La gestion de la paie en entreprise fait partie des missions gérées par le service des ressources humaines et de la comptabilité. Il s’agit de réaliser les fiches de paie pour les salariés ainsi que les déclarations sociales. Les compétences du service paie sont pointues et évolutives au gré des différentes réglementations juridiques et sociales. Externaliser le service paie est courant parmi les PME qui préfèrent recentrer leur service ressources humaines dans la gestion des Hommes. La sous-traitance coûte jusqu’à 30 % moins cher qu’une embauche.
Externalisation de la paie dans une PME
Le service paie en entreprise fait partie des compétences gérées en ressources humaines et/ou en comptabilité. Plus exactement, le service paie gère les tâches qui concernent les salaires (calcul et création des bulletins de salaire, déclarations sociales). Externaliser cette tâche signifie confier à une autre société le soin de gérer le service paie.
Pourquoi externaliser le service paie en entreprise ?
Souvent, il s’agit de recentrer le service ressources humaines sur la gestion des Hommes pour continuer de faire fonctionner correctement l’entreprise et de sous-traiter la paie à une société spécialisée dans le domaine, comme un cabinet d’expertise comptable par exemple.
La paie est un domaine très complexe et qui prend beaucoup de temps pour l’entreprise, notamment pour les gérants qui n’ont pas mis en place de service ressources humaines. Le gérant gagne du temps pour la gestion de l’entreprise à proprement parler.
Externaliser la paie dans une PME : avantages et inconvénients
Les avantages à sous-traiter le service paie
Le premier avantage de l’externalisation du service paie est le plus évident : son coût. Recourir à la sous-traitance plutôt qu’à une embauche peut faire baisser le coût jusqu’à 30 %.
Aucune formation du personnel aux évolutions de la législation sociale en vigueur n’est nécessaire.
Il n’y a nul besoin non plus de se procurer un logiciel, parfois coûteux à l’achat, mais aussi pour réaliser les mises à jour d’adaptation la réalité réglementaire et informatique.
L’externalisation du service paie permet de consacrer plus de temps aux activités à valeur ajoutée, qui procurent directement un gain financier à l’entreprise.
Les inconvénients de la sous-traitance du service paie
Ce service lie très fortement l’entreprise au prestataire de services. Il y a un lien de dépendance vis-à-vis du sous-traitant, au niveau des périodes de travail notamment. On observe également une dégradation des compétences et savoir-faire juridiques au sein de la PME , car les compétences sont déléguées à des organismes extérieurs.
Il faut s’assurer que les données potentiellement sensibles et transmises à la société sous-traitante soient sécurisées. L’utilisation d’une boite mail fiable est nécessaire ou du moins très fortement recommandée, tout comme le recours à des logiciels performants .
La confiance entre les deux entreprises est nécessaire. Dans ce contexte et pour protéger au mieux les rapports, il est fortement recommandé d’établir un contrat précisant les modalités de recours à la sous-traitance, les relations liant les deux parties ainsi que les missions et leurs délais qui sont délégués au prestataire de paie.
Externaliser la paie : quel prestataire choisir ?
L’environnement d’implantation est à prendre en compte pour comparer les prix proposés par les différents prestataires. Il faut s’assurer de l’implantation effective de la société afin de faire face à une personne en tête à tête en cas de besoin, compétente dans la délégation de telles tâches. Un cabinet comptable spécialisé dans la paie et existant depuis plus de cinq ans est considéré comme fiable.
Il fortement recommandé de voir comment fonctionne la société et quels logiciels elles utilisent pour traiter les fiches de paie .
Il est possible de déléguer la gestion des fiches de paie et du droit social de manière générale auprès de son expert-comptable lorsque celui-ci dispose d’un tel service. Dans le cas inverse, n’hésitez pas à vous faire recommander l’un de ses confrères.
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