réaliser une ou plusieurs missions au sein d’un même poste de travail. Il convient de définir précisément ce besoin en rédigeant une fiche de poste.

Définition de la fiche de poste

La fiche de poste est un descriptif de toutes les missions relatives à un poste de travail dans l’entreprise. Elle décrit les savoirs théoriques, compétences, savoir-être et ressources nécessaires à chacune de ces missions puis les objectifs à atteindre, leurs délais... Ce document aide à choisir la personne qui correspond le mieux aux attentes du poste.

La fiche de poste décrit :

  • les qualifications et diplômes requis

  • les savoir-faire nécessaires et, le cas échéant, le nombre d’années d’expérience requis sur un poste similaire

  • le niveau hiérarchique (employé, responsable, intermédiaire...)

  • le statut du contrat (statut-cadre, employé...)

  • le type de contrat : CDI ; CDD ; CTT

  • la durée de travail : temps plein ou à temps partiel

  • les horaires effectués

  • le détail de la rémunération avec les potentielles primes et commissions

  • les avantages : tickets restaurant , barème kilométrique ...

  • la date de début de contrat

  • le lieu de travail : l’établissement concerné s’il en existe plusieurs ainsi que la section du bâtiment

  • les conditions d’engagement : modalités de renouvellement du poste, par exemple

  • un descriptif du poste et de sa finalité

  • le détail de chaque mission confiée qui compose le poste

Pour chaque mission :

  • les tâches à accomplir et spécificités

  • les délais

  • les objectifs (qualitatifs et quantitatifs)

  • les langues parlées et le niveau requis

  • les logiciels utilisés

  • les compétences et savoir-être requis

  • les ressources mobilisées pour réussir la mission (matériel...)

  • les permis et certificats nécessaires pour la mission, le cas échéant (permis B...)

 

La fixation du salaire dans la fiche de poste

La fiche de poste comporte le volet rémunération, à savoir le salaire brut et les avantages complémentaires. Ces éléments chiffrés doivent :

  • s’inscrire dans la grille de salaires et la politique de rémunération de l’entreprise

  • entraîner un retour sur investissement pour l’entreprise, c’est-à-dire que le coût du salarié doit être inférieur à ce qu’il rapporte pour l’entreprise (ce peut être un apport financier, mais aussi humain, un gain de temps... Dans tous les cas, l’entreprise doit être bénéficiaire de l’embauche)

Pensez à envisager une fourchette de salaire et le salaire maximum que vous pourrez attribuer (salaire brut et avantages), notamment dans l’optique de négocier à la hausse pour attirer les meilleurs profils dans votre équipe.

La rédaction de l’offre d’emploi

La fiche de poste permet de rédiger l’offre d’emploi adéquate. Il est nécessaire de détailler les missions qui seront demandées, ainsi que les qualifications, missions, compétences et savoir-être requis. Le rythme de travail, nature de contrat doivent aussi apparaître dans l’offre d’emploi, ceci pour gagner du temps et obtenir uniquement des CV qui correspondent à vos besoins.

N’hésitez pas à raconter votre culture d’entreprise et à mentionner quelques détails attrayants pour susciter l’envie de postuler à votre offre d’emploi.

La recherche des candidats à l’embauche

Avant de chercher des candidats à l’embauche, pensez à envisager une promotion interne. Certains salariés pourraient effectivement avoir le bon profil et se voir ravis de changer de poste de travail, surtout s’il s’agit d’une montée en responsabilités et en salaire. Une formation est envisageable s’il manque quelques pré-requis, car une promotion en interne est toujours un acte positif pour votre culture et votre marque employeur. Ce type de démarche fidélise les effectifs et diffuse le message fort qu’il est possible de s’épanouir à long terme dans votre entreprise.

Outre la promotion interne, différents canaux vous permettent d’attirer de nouveaux candidats et de constituer votre vivier de CV (job boards spécialisés, cabinets de recrutement, Pôle Emploi).

L’entretien d’embauche

La fiche de poste est à nouveau utilisée pour préparer l’entretien d’embauche puisqu’elle permet de savoir quelles caractéristiques valider auprès du candidat, c’est-à-dire quelles questions poser.

Plusieurs questions sont relativement systématiques au cours d’un entretien d’embauche :

  • demander au candidat de se présenter et de raconter son parcours professionnel

  • solliciter ses attentes et ses aspirations, à court terme, à long terme

  • demander ses connaissances de l’entreprise et de son histoire

  • demander les difficultés rencontrées sur les postes précédents, les manières de les surmonter, les challenges relevés...

Certaines questions visent directement les compétences et les savoir-être du candidat :

  • demander quelles qualifications le candidat estime avoir pour le poste et quelles expériences lui ont permis de revendiquer ces compétences

  • demander ses prétentions salariales

  • demander ses traits de personnalités qui pourrait avoir un impact positif sur le travail

  • demander quelles sont les tâches que le candidat préfère réaliser au quotidien

Attention, certaines questions sont illégales en entretien d’embauche car ellles sont jugées discriminantes (questions relatives aux origines, aux mœurs, à la famille et, de manière générale, toute question personnelle).

L’entretien d’embauche et la négociation

L’entretien d’embauche valide la concordance entre les compétences et savoir-être du candidat et les attentes de l’entreprise. Il aborde aussi les aspirations du candidat en matière de missions à réaliser, de challenges et d’objectifs fixés, de rythme de travail, de culture d’entreprise et de salaire. Ces nombreux points sont négociés et ajustés au cours de l’entretien d’embauche pour que chaque protagoniste entame une relation gagnant-gagnant au long terme.

Les premiers pas du salarié

Lorsque les attentes du candidat et de l’employeur correspondent, le contrat de travail est rédigé et signé pour sceller l’embauche. Le candidat devient salarié. En tant qu’employeur, plusieurs démarches vous attendent :

  • réaliser les formalités obligatoires liées à l’embauche (Déclaration Préalable à l’Embauche, affiliation auprès d’une caisse de retraite, visite médicale...)

  • former le salarié à son nouveau poste

  • faire des entretiens réguliers pour évaluer l’adaptation du salarié à son nouvel environnement de travail

  • effectuer les ajustements nécessaires en cas de besoin

Attention, personne n’est pleinement opérationnel dès l’embauche. Vous devrez prévoir un délai durant lequel la productivité sur le poste de travail ne sera pas maximale. De même, du temps et des moyens pour former votre salarié sont nécessaires.

Disponibilité et écoute active sont les maîtres mots pour réussir l’intégration de votre collaborateur auprès des membres de votre équipe.